【導讀】完善費用管理制度，加強成本控制，規(guī)范報銷流程，提高審批效率，適應公司管理需要。蘇南物業(yè)及其下屬各服務中心、部門。填寫的字跡要清晰、端正，不得有任何涂改現(xiàn)象；報銷附件的單據(jù)上一定要填寫K2審批單據(jù)號、報銷人姓名和報銷金額。報銷相關的票據(jù)必須粘貼在再生A5紙上，附件中的A4紙應折疊平整；粘貼票據(jù)的左上端，要求大票據(jù)在下、小票據(jù)在上，發(fā)票在上、其他附件在下；票，則在第一張發(fā)票上列明張數(shù)、總金額、用途及簽名；出租車票上必須注明始發(fā)地、原因和部門負責人簽名。對外付款均采用轉(zhuǎn)賬支付方式，特殊事項另行處理。工作餐統(tǒng)計明細表；交際、聯(lián)誼活動的餐費、禮品費等支出。則上不得超過年度招待費用總額。須事先報物業(yè)事業(yè)部審批。并且每季度報集團物業(yè)事業(yè)部財務中心備案。公司第一負責人所發(fā)生的業(yè)務招待費納入集團年度例行財務檢察范疇。層審批，詳細權限見審批權限表。手續(xù)，出差期間將費用控制在標準額度內(nèi)，出差結束后辦理費用報銷手續(xù)。

　　

【正文】 》、發(fā)票或者收據(jù)的記帳聯(lián)、其他收款票據(jù)交與會計結帳，會計根據(jù)結帳所屬期間查詢收費系統(tǒng)中票據(jù)明細表以核對現(xiàn)金、銀行的收款金額是否與結帳金額和 現(xiàn)金解款金額一致，核對無誤后雙方簽字確認。 收費管理： 收銀人員在收款后必須請付款人在開具的發(fā)票、收據(jù)上簽字確認，并及時將錢款送存銀行或保存好。對于收到銀行進帳單據(jù)，必須得到公司財務確認款項到賬后再開具收費發(fā)票或者收據(jù)，對于收到以公司名義代替業(yè)主繳納物業(yè)服務費的，必須取得相關證明再開具收費發(fā)票或者收據(jù)。 月底結賬： 每月末收銀與出納人員必須整理好當月票據(jù)及時與對口會計結賬，協(xié)助公司財務做好對帳工作。 隨著會所和游泳池的開放，其業(yè)務不斷增加，現(xiàn)金收、付結算日趨頻繁，具有較多的特殊 性，為了加強這方面的管理，確保公司現(xiàn)款的安全，特提出如下幾點要求： 客戶至會所進行消費時，首先到各活動項目的總臺登記并由總臺填制活動登記單。 總臺根據(jù)客戶活動登記單的消費情況結算收費，如遇客戶需要發(fā)票時，開具公司的統(tǒng)一發(fā)票。 每天營業(yè)結束時，將當天營業(yè)款存入會所的保險柜內(nèi)，并于第二天上班時，與會所管理員結算，并對未開正式發(fā)票部分營業(yè)款開具發(fā)票，同時由管理員將營業(yè)款及時與會 27 所所在地的服務中心前臺出納結算。 所有活動登記單的印制，領用、結存、退回必須由公司財務登記、監(jiān)管。 所有活動 登記單在對外使用和交給客戶之前，必須加蓋服務中心印章。 每星期或一本發(fā)票用完時（最長不超過一個月），會所管理員必須將營業(yè)收入情況與財務組進行結算，以便確定當月的營業(yè)收入情況。 會所管理員必須加強對各總臺（收銀臺）的監(jiān)管（如活動登記單的填制情況及是否按單收費及發(fā)票的開具情況等）。 會所的費用支出情況仍按公司付款程序執(zhí)行。 各服務中心不得隨意開立因公私人存折，確因周末及節(jié)假日或非銀行對公時間收款需要的，應按流程報公司審批后開立，原則上每個服務中心只能開立一個節(jié)假日收款存折； 節(jié)假日收款存折僅用于周末及節(jié)假日或非銀行對公業(yè)務時間的收款，不得挪做他用； 嚴禁使用節(jié)假日存款存折直接提取現(xiàn)金或?qū)ν飧犊睿? 存折和取款密碼必須由兩人分別保管； 存折原則上不允許開通網(wǎng)上銀行，如確需開通，數(shù)字證書和密碼必須交由兩人保管，數(shù)字證書和密碼無法分開的存折不得開通網(wǎng)上銀行； 周末及節(jié)假日銀行營業(yè)時間結束前，現(xiàn)金余額超過 5000 元時，出納或收費員將全部款項及時存入節(jié)假日收款存折；現(xiàn)金余額未超過 5000 元時或銀行下班后收取的款項，同正常工作日結算后至夜間值班下班前的收款 操作流程一樣 。 沒有辦理節(jié)假日收款存折的，現(xiàn)金收款由值班經(jīng)理與收費員核對一致，收費員填寫《資金日報表》和值班交接記錄，經(jīng)值班經(jīng)理核對一致并簽字確認后將款項投入監(jiān)控中心投幣式保險柜，次日上午由出納與監(jiān)控中心人員一同取出，核對一致，并與各收費崗完成收費結算。 每個收費崗均有相對固定的經(jīng)財務部備案的收費員，人數(shù)滿足換崗要求，其中一位相對固定； 相對固定的收費員不當班期間由其他收費員擔當職責； 涉及需要辦理交接班手續(xù)的情況：收費員當班午休時間、下午下班時間和收費員不當 班期間； 收費員返回崗位時必須立刻辦理交接，清點票款，對該崗位票款負責； 所有涉及交接票款的環(huán)節(jié)均需做交接清單，交接清單上必須有交接人、接受人、監(jiān)管人簽字確認，并定期存檔。 任何機構和人員均無權減免公共性收費； 公司總經(jīng)理可授予服務中心負責人一定幅度的公共性收費滯納金減免權限，服務中心負責人將權限轉(zhuǎn)授予客服等部門或個人時，需將授權情況報財務部審批備案； 28 因會所、餐飲、中介服務等業(yè)務需做讓利促銷的消費，可授予服務中心負責人一定減免權限，以 20％以內(nèi)為宜。公司應針 對具體情況事先制定經(jīng)營項目費用減免的書面授權，列明具體的被授權人員、授權減免的項目、最大的減免權限范圍等。收費人員不得執(zhí)行超權限的減免； 對于其他收費項目，公司各部門、服務中心任何人都無權減免，如遇特殊情況，必須報公司財務部和總經(jīng)理審批。 收費監(jiān)控探頭的使用 原則上要求各收費崗應配置監(jiān)控鏡頭，監(jiān)督收費行為?？头芭_、停車場出入口收費崗處必須配置。 投幣式保險柜繳款的使用與監(jiān)控 所有物業(yè)服務項目監(jiān)控中心均需設置投幣式保險柜， 用于非正常上班時間及節(jié)假日期間所收款項的存 放； 值班經(jīng)理應于當天下班前督促各收費崗清點當班收費情況，編制《資金日報表》，經(jīng)核對一致后做好記錄，將款項封存后投入投幣式保險柜； 監(jiān)控中心值班人員在收費崗人員下班后十五分鐘內(nèi)仍未見收費人員及值班經(jīng)理前來繳存票款，應及時電話聯(lián)系核實情況，如有異常應及時報告服務中心負責人； 監(jiān)控中心投幣式保險柜其中一把鑰匙及密碼由服務中心出納保管，另一把鑰匙由監(jiān)控中心保管，次日或節(jié)假日后第一個工作日由出納和監(jiān)控中心人員一同開取并對票、款進行核對，在相關記錄上簽字確認。 各收費崗的監(jiān)管 客服中心、裝修崗、會所收費崗位的監(jiān)管 服務中心出納當班期間每周不少于 1 次對客服中心、裝修崗、會所等收費崗位的收費情況進行突擊檢查，項目交付初的裝修高峰期，應加大對裝修收費崗位的收費情況突擊檢查的頻次，保證收費崗交接有記錄、票據(jù)和款項一致。 停車場收費的監(jiān)管 安全主辦或主管每日不少于 1次對現(xiàn)場收費情況進行檢查。檢查均需在交接班記錄表上記錄并簽字確認；服務中心出納每周不少于 1 次抽查各崗位的檢查記錄，每月不少于 4次對現(xiàn)場直接進行檢查。 節(jié)假日及夜間值班收費的監(jiān)管 值班經(jīng)理當 班期間需不少于 1次對各收費崗位的收費情況進行核查，檢查所收款項是否與票據(jù)相符； 節(jié)假日期間，公司財務部應每天安排人員值班，值班人員可由財務部職員、服務中心出納等組成，匯總每個服務中心收費及存款情況，抽查服務中心各收費崗的現(xiàn)場收費情況，對于異常情況需及時上報公司財務負責人。規(guī)模較小的公司可安排某個服務中心的值班經(jīng)理負責。 9. 管理費的催繳 29 ，財務部配合對應收帳款情況進行核對細分，制定解決方案，使應收帳款保持良性循環(huán)。 管理費的收款周期 13 個月不等 。 一般物業(yè)服務中心在收款月到來前 1015天發(fā)放管理費《繳款通知單》注明應交管理費金額，進行善意提醒。 當業(yè)主在超過二個周期仍未來繳款的，采用上門催繳的方式。物業(yè)服務中心及時派遣催討小組（每組 2人），利用晚上、雙休日上門催討。（每季度 23 次）方便平時工作繁忙的業(yè)主交納物業(yè)管理費。 對欠費在一年以上的業(yè)主，物業(yè)服務中心發(fā)放《催繳款通知單》。同時與業(yè)主進行電話或上門溝通。了解業(yè)主欠費原因，并進行歸類尋分析，以求解決方 案。最終使業(yè)主主動繳納物業(yè)管理費。 對無正當理由長期拖欠管理費的業(yè)主，物業(yè)服務中心通過發(fā)律師函，掛號信進行催討。保證訴訟時效，避免由于訴訟時效的喪失給公司帶來的損失。 代收代繳款項的收取參照應收管理費的催繳方式。 10. 滯納金收取規(guī)定 滯納金的收取按照前期物業(yè)合同的規(guī)定進行收取。 前期物業(yè)合同收費規(guī)定： 物業(yè)服務費用按季預先交納，業(yè)主或物業(yè)使用人應于 合同約定繳費日期 前向乙方預先交納下期的物業(yè)管理服務費。在 合同約定繳費日期后 交納的視為逾期交納，業(yè)主或物業(yè) 使用人須承擔違約責任。 前期物業(yè)合同違約責任規(guī)定： 甲方、業(yè)主或物業(yè)使用人違反本合同第六條、第七條的約定，未能按時足額繳納物業(yè)服務費用（物業(yè)服務資金）的，每逾期一日按照欠交總額的 萬分之五或者 千分之三的標準向乙方支付違約金。 物業(yè)服務費繳納通知 在每季度最后一月到來之前，服務中心發(fā)出物業(yè)服務費用繳納通知書，提醒業(yè)主及時繳納物業(yè)費，否則會產(chǎn)生滯納金。 滯納金收取方式 如業(yè)主有滯納的情況，在其補交物業(yè)費時，按照滯納金的收取標準計算滯納金的總額，一并收取滯納金 ，并開具發(fā)票。 無特殊情況一律按實收取 如發(fā)生自然災害等不可抗力導致的滯納，可免收滯納金。 減免權限控制 授權服務中心負責人減免 50%權限； 滯納金總額 50%的減免必須由財務管理部負責人審批（可短信再補單）。 減免審批流程 30 業(yè)主填寫《滯納金減免申請表》（表格見附件），進行審批。 返返 回回 目目 錄錄 第五章 票據(jù)管理制度 一 .目的 ： 為了加強公司票據(jù)管理，明確 票據(jù) 使用范圍，預防票 據(jù)遺失、填制錯漏， 特 制定本制度 。 二． 適用范圍： 蘇南物業(yè)及其下屬各服務中心 、部門 。 三 ． 方法和過程控制 ： 1. 票據(jù)的種類 銀行結算有關票據(jù)、服務業(yè)發(fā)票（電腦版）、定額發(fā)票、公司統(tǒng)一印刷的收據(jù)、 地產(chǎn)的代管發(fā)票、 公司內(nèi)部各種代幣券（如游泳 券 ）等。 2. 票據(jù)的購入 由項目會計憑《發(fā)票領用證》統(tǒng)一到稅務部門及相應的行業(yè)管理部門購入，或到稅務部門辦理相關審批手續(xù)到指定的印刷廠印制，購進或印制的“票據(jù)”由項目會計保管，并登記造冊，并對票據(jù)嚴格管理，安全負責。 銀行結算有關票據(jù)必須填寫銀行提供的購置憑據(jù) 到銀行購買。 公司內(nèi)部各種代幣券必須加蓋公司的財務印鑒章方為有效。 3. 票據(jù)的領用 公司 各物業(yè)服務中心的項目出納 ，必須統(tǒng)一到項目會計處領用票據(jù)，并辦理登記領取手續(xù)，項目會計應根據(jù)收費崗位情況掌握發(fā)放的數(shù)量及品種，一次一般不超出 15 天的用量，采用以舊換新制度 ，在收費系統(tǒng)中進行票據(jù)分配。 銀行結算有關票據(jù)由公司出納負責保管、使用，由財務主管進行監(jiān)督、檢查。 4. 票據(jù)的保管 非銀行票據(jù)保管 票據(jù)的保管包括未使用庫存票據(jù)及已使用的票據(jù)存根，各收費崗位的零散票據(jù)及項目出納庫存票據(jù)的保管。對 使用完的票據(jù)存根，必須與項目會計結算，統(tǒng)一由項目會計保管，各收費崗位不應自存自留，對正在使用或尚未使用的票據(jù)，按誰領用誰負責處理，應視同現(xiàn)金、存放于最安全的地方。項目會計必須按每次購進的數(shù)量、品種及編號分頁登記購進、領用、注銷、盤存情況。 s安全員值勤情況記 c滯納金減免申請表. doc 31 銀行票據(jù)保管 票據(jù)的保管包括未使用庫存票據(jù)及已使用的票據(jù)存根。公司出納必須按每次購進的數(shù)量、品種及編號分頁登記購進、領用、注銷、盤存情況。 5. 票據(jù)的填寫 公司任何一項收費都必須出示正式票據(jù) 給予 客戶，任何人或部門利用非公司財務監(jiān)控的票據(jù)對外進行收費，都是公司 財務制度不允許的，其責任由當事人或部門責任人承擔，票據(jù)的填寫必須做到內(nèi)容完整，數(shù)據(jù)準確，字跡工整，手續(xù)要齊備，一次性頂格填寫，任何票據(jù)都不得外借或填寫與公司收費無關的內(nèi)容。 電腦版發(fā)票必須是打印有效，除網(wǎng)絡維護或中斷時采用書寫方式，需劃去 “手工開具無效”字樣并加蓋收款人私章方為有效。 銀行結算有關票據(jù)按照銀行相關規(guī)定進行填寫。 6. 票據(jù)的歸還及注銷 各物業(yè)服務中心前臺項目出納對已使用的票據(jù)存根應予以整理、裝訂，及時交回項目會計注銷。逾期未用的票據(jù)，領用人應及時交回項目會計，辦理注銷手續(xù)；對填寫 錯誤、過期失效的票據(jù)，項目出納應加注“作廢”記號，連同存根一并保存。財務主管應定期對票據(jù)使用情況予以查核。 銀行結算有關票據(jù)的核銷由財務主管負責 ，監(jiān)管辦法同上 。 7. 票據(jù)的稽核檢查 財務管理部及各收費崗位的部門負責人應對各收費開票崗位認真進行督促、檢查、內(nèi)容包括“票據(jù)”的填寫情況、保管情況、安全情況等。 財務主管對銀行結算有關票據(jù)的填寫、使用、保管、核銷情況進行檢查。 8. 票據(jù)差錯及遺失責任 對于保管不善造成的票據(jù)丟失及未按要求填寫的票據(jù) ,給公司造成損失的，將給予票據(jù)責任人 100 元 /份的罰款， 部門負責 人 200 元 /份的罰款，出納兩次以上情況者除雙倍罰款以外，進行公司通報批評。 項目會計必須對項目的收據(jù)（發(fā)票）核銷的結果負責，一旦發(fā)現(xiàn)核銷結果有漏項的現(xiàn)象，對前臺出納處以每筆業(yè)務 100 元的罰款并予以通報批評。 9. 其他規(guī)定 公司各種發(fā)票、收據(jù)由財務管理部項目會計負責，按有關規(guī)定登記領購、填制、保管、回收、繳銷，必須按稅務等有關部門規(guī)定及發(fā)票內(nèi)容詳細填列，如填寫錯誤應將發(fā)票一式幾聯(lián)同時作廢，以便審查。 9,2 涉及形成應收款 等發(fā)票 ，為了規(guī)避風險及責任，開票人員應該及時登記發(fā)票領 用登記簿、收回發(fā)票簽收單，并做好收款登記。 銀行結算有關票據(jù)由財務管理部出納負責，按有關規(guī)定登記、領購、填制、保管、回收，建立支票領用登記本。對填寫錯誤的銀行支票，必須加蓋 作廢 戳記與存根一并保存并按銀行有關規(guī)定繳銷。 32 公司庫存物資入、出庫單，分別由品質(zhì)管理部專人負責，領購、登記、填制、保管。庫管員依據(jù)入、出庫單的 保管聯(lián) 登記庫存物資的明細帳，并妥善保管存根聯(lián)，以便備查。 10. 印章分類表： 業(yè)務分類 印章公司名稱 無錫地產(chǎn)業(yè)務 無錫萬科物業(yè)服務有限公司 蘇州地產(chǎn)業(yè)務 蘇州萬科物業(yè)服 務有限公司 玲瓏灣業(yè)務 蘇州萬科物業(yè)服務有限公司 金品業(yè)務 上海萬科物業(yè)服務有限公司蘇州分公司 逸庭業(yè)務 上海萬科物業(yè)服務有限公司蘇州分公司 魅力業(yè)務 上海萬科物業(yè)服務有限公司無錫分公司 東郡業(yè)務 上海萬科物業(yè)服務有限公司無