【導讀】弗布克1+1管理工具箱系列。采購部規(guī)范化管理工具箱。12一、采購申請單。15二、供應商管理主管崗位職責。16三、供應商管理工程師崗位職責。18一、供應商管理制度。24一、供應商篩選表。25二、合格供應商列表。27第四章采購價格管理。28二、采購詢價專員崗位職責。32二、采購詢價記錄表。35第一節(jié)采購談判與合同管理崗位職責。36第二節(jié)采購談判與合同管理制度。42一、采購談判計劃表。43三、合同簽訂審批單。48二、采購交期管理辦法。52三、采購交貨延遲檢討表。53第七章采購質量控制。63一、采購檢驗報告。70二、預付貨款采購管理制度。72一、預付申請表。73三、采購付款進程表。75第一節(jié)采購成本控制崗位職責。88一、采購績效考核制度。91二、采購人員行為規(guī)范。購計劃和采購預算，并對執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查，確保企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動順利、根據(jù)企業(yè)年度生產(chǎn)計劃、銷售計劃和經(jīng)營發(fā)展戰(zhàn)略等制訂年度采購。根據(jù)采購計劃的執(zhí)行情況協(xié)助采購計劃主管編制增補計劃或臨時計

　　

【正文】 年 月 日 二、采購詢價記錄表 采購計劃單工作號 詢價單工作號 申請采購 物資編號 供應商名稱 電話 供應商報價（單價） 備注 出廠價 批發(fā)價 零售價 平均價 詢價員 詢價員工號 詢價日期 三、比價、議價記錄表 序號 供應商 名稱 原詢 單價 貨幣 類別 議價后 單價 議價后 總價 付款條件 價格 條件 交貨 日期 交運 方式 備注 1 2 3 4 ?? 核準 檢核 承辦單位主管 承辦人 備注 第五章 采購談判與合同管理 第一節(jié) 采購談判與合同管理崗位職責 一、采購合同主管崗位職責 采購合同主管全面負責采購合同的管理，開展采購談判，擬定采購合同，監(jiān)督采購合同的執(zhí)行等，為采購工作的順利進行提供保障。采購合同主管的具體職責如表 51 所示。 表 51 采購合同主管崗位職責 1．建立采購談判和采購合同管理體系 （ 1）建立采購談判和采購合同管理體系，為實施采購建立執(zhí)行、控制機制 （ 2）制定采購合同管理制度、談判制度以及相關流程、規(guī)范，并按照規(guī)范指導工作 （ 3）編制購合同范本，并及時上報領導批準 2．合同談判與管理工作 （ 1）負責合同談判、合同簽訂及合同執(zhí)行工作 （ 2）協(xié)助上級領導開展采購談判工作，并對談判過程進行記錄 （ 3）根據(jù)采購談判、采購詢價等結果，起草采購合同，并及時送審 （ 4）檢查合同執(zhí)行情況，預測合同風險，并制定分析防范措施 3．指導下級員工工作 指導下 級員工進行談判資料和合同文件的整理、匯總和歸檔工作 二、采購談判專員崗位職責 采購談判專員的崗位職責是收集供應商相關信息并進行評估，擬定談判議案，組織談判，進行有效議價，具體職責內容如表 52 所示。 表 52 采購談判專員崗位職責 1．建立談判管理體系 協(xié)助采購合同主管建立采購談判管理制度與工作規(guī)范 2．開展采購談判工作 （ 1）根據(jù)采購項目選擇談判目標，并擬定具體的談判方案 （ 2）開展采購談判工作，進行有效議價，并做好談判記錄 （ 3）負責整理、匯總并歸檔談判資料 三、采購合同管理專員崗位職責 采購合同管理專員的崗位職責是根據(jù)采購合同制度和流程，具體實施價格分析、談判和合同執(zhí)行工作，協(xié)助采購合同主管防范合同風險，具體職責內容如表53 所示。 表 53 采購合同管理專員崗位職責 1．建立采購合同管理體系 （ 1）協(xié)助采購合同主管完成采購合同管理體系的建立、完善及更新工作 （ 2）協(xié)助采購合同主管制定采購合同策略，編制采購合同范本 2．采購合同管理工作 （ 1）在采購合同主管的指導下起草采購合同范本 （ 2）確定采購合同的主要條款 （ 3）參與采購合同談判工作，執(zhí)行采購合同風險防范措施 （ 4）負責整理、匯總及歸檔采購合同的相關文件 第二節(jié) 采購談判與合同管理制度 一、采購談判管理制度 下面是某企業(yè)的采購談判管理制度，供讀者參考。 制度名稱 采購談判管理制度 編 號 執(zhí)行部門 第 1 章 總則 第 1 條 目的。 為了加強公司采購談判管理，規(guī)范采購談判的相關事項，節(jié)約采購費用，降低采購成本，特制定本制度。 第 2 條 適用范圍。 本制度適用于公司采購過程中所有需要進行談判的采購項目。 第 3 條 管理職責。 采購部是采購談判的歸口管理部門和具體執(zhí)行部門，其他部門負責協(xié)助。 第 2 章 談判準備 第 4 條 財務部審核通過采購資金預算后，采購部方可著手準備采購項目談判。 第 5 條 采購談判人員應根據(jù)采購項目的特點制訂談判計劃和方案，經(jīng)采購部經(jīng)理與采購總監(jiān)批準同意后方可執(zhí)行。 第 6 條 采購部應按上級領導審批同意的采購談判計劃和方案安排談判工作，成立采購項目談判小組，相關計劃與資料應提前發(fā)放到參與談判的人員手中，以便其進行準備。 第 7 條 公司參與采購項目談判的人員包括采購部經(jīng)理、采購合同主管 、采購談判專員，請購部門的代表 (一般由專家擔任 )等。 第 8 條 采購項目談判小組的組長一般由采購部經(jīng)理擔任，但當談判的金額超過萬元時，則由采購總監(jiān)擔任。 第 9 條 采購部在邀請參與談判的供應商時應從公司的“合格供應商名單”中選取，并且必須選取三家以上。 第 10 條 采購部應根據(jù)采購計劃和采購談判方案列明所購物資的名稱、數(shù)量、技術規(guī)格、要求、預算等相關資料，供采購項目談判小組成員熟悉。 第 11 條 在談判之前，采購項目談判小組組長應掌握成員對所購物資的性能、參數(shù)、型號及市場價格的了解情況，并可視情況召開談判預 備會議，確定談判有關事宜。 第 3 章 談判規(guī)定 第 12 條 采購項目談判小組成員代表公司形象，在談判過程中應遵守公司員工行為規(guī)范。 第 13 條 采購項目談判小組成員應與供應商方面有決定權的人員進行談判，以免浪費時間，同時避免透露公司的立場。 第 14 條 談判應在公司會議室中進行，以便提高工作效率，不得在飯店、 KTV等娛樂場所進行。 第 15 條 談判負責人在談判過程中須掌控全局，避免草率作出決定。 第 16 條 采購談判人員應注意商務禮儀，不得使用侮辱性動作和語言，同時注意掌握談判進度和談判氛圍，必要時應轉移話 題、緩和氣氛，防止談判破裂。 第 17 條 談判過程應當保密，無關人員未經(jīng)許可不得進入談判會場，參與談判的人員和工作人員不得泄露與談判有關的內容，談判結果未經(jīng)最后審定不得公布。 第 18 條 在談判期間，公司參與談判的任何人員都不得接受對方的宴請、送禮等，否則按公司相關規(guī)定處理。 第 19 條 參與談判的任何人員不得以任何方式泄露公司的談判底線，否則對公司所造成的損失由當事人承擔。 第 4 章 談判資料管理 第 20 條 公司的談判資料包括談判計劃、方案，供應商的報價，談判過程中各方提出的各種意見、達成的協(xié)議等內容。 第 21 條 采購談判記錄人員必須詳細記錄談判過程中各方的要求，作為談判的原始資料進行保存。 第 22 條 談判資料由指定人員進行保存與管理，作為公司機密資料，未經(jīng)授權任何人不得閱覽。 第 23 條 所有接觸到公司談判資料的人員在公司限定時間內不得泄露其中的內容，否則以泄露公司機密行為論處。 第 24 條 談判資料的其他管理要求可參照公司文檔資料的相關管理規(guī)定執(zhí)行。 第 5 章 附則 第 25 條 本制度由采購部制定，解釋權和修訂權歸采購部所有。 第 26 條 本制度自公布之日起執(zhí)行。 編制人員 審核人員 批準人員 編制日期 審核日期 批準日期 二、采購合同管理制度 下面是某企業(yè)的采購合同管理制度，供讀者參考。 制度名稱 采購合同管理制度 編 號 執(zhí)行部門 第 1 章 總則 第 1 條 目的。 為了加強采購合同管理，防范采購合同風險，維護公司的利益，現(xiàn)依據(jù)國家相關法律法規(guī)及公司采購合同管理規(guī)定，特制定本制度。 第 2 條 適用范圍。 本制度明確了采購合同管理部門的職責，規(guī)定了采購合同管理的基本原則、運行機制及具體內容，適用于公司生產(chǎn)所需物料及公 司日常所需各種物資的對外采購合同的簽訂、履行和管理工作。 第 3 條 管理職責。 采購部負責采購合同的談判、起草、執(zhí)行、變更等工作，采購部經(jīng)理、采購總監(jiān)和總經(jīng)理對采購合同進行審批。 第 4 條 采購合同的形式。 采購合同的訂立必須采取書面形式，經(jīng)簽約雙方協(xié)商的有關修改采購合同的文書、傳真、圖表、電子郵件、報價書和會簽表等，均屬于采購合同的范圍。 第 5 條 采購合同的內容。 采購合同包括九項基本內容，即當事人姓名、住所和聯(lián)系方式，標的全稱、價款或報酬，數(shù)量和 規(guī)格型號，品質和技術要求，履約方式和期限、地點 ，驗收標準和方式，付款方式和期限，售后服務和其他優(yōu)惠條款，違約責任和解決爭議的方法。這九項內容必須編寫齊全，各項內容的條款應當明確、具體，文字表達要嚴謹，書寫要工整。 第 2 章 采購合同簽訂 第 6 條 采購簽約權限的規(guī)定。 1. 采購部經(jīng)理有權簽署標的額在 5000 元以下的采購合同。 2. 采購總監(jiān)有權簽署標的額在 5000~20210 元的采購合同。 3. 標的額在 20210 元以上的采購合同需由總經(jīng)理簽署。 4. 公司所屬分支機構和分公司的采購合同須在總經(jīng)理的授權范圍內簽署。 第 7 條 采購招標。 1. 根據(jù)國家與公司的相關規(guī)定，對于大宗物資 [單價在 50000 元 (含 50000元 )或批量 50000 元 (含 50000 元 )以上的物資 ]的采購，須實行公開招標。 2. 對于需要實施招標采購的物資，公司成立由采購部、財務部等相關部門參加的采購招標小組，負責具體的招標事宜。 第 8 條 供應商調查。 簽訂采購合同前，采購人員就對方的信用 (含經(jīng)營范圍、銀行資金、履約能力、技術和質量等 級、法人資格、簽約人是否是法人代表或經(jīng)法人代表授權的委托代理人等 )進行全面了解。標的總價在 20210 元以上的采購合同應當形成書面報告， 并就對方的資信情況形成會審意見。 第 9 條 起草采購合同。 采購合同主管或采購招標小組根據(jù)對方資信和談判情況起草采購合同。 第 10 條 采購合同審批程序。 采購合同主管或采購招標小組根據(jù)對方的資信情況、談判情況起草采購合同，并報上級領導審批。 1. 采購合同主管提交采購合同初稿會審稿。采購合同文本原則上不得對公司所立項目及有效的“招標會簽表”中所確定的重要內容，如標的、數(shù)量、質量、價款或報酬，中標單位等作出變動或更改。如遇特殊情況，相關人員須采用書面形式加以說明，再由上級領導按照有關規(guī)定重新審查確認。 2. 采購合同初稿會審稿審查。采購合同簽訂前，有關責任人應當對采購合同初稿會審稿所涉及的內容進行全面審查。采購合同審查流程如下圖所示。 采購合同審查流程圖 第 11 條 采購部根據(jù)對初稿會審稿修訂簽審后的采購合同定稿簽訂采購合同，零星物資根據(jù)財務部、設備部和使用部門簽訂的“零星物資采購合同主要條款會簽表”簽訂采購合同。 第 12 條 采購合同簽訂過程中各部門的職責劃分。 1. 采購部負責采購合同簽訂前的合同詢價、議價、調研等工作。 2. 法律顧問對采購合同內容的合法性和可能產(chǎn)生的法律后果進