【正文】 便沖著肖秘書發(fā)起火來，肖秘書辯解道：“這事不該我管！”彭經(jīng)理火氣更大：“難道該我管！”他把責(zé)備的目光投向辦公室申主任。申主任紅著臉說：“我記得辦公室曾寄來張變更電話號(hào)碼通知單，是誰收的？”于是，大家一齊動(dòng)手，可找了好一陣也未找到。彭經(jīng)理火氣更大：“你們是干什么的？一件小事都做不好，公司是你們白拿錢的地方？”還是小濃靈活些，他趕 緊撥通查號(hào)臺(tái)，才找到該公司變更后的電話號(hào)碼。這樣，雖然止住了彭經(jīng)理的火氣進(jìn)一步爆發(fā)，但全辦公室的人心理都不好受。 你認(rèn)為從這事中應(yīng)該吸取什么教訓(xùn)？ [評(píng)析 ]如果要找到這件事的起因，無非是二：一是邙山公司辦公室工作責(zé)任制未落實(shí)到人，連修改客戶電話地址一覽表的人是誰都 20 不清楚；二是公司辦公室管理文書檔案方式混亂。 如果我們深究一下，為什么要待領(lǐng)導(dǎo)發(fā)現(xiàn)后，才被動(dòng)地去處理問題？這樣會(huì)造成什么影響？為什么同辦公室的人要推卸責(zé)任？為什么領(lǐng)導(dǎo)批評(píng)還要辯解？等等。也許，這樣問一下，就不會(huì)就事論事了 。 秘書應(yīng)時(shí)時(shí)刻刻把握秘書工作原則、秘書常識(shí)，自覺而主動(dòng)地運(yùn)用到工作中去，多動(dòng)腦筋，發(fā)揮積極精神，從細(xì)小的工作中悟出其中奧妙來。比如，這件事，收信人，或拆閱信件的人，或其他知情人，有了主動(dòng)精神，在辦公室主任沒安排的情況下，順手改動(dòng)一下，拾遺補(bǔ)闕，主動(dòng)做些應(yīng)該辦的事，不僅使工作化被動(dòng)為主動(dòng)，體現(xiàn)出你的協(xié)作精神來，而且將會(huì)把你磨煉得更成熟些。秘書要多動(dòng)腦筋，多想問題，多做事情，包括做“分外”事。 在領(lǐng)導(dǎo)沖著你發(fā)火時(shí)，哪怕不是你的錯(cuò)，也不要當(dāng)場辯解。那樣做，不僅會(huì)使領(lǐng)導(dǎo)更加生氣，而且更顯得你是那么 沒有涵養(yǎng)，更會(huì)引起辦公室同事之間的不團(tuán)結(jié)。這 21 不是說“秘書是領(lǐng)導(dǎo)的出氣筒”，該當(dāng)“受氣泡”。你應(yīng)該理解領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)時(shí)的心理狀態(tài)，讓他把火氣發(fā)出來，同時(shí)趕緊設(shè)法把失誤糾正過去，讓領(lǐng)導(dǎo)心理求得平衡。有些誤解在適當(dāng)時(shí)機(jī)可以向領(lǐng)導(dǎo)解釋，有的則不必去斤斤計(jì)較，領(lǐng)導(dǎo)心中是有數(shù)的。 案例與分析 （七） 深友公司的吳經(jīng)理正在對(duì)外通話，突然停了下來，捂住話筒問秘書：“后天上午 10 點(diǎn)以后，有沒有一個(gè)小時(shí)的空閑時(shí)間？我要約見一位重要客商?！? 石秘書查了查時(shí)間計(jì)劃表后，對(duì)吳經(jīng)理說：“星期四（既 吳經(jīng)理所說的后天，這是經(jīng)理的習(xí)慣。他平常不喜歡用星期幾的說法，秘書們對(duì)經(jīng)理的習(xí)慣早就摸準(zhǔn)了，能迅速反映出經(jīng)理所問的是星期幾。）上午9 至 10 點(diǎn)鐘要召開業(yè)務(wù)匯報(bào)會(huì)，您以后沒有其他安排。但是，會(huì)議在10 點(diǎn)鐘能否準(zhǔn)時(shí)結(jié)束呢？” 22 吳經(jīng)理考慮了一下，便在電話中約客人于星期四 10 點(diǎn) 30 分來公司會(huì)談。 從這瑣事的處理中，你認(rèn)為石秘書的工作如何？ [評(píng)析 ]石秘書的工作穩(wěn)妥，稱職。 替經(jīng)理管理好時(shí)間，是秘書工作的重要環(huán)節(jié)。經(jīng)理工作繁忙，事務(wù)纏身，會(huì)議、會(huì)談、約見、出差、出訪、公司例行事務(wù)，考查公司發(fā)展、人員調(diào)配、商務(wù)活動(dòng)評(píng)估，??數(shù)不勝數(shù)。秘書部門就必須對(duì)經(jīng)理的工作及時(shí)間做合理的安排，用一張紙?jiān)O(shè)計(jì)好日期、時(shí)間、預(yù)定進(jìn)行事項(xiàng)，備注等欄目，在一周、一月之前，作好下周、下月的安排。一般情況下，經(jīng)理的時(shí)間安排得非常緊湊，許多臨時(shí)事務(wù)只能穿插其中，并根據(jù)事情的輕重緩急，對(duì)原預(yù)定計(jì)劃做出調(diào)整、變動(dòng)。秘書除根據(jù)工作、經(jīng)理意見，安排好時(shí)間，做必要調(diào)整外，還必須在前一天、前一周、前一月，對(duì)未來一 天、一周、一月的工作時(shí)間和內(nèi)容，同領(lǐng)導(dǎo)“對(duì)表”，提前提醒領(lǐng)導(dǎo)準(zhǔn)時(shí)參加會(huì)議、會(huì)談、約見。 23 石秘書在回答經(jīng)理詢問時(shí)，非常得體。她提醒經(jīng)理：會(huì)議能否按時(shí)結(jié)束，表示顧慮，讓經(jīng)理酌定，很有道理。因?yàn)榻?jīng)理很忙，對(duì)有些瑣事，無暇細(xì)顧，但對(duì)此如處理不當(dāng)，又會(huì)造成不小影響。比如，石秘書如不提醒經(jīng)理，經(jīng)理馬上決定請(qǐng)客商星期四上午 10 點(diǎn)來公司。到時(shí)，會(huì)議沒結(jié)束，經(jīng)理抽不開身，客人來了見不到主人，這樣造成的影響就不好，有損領(lǐng)導(dǎo)形象和公司聲譽(yù)。 秘書為領(lǐng)導(dǎo)安排的時(shí)間計(jì)劃表，如有臨時(shí)變動(dòng)，這時(shí)，秘書必須迅速聯(lián)系有關(guān) 方面做出調(diào)整、變動(dòng)。比如，原定星期三上午 9 至 12 點(diǎn)，經(jīng)理去市財(cái)辦開會(huì)?，F(xiàn)市財(cái)辦臨時(shí)通知，會(huì)議改在星期下午 1 至 4 點(diǎn)召開。而這段時(shí)間，經(jīng)理原先是安排好要和中原公司經(jīng)理洽談業(yè)務(wù)，之后拜訪科龍公司總經(jīng)理的。這樣，由于上級(jí)會(huì)議的變更，經(jīng)理的洽談和拜訪的時(shí)間，就必須做出調(diào)整。 星期三上午，經(jīng)理有空，可將原下午的安排調(diào)到上午進(jìn)行。這時(shí)，秘書應(yīng)當(dāng)主動(dòng)向經(jīng)理報(bào)告原定星期三的時(shí)間安排必須變動(dòng)的理由，說明佳話更改后所產(chǎn)生的影響，提出 24 你處理的意見。在取得經(jīng)理同意后，再考慮對(duì)外事務(wù)先后安排順序，重新做好時(shí)間調(diào)配 。 秘書做好這一切之后，即可與中原公司經(jīng)理聯(lián)系，耐心解釋變更時(shí)間的原因，在表示歉意之后，說：“當(dāng)天上午 9 點(diǎn)，我們經(jīng)理有空，假如您方便，業(yè)務(wù)洽談可改在那段時(shí)間進(jìn)行，你認(rèn)為如何？”如果對(duì)方同意則可將業(yè)務(wù)洽談?wù)搅腥胗?jì)劃上，再向經(jīng)理報(bào)告。假如對(duì)方不同意，還須另作進(jìn)一步協(xié)商，待雙方達(dá)成一致意見時(shí)，才正式列入計(jì)劃。經(jīng)理去科龍公司拜訪，亦可依此法去處理。 案例與分析 （八） 雙慶公司朱總經(jīng)理上月參加各種會(huì)議達(dá) 27 次之多，差不多天天泡會(huì)海，他深感自己如不從“會(huì)海”中“解放”出來，加強(qiáng)學(xué)習(xí)， 提高自身素質(zhì)，深入實(shí)際，掌握各種信息，便難于指揮這個(gè)上千人的企業(yè)。經(jīng)他思索后，要求秘書部門考慮一個(gè)解決問題的方案。這任務(wù)落實(shí)到何秘書身上。 25 如果你是何秘書，你將如何為朱總解難。 [評(píng)析 ]何秘書接受任務(wù)后，為了弄清情況，首先，他詳細(xì)查閱了本單位的“大事記”。對(duì)近一年來公司經(jīng)理月平均參加會(huì)議次數(shù)，以及會(huì)議性質(zhì)進(jìn)行了了解，又特別對(duì)朱總上月參加的會(huì)議進(jìn)行了詳細(xì)分析。上月，朱總參加市各領(lǐng)導(dǎo)部門召開的會(huì)議 6 次，參加往來單位會(huì)議 7 次，出席本公司下屬部門會(huì)議 6 次，公司總部召開會(huì) 8 次。在此基礎(chǔ)上，何秘書 進(jìn)一步分析，近一年來，公司總經(jīng)理月平均 20 次以上的會(huì)議，有一半左右，本來可以不參加。如上月，市領(lǐng)導(dǎo)部門和往來單位 13 次會(huì)議中，只有 6 次非朱總參加不可外，其余 6 次，可派公司副職或其他人去參加， 6 次下屬部門會(huì)議，僅一次非朱總參加不可；公司總部 8 次會(huì)議，有一次朱總可以不參加。這樣分析計(jì)算，朱總上月可以不參加 12次會(huì)議。 就是朱總非參加不可的 15 次會(huì)議中，還有交錯(cuò)、重迭現(xiàn)象。比如，貫徹號(hào)文件 26 精神，市、公司、公司下屬部門的會(huì)議，朱總都參加過，及至某公司貫徹該文件的具體做法的現(xiàn)場會(huì)，有關(guān)部門也點(diǎn) 名要“一把手”參加。這樣，比如造成領(lǐng)導(dǎo)沉于“會(huì)海”。 在弄清情況后，何秘書草擬了一份《加強(qiáng)會(huì)議計(jì)劃管理的意見》，文中，除了簡單地提到端正會(huì)議指導(dǎo)思想，改進(jìn)會(huì)見，提高辦事效率外，著重?cái)M訂了將會(huì)議納入規(guī)范化、程序化軌道；一是，限制會(huì)議次數(shù)。根據(jù)需要與精簡原則，公司一級(jí)會(huì)議每月不得超過六次，歲末月尾，由秘書部門根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)意圖與業(yè)務(wù)部門需要擬制出下年、下月公司會(huì)務(wù)活動(dòng)安排，明確各會(huì)議的時(shí)間、規(guī)模和主要解決的問題。最后，由公司領(lǐng)導(dǎo)審定核實(shí)。二是，適時(shí)調(diào)節(jié)計(jì)劃。會(huì)議計(jì)劃一經(jīng)審定，原則上按計(jì)劃執(zhí)行，如客觀情況有變， 需增減會(huì)議次數(shù)，擴(kuò)大范圍，改換內(nèi)容，必須由主辦部門會(huì)同秘書部門做出調(diào)整，報(bào)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后執(zhí)行，不得擅自更改。 執(zhí)行《意見》半年來，朱總經(jīng)理每月僅參加會(huì)議 10 次左右，大大減輕了領(lǐng)導(dǎo)負(fù)擔(dān)。 不開會(huì)，不行；開會(huì)多了，也不行。目 27 前，會(huì)多是普遍現(xiàn)象，如何解決這一問題？把會(huì)議納入了規(guī)范化、程序化、制度化的軌道，勢在必行，雙慶公司的辦法值得借鑒。 28