【導(dǎo)讀】速發(fā)展起來的一門綜合性辦公管理技術(shù)。我國的OA軟件業(yè)經(jīng)過從80年代末至。面向單位應(yīng)用的大型協(xié)同工作的網(wǎng)絡(luò)產(chǎn)品。繁多，產(chǎn)品的應(yīng)用領(lǐng)域幾乎滲透到國民經(jīng)濟(jì)的每一個(gè)角落。辦公自動化是現(xiàn)代。辦公管理的過程，不同于一般的“交鑰匙”工程。其面臨最主要的挑戰(zhàn)是最終用戶。的管理方式和管理技術(shù)的應(yīng)用以及培訓(xùn)，網(wǎng)絡(luò)化的OA系統(tǒng)并不局限于辦公室，是否到位已成為系統(tǒng)能否順利投入使用的關(guān)鍵。第一代辦公自動化是以數(shù)據(jù)為其處理中心傳統(tǒng)的MIS系統(tǒng)。象，強(qiáng)調(diào)對數(shù)據(jù)的計(jì)算和統(tǒng)計(jì)能力。“自動化”程度是有限的。化，第二代辦公自動化已實(shí)現(xiàn)了以工作流為中心的辦公系統(tǒng)。包含眾多實(shí)用功能和模塊，實(shí)現(xiàn)了對涉及人、事、文檔、會議等自動化管理。辦公自動化不僅僅只是人際辦公的計(jì)算機(jī)化，而是要融入。率，進(jìn)而提高單位的核心競爭力?？梢赃@樣看待辦公自動化與其它信息系統(tǒng)之間的關(guān)系：單位的辦公系統(tǒng)是。網(wǎng)上辦公完全依靠郵件系統(tǒng)，工作溝通、傳送效率低。

　　

【正文】 撐平臺 提供強(qiáng)大的流程、用戶、角色、業(yè)務(wù)表單等定制工具 ，實(shí)現(xiàn)圖形化的審批流程自定義和表單自定義功能。 管理平臺 具有良好的靈活性：不限制信息使用節(jié)點(diǎn)的性質(zhì)（人、部門、崗位、角色都可），豐富多樣化的文檔模板定制功能（瀏覽、審核、批復(fù)、修改等，所見即所得），靈活的信息流轉(zhuǎn)順序等，應(yīng)能根據(jù)用戶實(shí)際的需要，組合出任意的業(yè)務(wù)處理流程，利用這些可自定義的流程來處理審批業(yè)務(wù)。 應(yīng)用支撐平臺應(yīng)具有以下的基本功能和組件： . 工作流系統(tǒng) 工作流系統(tǒng)采用可拖拽的圖形化設(shè)計(jì)器，實(shí)現(xiàn)流程定制功能，同時(shí)流程的定制與組織架構(gòu)綁定；工作流系統(tǒng) 具備對復(fù)雜流程模式的支持，如并行、回退、條件 分支等，同 時(shí)支持子流程嵌套以及流程腳本語言編寫；工作流系統(tǒng)還 支持對各流程環(huán)節(jié)的編輯和控制功能； . 表單定制工具 電子表單是在流程中使用的信息載體。在實(shí)際工作中，審批工作流是針對相應(yīng)流程使用的處理信息表單。 表單定制工具要求是一個(gè)圖形化的應(yīng)用軟件，可以開發(fā)出動態(tài)頁面應(yīng)用，其結(jié)果可保存為 XML 并具有數(shù)據(jù)庫訪問能力，只要經(jīng)過簡單培訓(xùn)的工作人員都可以自己動手制作表單。 OA 系統(tǒng) 項(xiàng)目 說明 書 27 表單定制工具要求以可拖拽的圖形化界面方式實(shí)現(xiàn)表單的定制和編輯，支持多種業(yè)務(wù)文檔類型，能夠?qū)Ω鞣N表單元素進(jìn)行處理，同時(shí)要求表單的定制與組織架構(gòu)無縫結(jié)合，在表單定制 操作上要求具有較強(qiáng)的可用性和便利性。 . 信息發(fā)布平臺 信息發(fā)布平臺用于實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)信息門戶部分的新聞、通知公告、項(xiàng)目信息等的信息管理和發(fā)布方面的需求。 . 門戶平臺 門戶子系統(tǒng)為用戶提供的基于 WEB 的信息服務(wù)門戶平臺，應(yīng)基于多層體系結(jié)構(gòu)，具有高度可擴(kuò)充性、個(gè)性化、成員管理、聚合和安全等服務(wù)的能力；具有良好的跨平臺支持特性，按照用戶的身份、角色、所屬群組等提供合適的關(guān)鍵內(nèi)容、應(yīng)用和服務(wù)；可擴(kuò)展性和可移植性強(qiáng)，提供完整的二次開發(fā)工具，具有開放的、功能強(qiáng)大的、無須編寫代碼、貼近應(yīng)用的開發(fā)維護(hù)軟件平臺。 系統(tǒng)可以任意定制多門 戶，包括局門戶以及下級門戶，并可以把內(nèi)部門戶的信息通過流程審批后發(fā)布到外部門戶（外部網(wǎng)站）。 . 報(bào)表平臺 報(bào)表子系統(tǒng)不依賴于某個(gè)系統(tǒng)而存在，它作為一個(gè)通用的工具，能為各個(gè)系統(tǒng)提供報(bào)表服務(wù)，能夠平滑的嵌入本次系統(tǒng)建設(shè)的各個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)中。要求基于三層次結(jié)構(gòu)開發(fā)，用戶端只要有瀏覽器就能夠?yàn)g覽報(bào)表、圖表等信息。 １、提供可視化的報(bào)表設(shè)計(jì)功能，操作方法和 Excel 等電子表格程序類似，可以方便的設(shè)計(jì)業(yè)務(wù)報(bào)表和統(tǒng)計(jì)報(bào)表。 ２、要求支持各種常見的格式，包括表格，直方圖、餅圖等多種格式的圖表；支持多種統(tǒng)計(jì)方式；提供序列號、當(dāng) 前用戶、當(dāng)前日期等多種計(jì)算字段；支持常見的 Excel 計(jì)算函數(shù)； ３、報(bào)表的結(jié)果可以另存為 Excel 電子表格或 HTML 格式的文件。 . 系統(tǒng)管理組件 系統(tǒng)管理組件應(yīng)該包括：用戶組織機(jī)構(gòu)建模子系統(tǒng)、資源權(quán)限管理、數(shù)據(jù)和日志管理等。 用戶組織機(jī)構(gòu)建模子系統(tǒng)：要采用圖形化的工具定義組織機(jī)構(gòu)圖，能以圖形化的方式為各個(gè)機(jī)關(guān)部門及單位建立樹狀組織機(jī)構(gòu)圖及橫向的虛擬組織架構(gòu) OA 系統(tǒng) 項(xiàng)目 說明 書 28 圖，組織機(jī)構(gòu)圖要能顯示使用者的職責(zé)、職稱及從屬關(guān)系等。管理者根據(jù)工作流使用者在不同工作流程中需要完成的任務(wù)，為其賦予角色。 資源權(quán)限管理：與組織 機(jī)構(gòu)相結(jié)合，建立權(quán)限控制和管理體系，確保系統(tǒng)用戶對系統(tǒng)資源的訪問受到保護(hù)和控制。 日志管理：包括日志監(jiān)控、日志審計(jì)和日志統(tǒng)計(jì)，系統(tǒng)中發(fā)生的所有對數(shù)據(jù)產(chǎn)生變更的操作和系統(tǒng)本身的運(yùn)行檢測情況都要被記錄在平臺日志中，平臺日志要能被具體應(yīng)用系統(tǒng)來直接使用，例如在公文交換系統(tǒng)應(yīng)利用平臺日志中屬于公文管理部分的日志記錄。 . 綜合應(yīng)用需求 . 信息門戶 ? 通過 B/S 方式登陸信息門戶。 ? 能夠?qū)崿F(xiàn)信息的發(fā)布功能，包括新聞、通知公告、項(xiàng)目信息等的信息發(fā)布和查看。 ? 能夠通過簡易的圖表等方式實(shí)時(shí)為各層管理人 員提供單位 的關(guān)鍵信息，包括經(jīng)營數(shù) 據(jù)、項(xiàng)目進(jìn)度、人力資源情況等，為領(lǐng)導(dǎo)決策及時(shí)提供支持。 ? 通過信息門戶實(shí)現(xiàn)不同業(yè)務(wù)間的協(xié)同。 ? 提供個(gè)性化頁面設(shè)置，如：可按個(gè)人意愿或工作要求設(shè)置頁面風(fēng)格。 ? 模塊自由組合，用戶可以進(jìn)行個(gè)人需要，進(jìn)行模塊的自由組合。 . 辦公自動化 ? 流程管理 ? 可視化流程自定義：支持靈活的可視化流程定義工具?？梢愿鶕?jù)需求任意定義各種工作流程，包括分支、匯總和循環(huán)等流程，并且可以隨意定義私有流程、部門流程、修改已定義的各種流程。如：流程的處理人、修改權(quán)限、是否有批示等，可自行定義符合個(gè)性化的流程。 ? 流程監(jiān)控：可以按照查詢條件監(jiān)控流程的流 轉(zhuǎn)情況，包括審批的結(jié)果和狀態(tài)。 ? 公文管理 OA 系統(tǒng) 項(xiàng)目 說明 書 29 ? 收發(fā)文管理：可以進(jìn)行收發(fā)文的登記、督辦、催辦。 ? 公文流轉(zhuǎn)：支持不同類型的公文電子流轉(zhuǎn)，完成審批、填寫意見、修改文件、審核流痕、知會、文件歸檔等功能。 ? 任務(wù)指派：能夠把工作任務(wù)指定到具體的人員，并能通過設(shè)定完成的時(shí)間，到期提醒，方便進(jìn)行督辦和催辦；任務(wù)完成情況需要反饋到任務(wù)分發(fā)人。 ? 公務(wù)授權(quán)：能夠把個(gè)人的工作任務(wù)受托給系統(tǒng)中的其他用戶，并可以指定授權(quán)終止時(shí)間，到期系統(tǒng)自動回收授權(quán)。同時(shí)被授權(quán)人處理事務(wù)和填寫意見的時(shí)候系統(tǒng)能夠明顯反映出“代處理”的狀態(tài)提示。 ? 催辦督辦： 管理員可預(yù)先設(shè)定承辦人的完成期限，對逾期尚未辦理者，可通過信息速遞（類似 RTX）發(fā)催辦通知，敦促盡快辦理。 ? 歷史記錄：對于公文處理過程，要求保留日志記錄，可以清楚查閱到該公文的審批過程。 ? 修改痕跡：對正文的每次修改，要求保留原稿的修改痕跡。 ? 與 MSOffice 無縫集成：可以和 MSoffice 套件無縫集成，辦公正文部分可以實(shí)現(xiàn) word 在線編輯。 ? 多種批示方式：支持如電子簽名等多種批示方式。 ? 會議通知 ? 會議通知發(fā)送：能夠指定各會議通知參加人員名單后，系統(tǒng)自動根據(jù)名單發(fā)送電子會議通知到相關(guān)人員中。 ? 會議通 知反饋：各參加會議的人員收到并打開會議通知后系統(tǒng)會向發(fā)送人反饋回執(zhí)，確認(rèn)是否收到。 ? 會議通知匯總：能夠按照時(shí)間統(tǒng)計(jì)會議情況，包括會議總數(shù)量，各會議的名稱，參加人員名單、時(shí)間、地點(diǎn)等。 ? 會議沖突檢查：對相同時(shí)間段內(nèi)，如果參加會議的人員有重復(fù)，系統(tǒng)會向發(fā)送通知人員提出沖突提示。 ? 個(gè)人事務(wù) ? 個(gè)人任務(wù)箱，包括新任務(wù)、在辦任務(wù)等等。 OA 系統(tǒng) 項(xiàng)目 說明 書 30 ? 個(gè)人任務(wù)到達(dá)自動提醒。 ? 個(gè)人任務(wù)統(tǒng)計(jì)，包括新任務(wù)數(shù)、在辦任務(wù)數(shù)、已完成任務(wù)數(shù)等。 ? 個(gè)人密碼修改、通訊錄等管理 . 輔助辦公 ? 實(shí)時(shí)通信 ? 支持實(shí)時(shí)通信平臺，如：可及時(shí)把信息通過系統(tǒng)平臺傳遞到相關(guān) 人員的手機(jī)或 PDA 上。 ? 支持遠(yuǎn)程、移動辦公 ? 系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程和移動辦公，方便員工在外地出差時(shí)也能及時(shí)處理相關(guān)辦公事務(wù)。 ? 日志文檔與績效考核 ? 關(guān)于員工工作任務(wù)，要求保留日志記錄，并支持?jǐn)?shù)據(jù)導(dǎo)入 /導(dǎo)出，以便形成績效考核的報(bào)表文檔。 . 知識管理 ? 能夠?qū)夹g(shù)資料、質(zhì)量體系文件、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)章制度資料文件進(jìn)行統(tǒng)一的管理。 ? 能夠進(jìn)行知識訂閱，評分、新知識標(biāo)識等。 ? 支持靈活的查詢，支持全文檢索。 . 郵件系統(tǒng) ? 利用郵件系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn) 內(nèi)部信息傳遞，實(shí)現(xiàn)內(nèi)部郵件和外部 inter郵件互通。 OA 系統(tǒng) 項(xiàng)目 說明 書 31 8. 附件一：辦公自動化效益分析 估計(jì) 單位引入 OA 系統(tǒng) ，應(yīng)用的效果實(shí)際上直接地反映了 單位 信息化應(yīng)用的基礎(chǔ)和能力， 綜合其他單位使用的經(jīng)驗(yàn)，暫時(shí)估計(jì)了一下使用 OA 后的能給單位帶來的效益 總體效益分析 指標(biāo) 實(shí)施前統(tǒng)計(jì)值 實(shí)施后統(tǒng)計(jì)值 行政事務(wù)審批周期 1 周－ 2 周 1－ 2 天 流程規(guī)范化 工作盲目性強(qiáng) 工作開展目的明確 通知類、公告類的響應(yīng)率 85～ 90％ 99%100% 人員工作時(shí)間（一天按 8小時(shí)計(jì)算） 有效工作時(shí)間僅為 34小時(shí) 有效工作時(shí)間提升到67 小時(shí) 日常報(bào)表的出報(bào)時(shí)間 1 周一次 隨時(shí) 新員工具備上崗能力的時(shí)間 34 月 1 個(gè)月 計(jì)劃下達(dá)與監(jiān)督 無法有效監(jiān)督，通過匯報(bào)以及開會實(shí)現(xiàn) 實(shí)時(shí)監(jiān)控、即時(shí)下達(dá)計(jì)劃 減少員工工作負(fù)擔(dān) 平均任務(wù)的完成周期23 周 平均任務(wù)完成周期 12周 工作任務(wù)的完成率 任務(wù)延遲率在 20%30% 任務(wù)的延遲率基本在5% 充分挖掘硬件投入 計(jì)算機(jī)作為上網(wǎng)與打字的工具 作為獲取有用信息與知識，成為工作協(xié)同平臺 固定資產(chǎn)管理 固定流失率在 15% 固定資產(chǎn)的流失率1%3% 會議頻率 20 個(gè)會 /月 10 會 /月 管理費(fèi)用預(yù)算與實(shí)際的比 預(yù)算超支率大 2050% 預(yù)算超支率 10%以下 OA 系統(tǒng) 項(xiàng)目 說明 書 32 較 直接成本分析 實(shí)施前 實(shí)施后 經(jīng)濟(jì)效益 – 節(jié)約的成本 員工的培訓(xùn)成本 萬 /月 萬 /季度 節(jié)約培訓(xùn)成本 4 萬一年 差旅成本 3－ 5萬 /月 1－ 2萬 /月 每年的差旅成本節(jié)省20 萬 辦公費(fèi)用 1－ 2萬 /月 萬 /月 每年節(jié)省 6 萬 項(xiàng)目成本 項(xiàng)目成本節(jié)省 1020% 總體費(fèi)用率 成本降低 1020% 9. 附件二： OA 系統(tǒng)硬件大約配置 . 硬件估計(jì)配置 a、數(shù)據(jù)庫服務(wù)器、 WEB 服務(wù)器 建議配置： 2G 以上 CPU、 4G 以上內(nèi)存、 180G*2 以上硬盤空間，如果可能，考慮雙機(jī)熱備系統(tǒng)。 b、客戶端 建議配置： 1G 以上 CPU、 512M 內(nèi)存、 40G 硬盤空間 . 軟件環(huán)境 a、 數(shù)據(jù)庫服務(wù)器 操作系統(tǒng)： Windows 2020 / Windows NT / Linux / Saloris 數(shù)據(jù)庫： SQL Server 2020 / SQL Server / Oracle /DB2 b、 WEB服務(wù)器 ?Windows 2020 / Windows NT / Linux / Saloris OA 系統(tǒng) 項(xiàng)目 說明 書 33 ?IIS / Apache C、客戶端 IE 以上 ? ?Windows 2020 / xp 等 . 網(wǎng)絡(luò)環(huán)境 考慮外部 inter接入以及外部訪問，網(wǎng)絡(luò)需要配置如下部分： 固定 ip,由電信運(yùn)營商提供； VPN 網(wǎng)絡(luò)，由 專業(yè)的公司提供； 以上二者任選一 OA 系統(tǒng) 項(xiàng)目 說明 書 34