【正文】 無 通過數(shù)據(jù)權(quán)限設(shè)置，業(yè)務(wù)員只看到自己客戶的情況，看不到別的業(yè)務(wù)員的情況，一個分部只看到自己分部客戶檔案，看不到別分部客戶的檔案。存在問題：客戶 檔案權(quán)限是按客戶分類設(shè)置的，客戶的折扣也是按分類設(shè)置的，每個分類都有不同的銷售助理在管理。一開始設(shè)置完畢后，銷售助理是看不到別的分類里的檔案了，但可以在別的分類里增加客戶檔案，很多情況下助理是忙中出錯，但事實上就讓自己的客戶享受了本不屬于自己的折扣，這種情況已經(jīng)發(fā)生了多次。 采購審批設(shè)置 無 通過系統(tǒng)中工作流功能設(shè)置了一個采購的審批流程，本來審批點放在請購單上，但請購單居然沒有外幣設(shè)置，后只能改在采購訂單上，根據(jù)不同的采購金額，系統(tǒng)會通各相應(yīng)的人員進(jìn)行審核。 企業(yè)整體優(yōu)化分析 北京用友軟件股份有限公司 咨詢服務(wù)部 咨詢服務(wù)部 第 20 頁 共 23 頁 部門或崗位 優(yōu)化前 優(yōu) 化后 財務(wù)部 財務(wù)經(jīng)理：花很多精力在從老用友系統(tǒng)中搜集數(shù)據(jù) ,手工匯總生成法國總部要求的報表。 成本會計：如成本計算有問題，由于成本模塊是自己開發(fā)的，且開發(fā)人員已經(jīng)離開，根本不知道為什么錯誤，只能依靠經(jīng)驗進(jìn)行手工調(diào)整 往來會計：列出往來賬款明細(xì)表，應(yīng)收賬款賬齡分析表，進(jìn)行客戶信用控制（手工條件下，客戶信用控制根本無法執(zhí)行） 財務(wù)經(jīng)理：在前期的系統(tǒng)設(shè)置時，已經(jīng)充分考慮到了國內(nèi)及國外兩套報表的要求，對各種分類檔案，自定義報表等進(jìn)行了相應(yīng)的設(shè)置，絕大部份的報表可以通過系統(tǒng)自動生成。 成本會計：改為使用用友軟件的成 本模塊進(jìn)行計算，計算原理，取數(shù)原則都有說明，一旦成本計算有問題，可以很快查到原因。實踐證明，用友各模塊間的取數(shù)是基本正確的，大部分的錯誤都要出在手工錄入上，到后期，隨著相關(guān)人員錄入越來越熟練，錯誤大大減少。 往來會計 ：客戶信用由系統(tǒng)自動控制，真正實現(xiàn)了當(dāng)初管理上的要求。 銷售部 銷售助理：根據(jù)與客戶簽訂的合同，手工編制、維護(hù)客戶價格表；手工填寫、統(tǒng)計銷售訂單（以的老用友不填寫訂單）；與倉庫聯(lián)系查詢庫存量、確定發(fā)貨時間。手工對銷售數(shù)據(jù)按不同口徑進(jìn)行統(tǒng)計。分部的銷售助理要每天把銷售訂單發(fā)傳真到總部，總部的銷 售助理還要及時收集各分部上傳的銷售定單，把發(fā)貨單及時傳真給各分部 銷售代表：報價時與銷售助理聯(lián)系，手工查找客戶價格表，填寫銷售報價單；打電話與倉庫聯(lián)系，看有無庫存；打電話給本部的銷售助理或倉庫看貨是否已經(jīng)發(fā)出。期未打電話給財務(wù)看賬款是否已經(jīng)收回。 銷售助理：根據(jù)與客戶簽訂的合同，在系統(tǒng)中維護(hù)客戶價格；在系統(tǒng)中填寫銷售訂單，系統(tǒng)即時反映到總部，銷售訂單執(zhí)行情況由系統(tǒng)統(tǒng)計；銷售代理在系統(tǒng)中可以隨時查詢現(xiàn)存量及發(fā)貨情況。 銷售代表：填寫報價單時，系統(tǒng)根據(jù)事先維護(hù)的客戶價格表自動彈出價格，且價格已經(jīng)經(jīng)過控制，只能高 于系統(tǒng)價格，如要低于，須經(jīng)經(jīng)理審批?？梢韵到y(tǒng)中查詢倉庫現(xiàn)存量，發(fā)貨情況及賬款的收款情況。 運(yùn)營部 采購人員：根據(jù)產(chǎn)品部的 FORECAST，手工減去庫存量及在途量，得到凈需求量，經(jīng)營運(yùn)主管審批后，手工填寫采購訂單。 倉庫人員：貨到后，與采購人員聯(lián)系，找到采購訂單與之核對，確認(rèn)后，入庫，填寫采購入庫單。根采購人員：產(chǎn)品部現(xiàn)在的 FORECAST里的訂貨量已經(jīng)是 凈需求量，經(jīng)營運(yùn)主管審批后，可以直接開采購訂單。 倉庫人員：貨到后，在系統(tǒng)中可以快速查找訂單，并參照訂單入庫，生成采購入庫單。 發(fā)貨員：根據(jù)系統(tǒng)的銷售訂單生成發(fā)貨單，信用控制點在發(fā)貨單上，一旦系 北京用友軟件股份有限公司 咨詢服務(wù)部 咨詢服務(wù)部 第 21 頁 共 23 頁 據(jù)發(fā)貨員的發(fā)貨單在系統(tǒng)中填寫銷售出庫單 發(fā)貨員：根據(jù)手工編者的訂單統(tǒng)計表進(jìn)行發(fā)貨，發(fā)貨后要及時通報所有相關(guān)人員；當(dāng)天的發(fā)貨單要及時送到財務(wù)，由財務(wù)開票。 統(tǒng)提示由于信用不足不允許發(fā)貨，要通知相關(guān)的銷售人員，由銷售人員催款，款到財務(wù)人員錄入后才能發(fā)貨；財務(wù)人員在系統(tǒng)中根據(jù)當(dāng)天的發(fā)貨單生成銷售發(fā)票。 產(chǎn)品部 產(chǎn)品專員：理論上每月應(yīng)該根據(jù)銷售訂單量及庫存量來做出 FORCAST（采購預(yù)測單），但由于以前銷售訂單量是手工統(tǒng)計的，老系統(tǒng)中的庫存量不含保稅倉量等原因，實際做 FORCAST時是根據(jù)以前同期的銷售量能直接生成 FORCAST。這個 FORCAST 是個毛需求量，發(fā)到營運(yùn)部后，營運(yùn)部還要手工減去自己的庫存量及在途量，才是一個凈需示量 產(chǎn)品專員：在用友 MRP 模塊中，系統(tǒng)根據(jù)訂單量及一個往年同期的預(yù)測量，再考慮在庫量及采購在途量（采購訂單量），得出了一個凈需求的 FORECAST，可以發(fā)給營部直接生成采購訂單 各地辦事處 銷售助理：每天除手工填寫銷售訂單后，最主要的事情是通過傳真和電話與總部聯(lián)系，把訂單傳給總部，查詢庫存量，訂的貨是否已經(jīng)發(fā)出等等 銷售助理：通過 VPN 專線，系統(tǒng)的客 戶端已經(jīng)連到了各分部，銷售助理可以在系統(tǒng)中錄入銷售訂單，總部可以實時查詢，各分部可以在系統(tǒng)中即時查詢庫存量、發(fā)貨情況、應(yīng)收款余額及收款情況。 六、實施評價 實施經(jīng)驗與總結(jié) 注：此部分描述為本報告必備內(nèi)容 某企業(yè)公司在 2021 年三月已經(jīng)切換到了新系統(tǒng)進(jìn)行日常業(yè)務(wù)處理，四月底，開始使用成本模塊計算成本，目前用友 ERPU8 已經(jīng)覆蓋了公司的營運(yùn)、產(chǎn)品、生產(chǎn)、倉庫、銷售、財務(wù)及外地的各分部，大部門的業(yè)務(wù)情況都在系統(tǒng)中錄入及反映，各部門間的相互牽制關(guān)系已經(jīng)確立，公司的各種報表， FORCASE、 LISTPRICE 等都根據(jù)系統(tǒng)生成或編制，外地的分部可以實時查詢庫存情況，分部的訂單也在系統(tǒng)中錄入，總部可以實時統(tǒng)計查詢。數(shù)據(jù)基本上正確（成本除外），五月時公司向法國總部報數(shù)據(jù)，法國總部反映是錯的，結(jié)果中國區(qū)財務(wù)經(jīng)理及某企業(yè) ERP 項目經(jīng)理被亞太區(qū)財務(wù)總監(jiān) 北京用友軟件股份有限公司 咨詢服務(wù)部 咨詢服務(wù)部 第 22 頁 共 23 頁 嚴(yán)厲批評，結(jié)果當(dāng)天通宵檢查數(shù)據(jù)，但檢查出來的結(jié)果是系統(tǒng)數(shù)據(jù)是正確的，當(dāng)時項目組非常緊張，不知道錯在好里，直到第二天法國總部發(fā) EMAIL確認(rèn)是法國總部的 SAP 系統(tǒng)數(shù)據(jù)出錯，中國區(qū)報上的數(shù)據(jù)是正確的，雙方才松了一口氣。 本次實施，對客戶幫助最大的有以下幾點： 客戶期用 及信用期控制 銷售價格管理 自定義報表功能 客戶對軟件的一些建議： 軟件要多考慮一些國際化的要求。進(jìn)入口沒有專門的處理模塊。采購模塊里采購請購單連外幣功能都沒有，國外采購申請業(yè)務(wù)根本沒法處理。銷售報價單只有單據(jù)，沒有報價變更記錄，執(zhí)行情況統(tǒng)計。很多設(shè)置都是理論上的，沒有考慮到實際，如折扣，一個企業(yè)會有很多種折扣形式，但系統(tǒng)中只有兩個折扣，且第二種還是扣中扣，無法滿足企業(yè)需要。業(yè)務(wù)與財務(wù)聯(lián)得太緊了，有些業(yè)務(wù)其實財務(wù)是不用反映的，但系統(tǒng)中一定要反映，很不方便。 功能是有了，但人機(jī)性能不強(qiáng)，不是以人為本。比如最 低價格控制，居然是在做單據(jù)的機(jī)子上跳出對控制框來填密碼，當(dāng)時銷售經(jīng)理一看就發(fā)火了，幾個銷售助理，每天發(fā)生十幾筆最低價格審批，每出現(xiàn)一次，我就要從 OFFICE 跑出來 KEY 一次密碼，那我一天就不要干活了。還有價格管理，即然價格可以設(shè)置也可以參照出來了，為什么就不再進(jìn)一步，把跳出來的價格再設(shè)置一個控制功能呢？ 實施及方案改進(jìn)建議 注：此部分描述為本報告必備內(nèi)容 客戶正面的評價 財務(wù)經(jīng)理：大部分的報表由系統(tǒng)自動生成，減少了很多重復(fù)性工作，大大減輕了月未的工作量，提高了工作效率。一些控制由系統(tǒng)來完成，杜絕了人為影響 ，使公司的應(yīng)收賬款情況得到極大的改善，采購進(jìn)入審批流處理加強(qiáng)了采購管理。 物流經(jīng)理：庫存數(shù)量得到了真實的反映。各部門在一個系統(tǒng)內(nèi)協(xié)同工作，數(shù)據(jù)實時反映，各部門資料及數(shù)據(jù)可以共享，以前打電話，發(fā)傳真來相互聯(lián)系的情況大大減少。 總經(jīng)理：可以及時的查看所需要的報表，業(yè)務(wù)單據(jù)在一個系統(tǒng)內(nèi)流轉(zhuǎn)，各部門相互參照，相互制約，減少了單據(jù)錄入的人為錯誤，使統(tǒng)計結(jié)要準(zhǔn) 北京用友軟件股份有限公司 咨詢服務(wù)部 咨詢服務(wù)部 第 23 頁 共 23 頁 確性提高不少。 應(yīng)用覆蓋及改進(jìn)建議： 下列組織結(jié)構(gòu)圖中加粗部分為本次項目實施應(yīng)用覆蓋層，隨系統(tǒng)應(yīng)用的穩(wěn)定和某企業(yè)公司業(yè)務(wù)的進(jìn)一步擴(kuò)展，管理的重點要解決難道問題將 會集中在生產(chǎn)層面，我們建議后續(xù)可以在生產(chǎn)部門推展用友的生產(chǎn)管理系統(tǒng)，以進(jìn)一步加強(qiáng)企業(yè)管理 。