【正文】 標準客房） 4. 到達及離 開時使用的交通工具及詳細資料 5．若正值旅游旺季，應(yīng)在訂房時確保房間的預(yù)定。 6. 說明公司名稱、地址、電話、傳真等，以便酒店參考及方便進一步聯(lián)絡(luò)。 . 行程表 行程表是預(yù)先對公干期間的安排及把需確認的事項列明，使其上司能利用有限的時間作出最大的利益。當編制行程表時請注意以下各點： 1. 行程表應(yīng)方便隨身攜帶及翻閱。 2. 大城市通常有多個火車站（機場或碼頭），盡可能安排在同一地方進出境。 3. 留意交通工具的時間表，隨時更新資料。 4. 留意 各地時差，正確說明離境及到達目的地的當?shù)貢r間。 5. 在公干期間，應(yīng)花最短的時間在交通上。 . 計劃海外公干 搜集目的地一般資料，例如面積、人口、主要城市、氣候、服飾、工作 時間等。入境方面則查詢有關(guān)護照、入境簽證、防疫注射、通用貨幣、生活習慣等；酒店及餐廳；郵務(wù)、電話及電訊設(shè)施；經(jīng)濟發(fā)展、進出口貿(mào)易條例、政府及工商機構(gòu)、商務(wù)法則等。 ：按已批準預(yù)算案向財務(wù)部申請公干費用，兌換目的地流通貨幣。 2．其它事項： －預(yù)備當?shù)氐牡貓D或交通圖 －確認交通、酒店訂房、被訪者的約會詳情 －制作行程表，內(nèi)容包括酒店、約會、會議日期、時間、地點、聯(lián)絡(luò)電話等。 －若其上司出外公干，出發(fā)前須集中一切行程中所需要的文件、文具交付。 6. 辦公室文儀器材 操作計算機須先練習指法。 1. 保持機器清潔，用干抹布擦試。 2. 清潔鼠標內(nèi)壁。 ，并以機背為重心。 。 ，容易被人碰倒。 ，可嘗試找出根源，作 適當調(diào)正。若修正無效或理由不明，應(yīng)停止使用及通知維修人員。 舊檔案或機密文件初稿不適合留存在辦公室內(nèi)，應(yīng)利用碎紙機第一時間把它們毀滅，將紙張放在機內(nèi)切成條狀或碎屑。 為配合大型工商機構(gòu)的需要，例如內(nèi)部預(yù)算、計劃書，可能有數(shù)十頁紙之多，小型訂裝機便甚為全用。由于訂裝機款式形形種種，操作按個別種類而定。 7. 輔助記憶材料 為求部門運作過程中所有工作、資料不致遺漏，文職人員必須采取下列輔助工具作記錄及跟催。 使用日志要點： 可用鉛筆記下，方便更改。待確定后可用原子筆、墨水筆記下。 ，會面者之姓名（及公司名）、地點及話題。 ，應(yīng)記下酒會時間及有關(guān)衣著服飾提示之類。 （分上、下午）記下。 ，應(yīng)先看日志，預(yù)備其上司的約會、備好會議所需要的文件。 ，確定日志上每一事項都已辦理，沒有遺漏。 從日志談到安排約會應(yīng)注意的事項： ，避免與會面重疊。 ，預(yù)留一些花在交通上的時間。 訪者約會在其上司參加會議之后，應(yīng)先向前者解釋有可能延遲散會。除非其上司事先聲明或來訪者乃非常重要人物，否則不可騷擾會議的進行。 ，掛線后應(yīng)補發(fā)信確認談話內(nèi)容，將信件副本存檔，還須記錄在其上司的日志內(nèi)。 、職衍、公司名稱、地址、電話，若更改約會可與他（她）聯(lián)系。 ，確定其上司的伴侶（女伴）是否有空才作回復。 其上司可能一整天在外會面及拜訪，不方便攜帶日志，這時便可替他預(yù)備一張約會卡。把當天約會卡連同有關(guān)文件放在他的桌上。 綜合所有工作的清單，內(nèi)容包括：記錄日期、任務(wù)內(nèi)容、預(yù)計完成日期、實際完成日期等各項。 一頁年志提供年、月、日、星期，方便記下每天大計。便于全年事項一目了然，易于系統(tǒng)籌備。 8. 會議 會議是一個機構(gòu)內(nèi)不可缺乏的溝通方式。 議程是有次序地列出會議中所要進行的項目。此外還有會議日期、星期、時間、地點。議程在會議前七至十四天發(fā)給出席者，令他們早作準備。每次會議日期在每一年度開始便已決定，并在上一次會議終結(jié)時重申。 議程 由行政辦經(jīng)理制作，內(nèi)容除了包括上次會議仍未解決之項目外，行政辦經(jīng)理應(yīng)咨詢其上司其他新的事項。 會議主席議程 會議主席議程有別于一般議程，它包括會議中需要的額外資料，與及在議程中右方騰出空白部份，方便主席記下重點。 ： 會議以前 ，預(yù)備議程并分發(fā)各與會者。 （會議室、會客室或其他指定地點） ，但因任何理由不能出席，應(yīng)預(yù)早以書面列明有關(guān)事項，讓行政 辦秘書轉(zhuǎn)交會議主席在會上提出。 ： 、紙張 、檔案 開會當天 1. 提早到達會場，帶備文具、文件、出勤記錄等。 2. 若有需要，在會場通道放置指示牌。 3. 安排座位，放上名牌。 4. 派發(fā)紙張。 5. 安排開水及水杯、煙灰碟放在方便地方。 6. 檢查出勤記錄，確定所有出席者都已簽署。 7. 讀出上一次 會議記錄、缺席者通知書及其他信件。 8. 提供討論事項的文件。 9. 詳細記錄會議過程內(nèi)容、動議者、和議者及投票結(jié)果。 1. 確保所有文件已帶回辦公室。 2. 草擬會議記錄待會議主席批閱。 3. 將批閱后的記錄整理，并分發(fā)各出席者。 4. 預(yù)備議決后的跟催文件。 5. 把第 4 項及會議中使用的文件存檔。 6. 把下次會議日期記在日志中。 會議記錄 會議記錄必須小心保存，每一項議決都是日后執(zhí)行及參考的依據(jù)。它是一項永久 的記錄，亦有其法律效力。 會議記錄包括跟催上次會議內(nèi)容、是次會議事項、下次會議的日期、時間及休會時間各項。