【正文】 司內部使用電 腦、網絡進行辦公，而發(fā)生的電腦耗材、維修費、軟件開發(fā)購置費用攤銷等費用 。如后期集團發(fā)布最新的員工電腦補助制度，與本制度有沖 突之處，以集團最新發(fā)布的員工電腦補助制度為準。 費用報銷審批流程： 部門負責人審核→財務管理部會計審核→財務管理部負責人審核 →管理層審批 ： (1)發(fā)票（經辦人簽名）； (2)送貨單（與發(fā)票金額一致，并蓋有送貨單位公章）； (3)《資產增加信息表》； (4)筆記本電腦申請審批表。 其他資產是指單位價值在人民幣 2020 元以下 100 元以上（含 100 元）并且使用時間較長的機械設備、工具、電子電器設備、運輸設備、辦公家具及其它設備。 突發(fā)事件需要緊急采購物品可電話申請，事后補辦相關手續(xù)。 18. 外包費用 （保潔、綠化、消殺、電梯、法務等） ： 部門負責人審核→財務管理部會計審核→財務管理部負責人審核→ 管理層審批 ，詳細權限見審批權限表。 20. 工程類付 款 （標識標牌、物業(yè)用房、小區(qū)改造、零星工程等） ： 部門負責人審核→財務管理部會計審核→財務管理部負責人審核→ 管理層審批 ，詳細權限見審批權限表。 22. 稅金 （營業(yè)稅、所得稅、印花稅等） ： 部門負責人審核→財務管理部會計審核→財務管理部負責人 審核→ 管理層審批 ： (1)稅金計算表格 （必須有經辦人、財務負責人簽字確認）； (2)稅單； (3)納稅申報表。 二 .適用范圍： 蘇南物業(yè)及 其下屬各服務中心 、部門。 出納在辦理現金支付時，必須檢查付款單據（備用金借支單 等 ）是否已完備支付審批手續(xù)，不得受理未按規(guī)定審批的支付業(yè)務；不得受理不完整、不真實、不合法的各類憑證，如有異常情況及時告知財務負責人。同時必須作到“日清月結”，日記帳與庫存現金應于每日終了后核對，如出現長短款，應立即告知財務負責人，查明原因及時處理。 公司各部門 當日營業(yè) 現金 余額最高 不得超于伍仟元（特殊情況需要審批） 。得到批準后方可開戶，并嚴格按照當初開戶的用途使用。 會計主管 負責保管和使用銀行開戶印鑒章中的 法人代表章，財務專用章 由 財務管理部負責人 保管和使用。 嚴禁出納人員簽 發(fā)空白抬頭、日期、金額、用途的支票。對不能明確限額，又不能明確收款單位的，不得予以開具。逾期未用的票據，領用人應及時交回出納，辦理注銷手續(xù)。如遇退票應及時通知前臺收款及相關業(yè)務經辦人員進行追討；對客戶以銀行匯款、轉帳和劃款等方式支付的款項，應堅持收妥確認原則，未經確認，不得作出相應行為。 3. 網銀管理 開戶 經財務負責人同意，填寫對應銀行的網上結算申請單，遞交銀行審批。 建立替崗制度 :對于各操作員因休假或出差等原因不能履行相關職責時，需要建立替崗制度。 二 .適用范圍： 蘇南物業(yè)及 其下屬各服務中心 、部門。 領款：備用金款項必須經辦人親自簽收，若他人代簽，需要電話知會財務出納，事后必須由本人補簽確認。 歸還借款必須由借款人本人還款，在歸還備用金時，必須在 “備用金借款單”上簽名確認，并取得借款單的第三聯(lián)作為還款的憑據，原則上應該保留三個月，便于月底的對賬工作。 21 返返 回回 目目 錄錄 第四章 收費管理制度 一 .目的 明確 公司的收款 業(yè)務范圍 ，為收費業(yè)務提供指引，規(guī)范收費操作流程，加強票款管理、結算管理，確保資金安全，防范收費風險。 （四）服務中心值班經理 、周末及節(jié)假日各收費崗位收費的監(jiān)控管理，保障夜間、周末及節(jié)假日的資金安全； 。 ，在授權收費業(yè)務范圍內按規(guī)定的收費標準收款，保證所收款項真實、準確； ，主動結清票、款； 。 原則上不允許上門收款，確需上門收款的事項必須取得公司財務部的授權備案，并明確上門收款的各種控制措施 （ 公共性服務收費及代收公共費用 ， 以下簡稱公共性收費） 。記錄表應記載而不限于以下內容：車輛、出入時間、單位等； 收費員換崗或下班，應將發(fā)票移交給下一班收費崗，并在《安全員交接班記錄》 表上 注明移交的發(fā)票號碼及移交金額，并經當班班長確認簽字。出納或收費員核對一致后，雙方在票據領用登記簿上簽名確認。 （五）會 所收費 會所負責人從出納或收費員處領用會所門票、月卡、次卡等消費卡、酒水單等票據，在票據領用登記簿上登記辦理領用手續(xù)； 會所負責人將票據分發(fā)至會所服務人員和會所收費員時，須辦理內部領用登記手續(xù)。 （充值卡）消費的收費 使用充值卡的會所，任何人員不得修改系統(tǒng)中的收費記錄。出納向會所收費員開具收款收據。退款時，前臺收費人員必須查詢確認是否有欠付的情況，查實無誤后收 回公司開具給客戶的收據并讓客戶在其身份證復印件上面簽收確認 ，留取客戶銀行卡復印件，作為付款依據 。 五 .收費結算控制 ； 、會所、班車、家政 、維修等收款在服務中心出納工作期間應直接和出納進行結算，出納未當班時間，可在客服前臺收費員處進行結算； ，可不要求每天進行結算，但交款以時限不超過三天和金額不超過 500元為限；如超出期限仍未結算，必須對其進行現場檢查。 收費管理： 收銀人員在收款后必須請付款人在開具的發(fā)票、收據上簽字確認，并及時將錢款送存銀行或保存好。 總臺根據客戶活動登記單的消費情況結算收費，如遇客戶需要發(fā)票時，開具公司的統(tǒng)一發(fā)票。 每星期或一本發(fā)票用完時（最長不超過一個月），會所管理員必須將營業(yè)收入情況與財務組進行結算，以便確定當月的營業(yè)收入情況。 沒有辦理節(jié)假日收款存折的，現金收款由值班經理與收費員核對一致，收費員填寫《資金日報表》和值班交接記錄，經值班經理核對一致并簽字確認后將款項投入監(jiān)控中心投幣式保險柜，次日上午由出納與監(jiān)控中心人員一同取出，核對一致，并與各收費崗完成收費結算。收費人員不得執(zhí)行超權限的減免； 對于其他收費項目，公司各部門、服務中心任何人都無權減免，如遇特殊情況，必須報公司財務部和總經理審批。 各收費崗的監(jiān)管 客服中心、裝修崗、會所收費崗位的監(jiān)管 服務中心出納當班期間每周不少于 1 次對客服中心、裝修崗、會所等收費崗位的收費情況進行突擊檢查，項目交付初的裝修高峰期，應加大對裝修收費崗位的收費情況突擊檢查的頻次，保證收費崗交接有記錄、票據和款項一致。規(guī)模較小的公司可安排某個服務中心的值班經理負責。 當業(yè)主在超過二個周期仍未來繳款的，采用上門催繳的方式。同時與業(yè)主進行電話或上門溝通。保證訴訟時效，避免由于訴訟時效的喪失給公司帶來的損失。在 合同約定繳費日期后 交納的視為逾期交納，業(yè)主或物業(yè) 使用人須承擔違約責任。 無特殊情況一律按實收取 如發(fā)生自然災害等不可抗力導致的滯納，可免收滯納金。 二． 適用范圍： 蘇南物業(yè)及其下屬各服務中心 、部門 。 公司內部各種代幣券必須加蓋公司的財務印鑒章方為有效。對 使用完的票據存根，必須與項目會計結算，統(tǒng)一由項目會計保管，各收費崗位不應自存自留，對正在使用或尚未使用的票據，按誰領用誰負責處理，應視同現金、存放于最安全的地方。 5. 票據的填寫 公司任何一項收費都必須出示正式票據 給予 客戶，任何人或部門利用非公司財務監(jiān)控的票據對外進行收費，都是公司 財務制度不允許的，其責任由當事人或部門責任人承擔，票據的填寫必須做到內容完整，數據準確，字跡工整，手續(xù)要齊備，一次性頂格填寫，任何票據都不得外借或填寫與公司收費無關的內容。逾期未用的票據，領用人應及時交回項目會計，辦理注銷手續(xù)；對填寫 錯誤、過期失效的票據，項目出納應加注“作廢”記號，連同存根一并保存。 財務主管對銀行結算有關票據的填寫、使用、保管、核銷情況進行檢查。 9,2 涉及形成應收款 等發(fā)票 ，為了規(guī)避風險及責任，開票人員應該及時登記發(fā)票領 用登記簿、收回發(fā)票簽收單，并做好收款登記。庫管員依據入、出庫單的 保管聯(lián) 登記庫存物資的明細帳，并妥善保管存根聯(lián)，以便備查。對填寫錯誤的銀行支票，必須加蓋 作廢 戳記與存根一并保存并按銀行有關規(guī)定繳銷。 項目會計必須對項目的收據（發(fā)票）核銷的結果負責，一旦發(fā)現核銷結果有漏項的現象，對前臺出納處以每筆業(yè)務 100 元的罰款并予以通報批評。 銀行結算有關票據的核銷由財務主管負責 ，監(jiān)管辦法同上 。 銀行結算有關票據按照銀行相關規(guī)定進行填寫。 s安全員值勤情況記 c滯納金減免申請表. doc 31 銀行票據保管 票據的保管包括未使用庫存票據及已使用的票據存根。 銀行結算有關票據由公司出納負責保管、使用，由財務主管進行監(jiān)督、檢查。 2. 票據的購入 由項目會計憑《發(fā)票領用證》統(tǒng)一到稅務部門及相應的行業(yè)管理部門購入，或到稅務部門辦理相關審批手續(xù)到指定的印刷廠印制，購進或印制的“票據”由項目會計保管，并登記造冊，并對票據嚴格管理，安全負責。 減免審批流程 30 業(yè)主填寫《滯納金減免申請表》（表格見附件），進行審批。 物業(yè)服務費繳納通知 在每季度最后一月到來之前，服務中心發(fā)出物業(yè)服務費用繳納通知書，提醒業(yè)主及時繳納物業(yè)費，否則會產生滯納金。 10. 滯納金收取規(guī)定 滯納金的收取按照前期物業(yè)合同的規(guī)定進行收取。最終使業(yè)主主動繳納物業(yè)管理費。（每季度 23 次）方便平時工作繁忙的業(yè)主交納物業(yè)管理費。 管理費的收款周期 13 個月不等 。檢查均需在交接班記錄表上記錄并簽字確認；服務中心出納每周不少于 1 次抽查各崗位的檢查記錄，每月不少于 4次對現場直接進行檢查?？头芭_、停車場出入口收費崗處必須配置。 任何機構和人員均無權減免公共性收費； 公司總經理可授予服務中心負責人一定幅度的公共性收費滯納金減免權限，服務中心負責人將權限轉授予客服等部門或個人時，需將授權情況報財務部審批備案； 28 因會所、餐飲、中介服務等業(yè)務需做讓利促銷的消費，可授予服務中心負責人一定減免權限，以 20％以內為宜。 會所的費用支出情況仍按公司付款程序執(zhí)行。 所有活動登記單的印制，領用、結存、退回必須由公司財務登記、監(jiān)管。 月底結賬： 每月末收銀與出納人員必須整理好當月票據及時與對口會計結賬，協(xié)助公司財務做好對帳工作。 結算時間 ：每一個前臺收銀人員每周四必須與公司財務、出納結算一次。 （七） 代收代付款項的業(yè)務流程 26 前臺收費人員根據委托代收方規(guī)定的收費標準進行代收費，由項目出納建立代收代付款項的收支臺賬，項目出納根據委托方提供的收款單位及付款方式辦理付款。 （六）各類押金、保證金的收付 前臺收費人員必須建立各類押金、保證金的收支臺賬。 、食品的收費 會所服務人員根據客戶需要開具酒水單，注明單價和金額； 會所服務人員根據生效的酒水單提供消費服務； 會所收費員將消費項目錄入收銀機，打印電腦小票，收取 款項（未實行電腦收費的，開具收款收據），將小票或收款收據、酒水單粘貼保存。 在會所服務場所內收費，原則上應配備并使用收銀機 收款?？蛻舴杖藛T向客戶回訪時，回訪內容必須包括服務內容和收費金額； ，收費員或服務人員將 服務費上繳出納或收費員，出納或收費員核實收費金額是否合理，并開據發(fā)票，同時在《業(yè)戶維修聯(lián)系 單 》上面注明發(fā)票號碼并簽字確認。 使用停車場電腦收費系統(tǒng)的服務中心， 項目出納 應至少每月一次根據系統(tǒng)中的收費數據，與當月各收費員上繳的款項總額核對一致。 （二）停車收費 停車場收費員直接向服務中心出納或收費員領取、核銷收費發(fā)票，并做好相關登記。 公共性服務收費包括物業(yè)服務費、車位使用服務費、電梯運行費、水泵運行費等； 代收公共費用指公司代全體業(yè)主或公共事業(yè)部門的收費，如公共維修基金、水、電、氣、暖等； 特約有償服務收費包括公司為客戶提供的各種個性化服務收費，如各種維修、家政、代辦服務等； 經營性業(yè)務收費指公司在物業(yè)服務業(yè)務以外開展的其他經營業(yè)務收費如各種對外拓展業(yè)務收費、會所服務收費等。 （六）服 務中心收費員 。 三 .職責 （ ）公司財務部 ； ，并對其業(yè)務進行考核； 、檢查； 款憑證、日記賬、臺賬進行核對，保證所有收款及時完整入賬并與服務中心核對一致； ； （二）服務中心 、保證本服務中心的資金安全； ，對各收費崗收費員進行業(yè)務培訓，并作培訓記錄； 、收費員進行考核； ； 。 職員調動、離職時，財務管理部有權利督促其歸還各種借款，該員工有義務主動歸還各類借款，借款未清者，財務管理部不予在員工離職單上簽字，人力資源部不予以辦理調動、離職手續(xù)。 歸還日期：原則上在一個月內歸還，有約定還款日期的按照約定日期執(zhí)行。 借款范圍： 分類 性質 金額 部門固定借款 項目 管理面積 =30萬平米 10,000 管理面積 30 萬平米 5,000 職能部門 品質管理部 負責人 3,000 人力資源部 負責人 3,000 特殊崗位備用金 公司出納 零星借款 10,000