【正文】 便沖著肖秘書發(fā)起火來，肖秘書辯解道：“這事不該我管！”彭經(jīng)理火氣更大：“難道該我管！”他把責備的目光投向辦公室申主任。申主任紅著臉說：“我記得辦公室曾寄來張變更電話號碼通知單，是誰收的？”于是，大家一齊動手，可找了好一陣也未找到。彭經(jīng)理火氣更大：“你們是干什么的？一件小事都做不好，公司是你們白拿錢的地方？”還是小濃靈活些，他趕 緊撥通查號臺，才找到該公司變更后的電話號碼。這樣，雖然止住了彭經(jīng)理的火氣進一步爆發(fā)，但全辦公室的人心理都不好受。 你認為從這事中應該吸取什么教訓？ [評析 ]如果要找到這件事的起因，無非是二：一是邙山公司辦公室工作責任制未落實到人，連修改客戶電話地址一覽表的人是誰都 20 不清楚；二是公司辦公室管理文書檔案方式混亂。 如果我們深究一下，為什么要待領導發(fā)現(xiàn)后，才被動地去處理問題？這樣會造成什么影響？為什么同辦公室的人要推卸責任？為什么領導批評還要辯解？等等。也許，這樣問一下，就不會就事論事了 。 秘書應時時刻刻把握秘書工作原則、秘書常識，自覺而主動地運用到工作中去，多動腦筋，發(fā)揮積極精神，從細小的工作中悟出其中奧妙來。比如，這件事，收信人，或拆閱信件的人，或其他知情人，有了主動精神，在辦公室主任沒安排的情況下，順手改動一下，拾遺補闕，主動做些應該辦的事，不僅使工作化被動為主動，體現(xiàn)出你的協(xié)作精神來，而且將會把你磨煉得更成熟些。秘書要多動腦筋，多想問題，多做事情，包括做“分外”事。 在領導沖著你發(fā)火時，哪怕不是你的錯，也不要當場辯解。那樣做，不僅會使領導更加生氣，而且更顯得你是那么 沒有涵養(yǎng)，更會引起辦公室同事之間的不團結。這 21 不是說“秘書是領導的出氣筒”，該當“受氣泡”。你應該理解領導當時的心理狀態(tài)，讓他把火氣發(fā)出來，同時趕緊設法把失誤糾正過去，讓領導心理求得平衡。有些誤解在適當時機可以向領導解釋，有的則不必去斤斤計較，領導心中是有數(shù)的。 案例與分析 （七） 深友公司的吳經(jīng)理正在對外通話，突然停了下來，捂住話筒問秘書：“后天上午 10 點以后，有沒有一個小時的空閑時間？我要約見一位重要客商?！? 石秘書查了查時間計劃表后，對吳經(jīng)理說：“星期四（既 吳經(jīng)理所說的后天，這是經(jīng)理的習慣。他平常不喜歡用星期幾的說法，秘書們對經(jīng)理的習慣早就摸準了，能迅速反映出經(jīng)理所問的是星期幾。）上午9 至 10 點鐘要召開業(yè)務匯報會，您以后沒有其他安排。但是，會議在10 點鐘能否準時結束呢？” 22 吳經(jīng)理考慮了一下，便在電話中約客人于星期四 10 點 30 分來公司會談。 從這瑣事的處理中，你認為石秘書的工作如何？ [評析 ]石秘書的工作穩(wěn)妥，稱職。 替經(jīng)理管理好時間，是秘書工作的重要環(huán)節(jié)。經(jīng)理工作繁忙，事務纏身，會議、會談、約見、出差、出訪、公司例行事務，考查公司發(fā)展、人員調(diào)配、商務活動評估，??數(shù)不勝數(shù)。秘書部門就必須對經(jīng)理的工作及時間做合理的安排，用一張紙設計好日期、時間、預定進行事項，備注等欄目，在一周、一月之前，作好下周、下月的安排。一般情況下，經(jīng)理的時間安排得非常緊湊，許多臨時事務只能穿插其中，并根據(jù)事情的輕重緩急，對原預定計劃做出調(diào)整、變動。秘書除根據(jù)工作、經(jīng)理意見，安排好時間，做必要調(diào)整外，還必須在前一天、前一周、前一月，對未來一 天、一周、一月的工作時間和內(nèi)容，同領導“對表”，提前提醒領導準時參加會議、會談、約見。 23 石秘書在回答經(jīng)理詢問時，非常得體。她提醒經(jīng)理：會議能否按時結束，表示顧慮，讓經(jīng)理酌定，很有道理。因為經(jīng)理很忙，對有些瑣事，無暇細顧，但對此如處理不當，又會造成不小影響。比如，石秘書如不提醒經(jīng)理，經(jīng)理馬上決定請客商星期四上午 10 點來公司。到時，會議沒結束，經(jīng)理抽不開身，客人來了見不到主人，這樣造成的影響就不好，有損領導形象和公司聲譽。 秘書為領導安排的時間計劃表，如有臨時變動，這時，秘書必須迅速聯(lián)系有關 方面做出調(diào)整、變動。比如，原定星期三上午 9 至 12 點，經(jīng)理去市財辦開會?，F(xiàn)市財辦臨時通知，會議改在星期下午 1 至 4 點召開。而這段時間，經(jīng)理原先是安排好要和中原公司經(jīng)理洽談業(yè)務，之后拜訪科龍公司總經(jīng)理的。這樣，由于上級會議的變更，經(jīng)理的洽談和拜訪的時間，就必須做出調(diào)整。 星期三上午，經(jīng)理有空，可將原下午的安排調(diào)到上午進行。這時，秘書應當主動向經(jīng)理報告原定星期三的時間安排必須變動的理由，說明佳話更改后所產(chǎn)生的影響，提出 24 你處理的意見。在取得經(jīng)理同意后，再考慮對外事務先后安排順序，重新做好時間調(diào)配 。 秘書做好這一切之后，即可與中原公司經(jīng)理聯(lián)系，耐心解釋變更時間的原因，在表示歉意之后，說：“當天上午 9 點，我們經(jīng)理有空，假如您方便，業(yè)務洽談可改在那段時間進行，你認為如何？”如果對方同意則可將業(yè)務洽談正式列入計劃上，再向經(jīng)理報告。假如對方不同意，還須另作進一步協(xié)商，待雙方達成一致意見時，才正式列入計劃。經(jīng)理去科龍公司拜訪，亦可依此法去處理。 案例與分析 （八） 雙慶公司朱總經(jīng)理上月參加各種會議達 27 次之多，差不多天天泡會海，他深感自己如不從“會?！敝小敖夥拧背鰜?，加強學習， 提高自身素質(zhì)，深入實際，掌握各種信息，便難于指揮這個上千人的企業(yè)。經(jīng)他思索后，要求秘書部門考慮一個解決問題的方案。這任務落實到何秘書身上。 25 如果你是何秘書，你將如何為朱總解難。 [評析 ]何秘書接受任務后，為了弄清情況，首先，他詳細查閱了本單位的“大事記”。對近一年來公司經(jīng)理月平均參加會議次數(shù)，以及會議性質(zhì)進行了了解，又特別對朱總上月參加的會議進行了詳細分析。上月，朱總參加市各領導部門召開的會議 6 次，參加往來單位會議 7 次，出席本公司下屬部門會議 6 次，公司總部召開會 8 次。在此基礎上，何秘書 進一步分析，近一年來，公司總經(jīng)理月平均 20 次以上的會議，有一半左右，本來可以不參加。如上月，市領導部門和往來單位 13 次會議中，只有 6 次非朱總參加不可外，其余 6 次，可派公司副職或其他人去參加， 6 次下屬部門會議，僅一次非朱總參加不可；公司總部 8 次會議，有一次朱總可以不參加。這樣分析計算，朱總上月可以不參加 12次會議。 就是朱總非參加不可的 15 次會議中，還有交錯、重迭現(xiàn)象。比如，貫徹號文件 26 精神，市、公司、公司下屬部門的會議，朱總都參加過，及至某公司貫徹該文件的具體做法的現(xiàn)場會，有關部門也點 名要“一把手”參加。這樣，比如造成領導沉于“會?！?。 在弄清情況后，何秘書草擬了一份《加強會議計劃管理的意見》，文中，除了簡單地提到端正會議指導思想，改進會見，提高辦事效率外，著重擬訂了將會議納入規(guī)范化、程序化軌道；一是，限制會議次數(shù)。根據(jù)需要與精簡原則，公司一級會議每月不得超過六次，歲末月尾，由秘書部門根據(jù)領導意圖與業(yè)務部門需要擬制出下年、下月公司會務活動安排，明確各會議的時間、規(guī)模和主要解決的問題。最后，由公司領導審定核實。二是，適時調(diào)節(jié)計劃。會議計劃一經(jīng)審定，原則上按計劃執(zhí)行，如客觀情況有變， 需增減會議次數(shù)，擴大范圍，改換內(nèi)容，必須由主辦部門會同秘書部門做出調(diào)整，報領導批準后執(zhí)行，不得擅自更改。 執(zhí)行《意見》半年來，朱總經(jīng)理每月僅參加會議 10 次左右，大大減輕了領導負擔。 不開會，不行；開會多了，也不行。目 27 前，會多是普遍現(xiàn)象，如何解決這一問題？把會議納入了規(guī)范化、程序化、制度化的軌道，勢在必行，雙慶公司的辦法值得借鑒。 28