【正文】 。 9）承辦中，要遵守有關(guān)制度。 7）作要分輕重緩急，急件先辦。 6）對于聯(lián)合承辦的文件，主辦部門要主動聯(lián)系協(xié)商。 4）對 有領(lǐng)導(dǎo)具體批示的文件，要準(zhǔn)確領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖，傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)的批示意見，嚴(yán)格按批示意見去辦，不能加進(jìn)自己的想法。 2）緊急公文應(yīng)按時限要求辦理，確有困難的，應(yīng)及時予以說明。 承辦是指機關(guān)有關(guān)部門根據(jù)擬辦和批辦的意見對文件進(jìn)行具體的處理和辦理。 7）是決定收文承辦責(zé)任、原則、方法的關(guān)鍵。批辦的作用： 1）使機關(guān)或部門的領(lǐng)導(dǎo)人 及時閱讀重要的文件， 2） 掌握有關(guān)的文件精神。供傳閱的文件主要分兩種情況：一是閱知文件，另一種是需要辦理的文件。 3） 對需要轉(zhuǎn)承和辦理的文件， 4） 供領(lǐng)導(dǎo)人在批辦時參考。 擬辦是指對來文按照其內(nèi)容、性質(zhì)和辦理要求提出初步的處理意見。 2）片卡式登記 3）聯(lián)單式登記。 4）作為核對與交接文件的依據(jù)。2）便于查找和檢索文件。 簽收是文件處理的第一個環(huán)節(jié)，是文件進(jìn)入必經(jīng)的 “關(guān)口 ”簽收文件要注意 “四查 ”：一查來文封套上所注的收文機關(guān)是否與本機關(guān)名稱相符；二查來文封套有無拆封或破損現(xiàn)象；三查來文封號是否與遞送人簽收簿上所登記的封號相符；四查所列文件總件數(shù)與實有件數(shù)是否相符?，F(xiàn)行文件的傳遞途徑有：機要通信、專人遞送、文件交換、普通郵寄 等途徑。 印章是權(quán)力的象征?？樞Ｊ侵笇Πl(fā)文的繕印和校對工作。簽發(fā)文件的原則：以本機關(guān)名義制發(fā)的上行文，由主要負(fù)責(zé)人或者主持工作的負(fù)責(zé)人簽發(fā)；以本機關(guān)名義制發(fā)的下行文或平行文，由主要負(fù)責(zé)人或由主要負(fù)責(zé)人授權(quán)的其他負(fù)責(zé)人簽發(fā)。 ◎ 簽發(fā)、復(fù)核、繕校。 5）文字表達(dá)。 3）要求、措施是否明確具體，切實可行。文稿審核時應(yīng)著重注意以下方面： 1）是否需要行文，以什么名義行文。 公文審核是指將文稿送領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)前，對文稿進(jìn)行全面的檢查和修正。 擬稿是根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的交擬意見或批辦意見撰擬文稿的 過程。收文處理程序包括：文件的收進(jìn)、啟封、登記、分送、擬辦、批辦、承辦、催辦、注辦、清退、歸卷等。包括發(fā)文、收文、管理和立卷歸檔。 公文處理特點： 政治性、時限性、機要性和規(guī)范性。 公文管理 公文 是黨政機關(guān)、企事業(yè)單位、法定團體等組織在公務(wù)活動中形成和使用的書面材料。接待室同時接待七、八位客人為宜，會議室以容納二三十人開會為宜。 布局與設(shè)置 小辦公室適用于分理制秘書機構(gòu)。 和諧統(tǒng)一， 即辦公桌椅，文件柜，辦公自動化設(shè)備等的大小，格式，顏色等協(xié)調(diào)統(tǒng)一，這不僅能增加辦公室的美觀，而且能強化成員之間的平等觀念，創(chuàng)造出和諧一致的工作環(huán)境。 堅持以下的原則：方便， 即辦公室的布局應(yīng)該力求方便省時，如相關(guān)的部門及設(shè)備應(yīng)盡可能安排在相鄰的地方， 以避免不必要的穿插迂回，便于工作的協(xié)調(diào)和同步進(jìn)行； 舒適整潔， 即無論是辦公室，辦公桌椅，還是抽屜等，不要放置與辦公無關(guān)的東西。 作用。 四、綜合管理的日常工作 216。 秘書人際關(guān)系的準(zhǔn)則 尊重、禮貌和禮儀、樂于助人、贊美他人、寬容與體諒、公允 216。 自主性和適應(yīng)性。 心理、語言、地位、物理障礙。 距離的遠(yuǎn)近、交往的頻率、態(tài)度的相似性、需要的互補性、情 景因素和中介因素。內(nèi)容主要是通過人們在社會活動中的行為交往、語言交流等方式，達(dá)到彼此了解、融洽，在各種社會活動中互相合作、幫助和促進(jìn)。 秘書人際關(guān)系的內(nèi)容與方式 涵義與內(nèi)容。 秘書的角色意識 共性和個性意識；角色組合；配角意識與主角意識（基本的配角意識和有條件的主角意識，關(guān)鍵是自己的價值取向）。 特點 是：秘書不構(gòu)成任何階級或階層；先賦地位明顯有依附性；承認(rèn)職業(yè)、職位的從屬性外，更要重視后成地位。 216。 ② 活動方式、過程、結(jié)果 取決于秘書主觀能動性。 秘書 的社會活動 特點： 以整個社會為背景，充分社會化，活動的目的、方式明顯復(fù)雜化和多樣化。 協(xié)調(diào)作用。所謂 “窗口 ”，是指內(nèi)外聯(lián)系、群眾來信來訪、各方來人洽談業(yè)務(wù)或協(xié)調(diào)工作等等，大都由秘書部門出面辦理。所謂 “關(guān)口 ”，是指在一個機關(guān)里，秘書部門要負(fù)責(zé)把住文字關(guān)、用印關(guān)、保密關(guān)等。 形象和公共關(guān)系作用。秘書人員在協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)決策和管理時，既要為領(lǐng)導(dǎo)辦事，當(dāng)領(lǐng)導(dǎo) 的助手，又要為領(lǐng)導(dǎo)出謀獻(xiàn)策，當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)的參謀。 參謀助手作用。 秘書工作作用 信息樞紐作用。首要為領(lǐng)導(dǎo)、上司和雇主服務(wù)。 服務(wù)穩(wěn)定性、直接性和廣泛性。 善于保守秘密成為秘書人員的首要職業(yè)道德。第二，秘書部門處于機關(guān)的樞紐地位，擔(dān)負(fù)著溝通上下、聯(lián)系左右之責(zé)；第三，秘書人員在辦文、辦會和向領(lǐng)導(dǎo)反映情況以及處理日常事務(wù)性工作時，必須對各方面情況進(jìn)行綜合， 才能有效地為領(lǐng)導(dǎo)者提供幫助和服務(wù)。 由于秘書機構(gòu)是綜合性辦事機構(gòu)，秘書工作也就具有明顯的綜合性。 第一，秘書工作不能脫離領(lǐng)導(dǎo)而獨立存在，秘書工作總是圍繞領(lǐng)導(dǎo)工作而開展的，領(lǐng)導(dǎo)工作涉及到哪里，秘書工作的范圍就必須延伸到哪里；第二，秘書人員在處理任何問題 時，只能根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的意圖和指示精神辦理，不能超越職權(quán)范圍自作主張、自行其是；第三，秘書人員雖然也常常參與領(lǐng)導(dǎo)班子的某些會議，與領(lǐng)導(dǎo)者共同研究各種有關(guān)問題，但秘書人員在會上只有發(fā)言權(quán)，而無表決權(quán)。 216。廣義的秘書工作即秘書部門的工作，也稱辦公室工作；狹義的秘書工作是指有正式秘書部門的人員所承擔(dān)的工作，即人們通常所說的秘書業(yè)務(wù)工作。 216。 女性化。 一般為 20～ 35 歲。中、高級秘書稱為 “參謀 ”、 “顧問 ”、 “外腦 ”。 知識化。 服務(wù)穩(wěn)定性。 秘書的特征 服務(wù)的直接性。 秘書在我國現(xiàn)代主要是指為黨和政府機關(guān)、企事業(yè)單位、社會團體或個人提供輔助管理與綜合服務(wù)的人員。 社會職業(yè)。 黨中央第一任行政秘書是毛澤東。 行政職位 。 世界許多國家主管政府事務(wù)的部長或常務(wù)副部長。這時的秘書才真正成為現(xiàn)代意義的秘書職務(wù)了。 真正使秘書這一職務(wù)具有現(xiàn)代意義的開宗，是孫中山領(lǐng)導(dǎo)的中華民國臨時政府。 曹操所設(shè)的秘書令，是我國歷史上第一次出現(xiàn)的現(xiàn)代 “秘書 ”一詞涵義基本相同的古代秘 書官職。主管官員 “秘書令 ”或 “秘書監(jiān) ”（地位相當(dāng)于卿），副職為 “秘書丞 ”，分管官員為 “秘書郎 ”。 據(jù)史籍記載，“秘書 ”一詞在我國最早出現(xiàn)于漢代，最初的涵義不是指人，而是指物。上海市公務(wù)員考試《綜合管理實務(wù)》教程 一、秘書理論與實務(wù)概述 216。 秘書的涵義 宮中秘藏之書或用隱語預(yù)卜吉兇、未來作出預(yù)言的讖諱、圖箓之書。東漢初期秘書指宮中秘藏的圖書資料，東漢后期設(shè)置管理這些秘藏圖書的官府 “秘書監(jiān) ”。唐代魏征任過秘書監(jiān)。 古代相當(dāng)于現(xiàn)代秘書職位稱 “史官 ”、 “御史 ”、 “尚書 ”、 “掌書記 ”或 “中書舍人 ”、 “翰林學(xué)士 ”等。 當(dāng)時政府實行總統(tǒng)制，下設(shè)秘書處，有秘書長一人，秘書若干。 輔臣。如國務(wù)秘書、外交秘書、內(nèi)閣官房長官等各部門首長。在現(xiàn)代中國，秘書當(dāng)作一種行政職位，是行政人員核心一部分。 我國規(guī)定政府秘書 屬于國家公務(wù)員，秘書長是政務(wù)類公務(wù)員，一般秘書是事務(wù)類公務(wù)員。 屬于第三產(chǎn)業(yè)，以其處理文書、事務(wù)的知識與能力以及管理能力為社會服務(wù)，也服務(wù)于私人。 216。 秘書的工作內(nèi)容與領(lǐng)導(dǎo)工作一致，由領(lǐng)導(dǎo)親自指派；秘書直接向領(lǐng)導(dǎo)請示、匯報；秘書做工作直接對領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)。 秘書與服務(wù)對象不僅有 “業(yè)緣關(guān)系 ”還有 “人情關(guān)系 ”。 屬于白領(lǐng)階層。 年輕化。是操作層通向管理層的階梯。 女性秘書是初級秘書，是 “文員 ”。 秘書工作的內(nèi)容 秘書工作有廣義和狹義兩種。廣義的秘書工作，其主要內(nèi)容歸納起來有以下幾方面： 第一類是 事務(wù)性工作 ，包括處理信件、接聽電話、撰寫公 文、檔案管理、收發(fā)公文回復(fù) 、整理報章雜志、操作傳真、接待訪客、安排上司約會、參加會議并紀(jì)錄、差旅安排； 第二類是 管理性工作 ，包括辦公室管理、操作電腦、會計與財務(wù)、設(shè)備采購等； 第三類是 溝通支援性工作 ，包括客戶服務(wù)、媒體應(yīng)對、公關(guān)策劃、主持慶典、參加應(yīng)酬、外勤工作、其它主管臨時交辦的事項。 秘書工作性質(zhì) 輔助性。 綜合性。具體表現(xiàn)在以下三方面：第一，秘書工作的內(nèi)容紛繁復(fù)雜，且涉及到本機關(guān)的全部工作。 機密性。 服務(wù)性。 “上、中、下 ”三個層面服務(wù)。 216。 在現(xiàn)代社會中，各級各類機關(guān)的秘書部門，都處于本單位領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)之下、各個職能部門之間的中心位置，是領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行管理的中介環(huán)節(jié)和中樞機構(gòu)。 領(lǐng)導(dǎo)者的主要職責(zé)在于決策和管理。因此，秘書工作既有助手作用，又有參謀作用。 人們常常把秘書部門稱為 “關(guān)口 ”或 “窗口 ”。因為各種文件、信息的上傳下達(dá)大都要經(jīng)過這里傳遞和輸送。處理公共關(guān)系原則 “內(nèi)求團結(jié)，外求發(fā)展 ”。 三、秘書的社會活動與人際關(guān)系 216。 社會活動對秘書的要求： ① 被動性 ,必須根據(jù)上司的指示進(jìn)行。 ③ 要有開放型、全方位活動的心理準(zhǔn)備，更要有進(jìn)行各種性質(zhì)的社會活動的能力。 秘書的社會地位 社會地位分先賦地位和后成地位。 216。 216。 秘書人際關(guān)系涵義是指人與人之間在學(xué)習(xí)、工作、生產(chǎn)、交際等社會活動中所發(fā)生的交往關(guān)系，是一種社會性、職業(yè)性的關(guān)系，被稱為 “業(yè)緣關(guān)系 ”。 影響因素。 障礙。 方式： 語言、體態(tài)或身勢、物質(zhì)（禮尚往來）。 216。 秘書的公關(guān)禮儀 服裝整潔、修飾得體、表情自然、面帶真誠微笑、舉止文雅；與人交談，用語得體、口齒清晰、語氣溫和；與客人見面應(yīng)搶上一步，頷首、微笑，主動伸手、問好，以示敬意，握手真誠注視對方，稍稍用力，與異性握手不宜魯莽，應(yīng) 讓對方主動提出；送名片雙手遞上，文字正向?qū)Ψ?；自我介紹簡明扼要，姓名、單位、職務(wù)即可；為別人介紹，先客人后主人，先女士后男士，先年齡、地位高者后低者。 辦公室管理 辦公室的管理是指對辦公室環(huán)境加以合理的設(shè)計，組織和控制，使其達(dá)到最符合秘書工作的需要，進(jìn)而提高工作效率，完成組織欲達(dá)到的使命。 辦公室是指揮部、工作室、 “窗口 ”。辦公文具的擺放要井然有序。 安全， 即布置辦公室時要留意附近的辦公環(huán)境和辦公室存放財物的安全條件；信息，如紙質(zhì)文件，存儲在計算機里的數(shù)據(jù)等的安全和保密能否得到保障；電器的電源，電線，器物的擺放是否對人員造成生理上的危害等?，F(xiàn)代企業(yè)多采用大辦公室，主管應(yīng)置于最后部，工作流程為 “I”、 “L”或 “O”型。 內(nèi)容與要求 整潔，安靜，光線、空氣與溫度（光亮適宜、空氣清新、溫度適宜）、色調(diào)與美化（色調(diào)單純?nèi)岷停O(shè)備與用品（負(fù)責(zé)保管，隨時登記） 216。公文的本質(zhì)屬性就是它的現(xiàn)實執(zhí)行性，亦即它的現(xiàn) 行效用，又主要體現(xiàn)在公文具有針對性、政策性、指導(dǎo)性等方面。 公文處理程序 是指在一個機關(guān)內(nèi)部公文運轉(zhuǎn)處理的一系列環(huán)節(jié)。發(fā)文處理程序包括：草擬、審核、簽發(fā)、復(fù)核、繕印、校對、蓋印、登記、裝封、發(fā)出、注辦、整理歸檔等。 發(fā)文處理程序 ◎ 擬稿。擬稿一般分為以下步驟 1）交擬 2）擬議 3）撰寫 ◎ 審核。對公文進(jìn)行審核的意義： 1）為領(lǐng)導(dǎo)簡政 2） 是為了貫徹集中統(tǒng)一的原則 3） 是為了利于下級機關(guān)的貫徹執(zhí)行。2）無矛盾抵觸。 4）處理程序是否完備。 6）文件體式。 簽發(fā)是形成文件的最后一個關(guān)鍵性環(huán)節(jié)，文件經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo) 人核準(zhǔn)簽發(fā)即成為定稿，可以據(jù)此打印正本。復(fù)核應(yīng)重點檢查的內(nèi)容是：重點檢查一下文件審批、簽發(fā)的手續(xù)是否完備，附件材料是否齊全，格式是否統(tǒng)一、規(guī)范等。 ◎ 用印、封發(fā)和傳遞。封發(fā)是文件形成的最后一個環(huán)節(jié)，是指文件的封裝和發(fā)送。 收文處理程序 ◎ 簽收和登記。登記的主要作用是： 1）便于管理和保護文件，防止積壓丟失。 3）便于文件的統(tǒng)計和催辦工作。文件登記的方式有三種： 1）簿冊式登記。 ◎ 公文的擬定、傳閱和批辦。擬辦的作用： 1） 可以及時準(zhǔn)確地將收來文件分送給有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、有關(guān)部門和有關(guān)人員處理， 2） 提高辦文時效。傳閱是指對擬辦的需送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志和部門閱知的文件組織傳遞和閱讀，以利于文件的及時處理，提高辦文效率。批辦是對收文處理所作的批示。 3） 便于加強對文書工作的領(lǐng)導(dǎo)， 4） 便于向承辦人及時交代意圖和要求， 5） 合理分工， 6） 提高效率。 ◎ 承辦、催辦和注辦。在具體承辦時應(yīng)注意的事項 1）收到交辦的公文后應(yīng)及時辦理，不得延誤、推諉。 3）對不屬于本單位職權(quán)范圍或不宜由本單位辦理的公文，應(yīng)及時退回并說明理由。 5）沒有具體批示的文件，要請示清楚，或先擬出計劃方案，請示領(lǐng)導(dǎo)同意后再辦。協(xié)商時要注意相互尊重，協(xié)辦部門也要積極配合，不能相互推諉。 8）承辦工作結(jié)束或告一段落后，應(yīng)向原交辦的領(lǐng)導(dǎo)人、負(fù)責(zé)人匯報辦理結(jié)果。催辦是指對那些需要辦復(fù)的文件，根據(jù)承辦時限和要求，對承辦情況進(jìn)行督促和檢查，防止