【文章內容簡介】 各部門會費使用情況，在會員代表大會時，由委員會向全體代表作會費使用情況的報告。 第四章 會徽 第十六條 會徽的主體形狀是公共關系（ Public Relation）的英文首字母 PR合體的變形，而圖形中每一個筆畫都是帶有動感的 ,是有方向 性的 ,以不同的顏色的筆畫組合起來構成一個互動的界面 ,代表不同的組織之間的溝通 ,體現(xiàn)著公關的實質 :組織與公眾環(huán)境之間的溝通與傳播關系 。同時也體現(xiàn)我們公關協(xié)會的活躍氣氛！三個筆畫當中 ,紅色筆畫的形狀是特意設計成如一個微笑的嘴唇 ,這用來體現(xiàn)公關協(xié)會對會員的服務是微笑服務！也體現(xiàn)了我們以“提高華工人的公關水平，樹立華工人的美好形象”的宗旨。色彩上采用紅黃藍三色。黃色：亮度最高的色，給人感覺就是很有溫暖感，燦爛輝煌 ,也帶給人一種新鮮感和活力 .體現(xiàn)著公關協(xié)會的青春活力 ,其每次活動都會令大家有所收獲！藍色：永恒、博大，給 人感覺平靜、理智與智慧 ,體現(xiàn)公關協(xié)會的行動的理性！ 紅色：強有力的色彩，很容易使人有興奮感覺 ,給以人一種積極向上的感覺 。.它體現(xiàn)公關協(xié)會的領導能力 ,積極向上的活力和創(chuàng)新精神， 以“提高華工人的公關水平，樹立華工人的美好形象”為宗旨。 附則 第十七條 本章程的解釋權屬于華南理工大學公關協(xié)會委員會。 華南理工大學公關協(xié)會 （二）公關協(xié)會財務管理制度 公關協(xié)會的固定資金來源為每年所招收的會員的會費，每人為人民幣 35元，且只收一第十 九 屆 華南理工大學公關協(xié)會理事會 知禮達禮、熱情奉獻、和諧共創(chuàng)、服務至上 11 年的會費，會員就可以享受 四年 的待遇。協(xié)會活動支出除有贊助和校團委報銷外皆由會費報銷 。為了作好協(xié)會會費管理工作，特通告如下： 一、 會費管理 ，經費支出和賬務管理工作由不同的人員負責。 2. 每筆賬目支出前，由經費實際使用人向賬目管理人先行報賬，然后交由秘書長，秘書長組織常委審核，常委同意后方可使用經費。 ，并在每個月底把財務狀況整理好后將電子版發(fā)到協(xié)會 q群共享公布。 ，項目組財務負責人定期對會費進行清點，向秘書長報告，并在項目結束后將會費使用狀況在協(xié)會 q群共享公布。 ，而協(xié)會的活動廣泛，所以各 部門的同事應開源節(jié)流，多拉贊助，辦活動的時候戒奢侈浪費。 ，錢務管理員都要把賬目整理好并寫成報告表向會長報告。 二、 經費入賬管理 招員時工作人員應認真填寫招員收據(jù)，寫明日期、社團名稱、會員學院及姓名、所交的會費以及經手人姓名。且收據(jù)必須有社團聯(lián)合會和公關協(xié)會的蓋章。 招員后，做好招員的總結，在總結時寫清所招人數(shù)，所收會費總額，并及時交與社聯(lián)財務部核對。 活動的大數(shù)額支出必須與主要負責人商議后才可以進行，企業(yè)活動經費贊助直接入賬，任何人不得收取任何數(shù)量和形式的回扣。 三、 報銷管理 報銷將 以活動項目為單位，活動結束后活動負責人負責統(tǒng)計所有的支出，收集所有收據(jù)或發(fā)票，填寫活動經費報銷表，將收據(jù)或發(fā)票整齊的貼在報銷表后面或者與報銷表訂在一起。交由秘書長審批簽字蓋章后 交由賬目管理人處報銷，然后到現(xiàn)金管理人處領取現(xiàn)金。 發(fā)票與收據(jù)要求： 活動報銷必須要有發(fā)票或者是收據(jù)作為憑證，如沒有其中之一，不能報銷（特殊情況除外）。堅決杜絕打 白條、不規(guī)范報帳等情況出現(xiàn) 。報銷發(fā)票或收據(jù)都要表明用途和經手人，所有報銷項目需經常委簽字后才能生效。 如有向校團委報銷的賬單，必須以正規(guī)發(fā)票作為憑證，發(fā)票的正面各項應該填寫清 楚，不能含糊寫“用品”、“文具”、“食品”等，背面應該用黑色的鋼筆或者簽字筆在左上角填寫詳細用途、經手人、證明人。證明人只能為協(xié)會會長或者副會長，且經手人和證明人不能為同一人。報銷應該在活動結束后一周內上報財務部。 附：發(fā)票樣板 發(fā)票正面 發(fā)票聯(lián) 顧客名稱地址：華工大 ****年 **月 **日填發(fā) 項目 數(shù)量 單價 金額 ** ** ** ** ** ** ** ** 注意：顧客名稱處應該填寫 華工大 ，否則一律不給予報銷。 發(fā)票背面 用途： *************（如 **活動 **用途） 經手人： *** 第十 九 屆 華南理工大學公關協(xié)會理事會 知禮達禮、熱情奉獻、和諧共創(chuàng)、服務至上 12 證明人： *** （用黑色的簽字筆或者鋼筆于左上角填寫） 四、 預支經費管理 協(xié)會內部舉辦的一切 預算超過 200的活動 都可預支相應的活動經費， 預支不超過80%， 具體程序：先由活動負責人提出申請 ，填寫活動經費預支申請表，交給秘書長 并經 秘書長 同意簽字后到賬目管理人處 報賬 ，憑賬目管理人出具的證明 以及簽名的申請表 到現(xiàn)金管理人處領取活動預支經費。 華南理工大學公關協(xié)會 （ 三） 公關協(xié)會 物資借用 與管理 制度 為更好的管理 協(xié)會 物資，更加方便快捷的借用物資，以縮短活動籌備階段的時間，特制訂 華南理工大學公關協(xié)會物資借用與管理 制度 行政運營中心將協(xié)會物資整理統(tǒng)計完畢，以電子版形式將物資情況發(fā)于 Q群共享。 1. 各中心 根據(jù)所辦活動， 選出相關的物資負責人， 對照物資表， 填寫物資表， 將所需物資情況提前至少 3天 將物資申請表交給 行政運營中心部長，該部長通知當天負責物資的干事，與負責活動的相關人員對接。 2. 物資借用后由行政運營中心 將物資表更新，標明哪些物資被借用， 方便全體 理 知道物資 使用情況 。 3. 借用物資的中心或項目組應需妥善保管物資，有物資的損壞或遺失應及時告知行政運營中心。 4. 物資使用完畢后，由相關活動負責人聯(lián)系之前的對接負責物資的干事，歸還物資。負責物資的干事將物資整齊有序的放入辦公室，并且更新物資表 。 5. 鑰匙管理管理規(guī)定 ：物資辦公室的鑰匙由行政運營中心部長持有并保管，未經常委會允許禁止任何人私自配置。物資借用時由鑰匙持有人或者其委托人為物資申請人開啟物資辦公室，領取相關物資。 華南理工大學公關協(xié)會 （四） 公關協(xié)會宣傳品申請與制作制度 為了能夠高效的制作出符合華南理工大學公關協(xié)會特色以及每次活動需求的宣傳品，方便宣傳品的制作與管理， 建設華南理工大學 公關協(xié)會 獨特的 VI視覺體系， 現(xiàn)制定華南理工大學公關協(xié)會 宣傳品申請與制作 制度。 一、 宣傳品前期申請 １、 時間：制作海報（或者其他宣傳品）需提前兩周通知品牌發(fā)展中心部長 2 、 申請方式： 在華南理工大學公關協(xié)會 19屆理事會群共享里下載“宣傳制作申請表”，填寫表格，活動負責人簽字后將申請表交給品牌 發(fā)展中心部長。 二、 宣傳品制作： １、 宣傳品由品牌發(fā)展中心負責設計制作，需按照申請表上的要求認真按時完成， 及時與活動相關負責人溝通與完善宣傳品的設計。 2 、宣傳品 一旦設計完成，電子版除文字內容外其余不予修改。 3 、 宣傳品的打印仍然由品牌發(fā)展中心 發(fā)負責。 三、 宣傳品管理 第十 九 屆 華南理工大學公關協(xié)會理事會 知禮達禮、熱情奉獻、和諧共創(chuàng)、服務至上 13 １、 品牌發(fā)展中心保留所有已制作的宣傳品的電子版，分類整理并存檔。 活動完畢，需由宣傳品申請人負責回收整理剩余的能繼續(xù)利用的宣傳品，與其余物資一塊歸還到協(xié)會物資辦公室。 （五） 公關協(xié)會資料 文檔管理制度 為記錄 華南理工大學公共協(xié)會 主要工作和活動 具體 開展 情況， 保存協(xié)會重要的文檔資料， 完善管理制度，為今后的工作提供觀依據(jù)，便于今后活動的開展，特制定 公關協(xié)會資料 文檔管理制度 。 華南理工大學公關協(xié)會 檔案主要分為人事檔案、活動檔案和文件檔案三類。 （一）人事檔案 （ 公關協(xié)會干部 檔案和 公關協(xié)會會員 檔案。 ） 1． 公關協(xié)會 干部檔案：主要包括 華南理工大學公關協(xié)會當屆 所有常委，理事及干事干部的 個人信息檔案 、 通訊錄等。 紙質版與電子版均由行政運營中心 整理存檔 。 2． 公關協(xié)會會 員檔案：主要包括 華南理工大學公關協(xié)會會 員 加入公關協(xié)會所填寫的報名表，根據(jù)報名表整理的會員信息錄，紙 質版與電子版均由綜合管理中心 整理存檔 。 （二） 協(xié)會 活動檔案 1， 包括 協(xié)會 的各類活動的 商家版，團委版及執(zhí)行版策劃，活動總結 ?；顒酉嚓P照片，新聞稿。紙質版與電子版由活動負責中心整理，交由行政運營中心存檔。 2，協(xié)會各類活動所制作的宣傳品。紙質版與電子版由品牌發(fā)展中心整理存檔。 （ 三 ） 協(xié)會 文件檔案 1，文件檔案包括所有填寫過的物資借用表，經費預支申請表，經費報銷表，宣傳品制作申請表；所有會議的會議記錄 ， 各部門工作計劃及工作總結 ，紙質版與電子版均由行政運營中心整理存檔。 2， 借用 或查看協(xié)會的 文件 檔案 須經 常委會許可， 登記后方可查看。 其他說明： 所有協(xié)會的資料文檔紙質版與電子版均在理事?lián)Q屆當天交由下一任的部門負責人保管，為以后所用。 制度自發(fā)布之日起執(zhí)行。 華南理工大學公關協(xié)會 （ 六 ）公關協(xié)會會議制度 一、會議的召集和周期： １、全體會員會議由常務委員會決定召集，必須在每學年召開一次。 常務委員會全體會議 由會長決定召集，必須在每學期初和期末各召開一次，平常不定期召開。 部長會議每 周一次， 由行政運營中心召集，南北校分別召開。 參與人為常委及所有部長。 二、會議的職權和內容 根據(jù)章程的授權， 委員會全體委員會議行使會員大會閉會期間的議事和決定權，審批長期性工作計劃和總結、重大人事安排以及各項規(guī)章制度等。根據(jù)少數(shù)服從多數(shù)的原則，超過全體委員五分之四以上出席的會議上，超過半數(shù)委員同意的議案成為委員會決議。委員會全體委員會議的內容由協(xié)會秘書部協(xié)