【導(dǎo)讀】什么樣的人員適合做行政文秘人員。行政文秘人員需要掌握的專業(yè)技能。包括機(jī)關(guān)、企業(yè)、團(tuán)體等內(nèi)部負(fù)。請?jiān)u出我們班里你認(rèn)為最適合做。至少列出五條原因。自愿組合成“正方”與“反方”。先請雙方各派代表闡述論點(diǎn)。每人發(fā)言時間限制在2-3分鐘。在文稿正式付印之前對文稿做的各種整理和加工。處理書面信息經(jīng)常需要若干份副本，所以要求秘書掌握此項(xiàng)技能。主要指使用電話、電傳和傳真設(shè)備。上司交辦的其他工作。決策是上司的責(zé)任，秘書不可替代，但是在上司決策過程中，文書是單位行使職權(quán)、進(jìn)行指揮管理、聯(lián)系洽商工作的重要工具，凡有一定規(guī)模的會議，都有大量的會務(wù)工作，通常由秘書部門承辦。為會務(wù)機(jī)構(gòu)的組織者。文書，經(jīng)過立卷，定期移交檔案室，以備日后查找利用。能沉著處理緊急事件。與同事及上司能融洽相處，并能從中協(xié)調(diào)作用。知錯能及時糾正。知道何時征求上司的意見和給上司建議。會多種語言并且能適應(yīng)多國文化環(huán)境。

　　

【正文】 正的休閑充電 授能自主管理 干擾 ， 一些電話 一些信件 、 報告 許多緊急事件 許多湊熱鬧的活動 細(xì)瑣、忙碌的工作 一些電話 浪費(fèi)時間的事 “逃避性 ” 活動 無關(guān)緊要的信件 看太多的電視 緊急 不緊急 重要 不重要 171 五、時間管理的工具 1． 月歷 2． 行事歷與甘特表 3． 效率手冊 4． 商務(wù)通與訂房卡 5． 鬧鐘 6. 其它工具 172 六 . 你的計(jì)劃 確立目標(biāo) 探尋達(dá)成目標(biāo)之各種途徑 轉(zhuǎn)化為每周或每日之工作事 編排每周或每日的行事次序并執(zhí)行之 定期檢討 173 第六講 緩解工作壓力 174 課程程序 ?了解壓力 ?戰(zhàn)勝壓力 ?放松自我 175 自我測試㈠： 1． 一旦工作發(fā)生差錯 ， 立刻責(zé)備自己 。 〔 A〕 從不 〔 B〕 有時 〔 C〕 經(jīng)常 〔 D〕 總是 2． 一直積壓問題 ， 然后總想發(fā)作 。 〔 A〕 從不 〔 B〕 有時 〔 C〕 經(jīng)常 〔 D〕 總是 3． 全力工作以忘記私人問題 。 〔 A〕 從不 〔 B〕 有時 〔 C〕 經(jīng)常 〔 D〕 總是 4． 遭受壓力時 ， 注意到自身行為有不良表現(xiàn) 。 〔 A〕 從不 〔 B〕 有時 〔 C〕 經(jīng)常 〔 D〕 總是 5． 只看到生活中的消極方面而忽視積極方面 。 〔 A〕 從不 〔 B〕 有時 〔 C〕 經(jīng)常 〔 D〕 總是 6． 環(huán)境發(fā)生變化時 ， 感覺不適 。 〔 A〕 從不 〔 B〕 有時 〔 C〕 經(jīng)常 〔 D〕 總是 176 自我測試㈡： 7 ． 感覺不到在團(tuán)隊(duì)中的自我價值 。 〔 A〕 從不 〔 B〕 有時 〔 C〕 經(jīng)常 〔 D〕 總是 8． 上班或出席重要會議時遲到 。 〔 A〕 從不 〔 B〕 有時 〔 C〕 經(jīng)常 〔 D〕 總是 9． 對針對個人的批評反應(yīng)消極 。 〔 A〕 從不 〔 B〕 有時 〔 C〕 經(jīng)常 〔 D〕 總是 10． 一小時左右不工作就內(nèi)疚自責(zé) 。 〔 A〕 從不 〔 B〕 有時 〔 C〕 經(jīng)常 〔 D〕 總是 11． 即使沒有壓力 ， 也感到匆忙 。 〔 A〕 從不 〔 B〕 有時 〔 C〕 經(jīng)常 〔 D〕 總是 12． 沒有足夠的時間閱讀報紙 。 〔 A〕 從不 〔 B〕 有時 〔 C〕 經(jīng)常 〔 D〕 總是 177 自我測試㈢： 13． 同時承攬過多的工作 。 〔 A〕 從不 〔 B〕 有時 〔 C〕 經(jīng)常 〔 D〕 總是 14． 拒絕接受同事和上司的勸告 。 〔 A〕 從不 〔 B〕 有時 〔 C〕 經(jīng)常 〔 D〕 總是 15． 忽視自身專業(yè)或生理方面的局限性 。 〔 A〕 從不 〔 B〕 有時 〔 C〕 經(jīng)常 〔 D〕 總是 16． 工作占據(jù)全部時間 ， 無暇享受興趣愛好 。 〔 A〕 從不 〔 B〕 有時 〔 C〕 經(jīng)常 〔 D〕 總是 17． 工作太忙 ， 整整一周不能與朋友 、 同事共進(jìn)午餐 。 〔 A〕 從不 〔 B〕 有時 〔 C〕 經(jīng)常 〔 D〕 總是 18． 問題棘手時 ， 逃避 、 拖延 。 〔 A〕 從不 〔 B〕 有時 〔 C〕 經(jīng)常 〔 D〕 總是 178 自我測試㈣： 19． 感到工作過多時 ， 羞于告訴別人 。 〔 A〕 從不 〔 B〕 有時 〔 C〕 經(jīng)常 〔 D〕 總是 20． 尚未分清主次就處理工作 。 〔 A〕 從不 〔 B〕 有時 〔 C〕 經(jīng)常 〔 D〕 總是 21． 對他人的請求和需要 ， 總是難于拒絕 。 〔 A〕 從不 〔 B〕 有時 〔 C〕 經(jīng)常 〔 D〕 總是 22． 認(rèn)為每天必須完成所有的工作 。 〔 A〕 從不 〔 B〕 有時 〔 C〕 經(jīng)常 〔 D〕 總是 23． 認(rèn)為不能應(yīng)付自己的工作量 。 〔 A〕 從不 〔 B〕 有時 〔 C〕 經(jīng)常 〔 D〕 總是 24． 往往把工作看得比親人和家庭生活更重要 。 〔 A〕 從不 〔 B〕 有時 〔 C〕 經(jīng)常 〔 D〕 總是 179 一 了解壓力 ?何謂壓力 ?界定壓力 ?鑒定壓力 180 1. 何謂壓力 任何能擾亂人們心理、生理健康的干擾都可稱為壓力。 181 適當(dāng)?shù)膲毫? ? 是一次提高自己的機(jī)會。 ? 為了按期完成任務(wù)，你就會更努力地工作。 ? 它會使你以更積極、高度的感情投入工作。 182 過多的壓力 ? 使你變得工作效率低下 ——業(yè)績和生產(chǎn)率低下。 ? 過度緊張使你無法完成任務(wù) ——一事無成。 ? 為了安慰你自己，沉溺于吃零食、吸煙或喝酒。 183 ?組織文化 ?工作特性 ?人的因素 184 組織文化 ? 處于一個團(tuán)體之中。 ? 規(guī)章、條例穩(wěn)定的程度和變化的趨勢等等。 185 工作特性 ? 重復(fù)的工作 ? 完成任務(wù)的期限很短 ? 工作繁重 ? 責(zé)任過重或過輕 ? 工作需要外出 ? 社交時間過多 ? 負(fù)責(zé)處理突發(fā)事件 186 人的因素 ? 自我要求 ? 與其他人的關(guān)系 187 ?生理癥狀 ?情緒癥狀 ?行為癥狀 188 二、 戰(zhàn)勝壓力 “ 蝴蝶的啟示 ” 189 1. 你的想法 ?不同的想法，不同的結(jié)果 ?是什么影響你的想法？ ?選擇你的想法 ?控制你的想法 190 ⑴ 不同的想法，不同的結(jié)果 假設(shè)你所在的公司決定在你的電腦上裝一套新軟件，你也許會有以下的想法： ? 積極的想法 ? 消極的想法 191 ⑵ 是什么影響你的想法？ ? 以前經(jīng)歷過的事 ? 初次遇到某件事 ? 生活中其他方面的進(jìn)展情況 ? 某個特定時間的感覺 ? 自己單打獨(dú)斗還是有人幫忙？ ? 你的信仰和價值觀 ? 你的個性 192 ⑶ 選擇你的想法 ? 第一、通過以下的途徑，可以產(chǎn)生不同的想法 ? 寫 ? 假設(shè)你是其他人 ? 講 ? 第二、對每個想法進(jìn)行評價，看它是加劇還是減輕壓力。 ? 第三、選定能減輕你壓力的想法 193 ⑷ 控制你的想法 ? 集中精力 ? 積極思考 ? 換個角度看問題 194 2. 你的做法 ?時間的壓力 ?工作任務(wù)的壓力 ?變化的壓力 ?人際關(guān)系的壓力 195 ⑴ 時間的壓力 ? 你的反應(yīng) ? 加重壓力 ? 緩解壓力 196 ⑵ 工作任務(wù)的壓力 ? 你的反應(yīng) ? 緩解壓力 197 ⑶ 變化的壓力 ? 你的反應(yīng) ? 緩解壓力 198 ⑷ 人際關(guān)系的壓力 ? 你的反應(yīng) ? 緩解壓力 199 三 放松自我 ?盡情休息 ?有規(guī)律地運(yùn)動 ?發(fā)展興趣 200 1. 盡情休息 消除壓力一日安排 ? 早上 ? 中午 ~下午 ? 晚上 201 2. 有規(guī)律地運(yùn)動 ? 使呼吸加快的運(yùn)動 ? 選擇你喜歡的運(yùn)動方式 ? 在繁忙生活中運(yùn)動 202 阿 Q精神 感恩 設(shè)身處地 辯證理論 自我激勵 調(diào)整心態(tài) 203 運(yùn)動方式 忍耐力 靈敏度 體力 籃球 ★★★ ★★★★ ★★★ 足球 ★★★ ★★★ ★★ 網(wǎng)球 ★★★ ★★★ ★★ 高爾夫 ★★ ★★ ★ 騎自行車 ★★★★ ★★ ★★★ 跑步 ★★★★ ★★ ★★ 步行 ★★ ★ ★★ 游泳 ★★★ ★★★ ★★★ 204 珍惜不完美的人生