【導讀】1．行文關系、行文方式和行文規(guī)則合稱為行文制度。2．正確地執(zhí)行行文制度，可以避免行文混亂，防止“文山會?！?，提高工作效率。文規(guī)則，并進一步保證機關文件的效力和提高機關工作效率。6．行文關系包括上行關系、下行關系、平行關系三種。7．平行關系，是指平行機關之間或不相隸屬機關之間的行文關系。個共同上級主管機關管理的機關單位的總稱。12．越級上行文就是下級越過自己的直屬上級特殊向更高的上級行文。能在迅速情況下采用。件，及時領會和貫徹文件精神，可以節(jié)省傳遞手續(xù)，提高時效，較快地解決問題。15．機關單位的行文關系，根據(jù)各自的隸屬關系和職權范圍確定。20．簽收的目的是明確交接雙方的責任，保證文書運行的安全。22．登記的目的是便于對收文數(shù)量進行統(tǒng)計以及以后的查找利用。27．在傳閱文件時，一定要嚴格按照規(guī)定范圍和領導批辦范圍組織傳閱。示的工作等進行具體處理。38．文稿經(jīng)領導人簽發(fā)即成定稿，可以據(jù)此生效。

　　

【正文】 行。 傳閱文件最突出的要求，就是一個“快”字。文件開始傳閱后，文書人員要及時了解 和掌握文件的運行情況，盡可能不使文件在閱讀者手中積壓，力求以最快的速度完成傳閱 過程。 （ 4）傳閱文件，要建立必要的傳閱手續(xù)和制度。 要隨文件附上傳閱登記單，閱文人員閱后要簽署姓名和寫明時間，不要只畫圈了事， 以免發(fā)生漏閱和責任不清等情況。 3．怎樣理解文書處理的基本原則？ 答：根據(jù) 2020 年 1 月 1 日起施行的《國家行政機關公文處理辦法》的規(guī)定，文書處理 的基本原則應為：實事求是，精簡、高效，安全保密。 （ 1）實事求是。 ① 加強調(diào)查研究，掌握全面而真實的情況。這是撰制公文的事實依據(jù)，處理公文的基 礎和前提。任何虛假偽飾和片面性，都會失去公文的效用。 ② 有的放矢，切實解決問題。任何公文的撰制和處理，要針對實際問題，實事求是地 提出意見、措施和辦法，增強公文的指導性和現(xiàn)實針對性，切忌空泛和不著邊際的空文。 ③ 公文的材料及有關出處要確鑿可靠。有關單位和人名、時間、地點 、事例與數(shù)據(jù)、 成績與缺點，都要有案可查，有證可對，經(jīng)得起核實；各種信息資料，包括宏觀信息與微 觀信息、上級信息與單位內(nèi)信息、社會信息與國際信息以及兄弟單位信息，都要來源可靠， 言必有據(jù)。否則，材料與有關信息不準確、不可靠，就會造成工作的失誤。 10 （ 2）精簡、高效。精簡、優(yōu)質(zhì)、改進文風，是公文處理的又一項重要原則。 任何公文的處理，都要注意質(zhì)量，控制發(fā)文量，有的放矢地解決問題。反對華而不實、 空話連篇的不良文風，反對官僚主義、形式主義和文牘主義。精簡，還指制發(fā)的公文文字精練，言簡意明，邏輯嚴密，條理清楚，文 理通順?？朔倭抛黠L，提高工作效率，是時 代的要求。公文是機關、企事業(yè)單位依法進行行政和公務活動的重要工具，公文具有的特 定效用是有時間性的，超過一定的時限，公文就失去效用。因此，文書處理必須遵循高效 的原則，掌握公文的時效性，及時辦理公文，提高工作效率。 （ 3）安全保密。 這是整個文書處理過程中都要高度注意的問題，既要確保不丟失、不損壞，也要避免 因空氣溫度不合標準造成的對公文保存壽命的影響，更要注意新的條件下的保密工作?，F(xiàn) 在公文處理中復印件很多，要嚴格按正式文件管理。每個文秘人員都要嚴格遵守公文管理 的保密規(guī)定，做到不泄密、不失密。安全和保密是相互關聯(lián)的，只有嚴守黨和國家的機密， 認真貫徹《保密法》和有關保密法規(guī)，才能保證公文的絕對安全。 4．你認為辦公室文員應在哪些方面做好日常的文書管理工作？ 答：（ 1）健全收、發(fā)文件登記制度。 要根據(jù)收、發(fā)文件的來源、內(nèi)容及發(fā)出報道的渠道，合理地編排收、發(fā)文件字號。利 用文件登記冊，建立起文件收進運轉處理及發(fā)出的完整記錄，使之有據(jù)可查，有利于核對 與保護文件。 （ 2）健全文件傳閱制度。 在組織文件傳閱工作中，要合理安排、靈活調(diào)度。對于閱辦件，根據(jù)文件的不同內(nèi) 容 和急緩程度，按照“先辦事后閱知、先主辦后協(xié)辦”的原則，按擬辦意見先送主管領導， 后送承辦部門。如主管領導外出，應直接送承辦部門，使文件能得到及時處理。 （ 3）健全文件閱退檢查核對制度。 具體做法是在領導閱畢或部門辦文完畢退還文件時，根據(jù)登記字號，檢查核對。如領 導有指示意見時，則按領導指示處理；如領導需短期留用的，就辦理借文手續(xù)；如承辦部 門退還的文件沒有簽署結果的，就要求承辦部門補簽，以維護文件的齊全與憑 證性。 （ 4）健全文件借閱及催退制度。 凡需帶出保密室或閱文室使用的文件，都要辦理借文手續(xù) ，定期歸還。如需長期留用， 一般只借出重份文件或文件復印件，原件保存。對借出的文件要定期催退，對辦文的承辦 部門要催辦。同時要求承辦部門將辦理完畢的文件及時清退。不得將文件長期保存在各個 部門，更不允許文件長期滯留在個人手中。 （ 5）健全文件的歸口制度。 這樣，可以杜絕有關人員截留參加會議帶回來的文件或外單位寄到本部門的文件的現(xiàn) 象，使文件的現(xiàn)行效用得到及時而全面的發(fā)揮，保證日后檔案的完整。 （ 6）健全文件保密制度。 在秘密文件的收發(fā)處理工作中，一定要堅持保密原則，嚴格按照文件自身的保密要求 和閱知范圍 辦事。該發(fā)的文件一份不少發(fā)，不該發(fā)的文件一份不多發(fā)；該閱知的不少讓一 人閱知，不該閱知的不多讓一人閱知。 5．新型的非紙質(zhì)文書檔案主要有哪些種類？如何做好新型載體文書檔案的保管與防護 工作？ 答：新型的非紙質(zhì)文書檔案主要有照片檔案、磁性載體檔案和光盤文書檔案等。 新型載體文書檔案的保管與防護有以下幾方面： （ 1）嚴格把握存檔質(zhì)量。 ① 選擇優(yōu)質(zhì)材料記錄信息； 11 ② 制作過程中應保證質(zhì)量；③ 保存過程中的檢查和處理。 （ 2）嚴格庫房管理。 ① 按一定的要求選擇庫房； ② 嚴格控制庫房的溫度。 （ 3）嚴格選擇包裝材料。 ① 按一定的標準要求選用包裝材料； ② 按一定的標準要求選擇包裝方式。 （ 4）選擇適當?shù)拇娣欧绞健? 八、分析題 某單位辦公室收到上級主管部門的一份關于加強黨員干部紀律教育的通知，單位領導 批示：由紀委牽頭，組織部、宣傳部協(xié)助開展黨員干部紀律教育活動。辦公室秘書小李先 將文件送交隔壁的組織部負責人閱，并交待其閱畢后將文件傳交紀委負責人。紀委負責人 閱畢后，將文件傳交宣傳部負責人時，由于宣傳部負責人外出開會，便由宣傳干事小王暫 時保管并代為轉交。時隔兩日，文件丟失。試分析出現(xiàn)這一事故 的主要責任在誰？他的主 要失誤在哪里？ 答：這一事故的主要責任在于辦公室秘書小李。他的主要失誤是： （ 1）在分送傳閱時應遵循“先主辦，后協(xié)辦”的原則，分清主次。這份文件應先送第 一應閱人紀委負責同志閱，不能為圖方便省事先送給了第二應閱人組織部負責同志閱。 （ 2）傳閱文件應以文書工作人員為中心，采用“一送一退”的辦法往返傳閱，不能任 其自行橫傳。