【正文】 本規(guī)定自頒布之日起施行。 本規(guī)定報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后施行，修改時(shí)亦同。 在未獲批準(zhǔn)和無(wú)專業(yè)人員指導(dǎo)的情況下，使用人員不得對(duì)電腦內(nèi)軟件和程序進(jìn)行刪除和修改，不得加載無(wú)關(guān)軟件。 使用電腦要提高安全和警惕意識(shí)，定期進(jìn)行殺毒，禁止使用不明來(lái)歷的軟盤和質(zhì)次的光盤。 嚴(yán)禁使用電腦干與工作無(wú)關(guān)的事情，如玩游戲、私自上網(wǎng)、 干私活。 辦公室建立辦公設(shè)備臺(tái)帳，定期與財(cái)務(wù)管理部核對(duì)，每年盤點(diǎn)一次。 辦公室主任對(duì)報(bào)修的辦公設(shè)備進(jìn)行界定，人為損壞的由直接責(zé)任人負(fù)擔(dān)維修費(fèi)用；如果不是人為的損壞，則由公司負(fù)擔(dān)維修費(fèi)用。 使用部門指定的專人要熟悉辦公設(shè)備的使用、保養(yǎng)方法，按規(guī)范要求操作，保持設(shè)備清潔和正常運(yùn)行。否則，造成設(shè)備損壞除負(fù)賠償責(zé)任外，視情節(jié)給予 元 — 元的罰款。 3 辦公設(shè)備管理 企業(yè) () 大量的管理資料下載 公司辦公設(shè)備由辦公室統(tǒng)一管理，并定期檢查使用與維護(hù)情況。 文印員對(duì)復(fù)印和傳真的文件資料，在《文件復(fù)印、傳真登記薄》上做好記錄，月終按部門匯總統(tǒng)計(jì)，報(bào)辦公室主任。屬校對(duì)未發(fā)現(xiàn)的錯(cuò)誤由校對(duì)人負(fù)責(zé)，校對(duì)后沒(méi)有改正的，由文印員負(fù)責(zé)。 文稿清樣打印完畢后，文印員將原稿與清樣及時(shí)送達(dá)呈交人或通知有關(guān)人員來(lái)取， 不得延誤。 文印員要嚴(yán)格按照審批份數(shù)打印，不得截留任何文件，廢棄文稿須按規(guī)定銷毀。對(duì)批手續(xù)不全、文面凌亂不清的文稿，文印員有權(quán)拒絕執(zhí)行。 本規(guī)定適用于公司各部門及公司全體員工。 本規(guī)定所指的辦公設(shè)備為復(fù)印機(jī)、打印機(jī)、傳真機(jī)、電腦及企業(yè)網(wǎng)絡(luò)相關(guān)設(shè)備等。 本規(guī)定自頒布之日起施行。 本規(guī)定報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后施行，修改時(shí)亦同。 大 事記為公司機(jī)密文件，其編寫與管理應(yīng)按公司保密制度有關(guān)規(guī)定嚴(yán)格執(zhí)行。 3 大事記的編寫 大事記的編寫由公司辦公室負(fù)責(zé)，辦公室主任領(lǐng)導(dǎo)，指定專人負(fù)責(zé)編寫，各職能部門負(fù)責(zé)人必須積極配合，及時(shí)提供素材。 個(gè)人職務(wù)的變動(dòng)。 個(gè)人重要的外事及社會(huì)活動(dòng)。 個(gè)人的工作成績(jī)。 其他重要事項(xiàng)。 公司重要會(huì)議的組織召開(kāi)。 公司組織機(jī)構(gòu)的重大變動(dòng)。 公司歷年主要經(jīng)濟(jì)指標(biāo)及完成情況。 公司重要財(cái)產(chǎn)的購(gòu)置報(bào)廢丟失等事項(xiàng)。 公司重大安全事故及處理結(jié)果。 公司重大合同的簽訂事宜。 公司發(fā)展中重大里程碑事件（合并、分立、改組、改制、上市、重大改革事項(xiàng)等）。 大事記分為：公司大事記和領(lǐng)導(dǎo)大事記。 XZZD06 大事記編寫管理規(guī)定 1 總則 為及時(shí)記錄公司的發(fā)展歷程和重大事件以及主要領(lǐng)導(dǎo)人物的在職情況，保留公司的珍貴歷史 ，為公司全面和可持續(xù)性發(fā)展提供歷史依據(jù)，特制定本規(guī)定。 本規(guī)定施行后，凡既有的類似規(guī)章制度自行終止，與本規(guī)定有抵觸的規(guī)定以本規(guī)定為準(zhǔn)。 11 附則 本規(guī)定由公司行政中心制訂，并負(fù)責(zé)解釋和組織實(shí)施。 10 違紀(jì)處 理 違反 條款者 ,遲到、早退每項(xiàng)罰款 元，無(wú)故缺席視為曠工，由會(huì)議召集人下《過(guò)失單》，違紀(jì)者 24 小時(shí)內(nèi)到財(cái)務(wù)中心交罰金。 與會(huì)人員及記錄員對(duì)會(huì)議內(nèi)容的秘密事項(xiàng)負(fù)有保密的義務(wù)。 企業(yè) () 大量的管理資料下載 9 保密事項(xiàng) 會(huì)議召集者對(duì)會(huì)議內(nèi)容的秘密事項(xiàng)的保密工作負(fù)總責(zé)。 與會(huì)人員應(yīng)保持會(huì)場(chǎng)整潔，不準(zhǔn)隨地吐痰、扔紙屑，會(huì)議結(jié)束后將座椅整理好。 與會(huì)人員應(yīng)坐（站）姿端正，禁止交頭接耳。 8 參會(huì)紀(jì)律 與會(huì)人員應(yīng)提前 5 分鐘到會(huì)，不得喧嘩，不得來(lái)回走動(dòng)。如有特殊情況不能按時(shí)到會(huì)，應(yīng)提前以書面形式請(qǐng)假，緊急情況可以事先口頭請(qǐng)假，事后必須補(bǔ)辦請(qǐng)假手續(xù)。 7 會(huì)議考勤 會(huì)議記錄員負(fù)責(zé)簽到。 會(huì)議記錄員要在會(huì)議結(jié)束后 24 小時(shí)內(nèi)整理好原始記錄，形成會(huì)議紀(jì)要，交由主持人簽發(fā)。 與會(huì)人員均應(yīng)保持良好的會(huì)風(fēng)，注意言談舉止，發(fā)言力求簡(jiǎn)短、切題，舉止文明大方。 會(huì)議主持人應(yīng)緊緊圍繞議題按照議程主持會(huì)議，確保會(huì)議總時(shí)間不變。 5 會(huì)議議程 主持人事先安排好與會(huì)人員座次。 與會(huì)人員接到通知后就議題認(rèn)真準(zhǔn)備好言簡(jiǎn)意賅的發(fā)言稿。 4 會(huì)前準(zhǔn)備 會(huì)議準(zhǔn)備包括議題、議程、主持人、記錄人、將要下發(fā)的文件、發(fā)言材料，對(duì)會(huì)議進(jìn)程的預(yù)測(cè)和對(duì)策。 會(huì)議通知包括：會(huì)議的名稱、議題、時(shí)間、地點(diǎn)、參加人、需帶資料以及通知方法和途徑。 公司行政中心對(duì)各部門的會(huì)議管理提供指導(dǎo)意見(jiàn) ，各部門級(jí)會(huì)議紀(jì)要要定期上報(bào)公司行政中心備案。公司各系統(tǒng)各部門之間需進(jìn)行工作協(xié)調(diào)，均可申請(qǐng)召開(kāi)系統(tǒng)和部門間工作會(huì)議，不定期舉行，由提出開(kāi)會(huì)需求的部門向行政中心提出申請(qǐng)，由行政中心同相關(guān)部門進(jìn)行聯(lián)系，如達(dá)成統(tǒng)一意見(jiàn)，則由辦公室主任安排相關(guān)會(huì)議通知等開(kāi)會(huì)事宜，如無(wú)法達(dá)成統(tǒng)一意見(jiàn)，則由提出開(kāi)會(huì)需求的部門視情況向總經(jīng)理再次提出申請(qǐng)。每半年一次，通報(bào)公司發(fā)展戰(zhàn)略、經(jīng)營(yíng)現(xiàn)狀、總結(jié)表彰先進(jìn)等，企業(yè) () 大量的管理資料下載 由公司 行政中心組織?？梢允窃诓块T內(nèi)舉行，也可以是在部門間舉行，主要針對(duì)某個(gè)或某類 （如：技術(shù)改造難題）問(wèn)題召開(kāi)，發(fā)動(dòng)大家集思廣意，允許暫時(shí)沒(méi)有結(jié)論，不定期召開(kāi)?？梢允窃诓块T內(nèi)舉行，也可以是在部門間舉行，主要包括經(jīng)營(yíng)活動(dòng)分析會(huì)、營(yíng)銷活動(dòng)報(bào)告分析會(huì)等針對(duì)專門主題所召開(kāi)的會(huì)議，不定期召開(kāi)，必須以會(huì)議紀(jì)要的形式對(duì)所分析問(wèn)題得出相應(yīng)的結(jié)論。主要為各級(jí)部門布置內(nèi)部工作，協(xié)調(diào)內(nèi)部關(guān)系，傳達(dá)上級(jí)指示。 各級(jí) 工作例會(huì)。主要針對(duì)公司各部門協(xié)調(diào)、同步會(huì)。 公司聯(lián)議例會(huì)。 調(diào)度例會(huì)。 公司管理例會(huì)。每周召開(kāi)一次，公司總監(jiān)級(jí)管理人員參加。 2 會(huì)議分類及組織 公司的會(huì)議根據(jù)性質(zhì)分為例會(huì)、專題會(huì) 、研討會(huì)、員工大會(huì)及其他會(huì)議五類。 會(huì)議的召開(kāi)本著精簡(jiǎn)、高效、注重效果的原則進(jìn)行。 本規(guī)定自頒布之日起施行。 本規(guī)定報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后施行，修改時(shí)亦同。 企業(yè) () 大量的管理資料下載 6 附則 文件的收集保管與定期歸檔見(jiàn)《檔案管理制度》中的有關(guān)規(guī)定。 公司內(nèi)部的記錄和標(biāo)準(zhǔn)類文件編號(hào)格式為： X X X X － X X 流水號(hào) 文件類別 部門代號(hào) 部門代號(hào)為： SC－生產(chǎn)中心 XZ－行政中心 YX－營(yíng)銷中心 KG－財(cái)務(wù)中心 JZ－技術(shù)質(zhì)量中心 CG－采購(gòu)部 BG－辦公室 MY－貿(mào)易部 ZJ－總經(jīng)理 DS－董事會(huì)。 公文校對(duì)一般由擬稿人負(fù)責(zé)，特殊情況時(shí)由行政秘書依原稿校對(duì)，非主辦人不得擅自改動(dòng)原文。 公文簽發(fā)后，其打印、蓋章、裝訂、登記 、分發(fā)工作，由各部門指定專人負(fù)責(zé)。 簽發(fā)后的公文不得再作任何修改。用部門章在系統(tǒng)內(nèi)發(fā)文，由系統(tǒng)負(fù)責(zé)人簽發(fā)。 公文審核：公司的文稿在送領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)前，應(yīng)由起草文件部門負(fù)責(zé)人核稿后送公司辦公室主任進(jìn)行規(guī)范審核及法律審核，必要時(shí)由總經(jīng)辦主任報(bào)財(cái)務(wù)中心進(jìn)行經(jīng)濟(jì)審核。 行文處理。秘書對(duì)有領(lǐng)導(dǎo)批示的公文及本公司發(fā)出的文件，要進(jìn)入《督辦程序》，以防積壓或漏辦 。需要研究而不能馬上處理的，也要先書面或口頭作簡(jiǎn)要回復(fù)。 各部門收到急件時(shí)，應(yīng)在 1 天或最多 3 天內(nèi)呈報(bào)辦理結(jié)果并退回文件。 公司外上級(jí)部門發(fā)來(lái)的文件及注有密級(jí)的簡(jiǎn)報(bào)、電報(bào)、資料和平級(jí)發(fā)來(lái)的文件，均由秘書統(tǒng)一簽收、開(kāi)拆、登記，送交辦公室主任審核。 公文紙一般用 A4 復(fù)印紙，“通告”等文體用紙大小，根據(jù)實(shí)際需要確定。 如：公司辦公室發(fā)文，用“星云辦字 [ ]第號(hào)”；人力資源部發(fā)文，用“星云人字 [ ]第號(hào)”；其他部門發(fā)文以此類推。 公司董事會(huì)發(fā)文，用“星云董字 [ ]第號(hào)”。 發(fā)文編號(hào)由發(fā)文部門負(fù)責(zé)，其中以公司名義發(fā)文由公司辦公室負(fù)責(zé)編號(hào)。聯(lián)合發(fā)文，應(yīng)將主辦部門排列在前。 向上級(jí)請(qǐng)示的公文，一般只寫一個(gè)主送單位，如果需要上報(bào)另一個(gè)上級(jí)單位時(shí)，可以用抄報(bào)的形式。 企業(yè) () 大量的管理資料下載 公文的標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確、簡(jiǎn)要地概括公文的主要內(nèi)容，并標(biāo)明公文種類。 會(huì)議紀(jì)要：傳達(dá)會(huì)議決議事項(xiàng)和主要 精神，要求有關(guān)部門共同遵守執(zhí)行的，用“會(huì)議紀(jì)要”。 決定、決議：對(duì)某些問(wèn)題或者重大行動(dòng)或人事任免等做出安排，用“決定”；經(jīng)會(huì)議討論通過(guò)，要求貫徹執(zhí)行的事項(xiàng)，用“決議” 。 通知：傳達(dá)上級(jí)的指示，要求下級(jí)辦理或者需要知道的事項(xiàng)，批轉(zhuǎn)下級(jí)的公文或轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)，同級(jí)和不相隸屬部門的發(fā)文，用“通知”。 公告、通告：向國(guó)內(nèi)外宣布公司的重大事件，用“公告”；在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事件，用“通告”。 2 公文的種類 請(qǐng)示：請(qǐng)上級(jí)指示和批準(zhǔn)，用“請(qǐng)示”。 文件管理工作必須嚴(yán)格遵守公司《保密制度》和《檔案管理制度》，做到及時(shí)、準(zhǔn)確，安全。 附表：《檔案保存年限表》 企業(yè) () 大量的管理資料下載 檔案保存年限表 檔案分類 檔案名稱 保管期限 備 注 組織類 有關(guān)公司章程類的檔案 永久 董事會(huì)檔案 永久 行政事務(wù) 對(duì)外行政發(fā)文 10 年 重要會(huì)議資料 10 年 人事 重要管理人員名冊(cè) 15 年 重要管理人員任免決定 10 年 經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù) 重要經(jīng)營(yíng)計(jì)劃 10 年 經(jīng)濟(jì)合同 10 年 客戶檔案 注：以上年限僅供參考 。 本制度施行后，凡既有的類似規(guī)章制度自行終止，與本制度有抵觸的制度以 本制度為準(zhǔn)。 4 附則 本制度由公司辦公室制訂，并負(fù)責(zé)解釋和組織實(shí)施。檔案的銷毀具體見(jiàn)《檔案銷毀程序》。 任何人不得私自銷毀檔案。 檔案的銷毀 對(duì) 于超過(guò)保管期限或確已失去價(jià)值的檔案，檔案工作人員應(yīng)定期銷毀。 查閱、借閱公司檔案者應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在文件上作任何標(biāo)記、標(biāo)志和涂改，不得損壞檔案。 檔案查閱（借閱）的批準(zhǔn)權(quán)限：普通檔案由辦公室主任審批；秘密級(jí)檔案由行政總監(jiān)審批；機(jī)密級(jí)檔案由總經(jīng)理審批，絕密級(jí)檔案由董事長(zhǎng)審批。 查閱（借閱）密級(jí)檔案時(shí)，如查閱人為《保密制度》中知曉范圍外的員工或公司外部人員，須填寫《檔案查閱（借閱）申請(qǐng)單》，經(jīng)檔案管理員審核，批準(zhǔn)人審批后方可進(jìn)行查閱（借閱）。 對(duì)于檔案的管理和利用，密級(jí)的變更和解密，參照國(guó)家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。具體劃分標(biāo)準(zhǔn)見(jiàn)《保密制度》。 檔案工作人員應(yīng)參照國(guó)家的規(guī)定和公司《保密制度》，對(duì)檔案資料進(jìn)行密級(jí)劃分，并確定保管期限，上報(bào)董事會(huì)，經(jīng)批準(zhǔn)后執(zhí)行。具體的立卷工作，相關(guān)部門的檔案工作人員應(yīng)配合檔案管理員進(jìn)行。 檔案保管 公司所有檔案資料均進(jìn)行專人、專柜管理。人力資源部的檔案管理亦遵循本制度。 對(duì)于應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料，各部門須按照規(guī)定，定期向本部門的檔案工作人員移交、集中管理，任何個(gè)人不得據(jù)為已有。 所有檔案工作人員應(yīng)忠于職守，遵守 公司保密制度，嚴(yán)守公司秘密，不得向無(wú)關(guān)人員泄露檔案內(nèi)容。 辦公室的檔案管理員和各部門的兼職檔案員均為公司的檔案工作人員，應(yīng)保持相對(duì)穩(wěn)定，名單須報(bào)到辦公室進(jìn)行備案，各部門的檔案工作人員如有變動(dòng)須及時(shí)通知辦公室。 公司各部門為檔案管理的分管部門，負(fù)責(zé)管理本部門的檔案資料。 公司辦公室為公司檔案管理的主管部門，對(duì)公司的檔案資料實(shí)行統(tǒng)一的歸檔和日常管理，并對(duì)公 司各部門的檔案管理進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。 本制度適用于公司所有檔案資料的管理。 公司所有部門和個(gè)人均有保護(hù)公司檔案的義務(wù)。 XZZD03 檔案管理制度 1 總則 為了加強(qiáng)對(duì)檔案的管理和收集、整理工作，有效地保護(hù)和利用檔案，為公司的發(fā)展和經(jīng)營(yíng)服務(wù)，特制 定本制度。 本制度施行后，凡既有的類似規(guī)章制度自行終止，與本制度有抵觸的規(guī)定以本制度為準(zhǔn)。 本制度由公司行政中心制訂，報(bào)董事會(huì)批準(zhǔn)后施行，由行政中心負(fù)責(zé)解釋和組織實(shí)施。 公司的絕密級(jí)別和機(jī)密級(jí)別的事項(xiàng)須長(zhǎng)期保密。 員工與公司脫離勞動(dòng)服務(wù)關(guān)系后的保密義務(wù)。 不在非專門場(chǎng)所存放保密文件、資料和實(shí)物。 不在私人通信、電話和傳真機(jī)、明碼電報(bào)中涉及秘密事項(xiàng)。 非經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，員工不得收集本崗位外的經(jīng)營(yíng)信息，不得開(kāi)展本崗位外的業(yè)務(wù)活動(dòng)，不得串崗。 不該問(wèn)的秘密事項(xiàng)絕對(duì)不問(wèn)。 員工的保密守則。 機(jī)密級(jí)別（含）以上文件、資料原則上不允許復(fù)制。 嚴(yán)格執(zhí)行保密文件的借閱手續(xù)，凡借閱機(jī)密級(jí)別（含）以上文件、資料須經(jīng)借閱部門負(fù)責(zé)人和總經(jīng)理批準(zhǔn)。 其它保密載體在存檔時(shí)須注明密級(jí)。 加強(qiáng)對(duì)員工的保密教育，把本制度作為對(duì)員工的基本培訓(xùn)內(nèi)容。 掌握核心絕密的關(guān)鍵崗位人員的變更、離職須經(jīng)董事會(huì)同意。 對(duì)接觸公司秘密人員的管理規(guī)定。 6 實(shí)施辦法 各部門負(fù)責(zé)人要對(duì)本部門保密工作負(fù)責(zé)，要把保守公司秘密列為日常工作。 會(huì)議錄音、攝影、攝像人員由行政中心指定。 參加會(huì)議人員 應(yīng)嚴(yán)格控制，無(wú)關(guān)人員不準(zhǔn)參加。 會(huì)議管理。 客人在公司活動(dòng)范圍應(yīng)嚴(yán)格遵照事先劃定的區(qū)域，陪同人對(duì)此負(fù)責(zé)