【導(dǎo)讀】基本管理制度匯編。二○○九年十二月

　　

【正文】 中標(biāo)通知書、勘察合同、設(shè)計(jì)合同、施工合同、監(jiān)理合同、設(shè)備采購訂貨、承發(fā)包合同、協(xié)議書（原件 ）。 永久 建設(shè)項(xiàng)目列入年度計(jì)劃的批復(fù)文件或年度計(jì)劃表及申報(bào)文件（原件）。 永久 建設(shè)工程規(guī)劃許可證及總平面、坐標(biāo)放線交接單；規(guī)劃設(shè)計(jì)條件通知書和申報(bào)的規(guī)劃設(shè)計(jì)條件（復(fù)印件）。 永久 施工許可證、投資許可證、審計(jì)證明、繳納綠化建設(shè)費(fèi)等各種繳費(fèi)證明。 永久 建設(shè)工程質(zhì)量 監(jiān)督書（質(zhì)監(jiān)站）。 永久 1竣工驗(yàn)收報(bào)告及批復(fù)、工程質(zhì)量鑒定材料、竣工驗(yàn)收備案表、環(huán)保、消防、衛(wèi)生、防疫等部門驗(yàn)收意見書；管線成果表即竣工總平面圖（勘察院）。 永久 1工程結(jié)算書（原件）；監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則；工程竣工驗(yàn)收報(bào)告及批復(fù)、質(zhì)量評價(jià)意見報(bào)告（原件）。 永久 （三）音像檔案內(nèi)容包括： 建設(shè)項(xiàng)目開工前的地形、地貌，原有建筑物的舊貌的攝像資料。典型的、比較重要的建筑物的像片資料。 永久 基礎(chǔ)階段：基槽底部、地下室隱蔽前要布設(shè)攝測量三維標(biāo)，進(jìn)行攝影形成立體像對。 永 久 28 28 主體封頂階段：大型的混凝土梁、板、承重柱貼有標(biāo)尺的攝像片。有代表性結(jié)構(gòu)標(biāo)高（層）混凝土施工狀況的像片。主體封頂?shù)南衿? 永久 竣工階段：建筑物正面、側(cè)面全景、代表性標(biāo)志的像片、攝像資料。 永久 質(zhì)量事故發(fā)生部位的位移、沉降、變形及處理的像片、攝像。 長期 （四）歸檔范圍還 應(yīng)包括： 上級決議、批文、通知。 審批文件。 設(shè)計(jì)基礎(chǔ)文件。包括初步設(shè)計(jì)、技術(shù)設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)、總體規(guī)劃設(shè)計(jì)、設(shè)計(jì)鑒定、評價(jià)及審批材料。 合同文件。 驗(yàn)收文件。 竣工圖及設(shè)計(jì)變更。 監(jiān)理公司與施工單位的竣工資料。 工程項(xiàng)目及設(shè)備招投標(biāo)、評標(biāo)、定標(biāo)文件。 公司內(nèi)部審批的牽涉到項(xiàng)目工程的各種文件。 公司對外發(fā)出的牽涉到項(xiàng)目工程的各種文件。 1其他單位發(fā)至本公司的牽涉到項(xiàng)目工程的各種文件。 1各種有關(guān)項(xiàng)目工程的 會議紀(jì)要、請示報(bào)告、調(diào)查報(bào)告。 第四章 檔案資料的收集、發(fā)放和修改 第八條 技術(shù)資料和圖紙的接收 （一）所有技術(shù)資料、圖紙由工程部檔案管理員負(fù)責(zé)接收，接收時(shí)填寫接收登記表。 （二）文件組卷質(zhì)量要求 竣工圖按國家建設(shè)委員會編制的《基本建設(shè)工程竣工圖的幾項(xiàng)暫行規(guī)定》 [建發(fā)施字 50 號 ]（見附件）繪制。要做到圖物相符，竣工圖應(yīng)準(zhǔn)確、清楚、完整、規(guī)范、修改到位，真實(shí)反映工程建設(shè)項(xiàng)目竣工驗(yàn)收時(shí)的實(shí)際情況。 不得用易褪色變質(zhì)的材料書寫、繪制。 29 29 竣工圖折疊成國際標(biāo)準(zhǔn) A4圖幅（ 297 ㎜ 210㎜ ） 組卷 要遵循工程項(xiàng)目文件材料形成規(guī)律和成套性特點(diǎn)，保持卷內(nèi)文件的有機(jī)聯(lián)系，分類科學(xué)，組卷合理，符合檔案管理要求。 歸檔的案卷質(zhì)量符合 GB/T11822— 2020《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》。 案卷和卷內(nèi)文件不重份。同一卷內(nèi)如有不同保管期限的文件，該卷保管期限從長。 設(shè)備隨機(jī)文件資料已裝訂并利于長期保存的，可保持原樣，不須重新裝訂。 外文資料應(yīng)將題名、卷內(nèi)章節(jié)目錄譯成中文，與原文一起歸檔。 （二）工程部各專業(yè)工程師負(fù)責(zé)對接收的技術(shù)資料、圖紙進(jìn)行審核，保證其技術(shù)資料、圖紙的準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性、完整性 。 （三）工程部總監(jiān)批準(zhǔn)各項(xiàng)目工程師審核無誤的技術(shù)資料、圖紙。 （四）審核和批準(zhǔn)都應(yīng)簽字注明日期。 第九條 技術(shù)資料和圖紙的標(biāo)識 （一）對工程部各專業(yè)工程師所發(fā)的技術(shù)資料，需工程部總監(jiān)及本人簽字方可發(fā)放。 （二）對歸檔供借閱的技術(shù)資料、圖紙應(yīng)按類編號進(jìn)行標(biāo)識。 （三）對作廢的技術(shù)資料和圖紙要及時(shí)注銷，填寫注銷單。 第十條 技術(shù)資料和圖紙的發(fā)放 （一）由工程部檔案管理員負(fù)責(zé)按份數(shù)向施工單位、監(jiān)理單位等發(fā)放，填寫發(fā)放登記表，收件人簽字、注明日期。 （二）用于工程的技術(shù)資料和圖紙必須及時(shí)向施工單位、監(jiān)理單位發(fā) 放。原則上檔案管理員收到有關(guān)圖紙、工程變更等資料的當(dāng)天就應(yīng)向有關(guān)單位發(fā)放。最遲不得超過翌日。 第十一條 技術(shù)資料和圖紙的修改 （一）技術(shù)資料和圖紙的修改過程按《施工圖設(shè)計(jì)變更控制程序》進(jìn)行。 （二）技術(shù)資料和圖紙修改的變更由工程部統(tǒng)一發(fā)放，發(fā)放程序按第九條規(guī)定進(jìn)行控制。 第五章 檔案資料的歸檔、移交 第十二條 技術(shù)資料和圖紙的歸檔 （一）歸檔的范圍見第六條。 30 30 （二）參加工程竣工驗(yàn)收，對工程資料進(jìn)行認(rèn)真審核，填寫審核意見，資料整改后方可竣工。 （三）對驗(yàn)收不合格的工程檔案按《不合格品控制程序》處理。 第 十三條 工程檔案的管理 (一 )工程檔案分類標(biāo)識、裝盒、編號入庫上架。 (二 )編寫工程檔案總目錄及分類目錄。 (三 )資料柜嚴(yán)禁煙火，做到“八防”，保持合適的溫濕度。 (四 )檔案柜由檔案管理員專人保管，防止其他人隨便翻閱。 (五 )工程檔案柜內(nèi)資料定期清點(diǎn)核對。 第十四條 工程檔案的驗(yàn)收和移交 (一 )屬于進(jìn)市城建檔案館的竣工檔案，應(yīng)按成都市城建檔案館規(guī)定，在規(guī)劃驗(yàn)收前進(jìn)行驗(yàn)收移交；不屬于進(jìn)市城建檔案館的竣工檔案，從工程竣工驗(yàn)收之日起三個(gè)月內(nèi)移交公司檔案室。 （二）檔案資料不完整、不準(zhǔn)確、沒有編制竣工圖的，工程 主管部門不得批準(zhǔn)驗(yàn)收。未能通過驗(yàn)收的，檔案驗(yàn)收組須提供不予驗(yàn)收的書面報(bào)告。 （三） 檔案資料移交時(shí)應(yīng)明確移交的內(nèi)容、案卷數(shù)量、圖紙張數(shù)等，并有完備的清點(diǎn)、簽字交接手續(xù)。然后由建設(shè)單位向有關(guān)檔案部門歸檔。 （四）屬于進(jìn)市城建檔案館的工程竣工檔案，要求做到一式三套，原件交市城建檔案館，其它兩套交建設(shè)和使用單位歸檔。 （五）移交城建檔案館的檔案資料應(yīng)齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)；嚴(yán)格按照成都市《城建檔案的組卷整理、移交要求》完成檔案組卷工作和移交手續(xù)。移交書應(yīng)填寫真實(shí)，各種簽字蓋章完備。原件嚴(yán)禁用復(fù)印、復(fù)寫及易褪色的墨水 編制和書寫。 第十五條 技術(shù)資料和圖紙的借閱 (一 )本單位工作人員借閱時(shí)需填寫借閱登記表。 (二 )外單位人員借閱需憑借介紹信經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可在現(xiàn)場查閱。 (三 )原則上不對外借出資料。 (四 )借閱的圖紙和技術(shù)資料不得損壞、涂改、轉(zhuǎn)借、更不得丟失。 31 31 (五 )檔案如有丟失、損壞或泄密，要視情節(jié)的嚴(yán)重性依法追究責(zé)任。 (六 )調(diào)離本單位的員工必須清理移交檔案文件后方可辦理調(diào)離手續(xù)。 第十六條 技術(shù)資料和圖紙的作廢與注銷 (一 )對失效或作廢的技術(shù)資料和圖紙，由各專業(yè)工程師確認(rèn)后報(bào)檔案管理員，蓋作廢章。如有相關(guān)替代文 件，須注明替代文件編號。作廢文件須繼續(xù)保存。 (二 )檔案管理員定期清點(diǎn)已作廢的文件。覺得確無必要保存的文件，填寫《技術(shù)資料和圖紙注銷單》報(bào)工程部總監(jiān)，并經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，方可注銷。原則上本項(xiàng)目暫不考慮檔案注銷。 第十七條 工程檔案的移交 (一 )屬于進(jìn)市城建檔案館的竣工檔案，應(yīng)按成都市城建檔案館規(guī)定，在規(guī)劃驗(yàn)收前進(jìn)行驗(yàn)收移交；不屬于進(jìn)是城建檔案館的竣工檔案，從工程竣工驗(yàn)收之日起三個(gè)月內(nèi)移交完畢。 (二 )屬于進(jìn)市城建檔案館的工程竣工檔案，要求做到一式三套，原件交市城建檔案館，其它兩套交建設(shè)和使用單位。 (三 )歸檔的城建檔案應(yīng)齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)；各種簽證手續(xù)完備，字跡清晰；原件嚴(yán)禁用復(fù)印、復(fù)寫及易褪色的墨水編制和書寫。城建檔案的組卷原則上按所屬類別和專業(yè)進(jìn)行，嚴(yán)格按照成都市《城建檔案的組卷整理、移交要求》辦理。 (四 )整理好的工程竣工檔案，由建設(shè)單位向城建檔案管理部門移交。移交書應(yīng)填寫真實(shí)，各種簽字蓋章完備。 第六章 獎(jiǎng)勵(lì)與處罰 第十八條 凡公司工程項(xiàng)目檔案資料達(dá)到齊全完整、準(zhǔn)確、整理規(guī)范、歸檔及時(shí)、驗(yàn)收合格、方便利用的應(yīng)對工程管理部門負(fù)責(zé)人和有關(guān)檔案人員給予表揚(yáng)或物資鼓勵(lì)。 第十九條 凡工程檔案 未通過驗(yàn)收的，應(yīng)追究工程管理部門負(fù)責(zé)人和有關(guān)檔案人員的責(zé)任，具體情況予以通報(bào)批評或處罰。 第二十條 凡對工程檔案資料造成損毀、丟失或據(jù)為己有的，應(yīng)按檔案法第 24 條追究起法律責(zé)任。 32 32 第七章 附則 第二十一條 本制度由公司總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)解釋。 第二十二條 本制度自發(fā)布之日起施行。 33 33 附件 3 音像檔案管理辦法 一、 總 則 為加強(qiáng)公司的音像檔案管理，特制定本辦法。 （一） 公司的音像檔案是指公司各部門或個(gè)人在社會實(shí)踐活動中形成的對國家、 社會和公司有保存價(jià)值的錄音、錄像、照片、影片等輔以文字說明的歷史記錄。 （二） 音像檔案一般由錄音帶、錄像帶、攝像帶、刻錄盤、照片（含底片）等及其文字說明兩部分組成。 （三） 音像檔案是本公司財(cái)產(chǎn)的組成部分，必須由檔案室實(shí)行集中統(tǒng)一管理。 二、 音像檔案資料的收集 （一） 收集范圍 各級領(lǐng)導(dǎo)人和著名人物參加的與本公司有關(guān)的重大活動的音像資料； 涉 及本公司權(quán)益的音像資料； 其他具有保存價(jià)值的音像資料。 三、 收集時(shí)間 音像檔案資料應(yīng)在形成后一個(gè)月內(nèi)歸檔。如有特殊情況可以適當(dāng)延長歸檔時(shí)間。 四、 收集要求 （一） 錄音帶、錄像帶、攝像帶、照片（含底片）和文字說明要收集齊全，按時(shí)向檔案室移交，建立音像檔案保管措施。歸檔時(shí)應(yīng)接收原版、原件，特殊情況下可接收復(fù)制件；音像資料的內(nèi)容要真實(shí)，底片、原件與影像、復(fù)制品要相符。 （二） 檔案室有責(zé)任 隨時(shí)征集重要音像資料；公司各部門或個(gè)人應(yīng)按要求及時(shí)向檔案室移交業(yè)務(wù)活動中形成的音像資料。 34 34 五、 音像檔案的整理 （一） 音像檔案的整理，包括分類、組合、排列和編目，使其有序化、系統(tǒng)化，便于保管和利用。 （二） （三） 分類、編號 照片檔案按年代、問題分類。同一類照片按時(shí)間順序編號，同時(shí)填寫其底片或刻錄盤號。底片、刻錄盤在全宗內(nèi)編流水號。格式：分類號 — 流水號。 錄音帶、錄像帶、攝像帶、刻錄盤等按年度 — 問 題分類，按內(nèi)容編流水號。同一內(nèi)容分錄幾盤的應(yīng)視為一個(gè)案卷，編一個(gè)案卷號，然后每盤再依次編排序號。 （四） 保管期限：視其內(nèi)容的重要程度、時(shí)間、名稱、可靠程度、有效性等因素，劃定保管期限。 （五） 文字說明的編寫 文字說明基本內(nèi)容包括事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、作者（攝錄者）等。 編寫文字說明的要求： （ 1） 準(zhǔn)確揭示檔案材料的內(nèi)容，概括其反映的全部信息，標(biāo)注項(xiàng)目正確齊全； （ 2） 照片的自然張（內(nèi)容相近的亦可以若干張）要編寫文字說明。錄音帶、錄像帶、刻錄盤、 攝像帶按案卷編寫案卷文字說明。一組音像資料聯(lián)系密切的應(yīng)加文字說明； （ 3） 文字簡潔、語言通順； （ 4） 時(shí)間用阿拉伯?dāng)?shù)字表示。 （六） 編制格式 照片編制采用橫寫格式。其格式為照片 /底片號 文字說明 參見號 攝制時(shí)間 攝制者。 錄音帶、錄像帶、刻錄盤、攝像帶的編制格式：在盒套上置標(biāo)注頁，參照上述要求逐項(xiàng)填寫。 （七） 將具有共同主題內(nèi)容的若干份音像資料組成案卷，集中編放。 卷內(nèi)目錄：照片、底片以自然張 為單元填寫卷內(nèi)目錄；錄音、錄像帶、攝像帶、刻錄盤以盒為單元填寫卷內(nèi)目錄。 35 35 六、 音像檔案的保管 （一） 音像檔案入庫前要進(jìn)行檢查，對已被污損的，要進(jìn)行必要的技術(shù)處理。 （二） 底片冊、錄音帶、錄像帶、攝像帶、刻錄盤應(yīng)立放，磁帶存放不得