國(guó)際高力總經(jīng)理室操作手冊(cè)-資料下載頁(yè)
2025-02-10 06:26本頁(yè)面
【導(dǎo)讀】此程序的目的是制訂質(zhì)量記錄的確認(rèn)、收集、編目、存放及保管的方法。完成的質(zhì)量記錄：已完成的質(zhì)量記錄表格或其他適當(dāng)?shù)挠涗?。錄，需在相關(guān)的程序上規(guī)定。這些質(zhì)量記錄可編印或書寫，字跡需清晰可讀。這些質(zhì)量記錄需清楚地標(biāo)明題目及號(hào)碼以便編目。超過(guò)保存期限的質(zhì)量記錄須由部門經(jīng)理決定其處置方法。外），任何人只有簽署后方可對(duì)其進(jìn)行修改。受控文件：列于項(xiàng)目2，文件上蓋有紅色〖受控文件〗印章的文件。件若有新版次發(fā)出,將被自動(dòng)更新。確地存檔且避免損壞及遺失。維持本管理處工程部的文件控制系統(tǒng)。出文件的最新版次。所有受控文件在發(fā)出前須由授權(quán)人員審核以保證正確。有關(guān)文件的基本審批要求詳列于〖文件批核一覽表〗附錄3中。時(shí),文件發(fā)出者可要求額外的人員參予。文件基本須由部門負(fù)責(zé)人批核。批屬于所控制的文件。有關(guān)授權(quán)安排須書面通知文件控制員。
【正文】 。文件控制中心負(fù)責(zé)保存所有受控的內(nèi) 部發(fā)出的文件、收到的客戶文件及有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的原稿。 受控文件在文件發(fā)出前應(yīng)由授權(quán)人員審批其適當(dāng)性。 受控文件應(yīng)遵循規(guī)定的程序發(fā)出以保證有關(guān)的文件能發(fā)至所有指定的職能部門。 文件和資料的更改： 從所有發(fā)放或使用場(chǎng)所及時(shí)撤出失效或 /作廢文件。 當(dāng)有新版發(fā)出時(shí)，應(yīng)在文件或相應(yīng)附件上標(biāo)明更改的性質(zhì)。 『學(xué)習(xí)改變?nèi)松龀晒ξ飿I(yè)管理人！』 第 25 頁(yè)，共 34 頁(yè) 中國(guó)物業(yè)服務(wù)教育網(wǎng) 除非有專門指定，文件及資料的更改應(yīng)由該文件的原審批部門進(jìn)行審批。 若指定其他部門審批時(shí)，該部門應(yīng)獲得審批所需依據(jù)的有關(guān)背景資料。 應(yīng)制訂并可隨時(shí) 得到識(shí)別文件的現(xiàn)行修訂狀態(tài)的 操作手冊(cè)目錄 ，以防止使用失效和 /或作廢的文件。 質(zhì)量記錄控制 在 本管理處 ，質(zhì)量記錄是被保存以顯示達(dá)到了所要求的質(zhì)量和質(zhì)量管理系統(tǒng)有效運(yùn)作。 質(zhì)量記錄應(yīng)妥善貯存和保管以防止變質(zhì)、損壞和遺失。 所有質(zhì)量記錄應(yīng)便于查閱、字跡清晰及可辨認(rèn)屬于何種產(chǎn)品，保管方式應(yīng)便于存取和檢索。 質(zhì)量記錄應(yīng)按相關(guān)的運(yùn)作程序規(guī)定的期限進(jìn)行保存。 質(zhì)量記錄控制程序 文件及資料控制程序 （無(wú)） 附 件 ：《管理 處 檔案復(fù)制、摘抄 審批表》 『學(xué)習(xí)改變?nèi)松龀晒ξ飿I(yè)管理人！』 第 26 頁(yè)，共 34 頁(yè) 中國(guó)物業(yè)服務(wù)教育網(wǎng) 附 件 ：《管理 處 檔案復(fù)制、摘抄審批表》 管理中心檔案復(fù)制、摘抄審批表 部 門 密 級(jí) 借閱人 批準(zhǔn)人 復(fù)制、摘抄范圍或內(nèi)容： 『學(xué)習(xí)改變?nèi)松龀晒ξ飿I(yè)管理人！』 第 27 頁(yè)，共 34 頁(yè) 中國(guó)物業(yè)服務(wù)教育網(wǎng) 第十二章 公章使用申請(qǐng)審批流程 規(guī)范管理處公章的使用。 需加蓋管理處公章的所有文件 。 （無(wú)） 公章使用申請(qǐng)人 ：擬寫文件，填寫公章使用申請(qǐng)表，送達(dá)各負(fù)責(zé)人簽字。 部門經(jīng)理 ：審核文件內(nèi)容，簽署公章使用申請(qǐng)表。 物業(yè)經(jīng)理 ： 審核文件內(nèi)容，簽署公章使用申請(qǐng)表。 物業(yè)總經(jīng)理 ： 審核文件內(nèi)容，簽署公章使用 申請(qǐng)表。 總經(jīng)理秘書 ：審核是否有物業(yè)總經(jīng)理簽字確認(rèn)，按公章使用申請(qǐng)表所示內(nèi)容檢查文件是否符合要求，確認(rèn)后請(qǐng)申請(qǐng)人填寫蓋章登記表，加蓋公章，留存公章使用申請(qǐng)表，并定期將公章使用申請(qǐng)表交送人事行政經(jīng)理歸檔。 人事行政經(jīng)理 /行政助理：歸檔 公章使用申請(qǐng)表，定期核對(duì)歸檔文件是否齊全。 物業(yè)管理處 公章 為公司內(nèi)部印鑒， 是指本管理處非合同專用章，具有代表本管理處意見(jiàn)的效力， 其用途僅限于： 物業(yè)管理處收發(fā)物資、文件或其他物品； 物業(yè)管理處制定的公告、通知等文件； 物業(yè) 管理處外籍人員臨時(shí)住宿登記； 給予上級(jí)行政主管部門及業(yè) 主 的有關(guān)物業(yè)管理服務(wù)的承諾文件。 無(wú)論在何種情況下，物業(yè)管理處 公章 均不得用于以下事項(xiàng)： 對(duì)外簽訂任何形式的合同、契約、法律文件； 『學(xué)習(xí)改變?nèi)松龀晒ξ飿I(yè)管理人！』 第 28 頁(yè)，共 34 頁(yè) 中國(guó)物業(yè)服務(wù)教育網(wǎng) 簽署承諾、擔(dān)保性質(zhì)的文件； 借款、貸款文件； 任何形式的采購(gòu)協(xié)議； 其他公司不時(shí)作出的明確限制。 物業(yè)管理處印鑒的管理者為 本 物業(yè)管理處 總經(jīng)理秘書 。 5． 4 物業(yè)管理處印鑒只能由管理者或者管理者授權(quán)的其他物業(yè)管理處人員使用。管理者對(duì)此 有 保管的義務(wù)。如果因管理 者的失職導(dǎo)致管理處印鑒被盜用，則管理者應(yīng)當(dāng)承擔(dān)全部的責(zé)任。 物業(yè)管理處印鑒如果失竊或者被盜用，管理者應(yīng)當(dāng)立即向公司報(bào)告，并且由公司另行刻制新的管理處印鑒，并取代原印鑒。 私用公章造成不良后果的 應(yīng)當(dāng)承擔(dān)責(zé)任。該責(zé)任包括但不限于：公司內(nèi)部的處罰責(zé)任、民事責(zé)任、行政責(zé)任以及刑事責(zé)任。 必須由本管理處物業(yè)總經(jīng)理確認(rèn)方可使用。 見(jiàn)人事 /行政部操作手冊(cè)《管理處印鑒管理和使用規(guī)則》 公章使用申請(qǐng)表 蓋章登記表 『學(xué)習(xí)改變?nèi)松龀晒ξ飿I(yè)管理人！』 第 29 頁(yè)，共 34 頁(yè) 中國(guó)物業(yè)服務(wù)教育網(wǎng) 附件：公章使用申請(qǐng)審批流程圖。 外部發(fā)文 /對(duì)外公函 填寫管理處公章使用情況表 主送方留存 主送方簽署確認(rèn)后收回 行政存檔 復(fù)印件 原件 需求部門擬寫文件 部門經(jīng)理審核 物業(yè)總經(jīng)理審閱批示 物業(yè)經(jīng)理審閱批示 蓋 章 總秘 存檔（原件） 內(nèi)部發(fā)文 交送公章保管人 『學(xué)習(xí)改變?nèi)松龀晒ξ飿I(yè)管理人！』 第 30 頁(yè)，共 34 頁(yè) 中國(guó)物業(yè)服務(wù)教育網(wǎng) 1. 表格名稱 表格編號(hào) 版本 頒布日期 保存期限 文件發(fā)放登記表 DGMG001 Nov 30, 2021 文件借閱登記表 DGMG002 Nov 30, 2021 文件制訂 /修訂申請(qǐng)表 DGMG003 Nov 30, 2021 受控文件清單 DGMG004 Nov 30, 2021 質(zhì)量記錄一覽表 DGMG005 Nov 30, 2021 不合格 /糾正和預(yù)防措施要求表 DGMG006 Nov 30, 2021 質(zhì)量記錄銷毀登記表 DGMG007 Nov 30, 2021 體系文件分發(fā)空指表 DGMG008 Nov 30, 2021 管理處公章使用申請(qǐng)表 DGMG009 Nov 30, 2021 ***會(huì)議紀(jì)要格式 DGMG010 Nov 30, 2021 作廢文件銷毀審批表 DGMG011 Nov 30, 2021 審核 Revised by： 批準(zhǔn) Authorized by： 『學(xué)習(xí)改變?nèi)松龀晒ξ飿I(yè)管理人！』 第 31 頁(yè)，共 34 頁(yè) 中國(guó)物業(yè)服務(wù)教育網(wǎng) 序號(hào) 版本 修訂內(nèi)容 修訂 審核 批準(zhǔn) 檢索號(hào) 登錄
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