某央企集團子公司會務(wù)接待工作手冊(21頁)-其它制度表格-資料下載頁
2025-08-10 08:50本頁面
【導讀】是完成各項業(yè)務(wù)工作的重要組成部分。接待工作一般都具有較嚴格的。既熱情周到，耐心細致，又有條不紊，井然有序。同時，在接待工作中，應(yīng)嚴格遵守上級單位和公司的有關(guān)規(guī)定。間）、Who（什么人）、How（怎樣做）和Where。首先應(yīng)了解客人來訪的目的。合作協(xié)商、調(diào)研考察、出席會議、參加典禮、禮節(jié)拜訪等。
【正文】 導座位的椅背上粘貼姓名牌以標識 ， 可在座位上放置瓶裝水和相關(guān)資料 ， 也可在 領(lǐng)導席前 擺放 茶幾。對于級別較高的會議，應(yīng) 在領(lǐng)導席兩側(cè)及 前后預留警衛(wèi)人員席位。 ：一般安排領(lǐng)導坐在臺下中間較前排位置，以視線 清晰 且不受阻擋地觀看到全臺為宜，一般建議安排在第 510 排。應(yīng)在各領(lǐng)導座位的椅背上粘貼姓名牌以標識，并在座位上放置瓶裝水和相關(guān)資料。如有級別較高的領(lǐng)導出席，應(yīng)在領(lǐng)導席兩側(cè)及前后預留警衛(wèi)人員席位。 （二）貴賓室的準備 在召開較高級別的會議時，一般在會場旁安排 貴賓室，以供來賓和我方領(lǐng)導在會議前后進行短暫休息和交流。貴賓室里應(yīng)安排專門的服務(wù)員，并備鮮花、茶水等。 （三）主持人的定位 會議如需 主持人， 在會議召開前進行簡單介紹 、 宣布會議進 行 分段 等 。主持人位置一般在主席臺的一側(cè)，并放置專用話筒。如主持人在主席臺就座，應(yīng)在其面前擺放專用話筒。 （四）會標與背景板的布置 會議如需要會標（橫幅）和背景板，應(yīng)提前制作 、 懸掛、安放完畢。會標與背景板上 字樣和圖案應(yīng)由會議負責領(lǐng)導審定。 （五）簽到臺的擺放 簽到工作應(yīng)安排專人負責。簽到臺應(yīng)多備簽到本和筆；如需為與會人員佩帶胸花，應(yīng)提前選定和購買胸花，并安排專人負責。 如欲請來賓題詞，則需提前在適當位置安放題詞桌，并準備筆墨 紙硯等應(yīng)用之物，也應(yīng)安排專人負責。 （六）簽約臺的準備 如舉辦簽約儀式，一般應(yīng)以主席臺 為簽約臺，面對觀眾席。應(yīng)制作對方單位名稱牌和我方名稱牌，分別放在簽約臺左側(cè)和右側(cè)（面對簽約臺）。簽約臺后只擺放兩張椅子，見證嘉賓一般安排站立在簽約人背后；臺上應(yīng)事先放好將簽署的協(xié)議和簽字筆，并安排禮儀工作人員為雙方簽約代表翻開協(xié)議書和交換協(xié)議。 （七）電器設(shè)備的調(diào)試 在會議上如需使用投影，應(yīng)提前準備好筆記本電腦、投影儀和投影屏幕，由專人負責，并提前調(diào)試。一般應(yīng)至少提前半天準備好會議上將用到的 Power Point等材料，存入統(tǒng)一使用的筆記本電腦，進行調(diào)試。如會議需使用幻燈片、 DVD放映等，也需相應(yīng)準備。 音 響 、 話筒 需 提前調(diào)試。工作人員應(yīng) 提前 檢查話筒和音響的效果，并 準備備用話筒。其余如燈光、空調(diào)、風扇等電器設(shè)備也應(yīng)提前檢查 。 （八）合影的預備 首先在綜合考慮天氣、安全、光線、空間等條件后，選擇合適的合影地點。隨后對參加合影的人員名單進行確認和排序，一般采取在前排座椅的椅背上貼姓名牌的方法來為主要領(lǐng)導排位。攝影師應(yīng)提前到位檢查效果。如在室內(nèi)合影，亦可在合影地點擺放綠色植物，以烘托效果。如合影人數(shù)較多，可利用臺階進行分行排序。 （九）記者席的安排 攝影記者應(yīng)提前到場確定錄像機位置，電線的走線應(yīng)盡量靠墻邊，并采用地毯 遮蓋或用膠帶固定，以防絆人。文字記者席一般布置在會場兩側(cè)略前的位置。 （十）講臺的安排 講臺位置應(yīng)放置在主席臺的右側(cè)，略前于第一排座位；一般重要嘉賓講話要在講臺上擺放鮮花，但應(yīng)注意鮮花不可遮住講話人的面容；一般講臺要擺放兩支話筒，以備話筒出現(xiàn)故障時仍能繼續(xù)演講，話筒需提前調(diào)試，適當音量為好；如嘉賓有講稿，需注意講臺正上方是否足夠明亮。 六、其他 會務(wù)工作牽扯面 廣，工作繁瑣復雜。 也應(yīng)注意 以下工作。 （一）后勤 會 務(wù)后勤工作包括接待車輛的準備、禮儀工作人員的安排、配合會場布置做好各方面協(xié)調(diào)工作 。 后勤工作應(yīng)著重 注意硬件設(shè)施，選定適宜的會議場地，準備燈光、投影、音響、麥克風、電腦、鮮花、桌椅、茶水、水果、地毯，并保障會場的供水、供電和周圍環(huán)境的清理；按要求制作背景板和會標（橫幅）；安排服務(wù)員；會場衛(wèi)生；如逢雨天，還需備用雨傘。 （二）安全保衛(wèi) 安全保衛(wèi)是會務(wù)工作的重中之重，具體內(nèi)容包括 與 安全預案的制 定； 有關(guān)安全、交通部門協(xié)調(diào)；安排警衛(wèi)工作；疏通道路；布置停車場；引導來賓車輛；大型群眾集會需向公安機關(guān)申報 等等 。 （三）媒體宣傳 宣傳工作包括與有關(guān)媒體單位的聯(lián)系協(xié)調(diào)；錄像拍攝工作；宣傳報道工作；向相關(guān)工作組領(lǐng)取并發(fā)放記 者證和工作人員證等。 七、會務(wù)工作中一些注意事項 （一）掌握接待總體情況、服從總體工作安排 會務(wù)接待工作是一項涉及面廣、程序繁多、聯(lián)系密切的系統(tǒng)工程，是由多項工作流程、內(nèi)容組成 ,又由 眾多部門和 大量人力共同參與完成的，工作流程包括嘉賓的迎送、嘉賓的簽到、禮品發(fā)放與接收、車輛調(diào)度、交通疏導、飲食住宿等方方面面的內(nèi)容。所以宏觀上對整體接待的了解和把握有助于工作人員明確自身位置及與之相銜接的種種環(huán)節(jié)。由于會務(wù)工作 的 復雜 性 ，必然 要進行 分組和分工，每個工作崗位都是會務(wù)活動不可缺少的 重要 組成部分。 （二）外樹形象、內(nèi)強 素質(zhì) 作為逗留時間不長的嘉賓，主要是從工作人員的儀態(tài)舉止、談吐學識感受 ****人文積淀和精神風貌，因此有幾點具體要求： 熱情、開朗、寬容 、 穩(wěn)重，與嘉賓 接觸要熱情，語言表述要到位，說話要注意分寸。 反應(yīng)迅速，靈活處理。會務(wù)工作中往往會遇到意想不到的變化，應(yīng)根據(jù)實際情況，如時間、地點、場合、對象的不同而靈活處理，根據(jù)情況作出正確判斷，迅速采取措施。 有禮有節(jié)，大方得體。在會務(wù)過程中，我們要遵守 “尊重原則 ”，最大限度的使嘉賓感到滿意，但要把握一定的 “度 ”，做到有禮有節(jié)，大方得體。 （三）分工協(xié)作、密切配合 正如前面所說，會務(wù)接待是個系統(tǒng)工程，光靠一兩個單位或負責人是難以勝任的，各工作組的工作人員必須明確責職，分工負責，又團結(jié) 協(xié)作，配合默契，互相補臺，才能為完成接待任務(wù)奠定堅實基礎(chǔ)。 （四）注意安全 安全是會務(wù)工作的前提。要高度重視安全問題， 制定會議突發(fā)事件應(yīng)急預案 。要注意嘉賓的安全，同時也要注意自身的安全。
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