檔案管理培訓(xùn)內(nèi)容(編輯修改稿)
2025-06-18 19:29 本頁(yè)面
【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 定》（ 字 [2021]第 125號(hào)） 辦公設(shè)備由綜合辦根據(jù)需要，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后統(tǒng)一購(gòu)置。 辦公設(shè)備由綜合辦會(huì)同采購(gòu)部統(tǒng)一編號(hào)、建帳管理，各使用部門負(fù)責(zé)日常維護(hù)和保養(yǎng)。 辦公設(shè)備損壞由綜合辦查明原因，聯(lián)系維修，并建立相應(yīng)的維修臺(tái)帳。 辦公設(shè)備報(bào)廢需由綜合辦會(huì)同財(cái)務(wù)部共同確認(rèn)，殘?bào)w由綜合辦處置。 辦公設(shè)備使用要嚴(yán)格按照操作規(guī)程嚴(yán)禁自行拆卸部件。 辦公用品由綜合辦統(tǒng)一購(gòu)置管理。 辦公用 品要根據(jù)實(shí)際工作需要，于每周的周二上午按照部門所需，由專人一次性集中辦理領(lǐng)用手續(xù)。 特殊需要的辦公用品要提前在綜合辦登記，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后統(tǒng)一購(gòu)置。 綜合辦根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)審批后的采購(gòu)清單進(jìn)行辦公用品的購(gòu)置，并將采購(gòu)物品分類進(jìn)帳。 五、 圖書購(gòu)置、借閱程序： 圖書資料由各部室經(jīng)理編制購(gòu)書計(jì)劃，報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，由各部室自行購(gòu)置。 購(gòu)置圖書后，購(gòu)置人應(yīng)持圖書及發(fā)票到綜合辦辦理圖書入庫(kù)及借閱手續(xù)，由綜合辦在發(fā)票聯(lián)簽字后方可到財(cái)務(wù)部辦理有關(guān)報(bào)銷手續(xù)。 圖書資料應(yīng)由綜合辦加蓋 公司公章、編寫圖書書號(hào)及進(jìn)行圖書資料的登記。 綜合辦應(yīng)按照 ISO14001及 OHSAS18001 的有關(guān)程序，在相關(guān)圖書資料上加蓋 “ 有效版本 ” 章。 借閱人員應(yīng)愛護(hù)圖書，因個(gè)人原因損壞、丟失圖書資料的要照價(jià)賠償。 六、 信息傳遞程序： 公司上下級(jí)、各部室之間的情況交流，信息溝通，在企業(yè)經(jīng)濟(jì)運(yùn)行中起著重要意義。 對(duì)于總公司下行的信息（包括 Fax、 Email、電話通知、信函等）由綜合辦統(tǒng)一查收，并做好記錄，報(bào)呈公司領(lǐng)導(dǎo)后下發(fā)相關(guān)部室承辦。 各部室要認(rèn)真對(duì)待與上級(jí)、 同級(jí)、下級(jí)以及有關(guān)單位之間的聯(lián)系，接到有關(guān)信息后，應(yīng)立即作好記錄，將記錄內(nèi)容及時(shí)傳達(dá)到有關(guān)部門和 人員，并及時(shí)處理有關(guān)事項(xiàng)。 各部室間的信息溝通可通過會(huì)議、簡(jiǎn)報(bào)、個(gè)別交流等多種形式進(jìn)行。 公司建立健全呈閱件制度，各部室可采用呈閱件的形式向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作，提出建議。綜合辦應(yīng)加強(qiáng)呈閱件的管理，做到件件有落實(shí)，事事有回音。 備 考 表 盒內(nèi)文件情況說明 整理人： 檢查人： 年 月 日 關(guān)于歸檔案卷的質(zhì)量要求 總的質(zhì)量要求 : 遵循文件材料的形成的規(guī)律和特點(diǎn) ,保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系 ,區(qū)別不同價(jià)值 , 便于保管和利用。具體應(yīng)做到以下幾點(diǎn) : 一、 歸檔文件必須齊全完整。凡是在職能活動(dòng)中形成的對(duì)今后有查考利用價(jià)值的文件材料 , 均應(yīng)收集歸檔。歸檔文件材料種類、份數(shù)及每份文件的頁(yè)數(shù) , 均應(yīng)齊全完整。 二、 遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn) , 層次分明。在歸檔的文材料中 ,應(yīng)當(dāng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件分別組在一起 , 不得分開；一個(gè)項(xiàng)目的材料 , 要把項(xiàng)目從立項(xiàng)到結(jié)束形成的材料組在一起 , 準(zhǔn)確地反映企業(yè)科研、基建和經(jīng)營(yíng)管理等各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)內(nèi)容和歷史過程 ,盡量做到一事一卷。 三、 卷內(nèi)文件的排列 : 卷內(nèi)文件材料應(yīng)保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系 ,區(qū)別不同情況進(jìn)行排列 , 密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起 , 即 :批復(fù)在前 , 請(qǐng)示在后； 正件在前 , 附件在后； 印件在前 , 定稿在后； 會(huì)議記錄依會(huì)議時(shí)間順序排列 , 會(huì)議文件要按文件的重要程度順序排列 , 重要的在前；一般工作形成的材料 , 結(jié)論性的文件在前 ,依據(jù)性的文件在后； 產(chǎn)品銷售合同應(yīng)按銷售產(chǎn)品種類組卷 , 再按供 貨時(shí)間依序排列。 四、 區(qū)分不同價(jià)值 : 各類文件根據(jù)其不同的內(nèi)容都有不同的保存價(jià)值。組卷過程中盡量根據(jù)不同的保管期限分別組卷。文件數(shù)量很少或一件事密不可分的文件，可不必因價(jià)值不同而拆開組卷。 五 . 具有長(zhǎng)期保存的案卷 , 卷內(nèi)文件有圓筆和鉛筆字跡 , 要用藍(lán)黑墨水或碳素墨水筆重抄或復(fù)印 , 連同原件一同歸檔。 六 . 卷內(nèi)文件的編號(hào)：每一本案卷的卷內(nèi)文件按 “ 件 ” 編號(hào)，每件文件用鉛筆編寫頁(yè)號(hào)，在文件首頁(yè)的右上角蓋 “ 件號(hào)章 ”, 并將件號(hào)和每件文件的頁(yè)數(shù)填寫清楚。（ “ 件號(hào)章 ”的其它項(xiàng)，由總裁辦檔案人員填寫）。圖紙?jiān)谟蚁陆?編寫頁(yè)號(hào)。 七、
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