【導(dǎo)讀】方、反應(yīng)敏捷、處事穩(wěn)健。制止違反各類公約、公眾制度和干擾、妨礙管理工作的現(xiàn)象。生火警或匪警等情況，必須以最快的速度到達(dá)現(xiàn)場(chǎng)，不允許以任何借口推脫。事及時(shí)有效制止。不正常的情況,應(yīng)及時(shí)組織人員搶修。路的控制系統(tǒng)檢查是否正常良好。

　　

【正文】 通知進(jìn)行突然檢查時(shí)，管理中心經(jīng)理、各相關(guān)管理處主任負(fù)責(zé)接待，并記錄在 “來訪登記表 ”中，對(duì)發(fā)現(xiàn)的有關(guān)問題按相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。 4 接待工作的要求 管理中心的管理人員均應(yīng)熟悉接待工作，并掌握本手冊(cè)中的相關(guān)內(nèi)容。來源：考試大的美女編輯們 派工單可以由接待人員填發(fā)，但 “派工人 ”必須是管理處主任指定的管理人員。 相關(guān)質(zhì)量記錄： 1.《來訪登記表》 2.《服務(wù)登記表》 3.《日常報(bào)修記錄》 苑博 公司 物業(yè)檔案管理制度 一、物業(yè)管理公司檔案管理規(guī)定： 1．公司各物業(yè)項(xiàng)目的檔案資料規(guī)定由物業(yè)管理公司主管（包括代理主管）負(fù)責(zé)監(jiān)督保管，由文員專職文件存檔、注記工作。 2．有關(guān)物業(yè)管理公司驗(yàn)收檔案、圖則、業(yè)主及住戶資料、管理制度、合約及附件設(shè)備設(shè)施及保養(yǎng)制度、財(cái)務(wù)報(bào)告、員工人事資料等檔案要求集中存檔，文件柜要求上鎖，未經(jīng)主管許可，他人不得動(dòng)用。 3．物業(yè)管理公司檔案資料必須按公司規(guī)定要求存檔 ，做到圖有袋、文有夾，報(bào)告類文件編目錄索引，檔案類文件有存檔文件清單及編號(hào)目錄。 4．物業(yè)管理公司檔案目錄及存檔文件清單每季度上報(bào)公司備案。 5．物業(yè)管理公司檔案在歷任主管調(diào)職、任職時(shí)應(yīng)向公司或接任者辦理移交手續(xù)、經(jīng)確認(rèn)后方可離任。 6．物業(yè)管理公司檔案日常需經(jīng)常使用部分應(yīng)復(fù)印備份，原件存放在檔案中不得隨意使用。 7．因工作需要借閱、復(fù)印專管部分檔案資料的，需經(jīng)主管書面確認(rèn)，如有違反的作泄密處理。 8．公司將定期巡查上述規(guī)定所提及之要求落實(shí)情況，對(duì)不符要求的保管責(zé)任人將作適當(dāng)處分。 9．物業(yè)管理公司檔案資料 因保管不當(dāng)而導(dǎo)致遺失、泄密的，對(duì)物業(yè)管理公司有重大影響及損害物業(yè)管理公司公司利益的，公司將視情節(jié)輕重追究當(dāng)事人責(zé)任，并保留追究其法律責(zé)任的權(quán)利。 二、物業(yè)管理公司管理保密規(guī)定： 1．在工作范圍獲有關(guān)的公司、物業(yè)管理公司內(nèi)部資料，業(yè)主、用戶單元和物業(yè)管理處員工個(gè)人資料及其內(nèi)所載有的通信地址、聯(lián)系電話、購 /租合約及金額、特別條款、物業(yè)管理公司及公司內(nèi)部情況、業(yè)主及用戶個(gè)人情況等均屬工作保密范圍。 2．業(yè)主、用戶及員工資料統(tǒng)一存放在辦公室文件柜中，由專人負(fù)責(zé)注記及存檔等工作，由物業(yè)管理公司主管每周審核，其他工作人 員未經(jīng)許可禁止查閱。 3．物業(yè)管理公司物業(yè)管理處文件柜備用鑰匙由主管保管，主管及秘書因需告假時(shí)，經(jīng)指定的授權(quán)人士，方可代為執(zhí)行以上事務(wù) 4．應(yīng)工作所需而放置于辦公室、監(jiān)控中心、大堂接待處的業(yè)主及業(yè)戶聯(lián)系電話、員工個(gè)人聯(lián)系電話、地址等，必須隱藏放置，不得張貼于顯眼處，不得外泄。 5．公司制定的各類物業(yè)管理公司規(guī)章制度及工作指引，由物業(yè)管理處統(tǒng)一保管，高級(jí)管理員以上級(jí)別人員可借閱（須辦理借閱手續(xù)），每次限時(shí)一周。實(shí)行借閱目的為指引員工培訓(xùn)，嚴(yán)禁任何形式的抄襲及復(fù)印。 6．發(fā)布的各類通知通告，應(yīng)限定時(shí)效，過時(shí)收回 。 7．員工應(yīng)具有維護(hù)他人陰私權(quán)利的法律意識(shí)，主動(dòng)為公司及業(yè)主保守秘密，對(duì)于任何人士不正常的打探行為，應(yīng)堅(jiān)決拒絕并向公司報(bào)告。 8．員工因執(zhí)行保密規(guī)定不當(dāng)，致使公司、業(yè)主、業(yè)戶或管理員工利益受不良侵害的，公司將按員工守則有關(guān)規(guī)定從重處罰，并由當(dāng)事人個(gè)人承擔(dān)導(dǎo)致的全部法律責(zé)任。 三．物業(yè)管理公司檔案資料： 物業(yè)管理公司驗(yàn)收檔案： 1）土建、設(shè)備安裝竣工資料（圖紙、設(shè)備資料）； 2）設(shè)施設(shè)備之質(zhì)檢、消防、勞動(dòng)局、公安及音像管理等部門驗(yàn)收合格文件； 3）機(jī)電設(shè)備保養(yǎng)合約； 4）公共區(qū)域設(shè)施設(shè)備 驗(yàn)收記錄（管理公司）； 5）公共區(qū)域設(shè)施設(shè)備移交記錄（發(fā)展商、承包商與管理公司）； 6）單元驗(yàn)收及移交記錄（承包商、業(yè)主與管理公司）； 物業(yè)管理公司二次裝修檔案： 1）用戶單元二次裝修圖則及審批手續(xù)； 2）二次裝修期間管理處監(jiān)督檢查資料； 業(yè)戶資料： 1）入伙情況記錄； 2）業(yè)主（租戶）情況登記（包括名稱、單元號(hào)、聯(lián)系人、建筑面積、交接單、入伙時(shí)間或租用期限等）； 物業(yè)管理公司管理文本匯編： 1）管理合同、管理公約、用戶手冊(cè)等統(tǒng)一裝訂成冊(cè)； 2）物業(yè)管理公司各類管理規(guī)章制度及裝修規(guī)定等； 3）物 業(yè)管理公司各項(xiàng)管理分包合約； 物業(yè)管理公司設(shè)備維修保養(yǎng)類： 1）各類設(shè)施設(shè)備要有專門的維修保養(yǎng)制度及應(yīng)急措施； 2）各類設(shè)施設(shè)備有獨(dú)立的維修檔案，及日常巡檢維修記錄； 3）主要部位如變配電間、監(jiān)控中心、電梯機(jī)房等應(yīng)有工作日記、交接班記錄、巡視記錄及人員進(jìn)出記錄； 4）物業(yè)管理處有用戶維修保修單，維修后應(yīng)有回訪記錄； 物業(yè)管理公司設(shè)施設(shè)備檢測(cè)類： 1）變配電間要有供電部門定期電氣測(cè)試報(bào)告記錄； 2）電梯要有勞動(dòng)部門合格證書及年檢報(bào)告； 3）生活水箱要定期清洗并存記錄，清洗后要有衛(wèi)生部門水質(zhì)檢測(cè)報(bào)告，清 洗工作應(yīng)有有效體檢證明； 4）避雷系統(tǒng)要有定期檢測(cè)報(bào)告； 5）應(yīng)有定期沉降檢測(cè)報(bào)告； 6）消防泵、管道應(yīng)有定期試機(jī)及換水記錄，煙感及溫感探頭應(yīng)有定期測(cè)試工作記錄； 7）其它設(shè)施設(shè)備檢測(cè)記錄資料； 物業(yè)管理公司物業(yè)管理處運(yùn)作類： 1）正式文件應(yīng)用電腦打印操作，并有規(guī)定的電腦檔號(hào)及存檔目錄記錄； 2）物業(yè)管理公司管理費(fèi)收繳情況 3）物業(yè)管理公司管理費(fèi)財(cái)務(wù)報(bào)告 4）物業(yè)管理公司物業(yè)管理處運(yùn)作報(bào)告； 物業(yè)管理公司物業(yè)管理處會(huì)議記錄（包括內(nèi)部會(huì)議及與發(fā)展商或業(yè)主委 員會(huì)的會(huì)議） *物業(yè)管理公司物業(yè)管理處值班 記錄 *保安值班記錄 *設(shè)備值班與巡檢記錄 *管理工作計(jì)劃與報(bào)告 *工程設(shè)備管理計(jì)劃與報(bào)告 *物業(yè)管理公司物業(yè)管理處往來信函 *用戶報(bào)修與投訴處理記錄 *承包商維修或保養(yǎng)工作情況記錄 物業(yè)公司會(huì)議制度 目的 : 為進(jìn)一步 規(guī)范 公司會(huì)議管理 ,做好上情下達(dá)和下情上報(bào)工作 ,實(shí)現(xiàn)公司信息資源在各部門之間快速有效傳遞 ,提升公司運(yùn)營水平 ,確保會(huì)議內(nèi)容及議定的事項(xiàng)得到有效落實(shí) ,特制訂本 制度 適用范圍 : 本制度適用于 西寧苑博 物業(yè)管理 有限公司內(nèi)部會(huì)議管理。 (各項(xiàng)目?jī)?nèi)部會(huì)議管理規(guī)范由項(xiàng)目自定 ,報(bào)總經(jīng)辦審批后執(zhí)行 ) 管理權(quán)責(zé) : 總經(jīng)辦負(fù)責(zé)公司會(huì)議的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)及本制 度的執(zhí)行監(jiān)督。 會(huì)議提擬人或主辦職能部門負(fù)責(zé)會(huì)議的組織工作 ,并有權(quán)對(duì)違反本制度的行為提出處罰 : 、做好會(huì)議記錄。公司會(huì)議記錄要做到專人記錄和管理 ,會(huì)議記錄人負(fù)責(zé)會(huì)議議定事項(xiàng)的督辦和催辦 ,并將督辦和催辦情況 報(bào)告 會(huì)議主持人。必要時(shí)應(yīng)按照會(huì)議主持人的要求形成會(huì)議紀(jì)要 ,以使大家共同遵照?qǐng)?zhí)行。每月底總經(jīng)辦檢查會(huì)議記錄及落實(shí)情況 ,并作為考核當(dāng)事 人工作的依據(jù)。職能部門專題會(huì)議也要指定人員做好會(huì)議記錄 ,用以備忘。 、講究會(huì)議質(zhì)量。各類會(huì)議主持人會(huì)前應(yīng)與參會(huì)人員充分溝通 ,做到心中有數(shù)。對(duì)議而不決的事項(xiàng)提出解決的原則與方法 ,并對(duì)此負(fù)責(zé)。各類會(huì)議力求精干高效用數(shù)據(jù)說話 ,部署的工作做沒做 ,做到什么程度 ,沒做或沒做完的原因等等都要有明確具體可量化的答復(fù) ,防止和杜絕空洞無物或泛泛而論。 、力求會(huì)議實(shí)效。會(huì)議議定的事項(xiàng)、布置的工作任務(wù)、提出的辦法措施 ,與會(huì)負(fù)責(zé)人要按照落實(shí)要求 ,層層進(jìn)行傳達(dá)貫徹 ,務(wù)必使直接執(zhí)行人明確是什么、為什么、怎么做 ,對(duì)經(jīng) 常性工作要作用制度的形式確定下來 ,力求使每次會(huì)議都有具體的成果。 、嚴(yán)格會(huì)議紀(jì)律。會(huì)議管理是保證會(huì)議質(zhì)量的一項(xiàng)措施。與會(huì)人員應(yīng)有機(jī)的安排工作 ,認(rèn)真準(zhǔn)備、準(zhǔn)時(shí)參會(huì)。會(huì)議具體時(shí)間、地點(diǎn)由會(huì)議主持人決定、會(huì)議記錄人會(huì)前通知。與會(huì)人員一般不得缺席或指定他人代表 ,確因個(gè)人緊急事務(wù)需要請(qǐng)假的 ,須向會(huì)議主持人請(qǐng)假 ,同時(shí)指定專人代為履行職責(zé)。 管理內(nèi)容 : 會(huì)議 計(jì)劃 與統(tǒng)籌 每月 28日前 ,總經(jīng)辦應(yīng)與各項(xiàng)目協(xié)調(diào)確定下月計(jì)劃召開的項(xiàng)目例會(huì) ,統(tǒng)一報(bào)總經(jīng)理審批后 ,匯同公司例會(huì)編制《月度會(huì)議計(jì)劃》 ,于月底前發(fā)放至各項(xiàng)目 /職能部門負(fù)責(zé)人。 凡總經(jīng)辦已列入計(jì)劃的項(xiàng)目例會(huì) ,如需改期 ,或遇特殊情況需安排新的臨時(shí)例會(huì)時(shí) ,項(xiàng)目應(yīng)提前 2天報(bào)請(qǐng)總經(jīng)辦調(diào)整會(huì)議計(jì)劃。 會(huì)議安排的原則為 :小會(huì)服從大會(huì) ,局部服從整體 ,臨時(shí)會(huì)議服從例會(huì)。各類會(huì)議的優(yōu)先順序?yàn)?:公司例會(huì)、公司臨時(shí)會(huì)議、項(xiàng)目例會(huì)、項(xiàng)目臨時(shí)會(huì)議。因處置突發(fā)事件而召集的緊急 會(huì)議不受此限。 會(huì)議準(zhǔn)備 會(huì)議通知遵照以下規(guī)定 : 1 、已列入月度會(huì)議計(jì)劃表的會(huì)議 ,月中無調(diào)整的 ,不再另行通知 ,由各項(xiàng)目按計(jì)劃表直接通知與會(huì)人 。 2 、屬下列情況之一者 ,按 “ 誰提擬 ,誰通知 ” 的原則進(jìn)行會(huì)議通知 : (1)未列入月度會(huì)議計(jì)劃而臨時(shí)提擬的會(huì)議 。 (2)雖然已列入月度會(huì)議計(jì)劃 ,但需對(duì)會(huì)議議題、需準(zhǔn)備的會(huì)議 資料 、會(huì)務(wù)安排等作特別說 明 。 (3)其它提擬人認(rèn)為應(yīng)另行通知的情況。 會(huì)議通知期一般應(yīng)提前一天以上 ,通知對(duì)象為與會(huì)人、會(huì)務(wù)服務(wù)提供部門 。 會(huì)議通知形式一般為電話通知。但需對(duì)會(huì)議議題、需準(zhǔn)備的會(huì)議資料、會(huì)務(wù)安排等作特別說明的會(huì)議 ,應(yīng)以會(huì)議通知單進(jìn)行書面通知 。涉及多個(gè)部門和參加人數(shù)眾多的大型會(huì)議 ,主辦部門還應(yīng)編制詳細(xì)的會(huì)議計(jì)劃通知相關(guān)部門。 會(huì)議的其它準(zhǔn)備工作遵照以下規(guī)定 : 會(huì)議提擬部門應(yīng)提前做好會(huì)議資料 (如會(huì)議議程議題、提案、匯報(bào)材料、計(jì)劃草案、決議決定草案、與會(huì)人 應(yīng)提交資料等 )準(zhǔn)備的組織工作 。 會(huì)所根據(jù)會(huì)議提擬部門要求提前做好會(huì)務(wù)準(zhǔn)備工作 ,如落實(shí)會(huì)場(chǎng) ,布置會(huì)場(chǎng) ,備好座位、會(huì)議器材、茶具茶水等會(huì)議所需的各種設(shè)施、用品等 。 公司總部召開的公司級(jí)會(huì)議會(huì)務(wù)組織統(tǒng)一歸口總經(jīng)辦負(fù)責(zé)。 各項(xiàng)目 /職能部門在公司總部召開的會(huì)議需用公共會(huì)場(chǎng)的 ,應(yīng)提前向會(huì)議室管理部門 (會(huì)所 )提出工作聯(lián)系單 ,由會(huì)議室管理部門 (會(huì)所 )統(tǒng)籌安排。 會(huì)議組織。 會(huì)議組織遵照 “ 誰提擬 ,誰組織 ” 的原則。 會(huì)議主持人須遵守 以下規(guī)定 : 主持人應(yīng)不遲于會(huì)前 5 分鐘到達(dá)會(huì)場(chǎng) ,檢查會(huì)務(wù)落實(shí)情況 ,做好會(huì)前準(zhǔn)備。 主持人一般應(yīng)于會(huì)議開始后 ,將會(huì)議的議題、議程、須解決問題及達(dá)成目標(biāo)、議程推進(jìn)中應(yīng)注意的問題等 ,進(jìn)行必要的說明。 會(huì)議進(jìn)行中 ,主持人應(yīng)根據(jù)會(huì)議進(jìn)行中的實(shí)際情況 ,對(duì)議程進(jìn)行適時(shí)、必要的控制 ,并有權(quán)限定發(fā)言時(shí)間和中止與議題無關(guān)的發(fā)言 ,以確保議程順利推進(jìn)及會(huì)議效率。 屬討論、決策性議題的會(huì)議 ,主持人應(yīng)引導(dǎo)會(huì)議作出結(jié)論。對(duì)須集體議決的事項(xiàng)應(yīng)加以歸納和復(fù)述 ,適時(shí)提交與會(huì)人表明意見 。對(duì) 未議決事項(xiàng)亦應(yīng)加以歸納并引導(dǎo)會(huì)議就其后續(xù)安排統(tǒng)一意見。 主持人應(yīng)將會(huì)議決議事項(xiàng)付諸實(shí)施的程序、實(shí)施人 (部門 )、達(dá)成標(biāo)準(zhǔn)和時(shí)間等會(huì)后跟進(jìn)安排向與會(huì)人明確。 與會(huì)人須遵守以下規(guī)定 : 應(yīng)準(zhǔn)時(shí)到會(huì) ,并在《會(huì)議簽到表》上簽到。 會(huì)議發(fā)言應(yīng)言簡(jiǎn)意賅 ,緊扣議題。 遵循會(huì)議主持人對(duì)議程控制的要求。 屬工作部署性質(zhì)的會(huì)議 ,原則上不在會(huì)上進(jìn)行討論性發(fā)言。 遵守會(huì)議紀(jì)律 ,與會(huì)期間應(yīng)將手機(jī)調(diào)到無聲 ,原則上不允許接聽電話 ,如須接 聽 ,請(qǐng)離開會(huì)場(chǎng)。 6 、做好本人的會(huì)議紀(jì)錄。 會(huì)議決議事項(xiàng) ,與會(huì)人員應(yīng)在會(huì)后立即執(zhí)行 ,不得拖延或敷衍了事。 各職能部門 /項(xiàng)目要把每次會(huì)議精神傳達(dá)到基層員工 ,也可根據(jù)自己部門 /項(xiàng)目的實(shí)際情況 ,定期召開部門 /項(xiàng)目級(jí)會(huì)議傳達(dá)會(huì)議精神。 主持人為會(huì)議考勤的核準(zhǔn)人 ,考勤記錄由會(huì)議記錄員負(fù)責(zé)。 會(huì)議記錄 : 公司各類會(huì)議均應(yīng)以專用記錄本進(jìn)行會(huì)議記錄。 公司各類會(huì)議原則上應(yīng)確定專人負(fù)責(zé)記錄。會(huì)議記錄員的確定應(yīng)遵守 以下規(guī)定 : 各項(xiàng)目應(yīng)常設(shè)一名會(huì)議記錄員 (一般為本項(xiàng)目的內(nèi)務(wù)文員 ,名單報(bào)總經(jīng)辦備案 ),負(fù)責(zé)本部門會(huì)議及本部門負(fù)責(zé)組織的會(huì)議的記錄工作。 會(huì)議記錄遵照 “ 誰組織 ,誰記錄 ” 的原則 ,如有必要 ,主持人可根據(jù)本原則及考慮會(huì)議議題所涉及業(yè)務(wù)的需要 ,臨時(shí)指定會(huì)議記錄員。 總經(jīng)理主持的公司例會(huì)、臨時(shí)行政會(huì)議原則上由總經(jīng)辦文員負(fù)責(zé)會(huì)議記錄工作 ,總經(jīng)理另有指定的 ,從總經(jīng)理指定。 會(huì)議記錄員應(yīng)遵守以下規(guī)定 : 以專用會(huì)議記錄本做好會(huì)議的原始記錄及會(huì)議考勤記錄 ,根據(jù)需要整理會(huì)議紀(jì)要。 會(huì)議記錄應(yīng)盡量采用實(shí)錄風(fēng)格 ,確保記錄的原始性。 對(duì)會(huì)議已議決事項(xiàng) ,應(yīng)在原始記錄中括號(hào)注明 “ 議決 ” 字樣。 會(huì)議原始記錄應(yīng)于會(huì)議當(dāng)日、會(huì)議紀(jì)要最遲不遲于次日呈報(bào)會(huì)議主持人審核簽名。 做好會(huì)議原始記錄的日常歸檔、保管工作 ,及時(shí)將經(jīng)主持人核準(zhǔn)的《會(huì)議簽到表》的考勤記錄報(bào)考勤人員。 下列情況下 ,應(yīng)整理會(huì)議紀(jì)要 : 1 、公司各類行政