【導(dǎo)讀】廣州xx集團(tuán)業(yè)務(wù)管理\辦公自動(dòng)化系統(tǒng)。1．2項(xiàng)目背景9. 1．3項(xiàng)目的目標(biāo)10. 1．4項(xiàng)目設(shè)計(jì)原則11. 1．7設(shè)計(jì)修改記錄12. 1．8工作實(shí)施計(jì)劃12. 流程環(huán)節(jié)、工作崗位、操作功能對(duì)應(yīng)表24. 與其它子系統(tǒng)接口25. 統(tǒng)計(jì)\銷(xiāo)毀\移交等49. 機(jī)進(jìn)行成本的核算、工資管理、人事管理等，這些應(yīng)用系統(tǒng)在我國(guó)從手中到計(jì)算。第一代辦公系統(tǒng)的出現(xiàn)，從很大程度解放了人類(lèi)生。果的誤差，同時(shí)也大大的減少了人力物力的投入。了工作量，但不能進(jìn)行全面的統(tǒng)計(jì)分析，還要加入大量的人工參與才能獲取相應(yīng)。時(shí)企業(yè)的迅速發(fā)展、現(xiàn)代化新型管理概念的出現(xiàn)、計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平提高、市場(chǎng)的。開(kāi)始提出業(yè)務(wù)、辦公兩個(gè)方面的概念，業(yè)務(wù)應(yīng)。以根椐用戶(hù)權(quán)限進(jìn)行查詢(xún)。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)把業(yè)務(wù)系統(tǒng)與其分開(kāi)，主要是配合電子郵件來(lái)對(duì)企業(yè)內(nèi)部進(jìn)行公。文流轉(zhuǎn)、信息發(fā)布等，我們把業(yè)務(wù)管理與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)合起來(lái)稱(chēng)為第二代辦公。一步的解放了生產(chǎn)力，同時(shí)在第二代辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中開(kāi)始引進(jìn)企業(yè)決策的概

　　

【正文】 流程圖： ? 自動(dòng)搜索到期檔案，經(jīng)鑒定后填寫(xiě)移交清單：移交單位，移交日期，移交何抽出文件 文件或案卷 增補(bǔ)案卷 插入文件 拆分案卷 搜索到期案卷 打印移交 清單 填寫(xiě)移交清單 領(lǐng)導(dǎo)審批 移交進(jìn)館 處，移出原因，移出檔案數(shù)量，移交案卷目錄。送領(lǐng)導(dǎo)審批。移交目錄見(jiàn)附件中的移交進(jìn)館目錄。 ? 領(lǐng)導(dǎo)審批：填寫(xiě)移交清單中的審批人意見(jiàn)和審批時(shí)間。 ? 打印移交清單，移交檔案館。 ? 移交清單、移交目錄組入全宗卷。 3．銷(xiāo)毀案卷 流程圖： ? 自動(dòng)搜索到期檔案經(jīng)鑒定后填寫(xiě)銷(xiāo)毀清單：銷(xiāo)毀單位，鑒定日期，銷(xiāo)毀原因，銷(xiāo)毀檔案數(shù)量，銷(xiāo)毀案卷內(nèi)容。送領(lǐng)導(dǎo)審批。銷(xiāo)毀目錄見(jiàn)附件中的銷(xiāo)毀目錄。 ? 領(lǐng)導(dǎo)審批：填寫(xiě)銷(xiāo)毀清單中的審批人意見(jiàn)和審批時(shí)間。 ? 打印銷(xiāo)毀清單，銷(xiāo)毀檔案。 ? 銷(xiāo)毀清單、銷(xiāo)毀目錄組入全宗卷。 檢索編目 通過(guò)組合查詢(xún)、模糊查詢(xún)、全文檢索，獲得案卷級(jí)和文件級(jí)檢索目錄 ，并按檢索查詢(xún)結(jié)果打印檢索目錄。 具體包括專(zhuān)題檢索目錄（檢索與某一個(gè)專(zhuān)題相關(guān)的目錄）；條件檢索目錄（通過(guò)一系列條件選擇檢索的目錄），參與條件檢索的項(xiàng)目包括：文件標(biāo)題、附件標(biāo)搜索到期檔案 銷(xiāo)毀檔案 打印銷(xiāo)毀清單 審批 填寫(xiě)銷(xiāo)毀清單 題、主題詞、關(guān)鍵詞、保管期限、密級(jí)、文件起始日期、文件類(lèi)型、文種、目錄號(hào)、案卷號(hào)、收發(fā)標(biāo)識(shí)。 ? 專(zhuān)題檢索目錄的格式見(jiàn)附件的專(zhuān)題目錄。 ? 對(duì)一份案卷檢索全引目錄。具體格式見(jiàn)附件中的全引目錄。 ? 對(duì)案卷打印案卷封面、卷內(nèi)文件目錄、案卷備考、案卷級(jí)卡片。 ? 文件級(jí)檢索格式見(jiàn)附件中的文件級(jí)查詢(xún)，并且要求打印文件級(jí)卡片。 ? 案卷級(jí)檢索目錄格式見(jiàn)附件中 的案卷級(jí)查詢(xún)，并能打印案卷目錄。 ? 按年度檢索文號(hào)索引表，具體格式見(jiàn)附件中的文號(hào)索引表。 統(tǒng)計(jì)分析 按照各種角度對(duì)檔案管理各個(gè)方面的內(nèi)容，包括庫(kù)藏情況、借閱情況、保管情況等，進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。 有些統(tǒng)計(jì)圖表還要求組入全宗卷，包括：文書(shū)檔案統(tǒng)計(jì)表、銷(xiāo)毀目錄、移交目錄（移交進(jìn)館）、檔案交接單（部門(mén)移交到檔案部門(mén)）、案卷長(zhǎng)度統(tǒng)計(jì)表。 需要統(tǒng)計(jì)的統(tǒng)計(jì)表格如下： 統(tǒng) 計(jì) 表 說(shuō) 明 文書(shū)檔案統(tǒng)計(jì)表（按年度） 按年度，期限統(tǒng)計(jì)庫(kù)存檔案數(shù)量和卷內(nèi)文件數(shù)量。具體統(tǒng)計(jì)的內(nèi)容及統(tǒng)計(jì)表格形式見(jiàn)附件中的文書(shū) 檔案統(tǒng)計(jì)表（按年度）。要求能夠按年度、期限、案卷數(shù)、文件數(shù)統(tǒng)計(jì)制圖。 文書(shū)檔案統(tǒng)計(jì)表（按部門(mén)） 按年度范圍，部門(mén)，期限統(tǒng)計(jì)庫(kù)存檔案數(shù)量和卷內(nèi)文件數(shù)量。具體統(tǒng)計(jì)的內(nèi)容及統(tǒng)計(jì)表格形式見(jiàn)附件中的文書(shū)檔案統(tǒng)計(jì)表（按部門(mén)）。 移交進(jìn)館目錄 具體統(tǒng)計(jì)的內(nèi)容及統(tǒng)計(jì)表格形式見(jiàn)附件中的移交進(jìn)館檔案目錄 銷(xiāo)毀檔案目錄 銷(xiāo)毀檔案數(shù)量（長(zhǎng)期 50 年，短期 15 年），具體統(tǒng)計(jì)的內(nèi)容及統(tǒng)計(jì)表格形式見(jiàn)附件中的銷(xiāo)毀目錄。 借閱統(tǒng)計(jì)表 分月份，按利用目的統(tǒng)計(jì)檔案的借閱利用情況，具體統(tǒng)計(jì)的內(nèi)容及統(tǒng)計(jì)表格形式見(jiàn)附件中的借閱統(tǒng)計(jì)表。要求能夠按 利用目的、利用卷數(shù)、利用人次統(tǒng)計(jì)制圖。 借閱頻率統(tǒng)計(jì)表 根據(jù)借閱檔案的次數(shù)統(tǒng)計(jì)檔案的借閱頻率，具體統(tǒng)計(jì)內(nèi)容和格式見(jiàn)附件中的借閱頻率統(tǒng)計(jì)表。要求能夠按借閱次數(shù)和卷數(shù)制圖。 檔案長(zhǎng)度統(tǒng)計(jì)表 按年度統(tǒng)計(jì)檔案長(zhǎng)度、檔案面積，具體格式見(jiàn)附件中的案卷長(zhǎng)度統(tǒng)計(jì)表（該統(tǒng)計(jì)表采用手工填寫(xiě)方式）。要求具有組入全宗卷功能。 全宗卷 全宗卷是指能夠說(shuō)明全宗歷史情況的有關(guān)文件材料所組成的專(zhuān)門(mén)案卷。它包括：全宗介紹、分類(lèi)方案、立卷說(shuō)明、交接清冊(cè)及目錄、移交銷(xiāo)毀清冊(cè)、檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)表、檔案利用情況統(tǒng)計(jì)表。 附件 目錄 卷內(nèi)文件目錄 順序號(hào) 文號(hào) 責(zé)任者 題名 日期 頁(yè)號(hào) 備注 全引目錄 以下所稱(chēng)檔號(hào)指“全宗號(hào) +目錄號(hào) +案卷號(hào)”。 類(lèi)目名稱(chēng) 檔號(hào) 保管期限 起止日期 案卷標(biāo)題 順序號(hào) 責(zé)任者 文號(hào) 標(biāo) 題 日期 頁(yè)號(hào) 專(zhuān)題目錄 專(zhuān)題目錄 順序號(hào) 文號(hào) 責(zé)任者 題名 日期 材料出處 目錄號(hào) 案卷號(hào) 序號(hào) 查詢(xún) 文件級(jí)查詢(xún) 序號(hào) 文號(hào) 文件 日期 目錄號(hào) 案卷號(hào) 卷內(nèi)序號(hào) 文件標(biāo)題 案卷級(jí)查詢(xún) 序號(hào) 檔號(hào) 案卷標(biāo)題 保管期限 起止日期 卷內(nèi)件數(shù) 卷內(nèi)頁(yè)數(shù) 瀏覽卷內(nèi)文件 序號(hào) 文號(hào) 文件日期 目錄號(hào) 案卷號(hào) 文件標(biāo)題 打印 文件級(jí)著錄卡片 (打印 ) 要求能夠按國(guó)家著錄規(guī)定，轉(zhuǎn)換文件級(jí)登錄卡中相應(yīng)項(xiàng)目，建立標(biāo)準(zhǔn)的文件著錄卡。著錄卡格式如下： 分類(lèi)號(hào) 檔案館（室）代號(hào) 檔號(hào) 縮微號(hào) 正題名 =并列題名：副題名 及說(shuō)明題名文字：文件編號(hào)［載體類(lèi)型標(biāo)識(shí)］ /第一責(zé)任者；其它責(zé)任者 — 文本 —密級(jí)；保管期限 — 文件形成時(shí)間 — 數(shù)量及單位：規(guī)格+附件 — （叢編） — 附注 主題詞 提要 案卷級(jí)著錄卡片 (打印 ) 要求能夠按國(guó)家著錄規(guī)定，轉(zhuǎn)換案卷級(jí)登錄卡中相應(yīng)項(xiàng)目，建立標(biāo)準(zhǔn)的案卷著錄卡。著錄卡格式如下： 分類(lèi)號(hào) 檔案館（室）代號(hào) 檔號(hào) 縮微號(hào) 正題名 =并列題名：副題名及說(shuō)明題名文字：文件編號(hào)［載體類(lèi)型標(biāo)識(shí)］ — 密級(jí)；保管期限 — 案卷內(nèi) 文件起止時(shí)間 — 數(shù)量及單位：規(guī)格 — 附注 主題詞 提要 統(tǒng)計(jì) \銷(xiāo)毀 \移交等 文書(shū)檔案統(tǒng)計(jì)表 (按部門(mén) ) 年度 年度 部門(mén) 案卷數(shù) 合 計(jì) 卷內(nèi)文件數(shù) 合 計(jì) 永久 長(zhǎng)期 短期 永久 長(zhǎng)期 短期 合計(jì) 文書(shū)檔案統(tǒng)計(jì)表 (按年度 ) 年度 案卷數(shù) 合 計(jì) 卷內(nèi)文件數(shù) 合 計(jì) 永久 長(zhǎng)期 短期 永久 長(zhǎng)期 短期 合計(jì) 銷(xiāo)毀目錄 順序號(hào) 目錄號(hào) 案卷號(hào) 案卷標(biāo)題 保管期限 年度 卷內(nèi)頁(yè)數(shù) 部門(mén)移交檔案目錄 移交部門(mén) 移交年度 歸檔號(hào) 案卷標(biāo)題 卷內(nèi)件數(shù) 卷內(nèi)頁(yè)數(shù) 移交進(jìn)館檔案目錄 檔 號(hào) 案 卷 標(biāo) 題 保管期限 年 度 卷內(nèi)頁(yè)數(shù) 檔 案 室 編 檔案館編 目錄號(hào) 案卷號(hào) 借閱統(tǒng)計(jì)表 月份 編史修志 工作考查 學(xué)術(shù)研究 經(jīng)濟(jì)建設(shè) 其它 合計(jì) 人次 卷次 復(fù)印張數(shù) 人次 卷次 復(fù)印張數(shù) 人次 卷次 復(fù)印張數(shù) 人次 卷次 復(fù)印張數(shù) 人次 卷次 復(fù)印張數(shù) 人次 卷次 復(fù)印張數(shù) 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 合計(jì) 借閱頻率統(tǒng)計(jì)表 年度 年度 檔號(hào) 案卷標(biāo)題 借閱次數(shù) 其它 文號(hào)索引表 年度 + 文件代字 + 文號(hào)索引表 文號(hào) 檔號(hào) 文號(hào) 檔號(hào) 文號(hào) 檔號(hào) 文號(hào) 檔號(hào) 文號(hào) 檔號(hào) 案卷封皮 中國(guó) xx 集團(tuán)╳╳部門(mén) (單位名稱(chēng) ) 機(jī)要室 (類(lèi)目名稱(chēng) ) xx集團(tuán)關(guān)于。 自 年 月至 年 月 保管期限 本卷共 件 頁(yè) 歸 檔 號(hào) 全宗號(hào) 目錄號(hào) 案卷號(hào) 32 24 案卷目錄 案卷號(hào) 歸檔號(hào) 案 卷 標(biāo) 題 保管期限 起止日期 卷內(nèi)頁(yè)數(shù) 備注 案卷長(zhǎng)度統(tǒng)計(jì)表 年 度 永久卷長(zhǎng)度（米） 長(zhǎng)期卷長(zhǎng)度（米） 短期卷長(zhǎng)度（米） 資料卡片著錄項(xiàng)目： 載體類(lèi)型：指磁盤(pán)、磁帶、紙張等。 資料類(lèi)型：相當(dāng)于“文件類(lèi)型”，如合同、協(xié)議、訴 訟文件、技術(shù)資料等。 資料類(lèi)型 載體類(lèi)型 形成日期 責(zé) 任 者 資料編號(hào) 裝具編號(hào) 密 級(jí) 存 址 題 名 內(nèi)容摘要 系統(tǒng)組成 電子秘書(shū)是 xx 辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中的核心系統(tǒng)。它以公文系統(tǒng)、檔案系統(tǒng)為基礎(chǔ)，直接為行領(lǐng)導(dǎo)及其辦事機(jī)構(gòu)服務(wù)，具有構(gòu)成復(fù)雜、聯(lián)系廣泛、嚴(yán)格規(guī)范等特點(diǎn)。主要包括以下幾個(gè)部分。 ? 領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)安排 ? 會(huì)議管理 ? 值班管理 領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)安排 概述 領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)安排主要包括“領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)登記查詢(xún)”和“請(qǐng)假報(bào)告”兩方面內(nèi)容。 領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)安排表格式 1 領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)安排 人員： 地點(diǎn)： 時(shí)間： 主要內(nèi)容： 活動(dòng)分類(lèi)： 紀(jì)要： （ 領(lǐng)導(dǎo)會(huì)議備忘錄、出差紀(jì)要、會(huì)談?dòng)涗洠? 安排人： 安排時(shí)間： 領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)安排表格式 2 年月 日 星期 ? 經(jīng)理： ———————————————————— ? 經(jīng)理： ———————————————————— ? 經(jīng)理： ———————————————————— 安排權(quán)限 各領(lǐng)導(dǎo)的活動(dòng)安排表由其秘書(shū)登記，其他秘書(shū)無(wú)權(quán)登記。 登記 領(lǐng)導(dǎo)秘書(shū)按表格格式登記。 活動(dòng)安排表查詢(xún) 查詢(xún)方式 查詢(xún)視面為日歷 方式，具體到某一天，再按“領(lǐng)導(dǎo)”或按“分類(lèi)”進(jìn)行顯示。（領(lǐng)導(dǎo)查詢(xún)簡(jiǎn)便、快捷，能將所有行領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)日所有活動(dòng)反映在一個(gè)界面里，并能通過(guò)日歷方式，查詢(xún)某位領(lǐng)導(dǎo)一天的活動(dòng)內(nèi)容、類(lèi)別、隨行人員紀(jì)要等。） 查詢(xún)權(quán)限 秘書(shū)處秘書(shū)、辦公室主任、經(jīng)理均有各經(jīng)理活動(dòng)安排的查詢(xún)權(quán)限。 請(qǐng)假報(bào)告 可與“個(gè)人辦公”中的有關(guān)請(qǐng)假報(bào)告、公務(wù)授權(quán)模塊合并，但查看時(shí)設(shè)置授權(quán)人 請(qǐng)假報(bào)告的登記對(duì)象 各部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)和公司領(lǐng)導(dǎo)。 請(qǐng)假報(bào)告格式 單位 人員 請(qǐng)假時(shí)間 出差地點(diǎn) 備注 查詢(xún) 以視圖折疊方式查詢(xún)。 會(huì)議管理 概述 會(huì)議管理包括確定會(huì)議室、通知參會(huì)人員、打印會(huì)議單、搜集、發(fā)送、移交、歸檔會(huì)議材料、會(huì)議記錄，編發(fā)歸檔會(huì)議紀(jì)要等一系列工作。 會(huì)議管理包括兩方面內(nèi)容：辦會(huì)管理和會(huì)議室資源管理。 辦會(huì)管理 概述 會(huì)議的類(lèi)型如下： （ 1） 董事會(huì) （ 2） 常務(wù)會(huì) （ 3） 經(jīng)理辦公會(huì) （ 4） 經(jīng)理專(zhuān)題會(huì) （ 5） 業(yè)務(wù)形勢(shì)分析會(huì) （ 6） 季度各部門(mén)各分公司會(huì) （ 7） xx 集團(tuán)全體人員工作會(huì)議 會(huì)議通知 總公司內(nèi)會(huì)議； 全國(guó)性會(huì)議，全國(guó)性會(huì)議的會(huì)議通知作發(fā)文處理，公司內(nèi)會(huì)議流程如下： 值班秘書(shū)發(fā)會(huì)議 通知和材料 部門(mén)和經(jīng)理秘書(shū)發(fā)回執(zhí) 值班秘書(shū)形成會(huì)議單 秘書(shū)處審核 辦公室主任審核 發(fā)會(huì)議通知單給經(jīng)理 ? 會(huì)議通知單格式 xx集團(tuán)會(huì)議通知單 時(shí)間： 地點(diǎn)