【導讀】基本管理制度匯編。二○○九年十二月

　　

【正文】 中標通知書、勘察合同、設(shè)計合同、施工合同、監(jiān)理合同、設(shè)備采購訂貨、承發(fā)包合同、協(xié)議書（原件 ）。 永久 建設(shè)項目列入年度計劃的批復文件或年度計劃表及申報文件（原件）。 永久 建設(shè)工程規(guī)劃許可證及總平面、坐標放線交接單；規(guī)劃設(shè)計條件通知書和申報的規(guī)劃設(shè)計條件（復印件）。 永久 施工許可證、投資許可證、審計證明、繳納綠化建設(shè)費等各種繳費證明。 永久 建設(shè)工程質(zhì)量 監(jiān)督書（質(zhì)監(jiān)站）。 永久 1竣工驗收報告及批復、工程質(zhì)量鑒定材料、竣工驗收備案表、環(huán)保、消防、衛(wèi)生、防疫等部門驗收意見書；管線成果表即竣工總平面圖（勘察院）。 永久 1工程結(jié)算書（原件）；監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細則；工程竣工驗收報告及批復、質(zhì)量評價意見報告（原件）。 永久 （三）音像檔案內(nèi)容包括： 建設(shè)項目開工前的地形、地貌，原有建筑物的舊貌的攝像資料。典型的、比較重要的建筑物的像片資料。 永久 基礎(chǔ)階段：基槽底部、地下室隱蔽前要布設(shè)攝測量三維標，進行攝影形成立體像對。 永 久 28 28 主體封頂階段：大型的混凝土梁、板、承重柱貼有標尺的攝像片。有代表性結(jié)構(gòu)標高（層）混凝土施工狀況的像片。主體封頂?shù)南衿? 永久 竣工階段：建筑物正面、側(cè)面全景、代表性標志的像片、攝像資料。 永久 質(zhì)量事故發(fā)生部位的位移、沉降、變形及處理的像片、攝像。 長期 （四）歸檔范圍還 應包括： 上級決議、批文、通知。 審批文件。 設(shè)計基礎(chǔ)文件。包括初步設(shè)計、技術(shù)設(shè)計、施工圖設(shè)計、總體規(guī)劃設(shè)計、設(shè)計鑒定、評價及審批材料。 合同文件。 驗收文件。 竣工圖及設(shè)計變更。 監(jiān)理公司與施工單位的竣工資料。 工程項目及設(shè)備招投標、評標、定標文件。 公司內(nèi)部審批的牽涉到項目工程的各種文件。 公司對外發(fā)出的牽涉到項目工程的各種文件。 1其他單位發(fā)至本公司的牽涉到項目工程的各種文件。 1各種有關(guān)項目工程的 會議紀要、請示報告、調(diào)查報告。 第四章 檔案資料的收集、發(fā)放和修改 第八條 技術(shù)資料和圖紙的接收 （一）所有技術(shù)資料、圖紙由工程部檔案管理員負責接收，接收時填寫接收登記表。 （二）文件組卷質(zhì)量要求 竣工圖按國家建設(shè)委員會編制的《基本建設(shè)工程竣工圖的幾項暫行規(guī)定》 [建發(fā)施字 50 號 ]（見附件）繪制。要做到圖物相符，竣工圖應準確、清楚、完整、規(guī)范、修改到位，真實反映工程建設(shè)項目竣工驗收時的實際情況。 不得用易褪色變質(zhì)的材料書寫、繪制。 29 29 竣工圖折疊成國際標準 A4圖幅（ 297 ㎜ 210㎜ ） 組卷 要遵循工程項目文件材料形成規(guī)律和成套性特點，保持卷內(nèi)文件的有機聯(lián)系，分類科學，組卷合理，符合檔案管理要求。 歸檔的案卷質(zhì)量符合 GB/T11822— 2020《科學技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》。 案卷和卷內(nèi)文件不重份。同一卷內(nèi)如有不同保管期限的文件，該卷保管期限從長。 設(shè)備隨機文件資料已裝訂并利于長期保存的，可保持原樣，不須重新裝訂。 外文資料應將題名、卷內(nèi)章節(jié)目錄譯成中文，與原文一起歸檔。 （二）工程部各專業(yè)工程師負責對接收的技術(shù)資料、圖紙進行審核，保證其技術(shù)資料、圖紙的準確性、系統(tǒng)性、完整性 。 （三）工程部總監(jiān)批準各項目工程師審核無誤的技術(shù)資料、圖紙。 （四）審核和批準都應簽字注明日期。 第九條 技術(shù)資料和圖紙的標識 （一）對工程部各專業(yè)工程師所發(fā)的技術(shù)資料，需工程部總監(jiān)及本人簽字方可發(fā)放。 （二）對歸檔供借閱的技術(shù)資料、圖紙應按類編號進行標識。 （三）對作廢的技術(shù)資料和圖紙要及時注銷，填寫注銷單。 第十條 技術(shù)資料和圖紙的發(fā)放 （一）由工程部檔案管理員負責按份數(shù)向施工單位、監(jiān)理單位等發(fā)放，填寫發(fā)放登記表，收件人簽字、注明日期。 （二）用于工程的技術(shù)資料和圖紙必須及時向施工單位、監(jiān)理單位發(fā) 放。原則上檔案管理員收到有關(guān)圖紙、工程變更等資料的當天就應向有關(guān)單位發(fā)放。最遲不得超過翌日。 第十一條 技術(shù)資料和圖紙的修改 （一）技術(shù)資料和圖紙的修改過程按《施工圖設(shè)計變更控制程序》進行。 （二）技術(shù)資料和圖紙修改的變更由工程部統(tǒng)一發(fā)放，發(fā)放程序按第九條規(guī)定進行控制。 第五章 檔案資料的歸檔、移交 第十二條 技術(shù)資料和圖紙的歸檔 （一）歸檔的范圍見第六條。 30 30 （二）參加工程竣工驗收，對工程資料進行認真審核，填寫審核意見，資料整改后方可竣工。 （三）對驗收不合格的工程檔案按《不合格品控制程序》處理。 第 十三條 工程檔案的管理 (一 )工程檔案分類標識、裝盒、編號入庫上架。 (二 )編寫工程檔案總目錄及分類目錄。 (三 )資料柜嚴禁煙火，做到“八防”，保持合適的溫濕度。 (四 )檔案柜由檔案管理員專人保管，防止其他人隨便翻閱。 (五 )工程檔案柜內(nèi)資料定期清點核對。 第十四條 工程檔案的驗收和移交 (一 )屬于進市城建檔案館的竣工檔案，應按成都市城建檔案館規(guī)定，在規(guī)劃驗收前進行驗收移交；不屬于進市城建檔案館的竣工檔案，從工程竣工驗收之日起三個月內(nèi)移交公司檔案室。 （二）檔案資料不完整、不準確、沒有編制竣工圖的，工程 主管部門不得批準驗收。未能通過驗收的，檔案驗收組須提供不予驗收的書面報告。 （三） 檔案資料移交時應明確移交的內(nèi)容、案卷數(shù)量、圖紙張數(shù)等，并有完備的清點、簽字交接手續(xù)。然后由建設(shè)單位向有關(guān)檔案部門歸檔。 （四）屬于進市城建檔案館的工程竣工檔案，要求做到一式三套，原件交市城建檔案館，其它兩套交建設(shè)和使用單位歸檔。 （五）移交城建檔案館的檔案資料應齊全、完整、準確、系統(tǒng)；嚴格按照成都市《城建檔案的組卷整理、移交要求》完成檔案組卷工作和移交手續(xù)。移交書應填寫真實，各種簽字蓋章完備。原件嚴禁用復印、復寫及易褪色的墨水 編制和書寫。 第十五條 技術(shù)資料和圖紙的借閱 (一 )本單位工作人員借閱時需填寫借閱登記表。 (二 )外單位人員借閱需憑借介紹信經(jīng)主管領(lǐng)導批準方可在現(xiàn)場查閱。 (三 )原則上不對外借出資料。 (四 )借閱的圖紙和技術(shù)資料不得損壞、涂改、轉(zhuǎn)借、更不得丟失。 31 31 (五 )檔案如有丟失、損壞或泄密，要視情節(jié)的嚴重性依法追究責任。 (六 )調(diào)離本單位的員工必須清理移交檔案文件后方可辦理調(diào)離手續(xù)。 第十六條 技術(shù)資料和圖紙的作廢與注銷 (一 )對失效或作廢的技術(shù)資料和圖紙，由各專業(yè)工程師確認后報檔案管理員，蓋作廢章。如有相關(guān)替代文 件，須注明替代文件編號。作廢文件須繼續(xù)保存。 (二 )檔案管理員定期清點已作廢的文件。覺得確無必要保存的文件，填寫《技術(shù)資料和圖紙注銷單》報工程部總監(jiān)，并經(jīng)分管領(lǐng)導批準，方可注銷。原則上本項目暫不考慮檔案注銷。 第十七條 工程檔案的移交 (一 )屬于進市城建檔案館的竣工檔案，應按成都市城建檔案館規(guī)定，在規(guī)劃驗收前進行驗收移交；不屬于進是城建檔案館的竣工檔案，從工程竣工驗收之日起三個月內(nèi)移交完畢。 (二 )屬于進市城建檔案館的工程竣工檔案，要求做到一式三套，原件交市城建檔案館，其它兩套交建設(shè)和使用單位。 (三 )歸檔的城建檔案應齊全、完整、準確、系統(tǒng)；各種簽證手續(xù)完備，字跡清晰；原件嚴禁用復印、復寫及易褪色的墨水編制和書寫。城建檔案的組卷原則上按所屬類別和專業(yè)進行，嚴格按照成都市《城建檔案的組卷整理、移交要求》辦理。 (四 )整理好的工程竣工檔案，由建設(shè)單位向城建檔案管理部門移交。移交書應填寫真實，各種簽字蓋章完備。 第六章 獎勵與處罰 第十八條 凡公司工程項目檔案資料達到齊全完整、準確、整理規(guī)范、歸檔及時、驗收合格、方便利用的應對工程管理部門負責人和有關(guān)檔案人員給予表揚或物資鼓勵。 第十九條 凡工程檔案 未通過驗收的，應追究工程管理部門負責人和有關(guān)檔案人員的責任，具體情況予以通報批評或處罰。 第二十條 凡對工程檔案資料造成損毀、丟失或據(jù)為己有的，應按檔案法第 24 條追究起法律責任。 32 32 第七章 附則 第二十一條 本制度由公司總經(jīng)理辦公室負責解釋。 第二十二條 本制度自發(fā)布之日起施行。 33 33 附件 3 音像檔案管理辦法 一、 總 則 為加強公司的音像檔案管理，特制定本辦法。 （一） 公司的音像檔案是指公司各部門或個人在社會實踐活動中形成的對國家、 社會和公司有保存價值的錄音、錄像、照片、影片等輔以文字說明的歷史記錄。 （二） 音像檔案一般由錄音帶、錄像帶、攝像帶、刻錄盤、照片（含底片）等及其文字說明兩部分組成。 （三） 音像檔案是本公司財產(chǎn)的組成部分，必須由檔案室實行集中統(tǒng)一管理。 二、 音像檔案資料的收集 （一） 收集范圍 各級領(lǐng)導人和著名人物參加的與本公司有關(guān)的重大活動的音像資料； 涉 及本公司權(quán)益的音像資料； 其他具有保存價值的音像資料。 三、 收集時間 音像檔案資料應在形成后一個月內(nèi)歸檔。如有特殊情況可以適當延長歸檔時間。 四、 收集要求 （一） 錄音帶、錄像帶、攝像帶、照片（含底片）和文字說明要收集齊全，按時向檔案室移交，建立音像檔案保管措施。歸檔時應接收原版、原件，特殊情況下可接收復制件；音像資料的內(nèi)容要真實，底片、原件與影像、復制品要相符。 （二） 檔案室有責任 隨時征集重要音像資料；公司各部門或個人應按要求及時向檔案室移交業(yè)務(wù)活動中形成的音像資料。 34 34 五、 音像檔案的整理 （一） 音像檔案的整理，包括分類、組合、排列和編目，使其有序化、系統(tǒng)化，便于保管和利用。 （二） （三） 分類、編號 照片檔案按年代、問題分類。同一類照片按時間順序編號，同時填寫其底片或刻錄盤號。底片、刻錄盤在全宗內(nèi)編流水號。格式：分類號 — 流水號。 錄音帶、錄像帶、攝像帶、刻錄盤等按年度 — 問 題分類，按內(nèi)容編流水號。同一內(nèi)容分錄幾盤的應視為一個案卷，編一個案卷號，然后每盤再依次編排序號。 （四） 保管期限：視其內(nèi)容的重要程度、時間、名稱、可靠程度、有效性等因素，劃定保管期限。 （五） 文字說明的編寫 文字說明基本內(nèi)容包括事由、時間、地點、人物、背景、作者（攝錄者）等。 編寫文字說明的要求： （ 1） 準確揭示檔案材料的內(nèi)容，概括其反映的全部信息，標注項目正確齊全； （ 2） 照片的自然張（內(nèi)容相近的亦可以若干張）要編寫文字說明。錄音帶、錄像帶、刻錄盤、 攝像帶按案卷編寫案卷文字說明。一組音像資料聯(lián)系密切的應加文字說明； （ 3） 文字簡潔、語言通順； （ 4） 時間用阿拉伯數(shù)字表示。 （六） 編制格式 照片編制采用橫寫格式。其格式為照片 /底片號 文字說明 參見號 攝制時間 攝制者。 錄音帶、錄像帶、刻錄盤、攝像帶的編制格式：在盒套上置標注頁，參照上述要求逐項填寫。 （七） 將具有共同主題內(nèi)容的若干份音像資料組成案卷，集中編放。 卷內(nèi)目錄：照片、底片以自然張 為單元填寫卷內(nèi)目錄；錄音、錄像帶、攝像帶、刻錄盤以盒為單元填寫卷內(nèi)目錄。 35 35 六、 音像檔案的保管 （一） 音像檔案入庫前要進行檢查，對已被污損的，要進行必要的技術(shù)處理。 （二） 底片冊、錄音帶、錄像帶、攝像帶、刻錄盤應立放，磁帶存放不得