【正文】 是指在一個機關(guān)內(nèi)部公文運轉(zhuǎn)處理的 一系列環(huán)節(jié)。包括發(fā)文、收文、管理和立卷歸檔。發(fā)文處理程序包括：草擬、審核、簽發(fā)、復(fù)核、繕印、校對、蓋印、登記、裝封、發(fā)出、注辦、整理歸檔等。收文處理程序包括：文件的收進、啟封、登記、分送、擬辦、批辦、承辦、催辦、注辦、清退、歸卷等。 （一）發(fā)文處理程序 發(fā)文處理是指在機關(guān)內(nèi)部為制發(fā)公文進行的擬制、處置與管理活動。發(fā)文處理主要包括草擬、審核、簽發(fā)、復(fù)核、繕印、用印、登記、分發(fā)等程序。 擬稿又稱撰寫、起草，是公文形成的第一道環(huán)節(jié)，一般經(jīng)過準備階段、寫作階段和修改階段。擬稿人員，或者是秘書，或者是領(lǐng) 導(dǎo)同志自己親自動筆。根據(jù)《國家行政機關(guān)公文處理辦法》第 25 條的規(guī)定，草擬公文應(yīng)當注意以下幾點要求： （ 1）符合國家的法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定。如提出新的政策、規(guī)定等，要切實可行并加以說明。 （ 2）情況確實，觀點明確，表達準確，結(jié)構(gòu)嚴謹，條理清楚，直述不曲，字詞規(guī)范，標點正確，篇幅力求簡短。 （ 3）公文的文種應(yīng)當根據(jù)行文目的、發(fā)文機關(guān)的職權(quán)和與主送機關(guān)的行文關(guān)系確定。 （ 4）擬制緊急公文應(yīng)當體現(xiàn)緊急的原因，并根據(jù)實際需要確定緊急程度。 （ 5）人名、地名、數(shù)字、引文準確。引用公文應(yīng)當先引標題，后引發(fā)文字號。引用 外文應(yīng)當注明中文涵義。日期應(yīng)當寫明具體的年、月、日。 （ 6）合理安排結(jié)構(gòu)層次序數(shù)。第一層為“一、”，第二層為“（一）”，第三層為“ 1.”，第四層為“（ 1）”。 （ 7）應(yīng)當正確使用國家法定計量單位。 （ 8）文內(nèi)使用非規(guī)范化簡稱時，應(yīng)當先用全稱并注明簡稱。使用國際組織外文名或其縮寫形式時，應(yīng)當在第一次出現(xiàn)時注明準確的中文譯名。 （ 9）公文中的數(shù)字，除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用詞、縮略詞、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當使用阿拉伯數(shù)字。 會商是指公文內(nèi)容涉及有關(guān)機關(guān) （部門）的職權(quán)范圍，需征得其同意和配合時所進行的協(xié)商活動。會商由發(fā)文部門主動組織，應(yīng)注意協(xié)商的對象齊全沒有遺漏，可采取“跑會”、“函會”以及召集會議等多種方式會商。如未就有關(guān)問題取得一致意見，應(yīng)及時向上級機關(guān)反映，而不得擅自按照自己的意見對外行文。 審核又稱核稿，指在擬定的公文文稿送交有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)或者會議討論之前，由部門負責人或有經(jīng)驗的秘書對文稿所作的全面審核與修正。 審核的重點如下： （ 1）控制發(fā)文的數(shù)量，審核是否需要行文，發(fā)文的名義是否恰當。 （ 2）控制發(fā)文的方向，檢查文種是否正確，有無多頭主 送、濫抄濫報、隨意越級行文的現(xiàn)象。 （ 3）審核文稿內(nèi)容是否符合法律、法規(guī)與方針政策；是否真實準確、符合實際、界限清楚、前后一致、切實可行。 （ 4）語言表述是否準確、簡明、得體。是否符合語法、邏輯；人名、地名、時間、數(shù)字、引文是否準確，標點是否正確，字跡是否工整規(guī)范，字跡材料是否耐久等。 （ 5）文體、文件格式是否正確、規(guī)范；結(jié)構(gòu)是否齊全完整，是否層次清楚，詳略得當。 （ 6）是否經(jīng)過會商或履行了必要的討論、審批手續(xù)。 簽發(fā)是指由機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人對發(fā)文稿批注核準發(fā)出的意見并簽署姓名及日期的活動。一般公文的文稿 ，一經(jīng)履行簽發(fā)手續(xù)即為定稿，具有正式文件的效用。 簽發(fā)具有嚴肅性和權(quán)威性，應(yīng)請注意以下幾點要求： （ 1）根據(jù)國家規(guī)定，以機關(guān)名義制發(fā)的公文，由機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)。其中內(nèi)容重要或涉及面廣的公文由主要負責人或主持工作的負責人簽發(fā)；有些公文可由主要負責人授權(quán)其他負責人代簽。以機關(guān)內(nèi)設(shè)部門名義發(fā)文時，由部門領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)。會議決議、會議紀要等，由會議主持人簽發(fā)。 （ 2）簽發(fā)人審閱后，認為可以發(fā)布的公文，應(yīng)在“簽發(fā)欄”內(nèi)簽批“發(fā)”字并簽上姓名和時間，姓名要寫全名，時間應(yīng)年月日俱全。如是代別人簽的，要標注“代簽”或“代”等字樣 。 （ 3）聯(lián)合行文時，要做好會簽工作，讓各機關(guān)或部門負責人均履行簽發(fā)手續(xù)，不得有遺漏。 （ 4）根據(jù)簽發(fā)人的身份、地位及工作程序的不同，簽發(fā)可劃分為正簽、代簽、核簽、會簽幾種。正簽指簽發(fā)人在法定權(quán)限內(nèi)簽發(fā)公文；代簽是根據(jù)授權(quán)代替他人簽發(fā)公文；核簽（又稱加簽）指上級負責人簽發(fā)下級機關(guān)或部門的重要公文；會簽指兩個或兩個以上機關(guān)聯(lián)合行文時，由各機關(guān)的負責人共同簽發(fā)公文。 注發(fā)是指在定稿形成后批注制發(fā)要求的活動。其作用是使簽發(fā)意見進一步具體化。 注發(fā)主要包括：一是明確文件的發(fā)送范圍、閱讀范圍，標注文件的緊急 程度、保密等級，規(guī)定印刷份數(shù)、印刷和發(fā)出時限；二是明確公文的制作與發(fā)送方式；三是編制發(fā)文字號；四是進行版式設(shè)計等。 繕印是指文稿的繕寫與印刷。對付印前的文稿，要審查簽批手續(xù)、公文格式、時限與印刷數(shù)量要求、字跡材料、書寫字跡等是否齊備、準確和規(guī)范。在印刷過程中，要以定稿為基準，對正本（或校樣）進行文字、格式、標點符號、編排技術(shù)等全面的校對工作；對于繕印完畢的公文，要經(jīng)過復(fù)核后才能發(fā)出。 用印是指對將要發(fā)出的公文加蓋公章，這是公文生效的憑證和標志。用印前要經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準，原則上是以誰的名義發(fā)布公 文就用誰的印章，不能出現(xiàn)落款名與印章不同的情況。印章須由文書部門專人保管，用印時由其監(jiān)印，用畢迅速退回，并履行用印登記手續(xù)。印跡須清晰、端正，要“齊年蓋月”，即上不壓正文，下不壓日期。應(yīng)使用質(zhì)量較好的紅色印泥。 登記是指明確公文的具體發(fā)放范圍、閱讀范圍和級別，標注密級和緊急程度，確定印制份數(shù)，標明印刷和發(fā)出時間。明確公文的制作方式（繕寫、印刷）與發(fā)送方式，賦予發(fā)文字號。 分發(fā)是指清點核對公文印數(shù)；根據(jù)主送、抄送機關(guān)分別封裝；正確填寫封套封面，對于有密級的或急件，應(yīng)加蓋印戳；核對封面與封裝 公文一致后嚴密封緘；填寫《發(fā)文登記簿》。完成上述工作后，要將準備發(fā)出的公文交給對外發(fā)送人員，機要公文需交機要通訊員，雙方點清、交接并由接受者在《發(fā)文登記簿》上簽名，然后由他們負責送達。最后，把應(yīng)該歸檔的公文正本（有發(fā)文機關(guān)公章或有關(guān)負責人的簽署），一式兩份或三份連同定稿和有價值的修改稿一起立卷存檔。 （二）收文處理程序 收文辦理是指對來自本機關(guān)外部的公文所實施的處置與管理活動。收文辦理主要環(huán)節(jié)包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、注辦、催辦等程序。 簽收是公文發(fā)送方與接收方的交接手續(xù)。公文發(fā) 送一般以信件形式套封送達。送出文件時，應(yīng)在公文送達簿上填寫以下項目：發(fā)文單位、送達日期（月、日，急件需具體到時、分）、收件人（單位）、收文號、件數(shù)、密級等。收件人應(yīng)在公文送達簿上簽收。 簽收人應(yīng)首先核對收到的公文信件與公文送達簿上填寫的內(nèi)容是否相同，如有差異，要弄清楚再簽收。絕密件、特急件要由指定的機要人員或行政機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人簽收、新啟。作為公文處理的第一步，簽收時應(yīng)注意以下幾點：一是仔細查看收文單位名稱，避免外單位的信件混在其中；二是核對收文日期，特別是簽收急件時，更要核實準確，以便明確責任；三是注意信件與簽 收編號保持一致，以便做日后查詢的依據(jù)；四是簽收簿或有關(guān)單據(jù)要保存好，以備查詢時參考。 收文登記是公文進入收文處理過程的重要環(huán)節(jié)。收到的公文經(jīng)過拆封、清點、分類后，應(yīng)立即登記在《收文登記簿》上（用微機處理的公文也不例外）。登記的內(nèi)容包括：收文日期（月、日，急件需具體到時、分）、來文字號、收文號（即順序號）、來文單位、來文標題、份數(shù)、密級、緊急程度、處理過程及結(jié)果等。還要在登記完畢文件首頁的固定位置（一般在右上方）蓋上本機關(guān)的收文印章。收文印章內(nèi)容有：機關(guān)名稱、收文號和收文年、月、日三項。一份文件在《 收文登記簿》上和收文印章上的收文順序號、日期要一致，以方便日后查找。來文字號的登記，可以全登（包括機關(guān)代字、年份和序號），也可以只登序號。收文號為本機關(guān)收文登記的順序號，不應(yīng)漏號或重號。收文號須同時登記在文件加蓋的收文印章之內(nèi)。 來文登記注意的事項：一是隨到隨登，應(yīng)于收文當日進行登記，所以，收文日期應(yīng)是收到文件登記的日期，不要把公文的成文日期當成收文日期；二是要準確無誤，特別是防止隨意簡化或省略，特別是使用計算機管理公文；三是幾個部門聯(lián)合發(fā)的公文，可只登記主要部門和聯(lián)合發(fā)文的機關(guān)數(shù)；四是對沒有標題的來文，可 根據(jù)公文內(nèi)容自擬標題，不應(yīng)只登記“通知”、“函”，這樣日后查找困難。對標題太長的，可做摘要式登記或使用主題詞。機密以上密級的公文，應(yīng)注明密級，保密期可不注。 審核是受文機關(guān)對公文內(nèi)容和處理進行審核，決定是否接受辦理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。按規(guī)定，對下級機關(guān)報上來的公文應(yīng)由文秘部門負責審核。 審核的重點有以下幾點：一是先審核來文是否應(yīng)由本機關(guān)辦理，對不應(yīng)由本機關(guān)辦理的公文要選出，待下一步做退辦件處理；二是審核來文是否符合行文規(guī)則，如發(fā)現(xiàn)有越級請示、一文多事、報告中夾帶請示內(nèi)容的，視為違背規(guī)則之處，要予以指正；三 是審核來文是否符合國家法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定，這項工作是審核中的重點和難點，應(yīng)十分謹慎，它要求審核者要有較高的思想、政策法規(guī)和業(yè)務(wù)素質(zhì)和對工作高度負責的精神；四是涉及其他部門和地區(qū)的事項是否經(jīng)過了協(xié)商和會簽；五是文種使用、公文格式是否規(guī)范。審核重點一般是“請示”、“意見”文種方面；格式上注意“簽發(fā)人”、“附注”等是否標注齊全。 審核的結(jié)果是將收到的公文分為兩類：一類進入下一個流轉(zhuǎn)程序 —— 擬辦；另一類的出路 —— 退辦。對符合規(guī)定的公文，文秘部門應(yīng)及時提出擬辦意見送負責人批示或交有關(guān)部門辦理。對實行退辦的，要填 寫《收文審核退辦單》并經(jīng)過負責人批準。退辦時，還應(yīng)附上退回的原因，以告知來文單位。 摘編是對重要公文在辦理前做的加工處理。文摘是公文內(nèi)容的摘要，應(yīng)該準確地反映原文的精神，不遺漏重要內(nèi)容，不能做補充解釋或評論，力求簡要而明確。 提要是公文的內(nèi)容提要，對公文內(nèi)容有簡要介紹和評價，作用是向讀者概要提示公文內(nèi)容。編寫提要是對內(nèi)容做出的分析和評價，要言之有據(jù)，客觀而準確，篇幅簡短。 綜述是針對某一問題，對一段時間內(nèi)收到的有關(guān)公文進行全面系統(tǒng)的歸納、整理、分析后編成的綜合材料。它一般不需要評論和建議，只是 客觀地綜合敘述各份公文中涉及的情況和問題即可。 數(shù)據(jù)資料匯集是根據(jù)一定的需要和題目，對分散在多份公文中的有關(guān)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)資料加以匯編集合而成的系統(tǒng)材料。它的內(nèi)容可以是針對某一地區(qū)、系統(tǒng)、機關(guān)單位的全面情況，也可以是集中反映一個方面或一個具體問題。有文章式、報表式等多種形式。 文摘、提要可以附在公文上供有關(guān)人員閱讀，還可刊登在《公文信》、《來文摘報》、《今日來文摘要》等刊物上。綜述、數(shù)據(jù)資料匯集一般是單獨成文，也可刊登在《信息快報》、《大事紀要》等刊物上。 擬辦是公文的處理人員在對公文認真閱讀和分析之后 ，提出自己的見解和建設(shè)性意見，供領(lǐng)導(dǎo)人審核決策。具體內(nèi)容如下： （ 1）摘寫“內(nèi)容提要”。 （ 2）提出具體的處理意見，也稱辦文預(yù)案。 （ 3）傳閱。 批辦就是將公文批交承辦部門辦理。這是由法定責任者履行事務(wù)處置權(quán)的活動，它規(guī)定了公文的具體處置辦法、程序、承辦原則和具體責任，對公文實現(xiàn)實質(zhì)性的落實、辦理具有決定性的影響。 對上級來文需要遵照辦理和長期執(zhí)行的，要明確主辦部門，轉(zhuǎn)請辦理。需發(fā)文貫徹的，按發(fā)文程序運轉(zhuǎn)。對不相隸屬單位及兄弟地區(qū)、單位來文，內(nèi)容涉及有關(guān)部門的，轉(zhuǎn)請有關(guān)部門按其職責閱批、辦理或辦復(fù) 。對下級的請示件需有關(guān)部門提出意見的，請主辦部門會同協(xié)辦部門研究辦理，并要限定返回辦理意見的時間。 批辦意見要明確，不能只閱不批。請承辦部門如何辦理，應(yīng)該有明確的意見。在批辦時，如果發(fā)現(xiàn)公文所涉及的問題是自己無權(quán)或無力辦理的，要將批辦改為擬辦，實事求是地提出建設(shè)性意見，提供給上級領(lǐng)導(dǎo)參考。 應(yīng)該注意的是，在公文送批時，文秘人員要嚴格按照程序辦理，先將公文送分管領(lǐng)導(dǎo)閱批，然后才能送主要領(lǐng)導(dǎo)者閱批。 公文批辦后到達承辦部門，即進入了承辦程序。承辦部門收到交辦的公文后應(yīng)及時處理，不得延誤或推諉。緊急公文 應(yīng)按時要求辦理，確有困難的，要及時說明情況。對不屬于本單位或不宜本單位辦理的，要及時退回交辦部門并說明理由。承辦單位的文秘部門應(yīng)及時了解文件運轉(zhuǎn)和辦理的情況并做好記錄。 由公文的承辦人在承辦公文的過程中，將承辦活動中的情況記錄在《文件處理單》上，其主要內(nèi)容有：是否辦復(fù)，復(fù)文號和日期，召開會議的名稱和與會人員，決議和結(jié)果，電話聯(lián)系時受話人姓名和通話內(nèi)容，現(xiàn)場辦公的人員，解決問題的方法和結(jié)果，主要閱卷人、簽注日期等。 催辦是對交辦公文的辦理情況進行督促檢查，防止漏辦和延誤。公文處理必須建立嚴 格的催辦制度，執(zhí)行這項制度的是文秘部門。 催辦有以下幾種方式。一是電話催辦。也是最為常用的一種方式。二是發(fā)催辦函（單、件）。此時需要對方按要求填寫催辦內(nèi)容。三是會議催辦。召開專門會議催促和了解承辦方的辦理進度及有關(guān)情況。對牽涉到諸多部門的事項，適宜采用會議催辦的方式。四是上門催辦。針對十分緊迫的重要事項，有關(guān)人員到承辦事項所在地現(xiàn)場催辦，這種方式較前幾種效果要好得多，但除非情況緊急時不宜過多使用上門催辦方式。 催辦中還要注意以下幾點：要建立科學的登記制度，有完備的催辦手續(xù)，將催辦的情況以“文件催辦單”等形式 記錄在案，作為催辦的依據(jù)和資料；注意信息反饋，驗收辦畢公文，綜合反映承辦工作實際情況與結(jié)果，及時注銷已辦結(jié)的公文。 查辦是公文處理的管理機關(guān)或其他專門組織對一些重要公文實際執(zhí)行情況所進行的核查協(xié)辦工作。查辦不僅監(jiān)控公文的承辦過程，還要重點管公文產(chǎn)生實效的全部過程。 查辦工作的過程一般為：確定查辦對象，決定對哪些公文的辦理結(jié)果進行檢核；向有關(guān)部門布置查辦任