【導(dǎo)讀】案管理規(guī)章制度匯編》。本次修訂的目的，旨在進(jìn)一步加強(qiáng)企業(yè)檔案管理。計(jì)和利用等一系列全過(guò)程管理與服務(wù)，均在規(guī)范中進(jìn)行。理規(guī)章制度匯編》，便于工程技術(shù)人員、專業(yè)管理人員的實(shí)際操作。本標(biāo)準(zhǔn)適用于公司承建和參建的水工、土建、路橋及安裝工程的竣工資料管理。（一）項(xiàng)目部（施工處）技術(shù)負(fù)責(zé)人組織主辦技術(shù)人員負(fù)責(zé)竣工資料的收集、整理和編制工作。（一）竣工資料基本內(nèi)容共分10類，并按如下順序排列。工程施工合同、協(xié)議；有關(guān)工程工期、造價(jià)及項(xiàng)目重大增減的文件、紀(jì)要。設(shè)計(jì)變更通知單；工程更改洽商單；沉降、位移觀測(cè)成果等。分項(xiàng)工程質(zhì)量檢驗(yàn)評(píng)定表。相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定的測(cè)量、試驗(yàn)、檢測(cè)報(bào)告和記錄。主要施工原始記錄；砼、砂漿和特種材料配合比及主要施工記錄、資料；質(zhì)量事故、問(wèn)題、報(bào)告、調(diào)查分析及處理資料；施工執(zhí)照及駐地紅線；（二）對(duì)于業(yè)主單位和當(dāng)?shù)赜刑厥庖蟮?，其資料內(nèi)容，可與其協(xié)商提前確定。

　　

【正文】 價(jià)值的資料、互贈(zèng)禮品清單、工作往來(lái)文件 ) 重要的永久 一般 30年 10年 36 歸 檔 文 件 保管期限 海外投標(biāo)管理辦法、因公出國(guó)人員的管理管理規(guī)定、 本單位人員 出國(guó) 工作 所形成的文件 及有關(guān)資料 重要永久 30年 一般的 10年 本單位與外國(guó)商務(wù)機(jī)構(gòu)、驗(yàn)船部門及其他企業(yè)、事業(yè)單位建立工作聯(lián)系和一般業(yè)務(wù)往來(lái)形成的文件 資料 重要 30年 一般的 10年 境外施工項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)辦公會(huì)議紀(jì)要和境外施工項(xiàng)目變更的決定 重要 30年 一般的 10年 海外突發(fā)事件的處理意見(jiàn)、善后情況的匯報(bào) 重要 30年 一般的 10年 （ 十 二）檔案管理 檔案工作規(guī)劃、總結(jié)及檔案工作統(tǒng)計(jì)報(bào)表 重要的 30 年 一般的 10 年 本單位檔案鑒定工作報(bào)告及檔案銷毀審批清冊(cè)等文件材料 30年 10年 檔案管理 規(guī)章制度、 升級(jí)有關(guān)材料及有關(guān)獲獎(jiǎng)證書等文件 永久 30年 銷毀超過(guò)保管期限會(huì)計(jì)檔案的批復(fù) 10 年 (十三 ) 法律文件 對(duì) 公司經(jīng)營(yíng)、改革、管理、決策等重要事項(xiàng)提供的法律意見(jiàn)、建議或法律論證 永久 辦理授權(quán)書的請(qǐng)示、批復(fù)和公司重大法律糾紛案 件管理辦法 30年 經(jīng)濟(jì)案件：訴訟標(biāo)在五百萬(wàn)元以上案件；重大涉外經(jīng)濟(jì)案件；有重大影響的經(jīng)濟(jì)案件。民事案件：房屋、土地等不動(dòng)產(chǎn)權(quán)益糾紛案件；訴訟標(biāo)在五十萬(wàn)元以上案件；較大的涉外案件。 永久 經(jīng)濟(jì)案件 :訴訟標(biāo)的在一百萬(wàn)元以上不滿五百萬(wàn)元案件 ； 一般涉外案件。民事案件：訴訟標(biāo)的在十萬(wàn)元以上不滿五十萬(wàn)元的案件；一般涉外案件；缺席判決的案件。 30年 一般經(jīng)濟(jì)案件 ； 一般民事案件 ； 咨詢、代書業(yè)務(wù)檔案。 10年 法制工作會(huì)議紀(jì)要 10年 7. 合同檢查情況的通報(bào) 10年 37 歸 檔 文 件 保管期限 （ 十 四 ） 其它 企業(yè)購(gòu)置的房產(chǎn)、土地所有權(quán)和使用權(quán)的文件材料 永久 職工承租、購(gòu)置本單位住房的合同、協(xié)議和有關(guān)手續(xù) 永久 企業(yè)行政事務(wù)、機(jī)關(guān)內(nèi)部制定的各項(xiàng)規(guī)章制度 重要的 30年 一般的 10年 上級(jí)及本單位核發(fā)的各種證書、產(chǎn)權(quán)證、資格證、各種執(zhí)照 永久 30年 本單位發(fā)布的文告 (如公告、通告、告示、聲明等 )文稿及簡(jiǎn)報(bào) 重要永久 30年 一般的 10年 本單位調(diào) 研 、工作檢查形成的文件材料 30 年 10 年 本單位信訪工作文件、 會(huì)議紀(jì)要 、 上級(jí)指示、 來(lái)信、來(lái)訪的記錄 、處理報(bào)告與總結(jié)、請(qǐng)示批復(fù) 30年 10年 反映本單位改革、行政管理等重要活動(dòng)的聲像資料 永久 本單位向地方電視臺(tái)提供的錄像帶 、 電視片 永久 30年 本單位發(fā)出、收到的賀信、賀電 一 般的 10年 四、 不歸檔的文件材料范圍 上級(jí)機(jī)關(guān)及地方政府的文件材料 任免、獎(jiǎng)懲非本公司工作人員的文件材料 25 年 普發(fā)供參閱，不需辦理的文件材料 25 年 供工作參考的抄件 25年 征求意見(jiàn)的未定稿文件材料 25年 公司的文件材料 25 年 重份或復(fù)印多余的文 件材料 25 年 無(wú)查考利用價(jià)值的臨時(shí)性、事務(wù)性文件材料 25 年 38 歸 檔 文 件 保管期限 未經(jīng)會(huì)議討論、未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審閱、簽發(fā)的未生效的文件材料 25年 一般性文件的歷次修改稿 (定稿除外 )、鉛印文件的多次校對(duì)稿 (主要領(lǐng)導(dǎo)人的親筆修改稿和負(fù)責(zé)人簽字的最后定稿除外 ) 25年 從正式文件上摘錄的供工作參閱的非證明性材料 25年 無(wú)特殊保存價(jià)值的信封，一般性表態(tài)、詢問(wèn)一般性問(wèn)題、提出一般性建議或意見(jiàn)的群眾來(lái)信 25年 公司互相抄送的文件材料，不需履行公文的行文、介紹信等 25年 以參考為目的從各方面收集的文件材料 25年 非隸屬機(jī)關(guān)的文件材料 25 年 參加非主管機(jī)關(guān)召開(kāi)的會(huì)議時(shí)，帶回來(lái)的不需要貫徹執(zhí)行和無(wú)查考價(jià)值的文件材料 25年 非隸屬機(jī)關(guān)抄送的不需要辦理的文件材料 25年 基層單位的文件材料 25年 基層單位送來(lái)參閱的簡(jiǎn)報(bào)、情況反映、不必抄報(bào)或備案的文件材料 25 年 基層單位抄報(bào)備案的一般性文件材料 25年 越級(jí)抄送的不需要處理的一般性文件材料 25年 其他 25年 已被歸檔文件材料包括了的階段性計(jì)劃 、總結(jié)、報(bào)告等 25年 一般的性會(huì)議通知 25 年 不歸檔文件材料的處理辦法 25 年 各部門每年在立卷歸檔和清退文件的同時(shí)清理不歸檔的文件材料 25 年 39 歸 檔 文 件 保管期限 對(duì)不歸檔的文件材料應(yīng)加強(qiáng)管理，不要隨便堆放。如需作為資料留存的，應(yīng)組卷妥善存管，需要銷毀的應(yīng)及時(shí)粉碎處置 25年 文書材料銷毀后，要在收發(fā)文登記薄上加蓋“銷毀”戳。非文書材料也應(yīng)作備忘登記 25年 銷毀文件材料中有密級(jí)的應(yīng)按有關(guān)保密規(guī)定辦理 25 年 凡要銷毀的文件材料，都要經(jīng)部門領(lǐng) 導(dǎo)或有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。銷毀均應(yīng)由兩名以上專人檢查后一起監(jiān)銷 25 年 留在歸檔單位部門或領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人手中的文件、大型船機(jī)設(shè)備說(shuō)明書、基建圖紙、各種歸檔文件材料的電子版重份或復(fù)制件等，也應(yīng)妥善保管 25 年 40 第五章 中交一航局第五工程有限公司電子文件歸檔與管理辦法 一、 總則 第一條 為規(guī)范公司電子文件的歸檔與管理，做好檔案信息服務(wù)工作，根據(jù)國(guó)家檔案局《電子文件歸檔與管理規(guī)范》 (GB/T188944－ 2020)、《電子公文歸檔管理暫行辦法》、中交股份《電子文件歸檔 與管理辦法 (暫行 )》和《中交一航局有限公司電子文件歸檔與管理辦法》，結(jié)合工作實(shí)際，制定本辦法。 第二條 電子文件是指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于硬盤、磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理、并可在通訊網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。歸檔電子文件是指具有參考和利用價(jià)值并作為檔案保存的電子文件。電子公文是指通過(guò)公文處理系統(tǒng)形成的具有規(guī)范格式的公文的電子數(shù)據(jù)。電子檔案是指具有保存價(jià)值的歸檔電子文件及相應(yīng)元數(shù)據(jù)、背景信息和支持軟件。 第三條 電子文件的種類分為：文本文件、數(shù)據(jù)文件圖形文件、 多媒體文件等。文本文件是由計(jì)算機(jī)軟件生成的文字、表格等文件；數(shù)據(jù)文件是指通過(guò)辦公應(yīng)用、財(cái)務(wù)、人事、檔案等管理系統(tǒng)中生成的數(shù)據(jù)庫(kù)文件；圖形文件包括工程圖紙、圖表、掃描文件等；多媒體文件包括數(shù)碼照片、視頻、音頻等。 第四條 電子文件具有真實(shí)性、完整性、有效性等特點(diǎn)，歸檔前由形成部門負(fù)責(zé)，歸檔后由檔案管理部門負(fù)責(zé)。 第五條 歸檔電子文件由檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，在確保電子數(shù)據(jù)存儲(chǔ)安全保密的基礎(chǔ)上提供電子文件信息網(wǎng)上利用。 第六條 電子文件形成部門應(yīng)明確兼職檔案員負(fù)責(zé)本部門電子文件管理工作， 負(fù)責(zé)審核、移交本部門歸檔電子文件。檔案管理部門負(fù)責(zé)對(duì)其進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)與監(jiān)督。 第七條 電子文件的制發(fā)者應(yīng)以事由為單位，遵循文件形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，對(duì)所涉及的依據(jù)性電子文件進(jìn)行關(guān)聯(lián)，保證每件電子文件的完整，同時(shí)負(fù)責(zé)將辦理完畢真實(shí)、有效的電子文件移交本部門兼職檔案人員。 二、 電子文件的收集 第八條 記錄電子文件修改過(guò)程和辦理情況，具有查考價(jià)值的電子文件需收集歸檔，收集范圍參照紙質(zhì)文件材料收集范圍。 第九條 電子文件制發(fā)者負(fù)責(zé)收集由本人承辦、并辦理完畢的電子文件。辦理完畢的電子公 文是指圍繞同一事由經(jīng)公文處理程序處理完畢，具有明確辦理結(jié)果的一份或多份有機(jī)聯(lián)系的電子文件。 第十條 電子公文的收集是電子文件通過(guò)公文處理系統(tǒng)，經(jīng)規(guī)定流轉(zhuǎn)程序結(jié)束后，由辦公室文書人員每年定時(shí)移交檔案室的電子文件。即：電子公文制發(fā)者須新建公文流程，上傳電子文件，填 41 寫標(biāo)題、部門等著錄項(xiàng)目。流程結(jié)束后，辦公室文書人員對(duì)電子公文進(jìn)行收集整理，負(fù)責(zé)向檔案室歸檔，歸檔前對(duì)上述環(huán)節(jié)進(jìn)行核查，保證提交的歸檔電子文件完整、準(zhǔn)確。 第十一條 經(jīng)文字處理技術(shù)形成的電子文件，以 PDF、 WORD、 EXCEL 為通用存 儲(chǔ)格式，其它格式的電子文件收集時(shí)應(yīng)轉(zhuǎn)換成通用存儲(chǔ)格式。 第十二條 通過(guò)掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等設(shè)備獲得的靜態(tài)圖像文件歸檔時(shí)以 PDF、 JPEG 和 TIFF為通用存儲(chǔ)格式，非通用格式的圖像電子文件收集時(shí)應(yīng)轉(zhuǎn)換成通用存儲(chǔ)格式。 第十三條 通過(guò)計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)或繪圖等獲得的圖形文件，收集時(shí)應(yīng)注明其軟硬件環(huán)境和相關(guān)數(shù)據(jù)，如果需與數(shù)據(jù)庫(kù)連接應(yīng)將數(shù)據(jù)與相關(guān)軟件一并歸檔。 第十四條 通過(guò)音頻、視頻或多媒體設(shè)備獲得的文件應(yīng)以 WAV、 WMA、 ASF 為存儲(chǔ)格式，非通用存儲(chǔ)格式的音頻、視頻或多媒體文件收集時(shí)應(yīng)轉(zhuǎn) 換為通用存儲(chǔ)格式。 第十五條 經(jīng)通用軟件產(chǎn)生的電子文件，應(yīng)同時(shí)收集其軟件型號(hào)、名稱、版本號(hào)和相關(guān)參數(shù)、說(shuō)明等資料。 三、 電子文件的歸檔 第十六條 電子文件遵循實(shí)時(shí)歸檔原則，以事由為單位辦理完畢即可歸檔。 第十七條 檔案管理部門負(fù)責(zé)接收公司總部各部門、所屬各單位、所屬各直管項(xiàng)目專 (兼 )職檔案人員和辦公室、黨委辦公室、紀(jì)委辦公室、工會(huì)辦公室、團(tuán)委文書人員移交的符合規(guī)定的歸檔電子文件及與其一致的紙質(zhì)文件。 第十八條 電子文件的歸檔范圍和保管期限，可參照紙質(zhì)文件的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，包括相 應(yīng)的背景信息與元數(shù)據(jù)：項(xiàng)目檔案的電子文件在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收三個(gè)月內(nèi)進(jìn)行物理歸檔；經(jīng)營(yíng)管理文件、設(shè)備、證書、獎(jiǎng)狀等電子文件隨時(shí)歸檔；磁帶、音頻、視頻、數(shù)碼照片等及時(shí)歸檔；公文處理系統(tǒng)中形成的電子公文在電子文件辦理完畢后，交由公司辦公室整理，辦公室文書于每年 4月將其與相應(yīng)電子公文的紙質(zhì)文件一并交由檔案室歸檔，檔案室相應(yīng)檔案管理員經(jīng)過(guò)梳理分類，對(duì)應(yīng)到每年對(duì)應(yīng)的文書檔案，統(tǒng)一歸檔到檔案管理系統(tǒng)。 第十九條 各部門兼職檔案人員向檔案管理部門移交辦理完畢的歸檔電子文件時(shí)，應(yīng)核對(duì)并確認(rèn)歸檔電子文件真實(shí)、有效、完整。 同時(shí)須做好與移交的電子文件在內(nèi)容、相關(guān)說(shuō)明及描述上保持一致的紙質(zhì)或其他載體形式文件的移交工作。 第二十條 歸檔公文的移交分為電子文件和紙質(zhì)文件移交。電子公文移交是指采用存儲(chǔ)載體定期物理歸檔。紙質(zhì)文件移交采取實(shí)時(shí)或定時(shí)移交。歸檔公文的移交手續(xù)以年度為單位集中辦理。 第二十一條 檔案管理部門接收的與歸檔電子公文相一致的紙質(zhì)文件具體要求： （一）發(fā)文由加蓋實(shí)物印章的紙質(zhì)公文、加蓋實(shí)物印章的擬稿紙文件及發(fā)文處理記錄三部分組成。 （二）收文由來(lái)文原件和收文批示單兩部分組成。來(lái)文原件可以是接 收的外單位紙質(zhì)文件，也可以是從公文傳輸系統(tǒng)中打印并帶有電子印章的紙質(zhì)公文。 （三）簽報(bào)由簽報(bào)正文和簽報(bào)公文處理單兩部分組成。 第二十二條 特殊格式的電子文件歸檔時(shí)，應(yīng)歸檔相關(guān)的運(yùn)行軟件。 42 四、 歸檔電子文件的整理 第二十三條 歸檔電子文件按照國(guó)家檔案局《歸檔文件整理規(guī)則》和公司有關(guān)規(guī)定進(jìn)行整理。 第二十四條 檔案管理部門負(fù)責(zé)審核各部門兼職檔案人員移交的歸檔電子文件，對(duì)歸檔電子文件提供不完整或無(wú)效版本的，將視情況提出修改意見(jiàn)并退回重新整理。 第二十五條 檔案管理部門為便于檔案的查找利 用，對(duì)同一全宗內(nèi)的歸檔電子公文按照年度－保管期限－機(jī)構(gòu)等分類方法進(jìn)行及時(shí)整理。 五、 電子檔案的保管 第二十六條 檔案管理部門接收的歸檔電子文件實(shí)時(shí)歸入檔案管理系統(tǒng)，完成歸檔電子文件載體的遷移。電子檔案需在存儲(chǔ)載體中進(jìn)行防寫處理，并永久保存；原載體應(yīng)保留電子文件 5 年以上，保留期滿信息化管理部門需對(duì)電子文件背景信息、元數(shù)據(jù)做物理歸檔。 第二十七條 信息化管理部門應(yīng)在檔案管理系統(tǒng)硬件環(huán)境中配置足夠容量的、安全的存儲(chǔ)器，且每天對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行一次更新備份，同時(shí)協(xié)助檔案管理部門做好數(shù)據(jù)庫(kù)的維護(hù)與網(wǎng)絡(luò)管理 。 第二十八條 檔案管理部門需每半年對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行整體備份并保存到存儲(chǔ)介質(zhì)上。 第二十九條 保存在光盤上的電子檔案需備份三套，一套封存，一套供查閱使用，另一套應(yīng)異地存放。 第三十條 光盤歸檔時(shí)需采用不可擦寫光盤，不得擦洗、刻劃、觸摸盤片裸露處的記錄層；不得彎曲、擠壓盤片；防止盤片沾染灰塵和污垢，避免陽(yáng)光直接照射，且每 4 年要對(duì)光盤進(jìn)行一次抽樣機(jī)讀檢驗(yàn)，抽樣率不低 10%，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)備份。 第三十一條 歸檔載體需遠(yuǎn)離熱源、酸堿等有害氣體和強(qiáng)磁場(chǎng)。環(huán)境溫度控制范圍： 14℃ 20℃；相對(duì)濕度控制范圍： 35%一 45%。 六、 電子檔案的利用 第三十二條 電子檔案可在檔案管理系統(tǒng)網(wǎng)頁(yè)上查閱，利用者需通過(guò)辦公應(yīng)用系統(tǒng)進(jìn)行身份識(shí)別后登錄檔案管理系統(tǒng)，查閱檔案目錄，瀏覽權(quán)限范圍內(nèi)的檔案信息。