【正文】 是指在一個(gè)機(jī)關(guān)內(nèi)部公文運(yùn)轉(zhuǎn)處理的 一系列環(huán)節(jié)。包括發(fā)文、收文、管理和立卷歸檔。發(fā)文處理程序包括：草擬、審核、簽發(fā)、復(fù)核、繕印、校對(duì)、蓋印、登記、裝封、發(fā)出、注辦、整理歸檔等。收文處理程序包括：文件的收進(jìn)、啟封、登記、分送、擬辦、批辦、承辦、催辦、注辦、清退、歸卷等。 （一）發(fā)文處理程序 發(fā)文處理是指在機(jī)關(guān)內(nèi)部為制發(fā)公文進(jìn)行的擬制、處置與管理活動(dòng)。發(fā)文處理主要包括草擬、審核、簽發(fā)、復(fù)核、繕印、用印、登記、分發(fā)等程序。 擬稿又稱(chēng)撰寫(xiě)、起草，是公文形成的第一道環(huán)節(jié)，一般經(jīng)過(guò)準(zhǔn)備階段、寫(xiě)作階段和修改階段。擬稿人員，或者是秘書(shū)，或者是領(lǐng) 導(dǎo)同志自己親自動(dòng)筆。根據(jù)《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》第 25 條的規(guī)定，草擬公文應(yīng)當(dāng)注意以下幾點(diǎn)要求： （ 1）符合國(guó)家的法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定。如提出新的政策、規(guī)定等，要切實(shí)可行并加以說(shuō)明。 （ 2）情況確實(shí)，觀點(diǎn)明確，表達(dá)準(zhǔn)確，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，條理清楚，直述不曲，字詞規(guī)范，標(biāo)點(diǎn)正確，篇幅力求簡(jiǎn)短。 （ 3）公文的文種應(yīng)當(dāng)根據(jù)行文目的、發(fā)文機(jī)關(guān)的職權(quán)和與主送機(jī)關(guān)的行文關(guān)系確定。 （ 4）擬制緊急公文應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)緊急的原因，并根據(jù)實(shí)際需要確定緊急程度。 （ 5）人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確。引用公文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號(hào)。引用 外文應(yīng)當(dāng)注明中文涵義。日期應(yīng)當(dāng)寫(xiě)明具體的年、月、日。 （ 6）合理安排結(jié)構(gòu)層次序數(shù)。第一層為“一、”，第二層為“（一）”，第三層為“ 1.”，第四層為“（ 1）”。 （ 7）應(yīng)當(dāng)正確使用國(guó)家法定計(jì)量單位。 （ 8）文內(nèi)使用非規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)時(shí)，應(yīng)當(dāng)先用全稱(chēng)并注明簡(jiǎn)稱(chēng)。使用國(guó)際組織外文名或其縮寫(xiě)形式時(shí)，應(yīng)當(dāng)在第一次出現(xiàn)時(shí)注明準(zhǔn)確的中文譯名。 （ 9）公文中的數(shù)字，除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用詞、縮略詞、具有修辭色彩語(yǔ)句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。 會(huì)商是指公文內(nèi)容涉及有關(guān)機(jī)關(guān) （部門(mén)）的職權(quán)范圍，需征得其同意和配合時(shí)所進(jìn)行的協(xié)商活動(dòng)。會(huì)商由發(fā)文部門(mén)主動(dòng)組織，應(yīng)注意協(xié)商的對(duì)象齊全沒(méi)有遺漏，可采取“跑會(huì)”、“函會(huì)”以及召集會(huì)議等多種方式會(huì)商。如未就有關(guān)問(wèn)題取得一致意見(jiàn)，應(yīng)及時(shí)向上級(jí)機(jī)關(guān)反映，而不得擅自按照自己的意見(jiàn)對(duì)外行文。 審核又稱(chēng)核稿，指在擬定的公文文稿送交有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)或者會(huì)議討論之前，由部門(mén)負(fù)責(zé)人或有經(jīng)驗(yàn)的秘書(shū)對(duì)文稿所作的全面審核與修正。 審核的重點(diǎn)如下： （ 1）控制發(fā)文的數(shù)量，審核是否需要行文，發(fā)文的名義是否恰當(dāng)。 （ 2）控制發(fā)文的方向，檢查文種是否正確，有無(wú)多頭主 送、濫抄濫報(bào)、隨意越級(jí)行文的現(xiàn)象。 （ 3）審核文稿內(nèi)容是否符合法律、法規(guī)與方針政策；是否真實(shí)準(zhǔn)確、符合實(shí)際、界限清楚、前后一致、切實(shí)可行。 （ 4）語(yǔ)言表述是否準(zhǔn)確、簡(jiǎn)明、得體。是否符合語(yǔ)法、邏輯；人名、地名、時(shí)間、數(shù)字、引文是否準(zhǔn)確，標(biāo)點(diǎn)是否正確，字跡是否工整規(guī)范，字跡材料是否耐久等。 （ 5）文體、文件格式是否正確、規(guī)范；結(jié)構(gòu)是否齊全完整，是否層次清楚，詳略得當(dāng)。 （ 6）是否經(jīng)過(guò)會(huì)商或履行了必要的討論、審批手續(xù)。 簽發(fā)是指由機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人對(duì)發(fā)文稿批注核準(zhǔn)發(fā)出的意見(jiàn)并簽署姓名及日期的活動(dòng)。一般公文的文稿 ，一經(jīng)履行簽發(fā)手續(xù)即為定稿，具有正式文件的效用。 簽發(fā)具有嚴(yán)肅性和權(quán)威性，應(yīng)請(qǐng)注意以下幾點(diǎn)要求： （ 1）根據(jù)國(guó)家規(guī)定，以機(jī)關(guān)名義制發(fā)的公文，由機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)。其中內(nèi)容重要或涉及面廣的公文由主要負(fù)責(zé)人或主持工作的負(fù)責(zé)人簽發(fā)；有些公文可由主要負(fù)責(zé)人授權(quán)其他負(fù)責(zé)人代簽。以機(jī)關(guān)內(nèi)設(shè)部門(mén)名義發(fā)文時(shí)，由部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)。會(huì)議決議、會(huì)議紀(jì)要等，由會(huì)議主持人簽發(fā)。 （ 2）簽發(fā)人審閱后，認(rèn)為可以發(fā)布的公文，應(yīng)在“簽發(fā)欄”內(nèi)簽批“發(fā)”字并簽上姓名和時(shí)間，姓名要寫(xiě)全名，時(shí)間應(yīng)年月日俱全。如是代別人簽的，要標(biāo)注“代簽”或“代”等字樣 。 （ 3）聯(lián)合行文時(shí)，要做好會(huì)簽工作，讓各機(jī)關(guān)或部門(mén)負(fù)責(zé)人均履行簽發(fā)手續(xù)，不得有遺漏。 （ 4）根據(jù)簽發(fā)人的身份、地位及工作程序的不同，簽發(fā)可劃分為正簽、代簽、核簽、會(huì)簽幾種。正簽指簽發(fā)人在法定權(quán)限內(nèi)簽發(fā)公文；代簽是根據(jù)授權(quán)代替他人簽發(fā)公文；核簽（又稱(chēng)加簽）指上級(jí)負(fù)責(zé)人簽發(fā)下級(jí)機(jī)關(guān)或部門(mén)的重要公文；會(huì)簽指兩個(gè)或兩個(gè)以上機(jī)關(guān)聯(lián)合行文時(shí)，由各機(jī)關(guān)的負(fù)責(zé)人共同簽發(fā)公文。 注發(fā)是指在定稿形成后批注制發(fā)要求的活動(dòng)。其作用是使簽發(fā)意見(jiàn)進(jìn)一步具體化。 注發(fā)主要包括：一是明確文件的發(fā)送范圍、閱讀范圍，標(biāo)注文件的緊急 程度、保密等級(jí)，規(guī)定印刷份數(shù)、印刷和發(fā)出時(shí)限；二是明確公文的制作與發(fā)送方式；三是編制發(fā)文字號(hào)；四是進(jìn)行版式設(shè)計(jì)等。 繕印是指文稿的繕寫(xiě)與印刷。對(duì)付印前的文稿，要審查簽批手續(xù)、公文格式、時(shí)限與印刷數(shù)量要求、字跡材料、書(shū)寫(xiě)字跡等是否齊備、準(zhǔn)確和規(guī)范。在印刷過(guò)程中，要以定稿為基準(zhǔn)，對(duì)正本（或校樣）進(jìn)行文字、格式、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)、編排技術(shù)等全面的校對(duì)工作；對(duì)于繕印完畢的公文，要經(jīng)過(guò)復(fù)核后才能發(fā)出。 用印是指對(duì)將要發(fā)出的公文加蓋公章，這是公文生效的憑證和標(biāo)志。用印前要經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，原則上是以誰(shuí)的名義發(fā)布公 文就用誰(shuí)的印章，不能出現(xiàn)落款名與印章不同的情況。印章須由文書(shū)部門(mén)專(zhuān)人保管，用印時(shí)由其監(jiān)印，用畢迅速退回，并履行用印登記手續(xù)。印跡須清晰、端正，要“齊年蓋月”，即上不壓正文，下不壓日期。應(yīng)使用質(zhì)量較好的紅色印泥。 登記是指明確公文的具體發(fā)放范圍、閱讀范圍和級(jí)別，標(biāo)注密級(jí)和緊急程度，確定印制份數(shù)，標(biāo)明印刷和發(fā)出時(shí)間。明確公文的制作方式（繕寫(xiě)、印刷）與發(fā)送方式，賦予發(fā)文字號(hào)。 分發(fā)是指清點(diǎn)核對(duì)公文印數(shù)；根據(jù)主送、抄送機(jī)關(guān)分別封裝；正確填寫(xiě)封套封面，對(duì)于有密級(jí)的或急件，應(yīng)加蓋印戳；核對(duì)封面與封裝 公文一致后嚴(yán)密封緘；填寫(xiě)《發(fā)文登記簿》。完成上述工作后，要將準(zhǔn)備發(fā)出的公文交給對(duì)外發(fā)送人員，機(jī)要公文需交機(jī)要通訊員，雙方點(diǎn)清、交接并由接受者在《發(fā)文登記簿》上簽名，然后由他們負(fù)責(zé)送達(dá)。最后，把應(yīng)該歸檔的公文正本（有發(fā)文機(jī)關(guān)公章或有關(guān)負(fù)責(zé)人的簽署），一式兩份或三份連同定稿和有價(jià)值的修改稿一起立卷存檔。 （二）收文處理程序 收文辦理是指對(duì)來(lái)自本機(jī)關(guān)外部的公文所實(shí)施的處置與管理活動(dòng)。收文辦理主要環(huán)節(jié)包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、注辦、催辦等程序。 簽收是公文發(fā)送方與接收方的交接手續(xù)。公文發(fā) 送一般以信件形式套封送達(dá)。送出文件時(shí)，應(yīng)在公文送達(dá)簿上填寫(xiě)以下項(xiàng)目：發(fā)文單位、送達(dá)日期（月、日，急件需具體到時(shí)、分）、收件人（單位）、收文號(hào)、件數(shù)、密級(jí)等。收件人應(yīng)在公文送達(dá)簿上簽收。 簽收人應(yīng)首先核對(duì)收到的公文信件與公文送達(dá)簿上填寫(xiě)的內(nèi)容是否相同，如有差異，要弄清楚再簽收。絕密件、特急件要由指定的機(jī)要人員或行政機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人簽收、新啟。作為公文處理的第一步，簽收時(shí)應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：一是仔細(xì)查看收文單位名稱(chēng)，避免外單位的信件混在其中；二是核對(duì)收文日期，特別是簽收急件時(shí)，更要核實(shí)準(zhǔn)確，以便明確責(zé)任；三是注意信件與簽 收編號(hào)保持一致，以便做日后查詢的依據(jù)；四是簽收簿或有關(guān)單據(jù)要保存好，以備查詢時(shí)參考。 收文登記是公文進(jìn)入收文處理過(guò)程的重要環(huán)節(jié)。收到的公文經(jīng)過(guò)拆封、清點(diǎn)、分類(lèi)后，應(yīng)立即登記在《收文登記簿》上（用微機(jī)處理的公文也不例外）。登記的內(nèi)容包括：收文日期（月、日，急件需具體到時(shí)、分）、來(lái)文字號(hào)、收文號(hào)（即順序號(hào)）、來(lái)文單位、來(lái)文標(biāo)題、份數(shù)、密級(jí)、緊急程度、處理過(guò)程及結(jié)果等。還要在登記完畢文件首頁(yè)的固定位置（一般在右上方）蓋上本機(jī)關(guān)的收文印章。收文印章內(nèi)容有：機(jī)關(guān)名稱(chēng)、收文號(hào)和收文年、月、日三項(xiàng)。一份文件在《 收文登記簿》上和收文印章上的收文順序號(hào)、日期要一致，以方便日后查找。來(lái)文字號(hào)的登記，可以全登（包括機(jī)關(guān)代字、年份和序號(hào)），也可以只登序號(hào)。收文號(hào)為本機(jī)關(guān)收文登記的順序號(hào)，不應(yīng)漏號(hào)或重號(hào)。收文號(hào)須同時(shí)登記在文件加蓋的收文印章之內(nèi)。 來(lái)文登記注意的事項(xiàng)：一是隨到隨登，應(yīng)于收文當(dāng)日進(jìn)行登記，所以，收文日期應(yīng)是收到文件登記的日期，不要把公文的成文日期當(dāng)成收文日期；二是要準(zhǔn)確無(wú)誤，特別是防止隨意簡(jiǎn)化或省略，特別是使用計(jì)算機(jī)管理公文；三是幾個(gè)部門(mén)聯(lián)合發(fā)的公文，可只登記主要部門(mén)和聯(lián)合發(fā)文的機(jī)關(guān)數(shù)；四是對(duì)沒(méi)有標(biāo)題的來(lái)文，可 根據(jù)公文內(nèi)容自擬標(biāo)題，不應(yīng)只登記“通知”、“函”，這樣日后查找困難。對(duì)標(biāo)題太長(zhǎng)的，可做摘要式登記或使用主題詞。機(jī)密以上密級(jí)的公文，應(yīng)注明密級(jí)，保密期可不注。 審核是受文機(jī)關(guān)對(duì)公文內(nèi)容和處理進(jìn)行審核，決定是否接受辦理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。按規(guī)定，對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)上來(lái)的公文應(yīng)由文秘部門(mén)負(fù)責(zé)審核。 審核的重點(diǎn)有以下幾點(diǎn)：一是先審核來(lái)文是否應(yīng)由本機(jī)關(guān)辦理，對(duì)不應(yīng)由本機(jī)關(guān)辦理的公文要選出，待下一步做退辦件處理；二是審核來(lái)文是否符合行文規(guī)則，如發(fā)現(xiàn)有越級(jí)請(qǐng)示、一文多事、報(bào)告中夾帶請(qǐng)示內(nèi)容的，視為違背規(guī)則之處，要予以指正；三 是審核來(lái)文是否符合國(guó)家法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定，這項(xiàng)工作是審核中的重點(diǎn)和難點(diǎn)，應(yīng)十分謹(jǐn)慎，它要求審核者要有較高的思想、政策法規(guī)和業(yè)務(wù)素質(zhì)和對(duì)工作高度負(fù)責(zé)的精神；四是涉及其他部門(mén)和地區(qū)的事項(xiàng)是否經(jīng)過(guò)了協(xié)商和會(huì)簽；五是文種使用、公文格式是否規(guī)范。審核重點(diǎn)一般是“請(qǐng)示”、“意見(jiàn)”文種方面；格式上注意“簽發(fā)人”、“附注”等是否標(biāo)注齊全。 審核的結(jié)果是將收到的公文分為兩類(lèi)：一類(lèi)進(jìn)入下一個(gè)流轉(zhuǎn)程序 —— 擬辦；另一類(lèi)的出路 —— 退辦。對(duì)符合規(guī)定的公文，文秘部門(mén)應(yīng)及時(shí)提出擬辦意見(jiàn)送負(fù)責(zé)人批示或交有關(guān)部門(mén)辦理。對(duì)實(shí)行退辦的，要填 寫(xiě)《收文審核退辦單》并經(jīng)過(guò)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。退辦時(shí)，還應(yīng)附上退回的原因，以告知來(lái)文單位。 摘編是對(duì)重要公文在辦理前做的加工處理。文摘是公文內(nèi)容的摘要，應(yīng)該準(zhǔn)確地反映原文的精神，不遺漏重要內(nèi)容，不能做補(bǔ)充解釋或評(píng)論，力求簡(jiǎn)要而明確。 提要是公文的內(nèi)容提要，對(duì)公文內(nèi)容有簡(jiǎn)要介紹和評(píng)價(jià)，作用是向讀者概要提示公文內(nèi)容。編寫(xiě)提要是對(duì)內(nèi)容做出的分析和評(píng)價(jià)，要言之有據(jù)，客觀而準(zhǔn)確，篇幅簡(jiǎn)短。 綜述是針對(duì)某一問(wèn)題，對(duì)一段時(shí)間內(nèi)收到的有關(guān)公文進(jìn)行全面系統(tǒng)的歸納、整理、分析后編成的綜合材料。它一般不需要評(píng)論和建議，只是 客觀地綜合敘述各份公文中涉及的情況和問(wèn)題即可。 數(shù)據(jù)資料匯集是根據(jù)一定的需要和題目，對(duì)分散在多份公文中的有關(guān)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)資料加以匯編集合而成的系統(tǒng)材料。它的內(nèi)容可以是針對(duì)某一地區(qū)、系統(tǒng)、機(jī)關(guān)單位的全面情況，也可以是集中反映一個(gè)方面或一個(gè)具體問(wèn)題。有文章式、報(bào)表式等多種形式。 文摘、提要可以附在公文上供有關(guān)人員閱讀，還可刊登在《公文信》、《來(lái)文摘報(bào)》、《今日來(lái)文摘要》等刊物上。綜述、數(shù)據(jù)資料匯集一般是單獨(dú)成文，也可刊登在《信息快報(bào)》、《大事紀(jì)要》等刊物上。 擬辦是公文的處理人員在對(duì)公文認(rèn)真閱讀和分析之后 ，提出自己的見(jiàn)解和建設(shè)性意見(jiàn)，供領(lǐng)導(dǎo)人審核決策。具體內(nèi)容如下： （ 1）摘寫(xiě)“內(nèi)容提要”。 （ 2）提出具體的處理意見(jiàn)，也稱(chēng)辦文預(yù)案。 （ 3）傳閱。 批辦就是將公文批交承辦部門(mén)辦理。這是由法定責(zé)任者履行事務(wù)處置權(quán)的活動(dòng)，它規(guī)定了公文的具體處置辦法、程序、承辦原則和具體責(zé)任，對(duì)公文實(shí)現(xiàn)實(shí)質(zhì)性的落實(shí)、辦理具有決定性的影響。 對(duì)上級(jí)來(lái)文需要遵照辦理和長(zhǎng)期執(zhí)行的，要明確主辦部門(mén)，轉(zhuǎn)請(qǐng)辦理。需發(fā)文貫徹的，按發(fā)文程序運(yùn)轉(zhuǎn)。對(duì)不相隸屬單位及兄弟地區(qū)、單位來(lái)文，內(nèi)容涉及有關(guān)部門(mén)的，轉(zhuǎn)請(qǐng)有關(guān)部門(mén)按其職責(zé)閱批、辦理或辦復(fù) 。對(duì)下級(jí)的請(qǐng)示件需有關(guān)部門(mén)提出意見(jiàn)的，請(qǐng)主辦部門(mén)會(huì)同協(xié)辦部門(mén)研究辦理，并要限定返回辦理意見(jiàn)的時(shí)間。 批辦意見(jiàn)要明確，不能只閱不批。請(qǐng)承辦部門(mén)如何辦理，應(yīng)該有明確的意見(jiàn)。在批辦時(shí)，如果發(fā)現(xiàn)公文所涉及的問(wèn)題是自己無(wú)權(quán)或無(wú)力辦理的，要將批辦改為擬辦，實(shí)事求是地提出建設(shè)性意見(jiàn)，提供給上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)參考。 應(yīng)該注意的是，在公文送批時(shí)，文秘人員要嚴(yán)格按照程序辦理，先將公文送分管領(lǐng)導(dǎo)閱批，然后才能送主要領(lǐng)導(dǎo)者閱批。 公文批辦后到達(dá)承辦部門(mén)，即進(jìn)入了承辦程序。承辦部門(mén)收到交辦的公文后應(yīng)及時(shí)處理，不得延誤或推諉。緊急公文 應(yīng)按時(shí)要求辦理，確有困難的，要及時(shí)說(shuō)明情況。對(duì)不屬于本單位或不宜本單位辦理的，要及時(shí)退回交辦部門(mén)并說(shuō)明理由。承辦單位的文秘部門(mén)應(yīng)及時(shí)了解文件運(yùn)轉(zhuǎn)和辦理的情況并做好記錄。 由公文的承辦人在承辦公文的過(guò)程中，將承辦活動(dòng)中的情況記錄在《文件處理單》上，其主要內(nèi)容有：是否辦復(fù)，復(fù)文號(hào)和日期，召開(kāi)會(huì)議的名稱(chēng)和與會(huì)人員，決議和結(jié)果，電話聯(lián)系時(shí)受話人姓名和通話內(nèi)容，現(xiàn)場(chǎng)辦公的人員，解決問(wèn)題的方法和結(jié)果，主要閱卷人、簽注日期等。 催辦是對(duì)交辦公文的辦理情況進(jìn)行督促檢查，防止漏辦和延誤。公文處理必須建立嚴(yán) 格的催辦制度，執(zhí)行這項(xiàng)制度的是文秘部門(mén)。 催辦有以下幾種方式。一是電話催辦。也是最為常用的一種方式。二是發(fā)催辦函（單、件）。此時(shí)需要對(duì)方按要求填寫(xiě)催辦內(nèi)容。三是會(huì)議催辦。召開(kāi)專(zhuān)門(mén)會(huì)議催促和了解承辦方的辦理進(jìn)度及有關(guān)情況。對(duì)牽涉到諸多部門(mén)的事項(xiàng)，適宜采用會(huì)議催辦的方式。四是上門(mén)催辦。針對(duì)十分緊迫的重要事項(xiàng)，有關(guān)人員到承辦事項(xiàng)所在地現(xiàn)場(chǎng)催辦，這種方式較前幾種效果要好得多，但除非情況緊急時(shí)不宜過(guò)多使用上門(mén)催辦方式。 催辦中還要注意以下幾點(diǎn)：要建立科學(xué)的登記制度，有完備的催辦手續(xù)，將催辦的情況以“文件催辦單”等形式 記錄在案，作為催辦的依據(jù)和資料；注意信息反饋，驗(yàn)收辦畢公文，綜合反映承辦工作實(shí)際情況與結(jié)果，及時(shí)注銷(xiāo)已辦結(jié)的公文。 查辦是公文處理的管理機(jī)關(guān)或其他專(zhuān)門(mén)組織對(duì)一些重要公文實(shí)際執(zhí)行情況所進(jìn)行的核查協(xié)辦工作。查辦不僅監(jiān)控公文的承辦過(guò)程，還要重點(diǎn)管公文產(chǎn)生實(shí)效的全部過(guò)程。 查辦工作的過(guò)程一般為：確定查辦對(duì)象，決定對(duì)哪些公文的辦理結(jié)果進(jìn)行檢核；向有關(guān)部門(mén)布置查辦任