項目管理培訓教程-項目管理-資料下載頁
2024-08-17 12:06本頁面
【導讀】提出自己的看法或意見，在這堂課里應該是完全公開的。參與者不應將別人的發(fā)言帶出室外，以引起不必要的負面影響。尊重他人的看法，尤其是與你持不同看法的“第二意見”。鼓勵參與討論及意見分享：他山之石，可以攻錯。讓我們以開闊的胸襟來面對問題及提出看法。有野心是好的，但必須切乎實際。檢驗這個項目愿景是否值得要投入的成本。與重要的相關贊助人及團隊。定義項目所希望達成的改變。低優(yōu)先度的項目有必要時可以放棄。調查一下是否別的部門有正在使用或采購類似的資源。運用MECE法，檢查是否有遺漏或重復的工作。給定開工或完工日期，把所有的工作依照網絡圖畫出甘特圖。在甘特圖上標出所需要的資源，檢查是否有撞期。要求項目團隊提報假期/訓練/歲修，把它們也排入甘特圖，之后再檢查一次甘。加上時間之后，再次取得資源、掌握資源者與項目贊助人的簽署。考慮可能性、嚴重性與應變度。把預防措施與應變計劃所需要準備的工作，也列入項目工作。仔細考慮如何將項目計劃轉化成行動
【正文】 善用報告（ use reports） ?要求團隊成員嚴謹?shù)靥顚憟蟾?，并準時繳交 ?報告的內容應包括項目目前的狀況、從上次報告以后重要的成績，以及已發(fā)生或潛在的問題與機會 ?項目經理需要匯整團隊的報告，并定期向上報告 . 監(jiān)督的時機（ consider timing） ?項目越大越復雜，監(jiān)督與回報的頻率要越高 ?項目中頭一次嘗試的工作，要特別加強監(jiān)督 3. 項目的監(jiān)督 . 開會檢討（ hold review meeting） . 檢討會的計劃（ plan a review） ?定期會議：至少每月要召開一次正式的項目團隊檢討會議 ?專題會議：在到達項目里程碑或特殊事件發(fā)生時召開 ?事先訂定檢討會的議程與所希望的目標，不要為開會而開會 . 誰該與會？（ select attendees） ?這個人是否能在會議中提供有價值的貢獻？ ?這個人如果不來參加，是否會影響會議順利地進行？ ?是否可以分梯次開會，不必每個人都得全程參與？ . 領導檢討會的進行（ chair a review） ?依照議程領導會議，保持大家都能專注在正在討論的議題 ?適時地整理會議中提出的問題與點子，并作出必要的決定 ?永遠用鼓勵與肯定來正面地結束一個檢討會 3. 項目的監(jiān)督 . 解決問題（ overe problems） （ raise concerns） ?小問題不處理可能會變成大危機，越早發(fā)掘問題越好解決 ?鼓勵團隊成員提出問題，并要求他們同時也考慮解決方案 . 處理問題（ deal with problems） ?聆聽團隊成員提出問題，并討論可能的影響 ?在了解問題全貌之前，不要就跳到解決方案 ?盡量由團隊來決定解決方案，再共同討論出項目應作的改變 ?找出造成問題的根源，永遠避免問題的再次發(fā)生 . 更新項目計劃（ update the plan） ?要及時向長官與項目的相關人士溝通項目計劃的重要改變 ?所有的改變都要作好紀錄（ documentation） ,以當成日后的參考 ?必要時項目可以認賠停工，不是非硬撐不可 3. 項目的監(jiān)督 . 適應改變（ deal with changes） . 有效地面對改變（ tackle change effectively） ?與團隊成員討論改變對項目在各方面的影響：目標、行動、進度、預算、資源等等 ?如果影響重大，則考慮項目的替代方案 ?記錄項目計劃的改變，并且尋求長官的同意 ?盡速將改變通告項目團隊、客戶、供貨商及其它相關人士 . 溝通改變（ municate change） ?與團隊成員及相關人士溝通改變對他們的影響 ?解釋改變背后的理由，以及理由的正當性與改變的必要性 ?同步更新項目的目標、進度、預算、資源的運用等等 ?如果發(fā)現(xiàn)有人對改變不爽，私下再與他討論 ?盡可能把改變化為具體的好處（ benefits） 3. 項目的監(jiān)督 . 擴大戰(zhàn)果（ maximize impact） . 項目的結束（ project closing） ?項目經理要安排團隊成員的出路，同時也要確保團隊成員會有始有終地完成項目 ?撰寫項目總結報告，內容要包括項目的績效指標、優(yōu)缺點、成功 /失敗 因素、資源實際使用與原計劃的比較，以及后續(xù)計劃 ?把項目快結束的消息通知相關部門及人士 ?衷心地感謝團隊成員，該有的獎勵不可以省 ?可以的話，開個慶功宴，讓所有相關的人士分享成就 . 由項目中成長（ learn from projects） ?把項目的紀錄作好知識管理，成為公司的資產 ?安排團隊成員參與新的項目，把經驗帶到其他部門 ?整理出可重復使用的項目方法與工具，以節(jié)省日后的摸索
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