【導(dǎo)讀】1．管理公司行政事務(wù)和辦公秩序。2．協(xié)調(diào)公司各系統(tǒng)、各部門間關(guān)系。3．監(jiān)督檢查公司規(guī)章制度執(zhí)行情況。5．組織整理和提煉公司企業(yè)文化。6．結(jié)合公司發(fā)展戰(zhàn)略，制訂人力資源規(guī)劃方案。7．建立人事考評和培訓(xùn)考評系統(tǒng)并監(jiān)督實施。8．公司車隊調(diào)度。9．公司安全保衛(wèi)事務(wù)處理。10．公司所有檔案的保管、登記、借閱、銷毀等事務(wù)的處理。11．組織編寫《員工手冊》和《企業(yè)大事記》。12．公司政令下達與督辦。13．公司行政公文和文件的草擬、簽發(fā)和存檔管理。2．公司文件的擬、收、發(fā)、存。14．收集整理公司內(nèi)外的反饋信息及合理化建議。8．公司員工的招聘、面試和資格審查。糾正和預(yù)防措施工作。4．月末協(xié)助成本會計對行政中心成本進行分析并上報總經(jīng)理。10．行政中心所屬部門的年度工作計劃，并提出指導(dǎo)性建議。

　　

【正文】 主任審核。 辦公室主任簽批擬辦意見，再由秘書分送給有關(guān)部門或領(lǐng)導(dǎo)。 各部門收到急件時，應(yīng)在 1 天或最多 3 天內(nèi)呈報辦理結(jié)果并退回文件。一般性文件，應(yīng)在一周內(nèi)辦理并退回文件。需要研究而不能馬上處理的，也要先書面或口頭作簡要回復(fù)。 加強文件催辦工作。秘書對有領(lǐng)導(dǎo)批示的公文及本公司發(fā)出的文件，要進入《督辦程序》，以防積壓或漏辦 。 有關(guān)人員參加重要會議帶回的文件，應(yīng)及時交辦公室主任處理。 行文處理。 公文擬訂：由發(fā)文部門進行公文草擬。 公文審核：公司的文稿在送領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)前，應(yīng)由起草文件部門負責(zé)人核稿后送公司辦公室主任進行規(guī)范審核及法律審核，必要時由總經(jīng)辦主任報財務(wù)中心進行經(jīng)濟審核。 公文簽發(fā)：公司行政文件，視情況由董事長、總經(jīng)理簽發(fā)。用部門章在系統(tǒng)內(nèi)發(fā)文，由系統(tǒng)負責(zé)人簽發(fā)。 公文擬稿、改稿和簽發(fā)，一律用簽字筆或鋼筆，禁止使用鉛筆和圓珠筆。 簽發(fā)后的公文不得再作任何修改。若確需修改，必須重新送簽。 公文簽發(fā)后，其打印、蓋章、裝訂、登記 、分發(fā)工作，由各部門指定專人負責(zé)。以公司名義發(fā)文由行政秘書負責(zé)。 公文校對一般由擬稿人負責(zé)，特殊情況時由行政秘書依原稿校對，非主辦人不得擅自改動原文。校對未發(fā)現(xiàn)的差錯，由校對人員負責(zé)；校對后，錄入人員沒有改 5 公司內(nèi)部文件編號 公司內(nèi)部的記錄和標準類文件（包括規(guī)章制度、工作程序、工作表單、工作標準等））必須統(tǒng)一編號。 公司內(nèi)部的記錄和標準類文件編號格式為： X X X X － X X 流水號 文件類別 部門代號 部門代號為： SC－生產(chǎn)中心 XZ－行政中心 YX－營銷中心 KG－財務(wù)中心 JZ－技術(shù)質(zhì)量中心 CG－采購部 BG－辦公室 MY－貿(mào)易部 ZJ－總經(jīng)理 DS－董事會。 文件類別： ZD－制度規(guī)定 CX－工作程序 BZ－工作標準 BD－工作表單 YC－員工手冊 AM－ ISO9000 質(zhì)量手冊 DS－企業(yè)大事記 流水號：各部門文件流水號從 01 開始 至 99。 企業(yè) () 大量的管理資料下載 6 附則 文件的收集保管與定期歸檔見《檔案管理制度》中的有關(guān)規(guī)定。 本規(guī)定由公司辦公室制訂，并負責(zé)解釋和組織實施。 本規(guī)定報總經(jīng)理批準后施行，修改時亦同。 本規(guī)定施行后，凡既有的類似規(guī)章制度自行終止，與本規(guī)定有抵觸的規(guī)定以本規(guī)定為準。 本規(guī)定自頒布之日起施行。 XZZD05 會議管理規(guī)定 1 總則 為明確會議方向和提高會議效率，協(xié)調(diào)部門之間的工作，特制定本規(guī)定。 會議的召開本著精簡、高效、注重效果的原則進行。 本規(guī)定適用于公司各種類型的會議。 2 會議分類及組織 公司的會議根據(jù)性質(zhì)分為例會、專題會 、研討會、員工大會及其他會議五類。 例會 總經(jīng)理辦公例會。每周召開一次，公司總監(jiān)級管理人員參加。主要為傳達董事會決議、主要就公司的管理工作進行研究和討論、通報各系統(tǒng)狀況等。 公司管理例會。每月一次，所有管理人員參加，主要就公司管理工作中的重點問題進行研究和討論。 調(diào)度例會。每天一次，主要是對生產(chǎn)進行安排、人員及設(shè)備、物資、能源進行調(diào)動的會議。 公司聯(lián)議例會。每周一次，一般在周三召開。主要針對公司各部門協(xié)調(diào)、同步會。 每周六工作日上午 9:00 為公司大調(diào)度會，主要總結(jié)公司一周來工作情況，布置下周工作內(nèi)容。 各級 工作例會。指各系統(tǒng)、各部門、班組內(nèi)部工作例會。主要為各級部門布置內(nèi)部工作，協(xié)調(diào)內(nèi)部關(guān)系，傳達上級指示。 專題會?？梢允窃诓块T內(nèi)舉行，也可以是在部門間舉行，主要包括經(jīng)營活動分析會、營銷活動報告分析會等針對專門主題所召開的會議，不定期召開，必須以會議紀要的形式對所分析問題得出相應(yīng)的結(jié)論。 討論會。可以是在部門內(nèi)舉行，也可以是在部門間舉行，主要針對某個或某類 （如：技術(shù)改造難題）問題召開，發(fā)動大家集思廣意，允許暫時沒有結(jié)論，不定期召開。 公司員工大會。每半年一次，通報公司發(fā)展戰(zhàn)略、經(jīng)營現(xiàn)狀、總結(jié)表彰先進等，企業(yè) () 大量的管理資料下載 由公司 行政中心組織。 系統(tǒng)和部門間的工作會議。公司各系統(tǒng)各部門之間需進行工作協(xié)調(diào)，均可申請召開系統(tǒng)和部門間工作會議，不定期舉行，由提出開會需求的部門向行政中心提出申請，由行政中心同相關(guān)部門進行聯(lián)系，如達成統(tǒng)一意見，則由辦公室主任安排相關(guān)會議通知等開會事宜，如無法達成統(tǒng)一意見，則由提出開會需求的部門視情況向總經(jīng)理再次提出申請。 政府有關(guān)主管部門或外單位在本公司召開的會議，如現(xiàn)場辦公會、報告會、交際業(yè)務(wù)會、用戶座談會等，由公司行政中心組織，有關(guān)業(yè)務(wù)對口部門協(xié)助進行會務(wù)工作。 公司行政中心對各部門的會議管理提供指導(dǎo)意見 ，各部門級會議紀要要定期上報公司行政中心備案。 3 會議通知 公司會議、政府有關(guān)部門或外單位在公司召開的會議由公司行政中心負責(zé)下發(fā)通知，系統(tǒng)內(nèi)、部門內(nèi)工作會議由召集部門負責(zé)下發(fā)通知，系統(tǒng)間、部門間會議通知由辦公室負責(zé)下發(fā)通知。 會議通知包括：會議的名稱、議題、時間、地點、參加人、需帶資料以及通知方法和途徑。 會議召開時間和地點如有變動，負責(zé)通知的部門應(yīng)提前 4 小時至一天通知與會人員。 4 會前準備 會議準備包括議題、議程、主持人、記錄人、將要下發(fā)的文件、發(fā)言材料，對會議進程的預(yù)測和對策。 會議召集者就議題準備充分 的資料、信息，擬就議程及時間分配，確定好主持人及會議記錄人。 與會人員接到通知后就議題認真準備好言簡意賅的發(fā)言稿。 會議場所提前布置，保持整潔，所需儀器設(shè)備提前到位并調(diào)試正常。 5 會議議程 主持人事先安排好與會人員座次。 會議議程由主持人于會議開始時向與會人員宣布，與會人員應(yīng)嚴格遵守。 會議主持人應(yīng)緊緊圍繞議題按照議程主持會議，確保會議總時間不變。 會議主持人要及時做出結(jié)論，及時制止干擾會議的任何情況，適時宣布散會。 與會人員均應(yīng)保持良好的會風(fēng)，注意言談舉止，發(fā)言力求簡短、切題，舉止文明大方。 6 會議紀要 會議記錄員要在會議進行期間認真記錄，對結(jié)論性發(fā)言做重點記錄。 會議記錄員要在會議結(jié)束后 24 小時內(nèi)整理好原始記錄，形成會議紀要，交由主持人簽發(fā)。 會議紀要由記錄員送達抄送人員。 7 會議考勤 會議記錄員負責(zé)簽到。與會人員不得無故遲到、早退或缺席。如有特殊情況不能按時到會，應(yīng)提前以書面形式請假，緊急情況可以事先口頭請假，事后必須補辦請假手續(xù)。 與會人員不得中途退席，特殊情況經(jīng)主持人同意方可離席。 8 參會紀律 與會人員應(yīng)提前 5 分鐘到會，不得喧嘩，不得來回走動。 遲到、中途離席者應(yīng)輕聲入、出席，盡量不干擾會議進行。 與會人員應(yīng)坐（站）姿端正，禁止交頭接耳。 會議期間與會人員應(yīng)關(guān)閉通訊工具或改為振動，不會客（特殊客人除外），認真聽取會議內(nèi)容并做好記錄。 與會人員應(yīng)保持會場整潔，不準隨地吐痰、扔紙屑，會議結(jié)束后將座椅整理好。 與會人員不可無故打斷他人的發(fā)言，不可對發(fā)言者求全責(zé)備。 企業(yè) () 大量的管理資料下載 9 保密事項 會議召集者對會議內(nèi)容的秘密事項的保密工作負總責(zé)。重要會議應(yīng)事先做好保密防范措施。 與會人員及記錄員對會議內(nèi)容的秘密事項負有保密的義務(wù)。 涉及到秘密事項的會議紀要，記錄員應(yīng)在指定場所整理，并且嚴格按照主持人簽發(fā)的抄送人員發(fā)送。 10 違紀處 理 違反 條款者 ,遲到、早退每項罰款 元，無故缺席視為曠工，由會議召集人下《過失單》，違紀者 24 小時內(nèi)到財務(wù)中心交罰金。 違反本規(guī)定保密事項按《保密制度》有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。 11 附則 本規(guī)定由公司行政中心制訂，并負責(zé)解釋和組織實施。 本規(guī)定報總經(jīng)理批準后施行，修改時亦同。 本規(guī)定施行后，凡既有的類似規(guī)章制度自行終止，與本規(guī)定有抵觸的規(guī)定以本規(guī)定為準。 本規(guī)定自頒布之日起施行。 XZZD06 大事記編寫管理規(guī)定 1 總則 為及時記錄公司的發(fā)展歷程和重大事件以及主要領(lǐng)導(dǎo)人物的在職情況，保留公司的珍貴歷史 ，為公司全面和可持續(xù)性發(fā)展提供歷史依據(jù)，特制定本規(guī)定。 本規(guī)定適用于全公司。 大事記分為：公司大事記和領(lǐng)導(dǎo)大事記。 2 大事記編寫的內(nèi)容范圍 公司大事記編寫內(nèi)容為： 公司的由來。 公司發(fā)展中重大里程碑事件（合并、分立、改組、改制、上市、重大改革事項等）。 公司重要的外事活動、社會活動。 公司重大合同的簽訂事宜。 公司的榮譽獲得事項。 公司重大安全事故及處理結(jié)果。 公司領(lǐng)導(dǎo)人的更換和內(nèi)部重大人事變動。 公司重要財產(chǎn)的購置報廢丟失等事項。 公司員工重大的獎懲事項。 公司歷年主要經(jīng)濟指標及完成情況。 公司重要制度的 制訂、頒布。 公司組織機構(gòu)的重大變動。 公司重大的經(jīng)濟糾紛。 公司重要會議的組織召開。 公司經(jīng)營管理中的重要活動。 其他重要事項。 領(lǐng)導(dǎo)大事記內(nèi)容： 企業(yè) () 大量的管理資料下載 個人的簡歷。 個人的工作成績。 個人的工作、生活、學(xué)習(xí)過程中的重要事件。 個人重要的外事及社會活動。 個人的重大榮譽和過失。 個人職務(wù)的變動。 個人的其他重要事件。 3 大事記的編寫 大事記的編寫由公司辦公室負責(zé)，辦公室主任領(lǐng)導(dǎo)，指定專人負責(zé)編寫，各職能部門負責(zé)人必須積極配合，及時提供素材。 每年的大事記整理成冊，報總經(jīng)理、董事長各一份，存檔兩份，妥善保管。 大 事記為公司機密文件，其編寫與管理應(yīng)按公司保密制度有關(guān)規(guī)定嚴格執(zhí)行。 4 附則 本規(guī)定由公司行政中心制訂，并負責(zé)解釋和組織實施。 本規(guī)定報總經(jīng)理批準后施行，修改時亦同。 本規(guī)定施行后，凡既有的類似規(guī)章制度自行終止，與本規(guī)定有抵觸的規(guī)定以本規(guī)定為準。 本規(guī)定自頒布之日起施行。 XZZD07 文印及辦公設(shè)備管理規(guī)定 1 總則 為規(guī)范公司文印工作，保證和提高辦公設(shè)備利用的效能與使用壽命，結(jié)合公司實際情況，特制訂本規(guī)定。 本規(guī)定所指的辦公設(shè)備為復(fù)印機、打印機、傳真機、電腦及企業(yè)網(wǎng)絡(luò)相關(guān)設(shè)備等。 公司的文印工作負責(zé)人為 辦公室主任，具體執(zhí)行人員為文印員。 本規(guī)定適用于公司各部門及公司全體員工。 2 文印工作管理 文件打印 文印員接稿后，應(yīng)認真檢查審批手續(xù)是否完備，字跡是否清楚，文面是否整潔。對批手續(xù)不全、文面凌亂不清的文稿，文印員有權(quán)拒絕執(zhí)行。 文印員要樹立嚴格的保密觀念，不得將打印、復(fù)印或傳真資料中有關(guān)公司秘密的事項透露給他人。 文印員要嚴格按照審批份數(shù)打印，不得截留任何文件，廢棄文稿須按規(guī)定銷毀。 對需要留存的文檔，須按目錄存放并注明路徑。 文稿清樣打印完畢后，文印員將原稿與清樣及時送達呈交人或通知有關(guān)人員來取， 不得延誤。 擬稿人負責(zé)校對清樣并簽字。屬校對未發(fā)現(xiàn)的錯誤由校對人負責(zé)，校對后沒有改正的，由文印員負責(zé)。 文件復(fù)印、傳真 文件資料復(fù)印、傳真由辦公室主任批準。 文印員對復(fù)印和傳真的文件資料，在《文件復(fù)印、傳真登記薄》上做好記錄，月終按部門匯總統(tǒng)計，報辦公室主任。 私人資料，不得在公司復(fù)印、傳真。 3 辦公設(shè)備管理 企業(yè) () 大量的管理資料下載 公司辦公設(shè)備由辦公室統(tǒng)一管理，并定期檢查使用與維護情況。使用部門要指定專人負責(zé)保管和使用，指定專人在使用前必須經(jīng)過培訓(xùn)。否則，造成設(shè)備損壞除負賠償責(zé)任外，視情節(jié)給予 元 — 元的罰款。 各種 辦公設(shè)備須放置在指定的地點，不得擅自移動。 使用部門指定的專人要熟悉辦公設(shè)備的使用、保養(yǎng)方法，按規(guī)范要求操作，保持設(shè)備清潔和正常運行。發(fā)現(xiàn)故障，應(yīng)及時向辦公室報修，禁止私自對設(shè)備進行拆卸修理。 辦公室主任對報修的辦公設(shè)備進行界定，人為損壞的由直接責(zé)任人負擔(dān)維修費用；如果不是人為的損壞，則由公司負擔(dān)維修費用。維修工作由辦公室組織實施。 辦公室建立辦公設(shè)備臺帳，定期與財務(wù)管理部核對，每年盤點一次。 電腦和網(wǎng)絡(luò)管理 電腦管理員負責(zé)電腦及網(wǎng)絡(luò)的定期檢查與維護。 嚴禁使用電腦干與工作無關(guān)的事情，如玩游戲、私自上網(wǎng)、 干私活。違反者罰款 元 /次。 使用電腦要提高安全和警惕意識，定期進行殺毒，禁止使用不明來歷的軟盤和質(zhì)次的光盤。如需使用外部軟盤，要先進行殺毒。 在未獲批準和無專業(yè)人員指導(dǎo)的情況下，使用人員不得對電腦內(nèi)軟件和程序進行刪除和修改，不得加載無關(guān)軟件。 4 附則 本規(guī)定由公司辦公室制訂，并負責(zé)解釋和組織實施。 本規(guī)定報總經(jīng)理批準后施行，修改時亦同。 本規(guī)定施行后，凡既有的類似規(guī)章制度自行終止，與本規(guī)定有抵觸的規(guī)定以本規(guī)定為準。 本規(guī)定自頒布之日起施行。 XZZD08 合理化建