【文章內(nèi)容簡介】 框中包括各種各樣的選項，如選項卡、復(fù)選框、文本框、列表框、命令按鈕等，如選擇【頁面布局】|【頁面設(shè)置】命令時就會彈出相應(yīng)的對話框，各種元素的位置及作用如下。 ? 選項卡：代表操作對象的不同屬性。 ? 文本框：用于直接輸入或編輯文本。 ? 列表框：用于顯示數(shù)據(jù)或其他信息。 ? 單選按鈕：單選按鈕為圓形，每一組單選按鈕中只能選擇其中一個。 ? 復(fù)選框：復(fù)選框為方形，每一組復(fù)選框中可以選擇其中的多個選項。 （ 2）快捷 菜單是用戶在使用時，能夠快速顯示的一種菜單，在 Excel 窗口的不同位置右擊，可彈出不同的快捷菜單。在快捷菜單中包含了與用戶指定區(qū)域最相關(guān)的一些命令。不同的命令有不同的快捷菜單，用戶可以根據(jù)需要選擇快捷菜單中不同的命令進行操作。 項目一 Excel 基礎(chǔ)知識 二、 Excel 操作對象 Excel 的操作對象主要是工作簿、工作表和單元格。 1．工作簿 工作簿實質(zhì)上是 Excel 環(huán)境中用來存儲和處理數(shù)據(jù)的文件，也叫 Excel 文檔。其文件類型為 .xls，一個工作簿可以包含最多 255 張工作表，在黙認(rèn)情況下，當(dāng)打開一個工作簿時，每個工作簿就包含三個工作表 ，分別命名為“ Sheet1”、“ Sheet2”、“ Sheet3”，這些工作表標(biāo)簽位于工作簿窗口的底部，用來表示工作簿中不同的工作表，單擊不同的工作簿標(biāo)簽，就可以進入相應(yīng)的工作表；如果用戶需要對這些工作表進行重命名，只要雙擊需要命名的工作表標(biāo)簽，當(dāng)該名稱變成黑色的時候，直接輸入新的名稱，即可完成對工作表的重命名。 2．工作表 工作表是指由行和列組成的一個表格。 Excel中每張工作表最多可由 1000000行和 16000 列構(gòu)成，其中行號是由上自下從 1 開始進行編號，列號則由左到右用字母 A 到 XFD 進行編號。每一個新建 的 Excel 工作簿，軟件會自動建立若干個工作表，用戶可以將相關(guān)內(nèi)容的表存放在同一個工作簿中，為相關(guān)的工作表之間數(shù)據(jù)的交換與格式的一致性提供了方便。 3．單元格 工作表中行與列的交叉的小方格就是 Excel 的單元格，每張工作表中包括了1048576 16384 個單元格，單元格的列寬可容納 255 個字符，行高可達(dá)到 409磅。每個單元格都有對應(yīng)的地址，例如 E13 表示第 E 列第 13 行的單元格。用戶如果要對某個單元格中的內(nèi)容進行操作，可以單擊工作表中相應(yīng)的單元格，發(fā)現(xiàn)些單元格變成一個黑色的小方框，此時所有的操作就只針對這個 單元格了。如圖14 所示。 圖 14 活動單元格 【提示】 由于一個工作簿中有多個工作表，為了區(qū)分不同的工作表中的單元格，要在單元格地址前加上相應(yīng)工作表的名稱，并且工作表名稱與單元格之間必須用“！”號隔開，如“ Sheet3！ B4”表示 在 Sheet3 工作表中的 B4 單元格。 成都航空職業(yè)技術(shù)學(xué)院 《 Excel 在會計中的應(yīng)用》 6 項目活動二 工作簿和工作表的操作 工作簿是 Excel 的門戶，要想運用 Excel 進行操作，首先需要創(chuàng)建一個新的工作簿。而一個工作簿中含有多張工作表，這樣用戶就可以將相關(guān)的表存在于同一個工作簿中，以避免多次存取的麻煩，并為相關(guān)的工作表之間數(shù)據(jù)的交換和格式的一致性提供了方便。 1．新建工作簿 如何啟動 Excel 應(yīng)用程序呢？在新建 Excel 工作簿的方法上，大家可能都有自己習(xí)慣的方法，下面我們介紹新建 Excel 工作簿的方法。 雙擊桌面上的快捷方式（如果桌面上沒有快捷方式，可以 使用下面的方法來添加快捷方式：【開始】 |【程序】 |Microsoft Office | Microsoft Office Excel（右擊）|【發(fā)送】 |【桌面快捷方式】，如圖 15 所示。 圖 15 添加 Excel桌面快捷方式 右擊桌面空白處，彈出桌面快捷菜單，選擇【新建】 |【 Microsoft Office Excel工作表】命令，如圖 16 所示。 圖 16 使用快捷方式新建工作簿 在桌面上依次選擇【開媽】 |【程序】 | Microsoft Office | Microsoft Office Excel命令。 項目一 Excel 基礎(chǔ)知識 選擇【開始】 |【運行】命令，或者使用快捷鍵（ Win+r），彈出如圖 17 所示的對話框，在【打開】文本框中輸入“ Excel”，然后單擊【確定】按鈕，同樣可以打開一個新建的 Excel 工作簿。 圖 17 【運行】對話框 如果你已打開一個 Excel 工作表，單擊 Office 按鈕 ，在彈出的下拉菜單中選擇【新建】工具按鈕，或者按 Ctrl+N 組合鍵也可以創(chuàng)建一個新的 Excel 工作簿。 2．保存工作簿 單擊 Office 按鈕 ，從彈出的下拉菜單中選擇【保存】選項，即可保存工作簿；也可以直接使用快捷鍵 Ctrl+S 組合鍵直接保存正在編輯的工作簿。 3．保護工作簿 如果要對該工作簿賦予一定的權(quán)限，即對工作簿進行保護，則單擊 Office按鈕 ，選擇【另存為】命令，在彈出的對話框左下方選擇【工具】命令，如圖 18所示。在下接菜單中選擇【常規(guī)選項】命令，彈出如圖 19所示的對話框，對話框中“打開權(quán)限密碼”是指用戶下次打開時需要輸入的密碼，“修改權(quán)限密碼”是指打開工作簿后，在對工作簿進行修改時需要輸入的密碼。用戶根據(jù)自己的需要設(shè)定密碼，設(shè)置好之后單擊【確定】按鈕，就 完成相應(yīng)的權(quán)限設(shè)定了。當(dāng)下次再打開這個工作簿時，就會提示你輸入打開或者權(quán)限密碼，如果不知道該農(nóng)密碼的人就打不開這個工作簿，或者無法對其中的數(shù)據(jù)進行修改。 圖 18 【另存為】對話框 圖 19 【常規(guī)選項】對話框 成都航空職業(yè)技術(shù)學(xué)院 《 Excel 在會計中的應(yīng)用》 8 4．增加工作表 在黙認(rèn)的情況下 ，一個工作簿有 3 個工作表，分別命名為“ Sheet1”、“ Sheet2”和“ Sheet3”。在工作中，有時候需要建立更多的工作表，此時，只要單擊工作表標(biāo)簽旁邊的【插入】按鈕 ，即可插入一張新的工作表；或者右擊工作表標(biāo)簽，在彈出的快捷菜單中選 擇【插入】命令，如圖 110 所示，從彈出的對話框中選擇工作表圖標(biāo)，單擊【確定】按鈕就可以增加工作表了。 還有一種方法就是在菜單中選擇【開始】 |【插入】 |【插入工作表】命令。 圖 110 【插入】對話框 5．移動工作表 在工作中，為了滿足使用的需要，有時候需要調(diào)整工作表的次序，此時只要單擊需要調(diào)整的工作標(biāo)簽，并按住鼠標(biāo)左鍵，使其出現(xiàn)一個向下的箭頭，如圖111 所示，然后將其移動到需要的位置即可。 圖 111 移動工作表 6．復(fù)制工作表 工作表的復(fù)制與工作表的移動操作相像，單擊需要復(fù)制的工作簿標(biāo)簽之后，再同時按住鼠標(biāo)左鍵和 Ctrl 鍵，在工作表標(biāo)簽的前面即可出一個向下的箭頭，拖動鼠標(biāo)至適當(dāng)?shù)奈恢煤笏砷_鼠標(biāo)和 Ctrl 鍵，完成對工作表的復(fù)制，新的工作表會被自動命名為以前工作表的名稱后面加上字（ 2），例如“ Sheet1”工作表被復(fù)制以后會被命名為“ Sheet1（ 2）”。 還有一種方法，在工作簿中右擊要復(fù)制的工作表標(biāo)簽，在彈出的快捷菜單中選擇【移動或選擇工作表】命令，彈出如圖 112 所示的對話框：選中【建立副本】復(fù)選框，再確定需要把工作表復(fù)制的位置，比如要把工作表移動到 Sheet2和 Sheet3 之間，就需要選擇把工作表放在 Sheet3 之前，然后單擊【確定】按鈕就完成了對工作表的復(fù)制。 項目一 Excel 基礎(chǔ)知識 圖 112 【移動或復(fù)制工作表】對話框 7．隱藏和顯示工作表 隱藏工作表，打開需要隱藏的工作表，右擊工作表標(biāo)簽，在彈出的快捷菜單中選擇【隱藏】命令，即可完成對目標(biāo)工作表的隱藏；或者選擇工具欄的【單元格】 |【格式】命令，再在彈出的菜單中選擇【隱藏和取消隱藏】 |【隱藏工作表】命令即可，如圖 112所示。 顯示隱藏的工作表。同樣是右擊工作表標(biāo)簽，在彈出的快捷菜單中選擇【取消隱藏】命令，在彈出的【取消隱藏】對話框 中選擇需要重新顯示的工作表；或者選擇【格式】 |【隱藏和取消隱藏】 |【取消隱藏工作表】命令來完成。 隱藏 /顯示工作表的行或列。選定需要隱藏的行或列，即將光標(biāo)移至需要選定的行號或列號上，待光標(biāo)變成指向該行的箭頭時，單擊鼠標(biāo)左鍵即可選擇該行或列，在工具欄中選擇【格式】命令，在彈出的菜單中選擇【隱藏行 /列】或【取消隱藏行 /列】命令，即可完成對工作表中行（列）的隱藏或打開。在圖 113中，該工作表的第 3至 7行就被隱藏了。 圖 113 隱藏行 8．工作表的格式化 工作表的格式化是指對工作表進行排版，經(jīng)過格式化操作后使工作表更加美觀、實用、符合要求或是突出一些重點項目，使用戶對工作表一目然。 （ 1）自動套用格式化 在黙認(rèn)條件下， Excel 為用戶提供了若干種格式，用戶在編輯完成一張工作表后，可以套用 Excel 提供的格式，實現(xiàn)工作表的自動格式化。具體操作如下： 首先，按住鼠標(biāo)左鍵拖動選擇需要格式化的區(qū)域，再選擇工具欄中的【樣式】|【套用表格格式】選項，彈出選項菜單，當(dāng)選中所需要的格式后，單擊【確定】成都航空職業(yè)技術(shù)學(xué)院 《 Excel 在會計中的應(yīng)用》 10 按鈕就行了。 （ 2）條件格式化 有時候為了突出顯示工作表中某一部分單元格的值，可以用條件格式化標(biāo)記單元格。例如對現(xiàn)金收付大于 10000 的單元格用紅色標(biāo)記。具體操作如下：首先選擇要格式化的單元格，在工具欄中選擇【樣式】 |【格式】 |【條件格式】 |【突出單元格規(guī)則】 |【大于】命令，彈出如圖 114 所示的對話框：在文本框中輸入10000，設(shè)置為淺紅色填充，單擊【確定】按鈕即可。 圖 114 【大于】條件格式對話框 9．保護工作表 對于一些不需要公開的工作表，可以對其設(shè)置和相應(yīng)的密碼，進行相應(yīng)的保護，使其的閱讀權(quán)限受到限制。具體操作步驟如下： （ 1）單擊需要保護的工作表，選擇【審閱】 |【保護工作表】命令，打開【保護工作表】對話框。如圖 115所示： 圖 115 【保護工作表】窗口 （ 2）在【取消工作表保護時使用的密碼】文本框中輸入密碼，并在【允許此工作表的所有用戶進行】復(fù)選框中選擇相應(yīng)選項，然后單擊【確定】按鈕，打開【確認(rèn)密碼】對話框，再次輸入密碼，單擊【確定】按鈕就完成了 對工作表的保護。 （ 3）如果需要撤銷工作表的保護，先單擊受保護的工作表，選擇【審閱】 |【撤銷工作表的保護】命令，打開【撤銷工作表的保護】對話框，輸入密碼，單擊【確定】按鈕就行了。 項目一 Excel 基礎(chǔ)知識 項目活動三 編輯單元格 工作表是工作簿的基礎(chǔ)，而單元格又是工作表的基礎(chǔ)，對工作表的操作都是通過單元格的操作來完成的。 1．輸入文本 這里的文本可以是漢字、英文字母，也可以是文本性質(zhì)的數(shù)字。每個單元格最多可包含 32021 個字符。輸入基本的漢字和英文字母，只要雙擊目標(biāo)單元格即可輸入；或者是在編輯欄中輸入相應(yīng)的內(nèi)容，再單擊左邊的 按鈕就可以輸入了。一個單元格中，最大可存放 21 頁的文檔。 Excel 在黙認(rèn)的情況下，文本會與單元格左側(cè)對齊。例如，在單元格中輸入文本“個人筆記本電腦”，輸入結(jié)果如圖116 所示。 圖 116 輸入文本 【提示】 （ 1）如果要在單元格中輸入文本型數(shù)據(jù)，只需要在輸入的數(shù)字之前先輸入一個單引號，這樣 Excel 就會把該數(shù)字作為文本處理。 （ 2）如果要在兩行文字之間提行（單元格內(nèi)換行），只要在兩個字之間使用 Alt+Enter 組合鍵。 （ 3）如果要將左邊單元格的內(nèi)容填充至指定的單 元格，可按 Ctrl+R 組合鍵，如果需要將上方單元格的內(nèi)容填充至指單元格，可按 Ctrl+D 組合鍵。 2．?dāng)?shù)據(jù)的輸入 Excel 中的數(shù)值是指可用于計算的數(shù)據(jù)，常見的有整數(shù)、小數(shù)、分?jǐn)?shù)和邏輯值等。數(shù)值中可以含有“ +”、“ ”、“ %”和“￥”等符號。在單元格中輸入數(shù)值后，數(shù)值將自動靠右對齊。如果輸入的數(shù)字超過 11 位，將自動變成類似于“ +11”的科學(xué)計數(shù)法形式；如果輸入的數(shù)字小于 11 位但單元格的寬度不夠容納其中的數(shù)字時，將以“ ”的形式表示。通常情況下，我們將這些數(shù)值統(tǒng)稱為數(shù)據(jù)，后面擔(dān)到的數(shù)據(jù)都是指 這類除文本類以外的數(shù)值。 在 Excel 的單元格中，可以輸入兩種數(shù)據(jù)，即常量和公式。輸入常量的方法與輸入文本的方法相同，即選中要輸入數(shù)值的單元格后，直接輸入數(shù)值或在編輯中輸入數(shù)值，完成輸入后，再按 Enter 鍵即可。如果在單元格中直接輸入公式，需要以先輸入“ =”開始，然后再輸入公式內(nèi)容，最后按 Enter 鍵結(jié)束公式的輸成都航空職業(yè)技術(shù)學(xué)院 《 Excel 在會計中的應(yīng)用》 12 入，此時在單元格里就會看見公式的計算結(jié)果。 對于數(shù)據(jù)的輸入需要注意以下 3種情況： 在輸入分?jǐn)?shù)時，為了避免輸入的分?jǐn)?shù)視為日期，需要在輸入分?jǐn)?shù)之前先輸入“ 0”，再輸入一個空格，然后輸入分?jǐn)?shù)。例如要在單元 格 A4中輸入分?jǐn)?shù)“ 1/10”，先輸入“ 0”，再輸入一個空格，然后輸入“ 1/10”，最后按 Enter 鍵，其對比結(jié)果如圖 117 所示。 圖 117 分?jǐn)?shù)的輸入 【提示】 在 黙 認(rèn)情況下， Excel 會自動將數(shù)據(jù)沿單元格右側(cè)對齊