【正文】 人員的職責(zé)、權(quán)限、具體工作目標(biāo)和工作任務(wù)，做到既分工明確，又配合密切。為了有效而全面地實(shí)現(xiàn)自己的職能，這就要求每一位秘書人員，尤其是秘書部門的負(fù)責(zé)人遵循正確、科學(xué)的工作原則與要求。主要有： （ 1）負(fù)責(zé)政府機(jī)關(guān)內(nèi)外工作聯(lián)系、友好訪問的聯(lián)絡(luò)與接待事宜； （ 2）負(fù)責(zé)企業(yè)與政府部門之間的工作聯(lián)系和關(guān)系處理； （ 3）做好政府機(jī) 關(guān)的人民群眾的來信來訪工作； （ 4）處理好組織與新聞媒介的關(guān)系； （ 5）處理好組織與社區(qū)公眾的關(guān)系； （ 6）溝通、聯(lián)絡(luò)、協(xié)調(diào)企業(yè)與股東之間的關(guān)系； （ 7）主動(dòng)收集、接受并處理內(nèi)部員工對(duì)組織的反映、意見和建議等； （ 8）處理好顧客和客戶對(duì)企業(yè)的投訴、批評(píng)等； （ 9）根據(jù)組織規(guī)定或主管授意，做好對(duì)員工的祝賀、探訪、慰問等工作。 在不設(shè)公關(guān)部門并無專職公關(guān)人員的組織中，秘書部門還承擔(dān)著處理公共關(guān)系的職能。 秘書部門在機(jī)關(guān)和企業(yè)中處于中樞地位，負(fù)責(zé)保管各種機(jī)密文件、資料，負(fù)責(zé)組織機(jī)密會(huì)議、安排重要會(huì)晤，又是各種信息的集散地，自然負(fù)有保密職能。 秘書部門還負(fù)有在上下左右之間溝通、協(xié)商，以消除隔閡、調(diào)整關(guān)系、調(diào)解矛盾，達(dá)到平衡、和諧、合作、統(tǒng)一的協(xié)調(diào)職能。 秘書部門具有溝通上下、聯(lián)系左右的樞紐職能。 第二節(jié) 秘書工作機(jī)構(gòu)的職能與工作要求 一、秘書工作機(jī)構(gòu)的職能 （ 1）在幫 助和代替領(lǐng)導(dǎo)部門處理日常文書、通訊、聯(lián)絡(luò)、接待等事務(wù)，節(jié)省領(lǐng)導(dǎo)的精力與時(shí)間； （ 2）幫助領(lǐng)導(dǎo)管理和維持下屬部門和人員各項(xiàng)日常工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)； （ 3）承領(lǐng)導(dǎo)之命檢查和督促下屬部門和人員的工作情況； （ 4）經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)調(diào)查和處理突發(fā)事件或完成特殊使命； （ 5）在會(huì)議、文件、廉政等方面為領(lǐng)導(dǎo)把關(guān)。所以說，服務(wù)性是秘書部門的本質(zhì)特征。 秘書部門相對(duì)于整個(gè)機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位而言，是一個(gè)綜合性辦事機(jī)構(gòu)，不僅為領(lǐng)導(dǎo)部門和上級(jí)機(jī)關(guān)服務(wù)，也為下級(jí)組織、其他部門、全體成員服務(wù)。第三，秘書人員在辦文、辦會(huì)和向領(lǐng)導(dǎo)反映情況以及處理日常事務(wù)性工作時(shí)，必須對(duì)各方面情況進(jìn)行綜合，才能有效 地為領(lǐng)導(dǎo)者提供幫助和服務(wù)。秘書工作的綜合性具體表現(xiàn)在以下三個(gè)方面：第一，秘書工作的內(nèi)容紛繁復(fù)雜，而且涉及到本機(jī)關(guān)的全部工作。具有了輔助性的特性。 秘書部門相對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)部門而言，是直接輔助領(lǐng)導(dǎo)工作的。 秘書部門處于行政組織中領(lǐng)導(dǎo)部門之下的中樞地位，又掌管機(jī)密文件，組織和參加各種會(huì)議，按領(lǐng)導(dǎo)的命令辦理各種重要事務(wù)，負(fù)責(zé)組織內(nèi)部的安全、保衛(wèi)工作。 還有一種臨時(shí)性的秘書工作機(jī)構(gòu)，也叫“秘書處”，視其規(guī)模大小、工作多少，采用綜理制或分理制，如大會(huì)秘書處之下的聯(lián)絡(luò)組、宣傳組、后勤組等。 有些部門以所屬機(jī)關(guān)和專業(yè)性質(zhì)同時(shí)命名的辦公室，則不屬秘書工作機(jī)構(gòu)，而是直屬部門，如國務(wù)院 臺(tái)灣事務(wù)辦公室等。鄉(xiāng)鎮(zhèn)辦公室為股級(jí)，下不再分設(shè)。 省、部的秘書工作機(jī)構(gòu)也稱“辦公廳”，這類“廳”是廳局級(jí)機(jī)構(gòu)，也采用分理制，下設(shè)秘書處、機(jī)要處、信息處等。這適合于秘書工作量不太大的機(jī)關(guān)或單位。 分理制是指秘書工作機(jī)構(gòu)內(nèi)部下設(shè)分理機(jī)構(gòu)，承辦分工的具體事宜。 狹義：是以“秘書”命名的局、處、科、室、股等部門，統(tǒng)轄于機(jī)關(guān)、單位或辦公廳（室）之下，只負(fù)責(zé)文書、會(huì)務(wù)、聯(lián)絡(luò)、接待等工作。第二章秘書工作機(jī)構(gòu)的職能與工作要求 第二章秘書工作機(jī)構(gòu)的職能與工作要求 考綱重點(diǎn)內(nèi)容提示 1．了解秘書工作機(jī)構(gòu)的性質(zhì) 2．了解秘書工作機(jī)構(gòu)的設(shè)置 3．了解秘書工作機(jī)構(gòu)的職能與工作要求 4．了解秘書部門和人員的管理 考點(diǎn)知識(shí)精講 第一節(jié)秘書工作機(jī)構(gòu)的設(shè)置一、秘書工作機(jī)構(gòu)的組織形式與名稱 （一）秘書工作機(jī)構(gòu)的涵義 我國的秘書工作機(jī) 構(gòu)有廣義與狹義兩種。秘書承擔(dān)著調(diào)整和改善部門關(guān)系、工作關(guān)系和人際關(guān)系的任務(wù)，發(fā)揮著協(xié)調(diào)作用。處理公共關(guān)系原則“內(nèi) 求團(tuán)結(jié)，外求發(fā)展”。因?yàn)楦鞣N文件、信息的上傳下達(dá)大都要經(jīng)過這里傳遞和輸送。人們常常把秘書部門稱為 “關(guān)口”或“窗口”。因此，秘書工作既有助手作用，又有參謀作用。領(lǐng)導(dǎo)者的主要職責(zé)在于決策和管理。在現(xiàn)代社會(huì)中，各級(jí)各類機(jī)關(guān)的秘書部門，都處于本單位領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)之下、各個(gè)職能部門之間的中心位置，是領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行管理的中介環(huán)節(jié)和中樞機(jī)構(gòu)。廣義的秘書工作，其主要內(nèi)容歸納起來有以下幾方面： 第一類是 事務(wù) 性工作 ，包括處理信件、接聽電話、撰寫公文、檔案管理、收發(fā)公文、回復(fù) e mail、整理報(bào)章雜志、操作傳真、接待訪客、安排上司約會(huì)、參加會(huì)議并紀(jì)錄、差旅安排； 第二類是 管理性工作 ，包括辦公室管理、操作電腦、會(huì)計(jì)與財(cái)務(wù)、設(shè)備采購等； 第三類是溝通支援性工作，包括客戶服務(wù)、媒體應(yīng)對(duì)、公關(guān)策劃、主持慶典、參加應(yīng)酬、外勤工作、其他主管臨時(shí)交辦的事項(xiàng)。 二、秘書工作的內(nèi)容 秘書工作有廣義和狹義兩種?！吧?、中、下”三個(gè)層面服務(wù)。 。 。具體表現(xiàn)在以下三方面：第一，秘書工作的內(nèi)容紛繁復(fù)雜，且涉及到本機(jī)關(guān)的全部工作。 。 第二節(jié)秘書工作的性質(zhì)、內(nèi)容和作用 一、秘書工作的性質(zhì) 。 4．秘書日益成為現(xiàn)代社會(huì)急需的“軟人才”。 一般為 20～ 35 歲，是操作層通向管理層的階梯。中、高級(jí)秘書稱為“參謀”、“顧問”、“外腦”。 2．知識(shí)化和專業(yè)化。 二、秘書的職業(yè)特征 1．服務(wù)的直接性和穩(wěn)定性 。其中“ secret”是秘密之意，西方人認(rèn) 為“ secretary”有三種涵義：一是指職位與職業(yè)（ job）；二是指具有這種職位，從事這一職業(yè)的職員（ officer）或人員（ person）；三是指一種官員（ officer），這一涵義也可以翻譯為書記、干事、大臣、部長等。 國外的現(xiàn)代秘書設(shè)置源于 18 世紀(jì)資產(chǎn)階級(jí)革命時(shí)期。 屬于第三產(chǎn)業(yè)，以其處理文書、事務(wù)的知識(shí)與能力以及管理能力為社會(huì)服務(wù)，也服務(wù)于私人。 我國規(guī)定政府秘書屬于國家公務(wù)員，秘書長是政務(wù)類公務(wù)員，一般秘書是事務(wù)類公務(wù)員。 在現(xiàn)代中國，秘書當(dāng)作一種行 政職位，是行政人員核心的一部分。如國務(wù)秘書、外交秘書、內(nèi)閣官房長官等各部門首長。 。 當(dāng)時(shí)政府實(shí)行總統(tǒng)制，下設(shè)秘書處，有秘書長一人，秘書若干。 古代相當(dāng)于現(xiàn)代秘書職位稱“史官”、“御史”、“尚書”、“掌書記”或“中書舍人”、“翰林學(xué)士”等。唐代魏征 任過秘書監(jiān)。東漢初期秘書指宮中秘藏的圖書資料，東漢后期設(shè)置管理這些秘藏圖書的官府“秘書監(jiān)”。第三篇綜合管理實(shí)務(wù) 第一章秘書理論概述 考綱重點(diǎn)內(nèi)容提示 1．了解秘書的涵義和特征 2．了解秘書工作的性質(zhì) 3．掌握秘書工作的內(nèi)容和作用 考點(diǎn)知識(shí)精講 第一節(jié)秘書的涵義和特征 一、秘書的涵義 1. 宮中秘藏之書或用隱語預(yù)卜吉兇、未來作出預(yù)言的讖諱、圖箓之書。 據(jù)史籍記載，“秘書”一詞在我國最早出現(xiàn)于漢代，最初的涵義不是指人，而是指物。主管官員“秘書令”或“秘書監(jiān)”（地位相當(dāng)于卿），副職為“秘書丞”，分管官員為“秘書郎”。曹操所設(shè)的秘書令，是我國歷史上第一次出現(xiàn)的與現(xiàn)代“秘書”一詞涵義基本相同的古代秘書官職。 真正使秘書這一職務(wù)具有現(xiàn)代意義的開宗，是孫中山領(lǐng)導(dǎo)的中華民國臨時(shí)政府。這時(shí)的秘書才真正成為現(xiàn)代意義的秘書職務(wù)了。 世界許多國家主管政府事務(wù)的部長或常務(wù)副部長。 。 黨中央第一任行政秘書是毛澤東。 。 秘書 在我國現(xiàn)代主要是指為黨和政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體或個(gè)人提供輔助管理與綜合服務(wù)的人員。英文中秘書一詞“ secretary”是由拉丁文“ secretaries”演化而成的。 國際秘書聯(lián)合會(huì)給秘書下了這樣的定義：秘書應(yīng)是主管人員的一位特殊的助手，他掌握辦公室工作的技巧，能在沒有上司過問的情況下表現(xiàn)出自己的責(zé)任感，以實(shí)際行動(dòng)顯示出主動(dòng)性和正確判斷的能力，并且在所給予的權(quán)力范圍內(nèi)作出決定。秘書的工作內(nèi)容與領(lǐng)導(dǎo)工作一 致，由領(lǐng)導(dǎo)親自指派；秘書直接向領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示、匯報(bào)；秘書做工作直接對(duì)領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)。 屬于白領(lǐng)階層。 3．年輕化和女性化。女性秘書是初級(jí)秘書，是“文員”。 5．秘書的職業(yè)通道很長，中國加入 WTO，為秘書提供了更加廣闊的發(fā)展空間。第一，秘書工作不能脫離領(lǐng)導(dǎo)而獨(dú)立存在，秘書工作總是圍繞領(lǐng)導(dǎo)工作而開展的，領(lǐng)導(dǎo)工作涉及到哪里，秘書工作的范圍就必須延伸到哪里；第二，秘書人員在處理任何問題時(shí)，只能根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的意圖和指示精神辦理，不能超越職權(quán)范圍自作主張、自行其是；第三，秘書人員雖然也常常參與領(lǐng)導(dǎo)班子的某些會(huì)議，與領(lǐng)導(dǎo)者共同研究各種有關(guān)問題，但秘書人員在會(huì)上只有發(fā)言權(quán)，而無表決權(quán)。由于秘書機(jī)構(gòu)是綜合性辦事機(jī)構(gòu)，秘書工作也就具有明顯的綜合性。第二，秘書部門處于機(jī)關(guān)的樞紐地位，擔(dān)負(fù)著溝通上下、聯(lián)系左右之責(zé)；第三，秘書人員在辦文 、辦會(huì)和向領(lǐng)導(dǎo)反映情況以及處理日常事務(wù)性工作時(shí)，必須對(duì)各方面情況進(jìn)行綜合，才能有效地為領(lǐng)導(dǎo)者提供幫助和服務(wù)。善于保守秘密成為秘書人員的首要職業(yè)道德。服務(wù)具有穩(wěn)定性、直接性和廣泛性。首要為領(lǐng)導(dǎo)、上司和雇主服務(wù)。廣義的秘書工作即秘書部門的工作，也稱辦公室工作；狹義的秘書工作是指有正式秘書部門的人員所承擔(dān)的工作，即人們通常所說的秘書業(yè)務(wù)工作。 三、秘書工作的作用 。 。秘書人員在協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)決策和管理時(shí)，既要為領(lǐng)導(dǎo)辦事，當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)的助手，又要為領(lǐng)導(dǎo)出謀獻(xiàn)策，當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)的參謀。 。所謂“關(guān)口”，是指在一個(gè)機(jī)關(guān)里，秘書部門要負(fù)責(zé)把住文字關(guān)、用印關(guān)、保密關(guān)等。所謂“窗口”，是指內(nèi)外聯(lián)系、群眾來信來訪、各方來人洽談業(yè)務(wù)或協(xié)調(diào)工作等等，大都由秘書部門出面辦理。 。這是其他機(jī)關(guān)和部門工作不可代替的功能，是由秘書工作的性質(zhì)和地位決定的。 廣義：是指秘書長或辦公廳（室）主任領(lǐng)導(dǎo)下的辦公廳或辦公室，其名稱由機(jī)關(guān)、單位或首長名稱加秘書機(jī)構(gòu)名稱兩部分組成。 （二）秘書工作機(jī)構(gòu)的組織形式 秘書工作機(jī)構(gòu)組織形式有兩種：分理制和綜理制。 綜理制是指所有秘書工作由辦公廳或辦公室統(tǒng)一或分派人員辦理，下面不再分設(shè)部門。 （三）秘書工作機(jī)構(gòu)的名稱 中央的秘書機(jī)構(gòu)稱“辦公廳”，這類“廳”是部級(jí)機(jī)構(gòu)，采用分理制（即下面再設(shè)部門，以處理各種不同的秘書工作）。 省轄市、廳、局、區(qū)、縣、鄉(xiāng)鎮(zhèn)和企事業(yè)單位的秘書工作機(jī)構(gòu)都稱為“辦公室”，但級(jí)別也不同。再大的企業(yè)的秘書機(jī)構(gòu)只能稱作“辦公室”，而不能冠名為“辦公廳”。 社會(huì)團(tuán)體的秘書工作機(jī)構(gòu)，通常直接命名為“秘書處”，采用綜理制，如“中國高教秘書學(xué)會(huì)秘書處”。 二、秘書工作機(jī)構(gòu)的性質(zhì) 秘書工作機(jī)構(gòu)由其職能決定，具有機(jī)密、輔助、綜合、服務(wù)四種特性。因此，其首先具有機(jī)密性。辦文辦事辦會(huì)，通訊聯(lián)絡(luò)接待，提供信息資料，傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)指令，輔助管理協(xié)調(diào)，充當(dāng)參謀與助手。 由于秘書機(jī)構(gòu)是綜合性辦事機(jī)構(gòu)，秘書工作也就具有明顯的綜合性。第二，秘書部門處于機(jī)關(guān)的樞紐地位，擔(dān)負(fù)著溝通上下、聯(lián)系左右之責(zé)。正是由于以上原因，秘書機(jī)構(gòu)因此具有綜合性。又不僅是管理服務(wù)和信息服務(wù)，也包括生活服務(wù)和事務(wù)服務(wù)。 三、秘書工作機(jī)構(gòu)的設(shè)置原則 設(shè)置秘書工作機(jī)構(gòu)有三個(gè)原則： ； ； 。 （ 1）調(diào)查與提供領(lǐng)導(dǎo)決策所需要的信息資料，支持領(lǐng)導(dǎo)決策； （ 2）參與研究情況，提出分析或預(yù)測意見； （ 3）應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)要求參與討論或制定工作計(jì)劃或?qū)嵤┓桨福? （ 4）對(duì)下屬組織和部門各種文件中的問題或差錯(cuò)提出解決建 議或修改意見； （ 5）對(duì)領(lǐng)導(dǎo)未能顧及的突發(fā)事件或工作缺陷提出應(yīng)變計(jì)劃和彌補(bǔ)措施； （ 6）收集并研究反饋信息，為領(lǐng)導(dǎo)再?zèng)Q策提供依據(jù)。這主要表現(xiàn)在： （ 1）向下級(jí)傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)部門各種書面指示、計(jì)劃、批示、通知以及口頭指令； （ 2）向下級(jí)轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和政府機(jī)關(guān)及有關(guān)部門的政策、法規(guī)、指令性文件； （ 3）向下級(jí)轉(zhuǎn)發(fā)相關(guān)地區(qū)、單位、部門的有參考價(jià)值的文件； （ 4）向領(lǐng)導(dǎo)部門呈報(bào)下級(jí)的書面請(qǐng)示和報(bào)告； （ 5）向領(lǐng)導(dǎo)部門和上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)下級(jí)的情況、要求、建議或批評(píng)意見； （ 6）負(fù)責(zé)與有關(guān)地區(qū)（包括國外）、單位的業(yè)務(wù)聯(lián)系，包括文件、信函、電報(bào)、電傳、電話以及人員往來； （ 7）負(fù)責(zé)與政府部門、新聞媒介單位、顧客與社區(qū)群眾的溝通聯(lián)絡(luò)； （ 8）負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)人與領(lǐng)導(dǎo)人之間、領(lǐng)導(dǎo)人與職能部門之間、領(lǐng)導(dǎo)人與員工之間的溝通聯(lián)絡(luò)。這主要表現(xiàn)在： （ 1）協(xié)調(diào)中央與地方之間、地方與地方之間、部門與部門之間、或時(shí)間前后之間的政策矛盾； （ 2）協(xié)調(diào)地區(qū)與地區(qū)之間、單位與單位之間 的利害沖突； （ 3）協(xié)調(diào)本單位與政府部門、新聞媒介、社區(qū)公眾之間的矛盾沖突； （ 4）協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)人與領(lǐng)導(dǎo)人之間、領(lǐng)導(dǎo)人與員工之間、員工與員工之間的人際關(guān)系。主要有： （ 1）妥善保管各種機(jī)密文件、資料，不得丟失、殘缺、破損或被偷閱、翻拍、盜用； （ 2）保守會(huì)議精神、會(huì)晤的內(nèi)容中所涉及的機(jī)密； （ 3）保守企業(yè)資金、經(jīng)營、生產(chǎn)工藝、賬目、配方、專利、知識(shí)產(chǎn)權(quán)、客戶渠道 等商業(yè)機(jī)密； （ 4）保守領(lǐng)導(dǎo)人的住址、行蹤、活動(dòng)內(nèi)容及個(gè)人隱私等秘密； （ 5）保守員工的檔案、升遷、調(diào)動(dòng)等的人事機(jī)密； （ 6）保守涉及組織利益的其他秘密； （ 7）監(jiān)督機(jī)要部門、機(jī)要人員保守各種有形和無形的機(jī)密。秘書部門應(yīng)本著“廣結(jié)良緣，內(nèi)求團(tuán)結(jié)，外求發(fā)展”的原則處理好各種公共關(guān)系。 二、秘書工作機(jī)構(gòu)的工作原則與要求 秘書部門是一個(gè)工作整體。 、權(quán) 限、目標(biāo)、任務(wù) 每一個(gè)機(jī)關(guān)或單位的領(lǐng)導(dǎo)部門都應(yīng)根據(jù)本機(jī)關(guān)、本單位的性質(zhì)、總目標(biāo)、總?cè)蝿?wù)來確定秘書部門的職責(zé)范圍和權(quán)限大小；確定某一時(shí)期內(nèi)秘書部門的目標(biāo)、任務(wù)和工作要求。 不論是常規(guī)性工作，如文書工作、檔案工作、信訪工作，或是臨時(shí)