文書(shū)與檔案管理基礎(chǔ)練習(xí)(含答案)第三章文書(shū)處理-資料下載頁(yè)
2025-09-02 09:21本頁(yè)面
【導(dǎo)讀】1．行文關(guān)系、行文方式和行文規(guī)則合稱為行文制度。2．正確地執(zhí)行行文制度，可以避免行文混亂，防止“文山會(huì)?！?，提高工作效率。文規(guī)則，并進(jìn)一步保證機(jī)關(guān)文件的效力和提高機(jī)關(guān)工作效率。6．行文關(guān)系包括上行關(guān)系、下行關(guān)系、平行關(guān)系三種。7．平行關(guān)系，是指平行機(jī)關(guān)之間或不相隸屬機(jī)關(guān)之間的行文關(guān)系。個(gè)共同上級(jí)主管機(jī)關(guān)管理的機(jī)關(guān)單位的總稱。12．越級(jí)上行文就是下級(jí)越過(guò)自己的直屬上級(jí)特殊向更高的上級(jí)行文。能在迅速情況下采用。件，及時(shí)領(lǐng)會(huì)和貫徹文件精神，可以節(jié)省傳遞手續(xù)，提高時(shí)效，較快地解決問(wèn)題。15．機(jī)關(guān)單位的行文關(guān)系，根據(jù)各自的隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定。20．簽收的目的是明確交接雙方的責(zé)任，保證文書(shū)運(yùn)行的安全。22．登記的目的是便于對(duì)收文數(shù)量進(jìn)行統(tǒng)計(jì)以及以后的查找利用。27．在傳閱文件時(shí)，一定要嚴(yán)格按照規(guī)定范圍和領(lǐng)導(dǎo)批辦范圍組織傳閱。示的工作等進(jìn)行具體處理。38．文稿經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)即成定稿，可以據(jù)此生效。
【正文】 行。 傳閱文件最突出的要求，就是一個(gè)“快”字。文件開(kāi)始傳閱后，文書(shū)人員要及時(shí)了解 和掌握文件的運(yùn)行情況，盡可能不使文件在閱讀者手中積壓，力求以最快的速度完成傳閱 過(guò)程。 （ 4）傳閱文件，要建立必要的傳閱手續(xù)和制度。 要隨文件附上傳閱登記單，閱文人員閱后要簽署姓名和寫明時(shí)間，不要只畫(huà)圈了事， 以免發(fā)生漏閱和責(zé)任不清等情況。 3．怎樣理解文書(shū)處理的基本原則？ 答：根據(jù) 2020 年 1 月 1 日起施行的《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》的規(guī)定，文書(shū)處理 的基本原則應(yīng)為：實(shí)事求是，精簡(jiǎn)、高效，安全保密。 （ 1）實(shí)事求是。 ① 加強(qiáng)調(diào)查研究，掌握全面而真實(shí)的情況。這是撰制公文的事實(shí)依據(jù)，處理公文的基 礎(chǔ)和前提。任何虛假偽飾和片面性，都會(huì)失去公文的效用。 ② 有的放矢，切實(shí)解決問(wèn)題。任何公文的撰制和處理，要針對(duì)實(shí)際問(wèn)題，實(shí)事求是地 提出意見(jiàn)、措施和辦法，增強(qiáng)公文的指導(dǎo)性和現(xiàn)實(shí)針對(duì)性，切忌空泛和不著邊際的空文。 ③ 公文的材料及有關(guān)出處要確鑿可靠。有關(guān)單位和人名、時(shí)間、地點(diǎn) 、事例與數(shù)據(jù)、 成績(jī)與缺點(diǎn)，都要有案可查，有證可對(duì)，經(jīng)得起核實(shí)；各種信息資料，包括宏觀信息與微 觀信息、上級(jí)信息與單位內(nèi)信息、社會(huì)信息與國(guó)際信息以及兄弟單位信息，都要來(lái)源可靠， 言必有據(jù)。否則，材料與有關(guān)信息不準(zhǔn)確、不可靠，就會(huì)造成工作的失誤。 10 （ 2）精簡(jiǎn)、高效。精簡(jiǎn)、優(yōu)質(zhì)、改進(jìn)文風(fēng)，是公文處理的又一項(xiàng)重要原則。 任何公文的處理，都要注意質(zhì)量，控制發(fā)文量，有的放矢地解決問(wèn)題。反對(duì)華而不實(shí)、 空話連篇的不良文風(fēng)，反對(duì)官僚主義、形式主義和文牘主義。精簡(jiǎn)，還指制發(fā)的公文文字精練，言簡(jiǎn)意明，邏輯嚴(yán)密，條理清楚，文 理通順?？朔倭抛黠L(fēng)，提高工作效率，是時(shí) 代的要求。公文是機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位依法進(jìn)行行政和公務(wù)活動(dòng)的重要工具，公文具有的特 定效用是有時(shí)間性的，超過(guò)一定的時(shí)限，公文就失去效用。因此，文書(shū)處理必須遵循高效 的原則，掌握公文的時(shí)效性，及時(shí)辦理公文，提高工作效率。 （ 3）安全保密。 這是整個(gè)文書(shū)處理過(guò)程中都要高度注意的問(wèn)題，既要確保不丟失、不損壞，也要避免 因空氣溫度不合標(biāo)準(zhǔn)造成的對(duì)公文保存壽命的影響，更要注意新的條件下的保密工作?，F(xiàn) 在公文處理中復(fù)印件很多，要嚴(yán)格按正式文件管理。每個(gè)文秘人員都要嚴(yán)格遵守公文管理 的保密規(guī)定，做到不泄密、不失密。安全和保密是相互關(guān)聯(lián)的，只有嚴(yán)守黨和國(guó)家的機(jī)密， 認(rèn)真貫徹《保密法》和有關(guān)保密法規(guī)，才能保證公文的絕對(duì)安全。 4．你認(rèn)為辦公室文員應(yīng)在哪些方面做好日常的文書(shū)管理工作？ 答：（ 1）健全收、發(fā)文件登記制度。 要根據(jù)收、發(fā)文件的來(lái)源、內(nèi)容及發(fā)出報(bào)道的渠道，合理地編排收、發(fā)文件字號(hào)。利 用文件登記冊(cè)，建立起文件收進(jìn)運(yùn)轉(zhuǎn)處理及發(fā)出的完整記錄，使之有據(jù)可查，有利于核對(duì) 與保護(hù)文件。 （ 2）健全文件傳閱制度。 在組織文件傳閱工作中，要合理安排、靈活調(diào)度。對(duì)于閱辦件，根據(jù)文件的不同內(nèi) 容 和急緩程度，按照“先辦事后閱知、先主辦后協(xié)辦”的原則，按擬辦意見(jiàn)先送主管領(lǐng)導(dǎo)， 后送承辦部門。如主管領(lǐng)導(dǎo)外出，應(yīng)直接送承辦部門，使文件能得到及時(shí)處理。 （ 3）健全文件閱退檢查核對(duì)制度。 具體做法是在領(lǐng)導(dǎo)閱畢或部門辦文完畢退還文件時(shí)，根據(jù)登記字號(hào)，檢查核對(duì)。如領(lǐng) 導(dǎo)有指示意見(jiàn)時(shí)，則按領(lǐng)導(dǎo)指示處理；如領(lǐng)導(dǎo)需短期留用的，就辦理借文手續(xù)；如承辦部 門退還的文件沒(méi)有簽署結(jié)果的，就要求承辦部門補(bǔ)簽，以維護(hù)文件的齊全與憑 證性。 （ 4）健全文件借閱及催退制度。 凡需帶出保密室或閱文室使用的文件，都要辦理借文手續(xù) ，定期歸還。如需長(zhǎng)期留用， 一般只借出重份文件或文件復(fù)印件，原件保存。對(duì)借出的文件要定期催退，對(duì)辦文的承辦 部門要催辦。同時(shí)要求承辦部門將辦理完畢的文件及時(shí)清退。不得將文件長(zhǎng)期保存在各個(gè) 部門，更不允許文件長(zhǎng)期滯留在個(gè)人手中。 （ 5）健全文件的歸口制度。 這樣，可以杜絕有關(guān)人員截留參加會(huì)議帶回來(lái)的文件或外單位寄到本部門的文件的現(xiàn) 象，使文件的現(xiàn)行效用得到及時(shí)而全面的發(fā)揮，保證日后檔案的完整。 （ 6）健全文件保密制度。 在秘密文件的收發(fā)處理工作中，一定要堅(jiān)持保密原則，嚴(yán)格按照文件自身的保密要求 和閱知范圍 辦事。該發(fā)的文件一份不少發(fā)，不該發(fā)的文件一份不多發(fā)；該閱知的不少讓一 人閱知，不該閱知的不多讓一人閱知。 5．新型的非紙質(zhì)文書(shū)檔案主要有哪些種類？如何做好新型載體文書(shū)檔案的保管與防護(hù) 工作？ 答：新型的非紙質(zhì)文書(shū)檔案主要有照片檔案、磁性載體檔案和光盤文書(shū)檔案等。 新型載體文書(shū)檔案的保管與防護(hù)有以下幾方面： （ 1）嚴(yán)格把握存檔質(zhì)量。 ① 選擇優(yōu)質(zhì)材料記錄信息； 11 ② 制作過(guò)程中應(yīng)保證質(zhì)量；③ 保存過(guò)程中的檢查和處理。 （ 2）嚴(yán)格庫(kù)房管理。 ① 按一定的要求選擇庫(kù)房； ② 嚴(yán)格控制庫(kù)房的溫度。 （ 3）嚴(yán)格選擇包裝材料。 ① 按一定的標(biāo)準(zhǔn)要求選用包裝材料； ② 按一定的標(biāo)準(zhǔn)要求選擇包裝方式。 （ 4）選擇適當(dāng)?shù)拇娣欧绞健? 八、分析題 某單位辦公室收到上級(jí)主管部門的一份關(guān)于加強(qiáng)黨員干部紀(jì)律教育的通知，單位領(lǐng)導(dǎo) 批示：由紀(jì)委牽頭，組織部、宣傳部協(xié)助開(kāi)展黨員干部紀(jì)律教育活動(dòng)。辦公室秘書(shū)小李先 將文件送交隔壁的組織部負(fù)責(zé)人閱，并交待其閱畢后將文件傳交紀(jì)委負(fù)責(zé)人。紀(jì)委負(fù)責(zé)人 閱畢后，將文件傳交宣傳部負(fù)責(zé)人時(shí)，由于宣傳部負(fù)責(zé)人外出開(kāi)會(huì)，便由宣傳干事小王暫 時(shí)保管并代為轉(zhuǎn)交。時(shí)隔兩日，文件丟失。試分析出現(xiàn)這一事故 的主要責(zé)任在誰(shuí)？他的主 要失誤在哪里？ 答：這一事故的主要責(zé)任在于辦公室秘書(shū)小李。他的主要失誤是： （ 1）在分送傳閱時(shí)應(yīng)遵循“先主辦，后協(xié)辦”的原則，分清主次。這份文件應(yīng)先送第 一應(yīng)閱人紀(jì)委負(fù)責(zé)同志閱，不能為圖方便省事先送給了第二應(yīng)閱人組織部負(fù)責(zé)同志閱。 （ 2）傳閱文件應(yīng)以文書(shū)工作人員為中心，采用“一送一退”的辦法往返傳閱，不能任 其自行橫傳。
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