【導(dǎo)讀】弗布克1+1管理工具箱系列。采購(gòu)部規(guī)范化管理工具箱。12一、采購(gòu)申請(qǐng)單。15二、供應(yīng)商管理主管崗位職責(zé)。16三、供應(yīng)商管理工程師崗位職責(zé)。18一、供應(yīng)商管理制度。24一、供應(yīng)商篩選表。25二、合格供應(yīng)商列表。27第四章采購(gòu)價(jià)格管理。28二、采購(gòu)詢價(jià)專員崗位職責(zé)。32二、采購(gòu)詢價(jià)記錄表。35第一節(jié)采購(gòu)談判與合同管理崗位職責(zé)。36第二節(jié)采購(gòu)談判與合同管理制度。42一、采購(gòu)談判計(jì)劃表。43三、合同簽訂審批單。48二、采購(gòu)交期管理辦法。52三、采購(gòu)交貨延遲檢討表。53第七章采購(gòu)質(zhì)量控制。63一、采購(gòu)檢驗(yàn)報(bào)告。70二、預(yù)付貨款采購(gòu)管理制度。72一、預(yù)付申請(qǐng)表。73三、采購(gòu)付款進(jìn)程表。75第一節(jié)采購(gòu)成本控制崗位職責(zé)。88一、采購(gòu)績(jī)效考核制度。91二、采購(gòu)人員行為規(guī)范。購(gòu)計(jì)劃和采購(gòu)預(yù)算，并對(duì)執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)順利、根據(jù)企業(yè)年度生產(chǎn)計(jì)劃、銷售計(jì)劃和經(jīng)營(yíng)發(fā)展戰(zhàn)略等制訂年度采購(gòu)。根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃的執(zhí)行情況協(xié)助采購(gòu)計(jì)劃主管編制增補(bǔ)計(jì)劃或臨時(shí)計(jì)

　　

【正文】 年 月 日 二、采購(gòu)詢價(jià)記錄表 采購(gòu)計(jì)劃單工作號(hào) 詢價(jià)單工作號(hào) 申請(qǐng)采購(gòu) 物資編號(hào) 供應(yīng)商名稱 電話 供應(yīng)商報(bào)價(jià)（單價(jià)） 備注 出廠價(jià) 批發(fā)價(jià) 零售價(jià) 平均價(jià) 詢價(jià)員 詢價(jià)員工號(hào) 詢價(jià)日期 三、比價(jià)、議價(jià)記錄表 序號(hào) 供應(yīng)商 名稱 原詢 單價(jià) 貨幣 類別 議價(jià)后 單價(jià) 議價(jià)后 總價(jià) 付款條件 價(jià)格 條件 交貨 日期 交運(yùn) 方式 備注 1 2 3 4 ?? 核準(zhǔn) 檢核 承辦單位主管 承辦人 備注 第五章 采購(gòu)談判與合同管理 第一節(jié) 采購(gòu)談判與合同管理崗位職責(zé) 一、采購(gòu)合同主管崗位職責(zé) 采購(gòu)合同主管全面負(fù)責(zé)采購(gòu)合同的管理，開展采購(gòu)談判，擬定采購(gòu)合同，監(jiān)督采購(gòu)合同的執(zhí)行等，為采購(gòu)工作的順利進(jìn)行提供保障。采購(gòu)合同主管的具體職責(zé)如表 51 所示。 表 51 采購(gòu)合同主管崗位職責(zé) 1．建立采購(gòu)談判和采購(gòu)合同管理體系 （ 1）建立采購(gòu)談判和采購(gòu)合同管理體系，為實(shí)施采購(gòu)建立執(zhí)行、控制機(jī)制 （ 2）制定采購(gòu)合同管理制度、談判制度以及相關(guān)流程、規(guī)范，并按照規(guī)范指導(dǎo)工作 （ 3）編制購(gòu)合同范本，并及時(shí)上報(bào)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn) 2．合同談判與管理工作 （ 1）負(fù)責(zé)合同談判、合同簽訂及合同執(zhí)行工作 （ 2）協(xié)助上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)開展采購(gòu)談判工作，并對(duì)談判過程進(jìn)行記錄 （ 3）根據(jù)采購(gòu)談判、采購(gòu)詢價(jià)等結(jié)果，起草采購(gòu)合同，并及時(shí)送審 （ 4）檢查合同執(zhí)行情況，預(yù)測(cè)合同風(fēng)險(xiǎn)，并制定分析防范措施 3．指導(dǎo)下級(jí)員工工作 指導(dǎo)下 級(jí)員工進(jìn)行談判資料和合同文件的整理、匯總和歸檔工作 二、采購(gòu)談判專員崗位職責(zé) 采購(gòu)談判專員的崗位職責(zé)是收集供應(yīng)商相關(guān)信息并進(jìn)行評(píng)估，擬定談判議案，組織談判，進(jìn)行有效議價(jià)，具體職責(zé)內(nèi)容如表 52 所示。 表 52 采購(gòu)談判專員崗位職責(zé) 1．建立談判管理體系 協(xié)助采購(gòu)合同主管建立采購(gòu)談判管理制度與工作規(guī)范 2．開展采購(gòu)談判工作 （ 1）根據(jù)采購(gòu)項(xiàng)目選擇談判目標(biāo)，并擬定具體的談判方案 （ 2）開展采購(gòu)談判工作，進(jìn)行有效議價(jià)，并做好談判記錄 （ 3）負(fù)責(zé)整理、匯總并歸檔談判資料 三、采購(gòu)合同管理專員崗位職責(zé) 采購(gòu)合同管理專員的崗位職責(zé)是根據(jù)采購(gòu)合同制度和流程，具體實(shí)施價(jià)格分析、談判和合同執(zhí)行工作，協(xié)助采購(gòu)合同主管防范合同風(fēng)險(xiǎn)，具體職責(zé)內(nèi)容如表53 所示。 表 53 采購(gòu)合同管理專員崗位職責(zé) 1．建立采購(gòu)合同管理體系 （ 1）協(xié)助采購(gòu)合同主管完成采購(gòu)合同管理體系的建立、完善及更新工作 （ 2）協(xié)助采購(gòu)合同主管制定采購(gòu)合同策略，編制采購(gòu)合同范本 2．采購(gòu)合同管理工作 （ 1）在采購(gòu)合同主管的指導(dǎo)下起草采購(gòu)合同范本 （ 2）確定采購(gòu)合同的主要條款 （ 3）參與采購(gòu)合同談判工作，執(zhí)行采購(gòu)合同風(fēng)險(xiǎn)防范措施 （ 4）負(fù)責(zé)整理、匯總及歸檔采購(gòu)合同的相關(guān)文件 第二節(jié) 采購(gòu)談判與合同管理制度 一、采購(gòu)談判管理制度 下面是某企業(yè)的采購(gòu)談判管理制度，供讀者參考。 制度名稱 采購(gòu)談判管理制度 編 號(hào) 執(zhí)行部門 第 1 章 總則 第 1 條 目的。 為了加強(qiáng)公司采購(gòu)談判管理，規(guī)范采購(gòu)談判的相關(guān)事項(xiàng)，節(jié)約采購(gòu)費(fèi)用，降低采購(gòu)成本，特制定本制度。 第 2 條 適用范圍。 本制度適用于公司采購(gòu)過程中所有需要進(jìn)行談判的采購(gòu)項(xiàng)目。 第 3 條 管理職責(zé)。 采購(gòu)部是采購(gòu)談判的歸口管理部門和具體執(zhí)行部門，其他部門負(fù)責(zé)協(xié)助。 第 2 章 談判準(zhǔn)備 第 4 條 財(cái)務(wù)部審核通過采購(gòu)資金預(yù)算后，采購(gòu)部方可著手準(zhǔn)備采購(gòu)項(xiàng)目談判。 第 5 條 采購(gòu)談判人員應(yīng)根據(jù)采購(gòu)項(xiàng)目的特點(diǎn)制訂談判計(jì)劃和方案，經(jīng)采購(gòu)部經(jīng)理與采購(gòu)總監(jiān)批準(zhǔn)同意后方可執(zhí)行。 第 6 條 采購(gòu)部應(yīng)按上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批同意的采購(gòu)談判計(jì)劃和方案安排談判工作，成立采購(gòu)項(xiàng)目談判小組，相關(guān)計(jì)劃與資料應(yīng)提前發(fā)放到參與談判的人員手中，以便其進(jìn)行準(zhǔn)備。 第 7 條 公司參與采購(gòu)項(xiàng)目談判的人員包括采購(gòu)部經(jīng)理、采購(gòu)合同主管 、采購(gòu)談判專員，請(qǐng)購(gòu)部門的代表 (一般由專家擔(dān)任 )等。 第 8 條 采購(gòu)項(xiàng)目談判小組的組長(zhǎng)一般由采購(gòu)部經(jīng)理擔(dān)任，但當(dāng)談判的金額超過萬元時(shí)，則由采購(gòu)總監(jiān)擔(dān)任。 第 9 條 采購(gòu)部在邀請(qǐng)參與談判的供應(yīng)商時(shí)應(yīng)從公司的“合格供應(yīng)商名單”中選取，并且必須選取三家以上。 第 10 條 采購(gòu)部應(yīng)根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃和采購(gòu)談判方案列明所購(gòu)物資的名稱、數(shù)量、技術(shù)規(guī)格、要求、預(yù)算等相關(guān)資料，供采購(gòu)項(xiàng)目談判小組成員熟悉。 第 11 條 在談判之前，采購(gòu)項(xiàng)目談判小組組長(zhǎng)應(yīng)掌握成員對(duì)所購(gòu)物資的性能、參數(shù)、型號(hào)及市場(chǎng)價(jià)格的了解情況，并可視情況召開談判預(yù) 備會(huì)議，確定談判有關(guān)事宜。 第 3 章 談判規(guī)定 第 12 條 采購(gòu)項(xiàng)目談判小組成員代表公司形象，在談判過程中應(yīng)遵守公司員工行為規(guī)范。 第 13 條 采購(gòu)項(xiàng)目談判小組成員應(yīng)與供應(yīng)商方面有決定權(quán)的人員進(jìn)行談判，以免浪費(fèi)時(shí)間，同時(shí)避免透露公司的立場(chǎng)。 第 14 條 談判應(yīng)在公司會(huì)議室中進(jìn)行，以便提高工作效率，不得在飯店、 KTV等娛樂場(chǎng)所進(jìn)行。 第 15 條 談判負(fù)責(zé)人在談判過程中須掌控全局，避免草率作出決定。 第 16 條 采購(gòu)談判人員應(yīng)注意商務(wù)禮儀，不得使用侮辱性動(dòng)作和語言，同時(shí)注意掌握談判進(jìn)度和談判氛圍，必要時(shí)應(yīng)轉(zhuǎn)移話 題、緩和氣氛，防止談判破裂。 第 17 條 談判過程應(yīng)當(dāng)保密，無關(guān)人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入談判會(huì)場(chǎng)，參與談判的人員和工作人員不得泄露與談判有關(guān)的內(nèi)容，談判結(jié)果未經(jīng)最后審定不得公布。 第 18 條 在談判期間，公司參與談判的任何人員都不得接受對(duì)方的宴請(qǐng)、送禮等，否則按公司相關(guān)規(guī)定處理。 第 19 條 參與談判的任何人員不得以任何方式泄露公司的談判底線，否則對(duì)公司所造成的損失由當(dāng)事人承擔(dān)。 第 4 章 談判資料管理 第 20 條 公司的談判資料包括談判計(jì)劃、方案，供應(yīng)商的報(bào)價(jià)，談判過程中各方提出的各種意見、達(dá)成的協(xié)議等內(nèi)容。 第 21 條 采購(gòu)談判記錄人員必須詳細(xì)記錄談判過程中各方的要求，作為談判的原始資料進(jìn)行保存。 第 22 條 談判資料由指定人員進(jìn)行保存與管理，作為公司機(jī)密資料，未經(jīng)授權(quán)任何人不得閱覽。 第 23 條 所有接觸到公司談判資料的人員在公司限定時(shí)間內(nèi)不得泄露其中的內(nèi)容，否則以泄露公司機(jī)密行為論處。 第 24 條 談判資料的其他管理要求可參照公司文檔資料的相關(guān)管理規(guī)定執(zhí)行。 第 5 章 附則 第 25 條 本制度由采購(gòu)部制定，解釋權(quán)和修訂權(quán)歸采購(gòu)部所有。 第 26 條 本制度自公布之日起執(zhí)行。 編制人員 審核人員 批準(zhǔn)人員 編制日期 審核日期 批準(zhǔn)日期 二、采購(gòu)合同管理制度 下面是某企業(yè)的采購(gòu)合同管理制度，供讀者參考。 制度名稱 采購(gòu)合同管理制度 編 號(hào) 執(zhí)行部門 第 1 章 總則 第 1 條 目的。 為了加強(qiáng)采購(gòu)合同管理，防范采購(gòu)合同風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)公司的利益，現(xiàn)依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及公司采購(gòu)合同管理規(guī)定，特制定本制度。 第 2 條 適用范圍。 本制度明確了采購(gòu)合同管理部門的職責(zé)，規(guī)定了采購(gòu)合同管理的基本原則、運(yùn)行機(jī)制及具體內(nèi)容，適用于公司生產(chǎn)所需物料及公 司日常所需各種物資的對(duì)外采購(gòu)合同的簽訂、履行和管理工作。 第 3 條 管理職責(zé)。 采購(gòu)部負(fù)責(zé)采購(gòu)合同的談判、起草、執(zhí)行、變更等工作，采購(gòu)部經(jīng)理、采購(gòu)總監(jiān)和總經(jīng)理對(duì)采購(gòu)合同進(jìn)行審批。 第 4 條 采購(gòu)合同的形式。 采購(gòu)合同的訂立必須采取書面形式，經(jīng)簽約雙方協(xié)商的有關(guān)修改采購(gòu)合同的文書、傳真、圖表、電子郵件、報(bào)價(jià)書和會(huì)簽表等，均屬于采購(gòu)合同的范圍。 第 5 條 采購(gòu)合同的內(nèi)容。 采購(gòu)合同包括九項(xiàng)基本內(nèi)容，即當(dāng)事人姓名、住所和聯(lián)系方式，標(biāo)的全稱、價(jià)款或報(bào)酬，數(shù)量和 規(guī)格型號(hào)，品質(zhì)和技術(shù)要求，履約方式和期限、地點(diǎn) ，驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和方式，付款方式和期限，售后服務(wù)和其他優(yōu)惠條款，違約責(zé)任和解決爭(zhēng)議的方法。這九項(xiàng)內(nèi)容必須編寫齊全，各項(xiàng)內(nèi)容的條款應(yīng)當(dāng)明確、具體，文字表達(dá)要嚴(yán)謹(jǐn)，書寫要工整。 第 2 章 采購(gòu)合同簽訂 第 6 條 采購(gòu)簽約權(quán)限的規(guī)定。 1. 采購(gòu)部經(jīng)理有權(quán)簽署標(biāo)的額在 5000 元以下的采購(gòu)合同。 2. 采購(gòu)總監(jiān)有權(quán)簽署標(biāo)的額在 5000~20210 元的采購(gòu)合同。 3. 標(biāo)的額在 20210 元以上的采購(gòu)合同需由總經(jīng)理簽署。 4. 公司所屬分支機(jī)構(gòu)和分公司的采購(gòu)合同須在總經(jīng)理的授權(quán)范圍內(nèi)簽署。 第 7 條 采購(gòu)招標(biāo)。 1. 根據(jù)國(guó)家與公司的相關(guān)規(guī)定，對(duì)于大宗物資 [單價(jià)在 50000 元 (含 50000元 )或批量 50000 元 (含 50000 元 )以上的物資 ]的采購(gòu)，須實(shí)行公開招標(biāo)。 2. 對(duì)于需要實(shí)施招標(biāo)采購(gòu)的物資，公司成立由采購(gòu)部、財(cái)務(wù)部等相關(guān)部門參加的采購(gòu)招標(biāo)小組，負(fù)責(zé)具體的招標(biāo)事宜。 第 8 條 供應(yīng)商調(diào)查。 簽訂采購(gòu)合同前，采購(gòu)人員就對(duì)方的信用 (含經(jīng)營(yíng)范圍、銀行資金、履約能力、技術(shù)和質(zhì)量等 級(jí)、法人資格、簽約人是否是法人代表或經(jīng)法人代表授權(quán)的委托代理人等 )進(jìn)行全面了解。標(biāo)的總價(jià)在 20210 元以上的采購(gòu)合同應(yīng)當(dāng)形成書面報(bào)告， 并就對(duì)方的資信情況形成會(huì)審意見。 第 9 條 起草采購(gòu)合同。 采購(gòu)合同主管或采購(gòu)招標(biāo)小組根據(jù)對(duì)方資信和談判情況起草采購(gòu)合同。 第 10 條 采購(gòu)合同審批程序。 采購(gòu)合同主管或采購(gòu)招標(biāo)小組根據(jù)對(duì)方的資信情況、談判情況起草采購(gòu)合同，并報(bào)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批。 1. 采購(gòu)合同主管提交采購(gòu)合同初稿會(huì)審稿。采購(gòu)合同文本原則上不得對(duì)公司所立項(xiàng)目及有效的“招標(biāo)會(huì)簽表”中所確定的重要內(nèi)容，如標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款或報(bào)酬，中標(biāo)單位等作出變動(dòng)或更改。如遇特殊情況，相關(guān)人員須采用書面形式加以說明，再由上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)按照有關(guān)規(guī)定重新審查確認(rèn)。 2. 采購(gòu)合同初稿會(huì)審稿審查。采購(gòu)合同簽訂前，有關(guān)責(zé)任人應(yīng)當(dāng)對(duì)采購(gòu)合同初稿會(huì)審稿所涉及的內(nèi)容進(jìn)行全面審查。采購(gòu)合同審查流程如下圖所示。 采購(gòu)合同審查流程圖 第 11 條 采購(gòu)部根據(jù)對(duì)初稿會(huì)審稿修訂簽審后的采購(gòu)合同定稿簽訂采購(gòu)合同，零星物資根據(jù)財(cái)務(wù)部、設(shè)備部和使用部門簽訂的“零星物資采購(gòu)合同主要條款會(huì)簽表”簽訂采購(gòu)合同。 第 12 條 采購(gòu)合同簽訂過程中各部門的職責(zé)劃分。 1. 采購(gòu)部負(fù)責(zé)采購(gòu)合同簽訂前的合同詢價(jià)、議價(jià)、調(diào)研等工作。 2. 法律顧問對(duì)采購(gòu)合同內(nèi)容的合法性和可能產(chǎn)生的法律后果進(jìn)