【文章內(nèi)容簡介】 科待辦卷，第三聯(lián)交專業(yè)人 員，據(jù)以協(xié)調(diào)廠商填寫生產(chǎn)及驗貨進(jìn)度表，第四聯(lián)交售方簽認(rèn)后存廠商檔，并將訂購品名、 數(shù)量廠價、交貨期等，記入廠商檔。 (3)業(yè)務(wù)科依據(jù) S／ C及訂貨單填寫產(chǎn)品表。 L／ C： (1)業(yè)務(wù)科專業(yè)人員依據(jù)生產(chǎn)及驗貨進(jìn)度表進(jìn)行督促，填寫實際生產(chǎn)進(jìn)度，于 每周業(yè)務(wù) 會報時提出報告，必要時現(xiàn)場取樣攜回核驗。 (2)業(yè)務(wù)科依每筆 S／ C所訂 L/C開立日期，催開 L/C。 (3)收到客戶開來之 L/C，應(yīng)立即核對交易內(nèi)容是否相符，若與原來的 S／ C內(nèi)容不符，應(yīng)即要求客戶修改 L/C，或協(xié)調(diào)廠商修改訂貨單內(nèi)容，修改訂貨單處理程序與開立境內(nèi)訂單相同。 ： 更多企業(yè)管理制度范本網(wǎng)址 33 (1)出貨前，業(yè)務(wù)科聯(lián)絡(luò)船公司確定船期，填寫裝船預(yù)計表，同時聯(lián)絡(luò)專業(yè)人員，確定裝柜日期及地點，通知拖車公司將貨柜拖到指定地點，以備裝柜。 (2)裝船預(yù)計表一式三聯(lián)，第一聯(lián)交報關(guān)行 簽 SHIPPING ORDER(S／ O)，第二聯(lián)業(yè)務(wù)科存 查，第三聯(lián)交專業(yè)人員據(jù)以驗貨。 (3)裝柜完成后，專業(yè)人員立即回報每一種貨品實際出貨數(shù)量、箱號、凈重、毛重、材數(shù)、及退稅方式，由業(yè)務(wù)科通知報關(guān)行修改，并通知報關(guān)行該筆出口押匯銀行。工廠退稅清表最晚須于結(jié)關(guān)前一日寄達(dá)本公司，匯送報關(guān)行。退稅清表上須用中文謄寫。 (出貨通知 )： (1)結(jié)關(guān)后三日內(nèi)，業(yè)務(wù)科自報關(guān)行取得提單及押匯文件，經(jīng)與 L／ C條款核對相符，呈 經(jīng)理簽名后送銀行辦理押匯，并隨時追蹤押匯程序，確定銀行已經(jīng)撥款后 ，通知銀行取回結(jié) 匯證實書。海關(guān)簽放的輸出許可證 (CBC)第六聯(lián)交會計，影本存待辦卷。 (2)每筆貨品出口后，業(yè)務(wù)科依出口內(nèi)容，套打出貨通知單 (SHIPPING ADVICE LET TER)，一式三聯(lián)，第一聯(lián) (正本 )及一份完整出口文件副本寄客戶，第二聯(lián) (副本 )及一份完整 出口文件副本 (包括 L／ C， CBC第六聯(lián)，裝船預(yù)計表第二聯(lián) )存入出貨文件檔，第三聯(lián) (副本 ) 存入客戶檔。 (3)業(yè)務(wù)科依據(jù)實際出口內(nèi)容，分別填入客戶檔、產(chǎn)品檔及廠商檔。 ： (1)每筆貨品出口后， 業(yè)務(wù)科于結(jié)關(guān)后三日內(nèi)收集廠商寄來的發(fā)貨單、銷貨發(fā)票、及專業(yè)人員填具驗收記錄之裝船預(yù)計表第三聯(lián)，核對無誤后送會計。 (2)會計復(fù)核業(yè)務(wù)科轉(zhuǎn)來的付款憑證，確定該筆出口已經(jīng)押匯入帳后，即開立付款傳票， 呈經(jīng)理核示后，開立結(jié)關(guān)后 11天之支票支付貨款，并于所有付款憑證上加蓋 “ 付訖 ” 戳記。 更多企業(yè)管理制度范本網(wǎng)址 34 更多企業(yè)管理制度范本網(wǎng)址 35 更多企業(yè)管理制度范本網(wǎng)址 36 更多企業(yè)管理制度范本網(wǎng)址 37 更多企業(yè)管理制度范本網(wǎng)址 38 更多企業(yè)管理制度范本網(wǎng)址 39 更多企業(yè)管理制度范本網(wǎng)址 40 更多企業(yè)管理制度范本網(wǎng)址 41 更多企業(yè)管理制度范本網(wǎng)址 42 更多企業(yè)管理制度范本網(wǎng)址 43 更多企業(yè)管理制度范本網(wǎng)址 44 二、進(jìn)出口貿(mào)易作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化手冊 (范例 B) □ 準(zhǔn)備工作 營業(yè)助理復(fù)查上次該客戶當(dāng)面所交代或離京后來電或來函所應(yīng)辦工作是否已完成，如 未完成應(yīng)速辦妥。 ，如需準(zhǔn)備 (Counter Sample)或報價、確 認(rèn)樣品、 印刷盒、紙?zhí)?、?biāo)紙、標(biāo)頭、陳列箱、說明書等資料，應(yīng)立即準(zhǔn)備齊全，如有問題不能解決，應(yīng)立即向主管經(jīng)理請示如何處理。 ，以滿足客戶再訂購的需要。 ，代訂飯店房間，并于到京前一天應(yīng)再與飯店聯(lián)絡(luò)，不可有誤。 ，最遲于客戶來京前一日備妥 OOL(Outstanding order list)。 ，營業(yè)助理應(yīng)即與其聯(lián)系協(xié)調(diào)妥善，對大客戶 來京應(yīng)預(yù)告其到公司日期。 □ 客戶當(dāng)日工作 ，營業(yè)部助理應(yīng)向總務(wù)科協(xié)調(diào)安排接機(jī)事宜，并應(yīng)于飛機(jī)抵達(dá)前 2 小時與航空公司機(jī)場辦事處聯(lián)絡(luò)班機(jī)確定到達(dá)時間。必須提早 5分鐘抵達(dá)機(jī)場或飯店將客 人接來公司。 ，營業(yè)助理應(yīng)事先與工廠聯(lián)絡(luò)，安排行程。 ，營業(yè)助理應(yīng)事先安排觀光行程。 □ 客戶來公司當(dāng)日 ，營業(yè)助理應(yīng)將有關(guān)資料、檔案、樣品等置于業(yè)務(wù)洽談室。 、食品等，營業(yè)助理應(yīng)通知樣 品室有關(guān)人員準(zhǔn)備。 ，營業(yè)助理應(yīng)事先通知待命。 □ 客戶接洽業(yè)務(wù) 。 ，營業(yè)助理應(yīng)立即記錄詳細(xì)資料及產(chǎn)品編碼、規(guī)格、包裝明 細(xì)、材數(shù)、最近工廠價格。如有必要，可與有關(guān)科長協(xié)調(diào)報價。如客戶系以 C＆ F或 CIF條件采購者，應(yīng)即計算所擬報單位數(shù)量的運費，如該產(chǎn)品客戶前曾購買者，則應(yīng)記錄前次廠價與賣價。 ，對報價及客戶所特別要求的規(guī)格、形態(tài)、大小、尺寸、厚度、結(jié)構(gòu) 材料、顏 色、包裝、質(zhì)量、訂購數(shù)量等營業(yè)助理均應(yīng)詳細(xì)列人記錄，必要時畫上該產(chǎn)品草圖。 ，須待數(shù)日繼續(xù)洽談時，營業(yè)助理應(yīng)將所挑選出來的樣品， 留條囑咐樣品室有關(guān)人員暫保留于業(yè)務(wù)洽談室架子內(nèi)。以免下次洽談時重復(fù)挑選。 (保留 期限不得超過一星期 )。 ，營業(yè)助理應(yīng)立即囑咐樣品室有關(guān)人員歸還原 處。 ，如不能即時答復(fù)，也應(yīng)向客戶說明原因并告以何 時答復(fù)。 ，對客戶所交代之工作應(yīng)于下次洽談 前完成。 □ 整理 O／ C或報價單 ，將洽談中有興趣的產(chǎn)品，營業(yè)助理與采購有關(guān)科長協(xié)調(diào)整理報價單，經(jīng) 主管經(jīng)理核閱后打出交給客戶。 更多企業(yè)管理制度范本網(wǎng)址 45 ，營業(yè)助理應(yīng)于客戶離公司的當(dāng)日或限期內(nèi)將 O／ C單項總價及全部總 價底稿整理妥當(dāng)，呈主管經(jīng)理核閱后，按 O／ C所需份數(shù)多加二份。如系 C＆ F或 CIF時， O／ C上之材數(shù)不予打出。 ，應(yīng)立即核對 O／ C是否與底稿相符，如有錯誤即自行修改確實無誤，然后抽出一份 O／ C請示經(jīng)理后，開境內(nèi)訂單，連同境內(nèi)訂單裝運聯(lián)一并交裝押助 理。 ， O／ C或其他一切文件須由營業(yè)助理核對，并在寄出之份上經(jīng)理簽 名處旁簽名，日期，送交主管經(jīng)理發(fā)出，但報關(guān)文件由營業(yè)助理于結(jié)關(guān)前自行核對單價數(shù)量， 必須在當(dāng)日內(nèi)完成。 □ 開境內(nèi)訂單時 營業(yè)助理應(yīng)時常查核自存之 O／ C，并盡快請主管經(jīng)理會同有關(guān)采購科長發(fā)出境內(nèi)訂單， 并在存檔 O／ C及資料卡或 Price list上注明承制工廠、廠價、境內(nèi)訂單號碼及日期。 ： (1)刻章。 (2)打字。 (3)由營業(yè)助理書 寫清楚。 、價格、包裝、規(guī)格、嘜頭有變更時，即發(fā)出 “ 訂單更改通知 ” ，并與原境內(nèi)訂單所留底聯(lián)裝訂一起。 ，則應(yīng)于境內(nèi)訂單留底聯(lián)、驗貨聯(lián)、裝運聯(lián)上注明 “ 本訂單系原訂單 號重開，原訂單作廢 ” ，并于存檔 O／ C聯(lián)及資料卡或 Price List上更改境內(nèi)訂單號碼、日期、承制廠商名稱價格，但在工廠聯(lián)及簽回聯(lián)上絕對不可注明該訂單系重開，并立即將裝運聯(lián)直接交裝押助理。 ，須用特別編號，舉例如下： KR1021 (此為改開訂單號碼 ) K1021 (此為原訂單號碼 ) ，外箱上一定要打洞，應(yīng)于訂單上特別注明，告知工廠。 ，亦應(yīng)于訂單上注明需辦 quota才可出口。 ，務(wù)必附上樣品才可付款。 ITEM在 US＄ 5000以上，營業(yè)部科長在時一定要讓科長簽字，才能寄出，如 科長不在而急于寄出的訂單由營業(yè)部自行決定此訂單是否要由科長簽準(zhǔn)才寄出，但如未經(jīng) 科長簽字的訂單，采購科長應(yīng)協(xié)助出貨 ，而催貨則由營業(yè)部負(fù)責(zé)。 (包括配件及印刷品 )一切成敗的責(zé)任由營業(yè)助理負(fù)責(zé)，但裝押助理協(xié) 助催貨。 □ 開妥境內(nèi)訂單 ，須校對與 O／ C上所列之包裝、數(shù)量是否相符。 ： (1)留底聯(lián)存查。 (2)工廠聯(lián)、簽回聯(lián)及驗貨聯(lián)交管理中心。 (3)裝運聯(lián)連同 O／ C一份交裝押助理保存出貨用。 (4)簽回聯(lián)逾 10天工廠未自動簽回時，由管理中心篩選，如該訂單單項金額超過 US ＄ 2021元或 8萬元以上，通知有關(guān)副 (助 )理或外務(wù)員負(fù)責(zé)簽回 (如金額未超過以上金額不 必硬性簽回 )，如超過美金 5000元者，務(wù)必由各有關(guān)科長簽回。 (5)管理中心收到簽回聯(lián)時，核對單價、數(shù)量后，如簽回聯(lián)上有更改部分，應(yīng)由管理中心通知各承辦助理再交行政助理處理后轉(zhuǎn)交各有關(guān)人員更改樣品價格。 ，須詳查出貨樣品的質(zhì)量規(guī)格是否符合客戶要求，如符合 更多企業(yè)管理制度范本網(wǎng)址 46 則呈閱主管經(jīng)理后將出貨樣品自行保管，否則即刻請示主管經(jīng)理如何處理，驗貨聯(lián)由主管經(jīng) 理核閱后收回保留。 (1)東北部地區(qū)助理取回出貨樣品， 仍交由管理中心銷案后，自行保管。 (2)送倉庫的出貨樣品也需取回，但貴重及體積太大的，助理可自行決定是否取回。 ，須由經(jīng)理決定不可自作主張。 □ 索取樣品 ，但要求樣品的項目應(yīng)請示主管經(jīng)理會同采購有關(guān)科長向何家工廠索取 樣品，并填妥樣品索取函，以三聯(lián)交收發(fā)中心，以一聯(lián)留底。 ，應(yīng)按 O／ C境內(nèi)訂單上規(guī)定數(shù)量向有關(guān)工廠索取樣品。 ，以電話與有關(guān)工廠及外務(wù)員聯(lián)絡(luò)。 品如在限期內(nèi)仍未收到回音時，應(yīng)即填寫 “ 重要樣品逾期追問單 ” ，交有關(guān)采 購科長采取緊急措施。 ，應(yīng)隨時督促如期完成，如有任何困難時請示主管經(jīng)理處理。 ，如有規(guī)格不符或損壞應(yīng)速通知工廠 重寄，并囑咐注意改善及小心包裝。 ，要注明該工廠產(chǎn)品的編號，如無工廠編號，須附上草圖或相片。 ，請勿寫客戶及地區(qū)名稱。 2”3” 相片留底。 (暫借 )樣品應(yīng)于資料中心登記。 ITEM拍成一張的相片均以 2″3″ 為主。 附件： 索取樣品職責(zé)的劃分： (1)舊樣品一律由營業(yè)部直接向工廠或外務(wù)員索取，若無法取得，請科長提供資料， 由助理繼續(xù)索取，到完成為止。