【導讀】方、反應敏捷、處事穩(wěn)健。制止違反各類公約、公眾制度和干擾、妨礙管理工作的現(xiàn)象。生火警或匪警等情況，必須以最快的速度到達現(xiàn)場，不允許以任何借口推脫。事及時有效制止。不正常的情況,應及時組織人員搶修。路的控制系統(tǒng)檢查是否正常良好。

　　

【正文】 通知進行突然檢查時，管理中心經理、各相關管理處主任負責接待，并記錄在 “來訪登記表 ”中，對發(fā)現(xiàn)的有關問題按相關規(guī)定進行處理。 4 接待工作的要求 管理中心的管理人員均應熟悉接待工作，并掌握本手冊中的相關內容。來源：考試大的美女編輯們 派工單可以由接待人員填發(fā)，但 “派工人 ”必須是管理處主任指定的管理人員。 相關質量記錄： 1.《來訪登記表》 2.《服務登記表》 3.《日常報修記錄》 苑博 公司 物業(yè)檔案管理制度 一、物業(yè)管理公司檔案管理規(guī)定： 1．公司各物業(yè)項目的檔案資料規(guī)定由物業(yè)管理公司主管（包括代理主管）負責監(jiān)督保管，由文員專職文件存檔、注記工作。 2．有關物業(yè)管理公司驗收檔案、圖則、業(yè)主及住戶資料、管理制度、合約及附件設備設施及保養(yǎng)制度、財務報告、員工人事資料等檔案要求集中存檔，文件柜要求上鎖，未經主管許可，他人不得動用。 3．物業(yè)管理公司檔案資料必須按公司規(guī)定要求存檔 ，做到圖有袋、文有夾，報告類文件編目錄索引，檔案類文件有存檔文件清單及編號目錄。 4．物業(yè)管理公司檔案目錄及存檔文件清單每季度上報公司備案。 5．物業(yè)管理公司檔案在歷任主管調職、任職時應向公司或接任者辦理移交手續(xù)、經確認后方可離任。 6．物業(yè)管理公司檔案日常需經常使用部分應復印備份，原件存放在檔案中不得隨意使用。 7．因工作需要借閱、復印專管部分檔案資料的，需經主管書面確認，如有違反的作泄密處理。 8．公司將定期巡查上述規(guī)定所提及之要求落實情況，對不符要求的保管責任人將作適當處分。 9．物業(yè)管理公司檔案資料 因保管不當而導致遺失、泄密的，對物業(yè)管理公司有重大影響及損害物業(yè)管理公司公司利益的，公司將視情節(jié)輕重追究當事人責任，并保留追究其法律責任的權利。 二、物業(yè)管理公司管理保密規(guī)定： 1．在工作范圍獲有關的公司、物業(yè)管理公司內部資料，業(yè)主、用戶單元和物業(yè)管理處員工個人資料及其內所載有的通信地址、聯(lián)系電話、購 /租合約及金額、特別條款、物業(yè)管理公司及公司內部情況、業(yè)主及用戶個人情況等均屬工作保密范圍。 2．業(yè)主、用戶及員工資料統(tǒng)一存放在辦公室文件柜中，由專人負責注記及存檔等工作，由物業(yè)管理公司主管每周審核，其他工作人 員未經許可禁止查閱。 3．物業(yè)管理公司物業(yè)管理處文件柜備用鑰匙由主管保管，主管及秘書因需告假時，經指定的授權人士，方可代為執(zhí)行以上事務 4．應工作所需而放置于辦公室、監(jiān)控中心、大堂接待處的業(yè)主及業(yè)戶聯(lián)系電話、員工個人聯(lián)系電話、地址等，必須隱藏放置，不得張貼于顯眼處，不得外泄。 5．公司制定的各類物業(yè)管理公司規(guī)章制度及工作指引，由物業(yè)管理處統(tǒng)一保管，高級管理員以上級別人員可借閱（須辦理借閱手續(xù)），每次限時一周。實行借閱目的為指引員工培訓，嚴禁任何形式的抄襲及復印。 6．發(fā)布的各類通知通告，應限定時效，過時收回 。 7．員工應具有維護他人陰私權利的法律意識，主動為公司及業(yè)主保守秘密，對于任何人士不正常的打探行為，應堅決拒絕并向公司報告。 8．員工因執(zhí)行保密規(guī)定不當，致使公司、業(yè)主、業(yè)戶或管理員工利益受不良侵害的，公司將按員工守則有關規(guī)定從重處罰，并由當事人個人承擔導致的全部法律責任。 三．物業(yè)管理公司檔案資料： 物業(yè)管理公司驗收檔案： 1）土建、設備安裝竣工資料（圖紙、設備資料）； 2）設施設備之質檢、消防、勞動局、公安及音像管理等部門驗收合格文件； 3）機電設備保養(yǎng)合約； 4）公共區(qū)域設施設備 驗收記錄（管理公司）； 5）公共區(qū)域設施設備移交記錄（發(fā)展商、承包商與管理公司）； 6）單元驗收及移交記錄（承包商、業(yè)主與管理公司）； 物業(yè)管理公司二次裝修檔案： 1）用戶單元二次裝修圖則及審批手續(xù)； 2）二次裝修期間管理處監(jiān)督檢查資料； 業(yè)戶資料： 1）入伙情況記錄； 2）業(yè)主（租戶）情況登記（包括名稱、單元號、聯(lián)系人、建筑面積、交接單、入伙時間或租用期限等）； 物業(yè)管理公司管理文本匯編： 1）管理合同、管理公約、用戶手冊等統(tǒng)一裝訂成冊； 2）物業(yè)管理公司各類管理規(guī)章制度及裝修規(guī)定等； 3）物 業(yè)管理公司各項管理分包合約； 物業(yè)管理公司設備維修保養(yǎng)類： 1）各類設施設備要有專門的維修保養(yǎng)制度及應急措施； 2）各類設施設備有獨立的維修檔案，及日常巡檢維修記錄； 3）主要部位如變配電間、監(jiān)控中心、電梯機房等應有工作日記、交接班記錄、巡視記錄及人員進出記錄； 4）物業(yè)管理處有用戶維修保修單，維修后應有回訪記錄； 物業(yè)管理公司設施設備檢測類： 1）變配電間要有供電部門定期電氣測試報告記錄； 2）電梯要有勞動部門合格證書及年檢報告； 3）生活水箱要定期清洗并存記錄，清洗后要有衛(wèi)生部門水質檢測報告，清 洗工作應有有效體檢證明； 4）避雷系統(tǒng)要有定期檢測報告； 5）應有定期沉降檢測報告； 6）消防泵、管道應有定期試機及換水記錄，煙感及溫感探頭應有定期測試工作記錄； 7）其它設施設備檢測記錄資料； 物業(yè)管理公司物業(yè)管理處運作類： 1）正式文件應用電腦打印操作，并有規(guī)定的電腦檔號及存檔目錄記錄； 2）物業(yè)管理公司管理費收繳情況 3）物業(yè)管理公司管理費財務報告 4）物業(yè)管理公司物業(yè)管理處運作報告； 物業(yè)管理公司物業(yè)管理處會議記錄（包括內部會議及與發(fā)展商或業(yè)主委 員會的會議） *物業(yè)管理公司物業(yè)管理處值班 記錄 *保安值班記錄 *設備值班與巡檢記錄 *管理工作計劃與報告 *工程設備管理計劃與報告 *物業(yè)管理公司物業(yè)管理處往來信函 *用戶報修與投訴處理記錄 *承包商維修或保養(yǎng)工作情況記錄 物業(yè)公司會議制度 目的 : 為進一步 規(guī)范 公司會議管理 ,做好上情下達和下情上報工作 ,實現(xiàn)公司信息資源在各部門之間快速有效傳遞 ,提升公司運營水平 ,確保會議內容及議定的事項得到有效落實 ,特制訂本 制度 適用范圍 : 本制度適用于 西寧苑博 物業(yè)管理 有限公司內部會議管理。 (各項目內部會議管理規(guī)范由項目自定 ,報總經辦審批后執(zhí)行 ) 管理權責 : 總經辦負責公司會議的統(tǒng)籌協(xié)調及本制 度的執(zhí)行監(jiān)督。 會議提擬人或主辦職能部門負責會議的組織工作 ,并有權對違反本制度的行為提出處罰 : 、做好會議記錄。公司會議記錄要做到專人記錄和管理 ,會議記錄人負責會議議定事項的督辦和催辦 ,并將督辦和催辦情況 報告 會議主持人。必要時應按照會議主持人的要求形成會議紀要 ,以使大家共同遵照執(zhí)行。每月底總經辦檢查會議記錄及落實情況 ,并作為考核當事 人工作的依據。職能部門專題會議也要指定人員做好會議記錄 ,用以備忘。 、講究會議質量。各類會議主持人會前應與參會人員充分溝通 ,做到心中有數(shù)。對議而不決的事項提出解決的原則與方法 ,并對此負責。各類會議力求精干高效用數(shù)據說話 ,部署的工作做沒做 ,做到什么程度 ,沒做或沒做完的原因等等都要有明確具體可量化的答復 ,防止和杜絕空洞無物或泛泛而論。 、力求會議實效。會議議定的事項、布置的工作任務、提出的辦法措施 ,與會負責人要按照落實要求 ,層層進行傳達貫徹 ,務必使直接執(zhí)行人明確是什么、為什么、怎么做 ,對經 常性工作要作用制度的形式確定下來 ,力求使每次會議都有具體的成果。 、嚴格會議紀律。會議管理是保證會議質量的一項措施。與會人員應有機的安排工作 ,認真準備、準時參會。會議具體時間、地點由會議主持人決定、會議記錄人會前通知。與會人員一般不得缺席或指定他人代表 ,確因個人緊急事務需要請假的 ,須向會議主持人請假 ,同時指定專人代為履行職責。 管理內容 : 會議 計劃 與統(tǒng)籌 每月 28日前 ,總經辦應與各項目協(xié)調確定下月計劃召開的項目例會 ,統(tǒng)一報總經理審批后 ,匯同公司例會編制《月度會議計劃》 ,于月底前發(fā)放至各項目 /職能部門負責人。 凡總經辦已列入計劃的項目例會 ,如需改期 ,或遇特殊情況需安排新的臨時例會時 ,項目應提前 2天報請總經辦調整會議計劃。 會議安排的原則為 :小會服從大會 ,局部服從整體 ,臨時會議服從例會。各類會議的優(yōu)先順序為 :公司例會、公司臨時會議、項目例會、項目臨時會議。因處置突發(fā)事件而召集的緊急 會議不受此限。 會議準備 會議通知遵照以下規(guī)定 : 1 、已列入月度會議計劃表的會議 ,月中無調整的 ,不再另行通知 ,由各項目按計劃表直接通知與會人 。 2 、屬下列情況之一者 ,按 “ 誰提擬 ,誰通知 ” 的原則進行會議通知 : (1)未列入月度會議計劃而臨時提擬的會議 。 (2)雖然已列入月度會議計劃 ,但需對會議議題、需準備的會議 資料 、會務安排等作特別說 明 。 (3)其它提擬人認為應另行通知的情況。 會議通知期一般應提前一天以上 ,通知對象為與會人、會務服務提供部門 。 會議通知形式一般為電話通知。但需對會議議題、需準備的會議資料、會務安排等作特別說明的會議 ,應以會議通知單進行書面通知 。涉及多個部門和參加人數(shù)眾多的大型會議 ,主辦部門還應編制詳細的會議計劃通知相關部門。 會議的其它準備工作遵照以下規(guī)定 : 會議提擬部門應提前做好會議資料 (如會議議程議題、提案、匯報材料、計劃草案、決議決定草案、與會人 應提交資料等 )準備的組織工作 。 會所根據會議提擬部門要求提前做好會務準備工作 ,如落實會場 ,布置會場 ,備好座位、會議器材、茶具茶水等會議所需的各種設施、用品等 。 公司總部召開的公司級會議會務組織統(tǒng)一歸口總經辦負責。 各項目 /職能部門在公司總部召開的會議需用公共會場的 ,應提前向會議室管理部門 (會所 )提出工作聯(lián)系單 ,由會議室管理部門 (會所 )統(tǒng)籌安排。 會議組織。 會議組織遵照 “ 誰提擬 ,誰組織 ” 的原則。 會議主持人須遵守 以下規(guī)定 : 主持人應不遲于會前 5 分鐘到達會場 ,檢查會務落實情況 ,做好會前準備。 主持人一般應于會議開始后 ,將會議的議題、議程、須解決問題及達成目標、議程推進中應注意的問題等 ,進行必要的說明。 會議進行中 ,主持人應根據會議進行中的實際情況 ,對議程進行適時、必要的控制 ,并有權限定發(fā)言時間和中止與議題無關的發(fā)言 ,以確保議程順利推進及會議效率。 屬討論、決策性議題的會議 ,主持人應引導會議作出結論。對須集體議決的事項應加以歸納和復述 ,適時提交與會人表明意見 。對 未議決事項亦應加以歸納并引導會議就其后續(xù)安排統(tǒng)一意見。 主持人應將會議決議事項付諸實施的程序、實施人 (部門 )、達成標準和時間等會后跟進安排向與會人明確。 與會人須遵守以下規(guī)定 : 應準時到會 ,并在《會議簽到表》上簽到。 會議發(fā)言應言簡意賅 ,緊扣議題。 遵循會議主持人對議程控制的要求。 屬工作部署性質的會議 ,原則上不在會上進行討論性發(fā)言。 遵守會議紀律 ,與會期間應將手機調到無聲 ,原則上不允許接聽電話 ,如須接 聽 ,請離開會場。 6 、做好本人的會議紀錄。 會議決議事項 ,與會人員應在會后立即執(zhí)行 ,不得拖延或敷衍了事。 各職能部門 /項目要把每次會議精神傳達到基層員工 ,也可根據自己部門 /項目的實際情況 ,定期召開部門 /項目級會議傳達會議精神。 主持人為會議考勤的核準人 ,考勤記錄由會議記錄員負責。 會議記錄 : 公司各類會議均應以專用記錄本進行會議記錄。 公司各類會議原則上應確定專人負責記錄。會議記錄員的確定應遵守 以下規(guī)定 : 各項目應常設一名會議記錄員 (一般為本項目的內務文員 ,名單報總經辦備案 ),負責本部門會議及本部門負責組織的會議的記錄工作。 會議記錄遵照 “ 誰組織 ,誰記錄 ” 的原則 ,如有必要 ,主持人可根據本原則及考慮會議議題所涉及業(yè)務的需要 ,臨時指定會議記錄員。 總經理主持的公司例會、臨時行政會議原則上由總經辦文員負責會議記錄工作 ,總經理另有指定的 ,從總經理指定。 會議記錄員應遵守以下規(guī)定 : 以專用會議記錄本做好會議的原始記錄及會議考勤記錄 ,根據需要整理會議紀要。 會議記錄應盡量采用實錄風格 ,確保記錄的原始性。 對會議已議決事項 ,應在原始記錄中括號注明 “ 議決 ” 字樣。 會議原始記錄應于會議當日、會議紀要最遲不遲于次日呈報會議主持人審核簽名。 做好會議原始記錄的日常歸檔、保管工作 ,及時將經主持人核準的《會議簽到表》的考勤記錄報考勤人員。 下列情況下 ,應整理會議紀要 : 1 、公司各類行政