【文章內(nèi)容簡介】 理生意，從上午 11點以后 ，來往的游客逐漸多了，所以比爾聘請了一個小時工。小時工的工作時間 從上午 11 點到下午 4 點。如果生意實在太忙，比爾就會打電話讓他的妻子也過來幫忙。下午 4 點過后，比爾又是一個人一直工作到晚上 6 點最新企業(yè)細(xì)節(jié)化管理實務(wù)全書 12 關(guān)門。在冬天淡季的時候，他會酌情 減少小的工的工作時間；當(dāng)光臨商店的顧客增多時 ，比爾也會隨時對雇員的數(shù)量進(jìn)行調(diào)整。這樣，比爾一年節(jié)省了 15000 美元的雇傭費用。 你的公司是否存在這樣的部門，在淡季的時候可以暫時關(guān)閉，以減少值班人數(shù)，進(jìn)而減少薪資支出？ 你是否留意到：火車站在客流非高峰期時只留下兩個進(jìn)出口使用；健身中心里的咖啡廳在平常沒有生意時會關(guān)門謝客。這樣做既節(jié)省了人力，而且也節(jié)約了成 本。 除了將部分業(yè)務(wù)暫時關(guān)閉外，你還可以將一些服務(wù)合并到一個服務(wù)區(qū)。 很多公共游泳中心都采用了這個策略，并且 十分有效。通過周密的計劃和設(shè)計，經(jīng)營者把詢問處、交款區(qū)、咖啡館、休息廳和體育用品店都合到一個中心服務(wù)區(qū)。所以如果你想去游泳池里游泳、買一杯果汁、詢問有關(guān)游泳課的事宜或是想買一幅新的泳鏡，那么你只需要到同一個柜臺就能全部辦好。在淡季，只需要一個員工就可以做所有這些工作。很顯然，這樣做可以節(jié)省開支，并且可以節(jié)約出空間來開設(shè)其他的業(yè)務(wù)。 在你確定員工的人數(shù)之后，你應(yīng)該好好想想你的營業(yè)時間，是否可以縮短營業(yè)時 間而并不是影響你的營業(yè)額？ 七、讓你的顧客自己動手做 我們在第一章強調(diào)了自己動手做可以為公司節(jié)省成本，把這一理念用在顧客身上也同樣有效。 試著 把某些業(yè)務(wù) 變成自助形勢的，這樣不僅可以減少員工數(shù)量，并且還能提高效率。 “自己動手做”午餐吧（ Make Your Own）以自助的經(jīng)營理念 作為他們的成功之道。顧客先從餐柜上拿自己做三明治或沙拉。每次 20 位顧客可以根據(jù)自己的口味同時做。試想如果不是顧客自己做，那么需要清多少為員工來能滿足這樣的服務(wù)需求？讓顧客自助的策略可大幅度減少所需員工的數(shù)量。 科學(xué)技術(shù)的發(fā)展是我們越來 越離不開這些讓我們省錢的自助服務(wù)。 吉姆開車去火車站，他下車后先從自動售貨機買了一張停車票，然后他又從另一個自動售貨機買了一張火車票。之后他走到對應(yīng)的入口，將火車票塞進(jìn)一臺機器，這樣他就可以到火車站臺去了 。當(dāng)他在燈火車的時候，他往自動售貨機里投了幾個硬幣，一杯熱氣騰騰的卡發(fā)就出來了。然后他又投了幾個硬幣到另一臺自動售貨機，買了一份當(dāng)天的報紙，這樣他就可以在區(qū)公司的路上讀這份報紙了。沒有一個服務(wù)員，吉姆接受了五項服務(wù)。 許多公司都利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)來使企業(yè)運營更有效率且更具成本效益。從上面的例子可以看出，即使 是每天最簡單的事情都可以利用先進(jìn)的技術(shù)。當(dāng)然，引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)一定要考慮其可能帶來的一切后果。運用先進(jìn)技術(shù)節(jié)約成本的一些方法將在第七章中說明。 八、遠(yuǎn)程辦公 遠(yuǎn)程辦公室很多公司采用的一種節(jié)約人力成的策略。隨著技術(shù)的發(fā)展，遠(yuǎn)程辦公已成為可能。對于依賴電腦、互聯(lián)網(wǎng)、電話和傳真開展業(yè)務(wù)的工來說，遠(yuǎn)程辦公可以大大降低辦公室的租賃費用。 同時，遠(yuǎn)程辦公還可以提高工作效率，使員工因生病、有事，或者交通堵賽等造成的工作降低到最小。對于員工而言，他們則可以根據(jù)自己的實際情況安排工作時間，寬松的工作環(huán)境最新企業(yè)細(xì)節(jié)化管理實務(wù)全書 13 會讓他們覺得自由和自主。 阿曼達(dá)的財務(wù)咨詢公司采取的就是遠(yuǎn)程辦公，效果不錯。他的公司已共有 6 個財務(wù)咨詢師，阿曼達(dá)為他們配置了筆記本電腦 、上網(wǎng)設(shè)施和開傳真機，以便他們在家里可以辦公。每個星期有兩個上午大家要到公司開會，他們在阿曼達(dá)的辦公室里互相溝通工作的進(jìn)展并討論新的經(jīng)營策略。由于員工都是在家里辦公，這讓阿曼達(dá)省下了一大筆辦公室的租賃費用，它可以在一個有名氣的寫字樓里租一間較小的辦公室。寫字樓的名氣也使阿曼達(dá)的公司顯得更加體面。同時，阿曼達(dá)發(fā)現(xiàn)員工的工作效率也比以前有所提高，因為他們能夠在不影響個人生活的情況下，根據(jù)客戶的要求調(diào)整 工作時間。 九、提高員工的工作效率 企業(yè)員工的工作潛能是否已經(jīng) 充分發(fā)揮？看看你現(xiàn)在的經(jīng)營方式是否有利于提高員工的工作效率。 下面的幾條規(guī)定是我的朋友為其電話中心的員工制定的： 每個接線員每班必須完成 250 個界線任務(wù)； 每個接線員錄入員每班必須完成 400 個數(shù)據(jù)錄入； 每個銷售咨詢員每班必須接 50 個咨詢電話： 每個辦公室主任每天必須統(tǒng)計出當(dāng)天的營業(yè)額，并把新的客戶記錄錄入到數(shù)據(jù)庫中。 在招聘員工的時候 ，你就要把一些與其應(yīng)聘工作內(nèi)容有關(guān)的規(guī)定告訴應(yīng)聘者。 可能有時將日常工作具體量化不是一件容易的事情，不過 ，你還是可以制定以下一些特殊的規(guī)章制度。 1．統(tǒng)一著裝 你可以要求員工在上班的時候統(tǒng)一著裝，可以舊服裝的整齊性細(xì)節(jié)制定規(guī)章制度。 2．定期提交工作進(jìn)度總結(jié) 將工作進(jìn)度總結(jié)的提交時間納入到日常管理制度中。 3．制定客戶服務(wù)標(biāo)準(zhǔn) 許多公司制定了對客戶 的服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，例如在電話鈴響三次之內(nèi)接電話、以某種方式問候客戶，或者是在給定的時間內(nèi)送貨。 十、自己打掃衛(wèi)生 保持工作環(huán)境的干凈和整潔是必需的。但是，在請清潔工之前，不妨考慮以下方法，看看是否可以自己做清潔工作。 1．讓清潔成為每位員工的義務(wù) 看一看快餐店，他們 并不請專門的清潔工。每一個員工都幫忙擦桌子、拖地，而廚房的員工則負(fù)責(zé)保持廚房的衛(wèi)生。 2．帶頭做起 如果員工看到老板都挽起了袖子，他們也不會視而不見。 3．讓打掃衛(wèi)生變得有趣 最新企業(yè)細(xì)節(jié)化管理實務(wù)全書 14 你可以列一個值日表，安排員工輪流拖地和倒垃圾，或者可以“獎勵”那些在上周說錯話或者做錯事的員工，“獎品”就是讓他們拖地一周。 4．準(zhǔn)備足夠多的垃圾桶 很多公司滿地都是垃圾的主要原因是美元足夠的、隨手可及的垃圾桶。 5． 讓你的顧客也加入 我經(jīng)常去的一個室內(nèi)籃球場用了一個很特別的方法來節(jié)省他們的清潔費用。首先， 所有來玩的人都必須先在一個墊子上把鞋擦干凈，之后才能進(jìn)入籃球場。其次，在一隊人開始打籃球之前，他們先要用拖布把場地拖干凈 ，拖布就放在籃球場的邊上。沒有一個人抱怨，因為大家都知道這是為自己好 —— 誰也不愿意摔在一個骯臟的地板上。 加里開了一家小的銷售公司，他花了 40 美元買了一臺吸塵器，決定自己來打掃衛(wèi)生，以節(jié)省請清潔工的開支。每天早上上班時，當(dāng)早到公司的員工看到他在打掃衛(wèi)生時，他們就會主動要求讓他們來做，而且加里也很高興接受他們的要求。這件事很快就傳遍了整個辦公室，后來員工們自發(fā)地列了一個值日表。這樣，清潔工每 星期只需來打掃 3 次衛(wèi)生就可以了，每個月節(jié)省了 225 美元的清潔費用?，F(xiàn)在加里和他的員工們自己打掃衛(wèi)生，僅此一項，每年他節(jié)省了差不多 2700 美元的清潔費用。 十一、明確崗位說明書 公司的 所 有員工都 有崗位說明書馬？如果沒有，那么你應(yīng)該使大家人手一份。崗位說明書可以使員工清楚地了解他們應(yīng)該做什么，他們的工作職責(zé)是什么。一個好的崗位說明書 還應(yīng)該包括相關(guān)的規(guī)章制度。 十二、當(dāng)資金緊張時 有時候事情 并不像我們希望的那樣進(jìn)展順利。顧客不買商品、供貨商提高價格、競爭對手“霸占”了市場、市場不景氣等所有這些，都會使你的資金出現(xiàn) 短缺。在這種情況下，減少員工數(shù)量似乎是許多商家很自然的選擇。但是，一旦進(jìn)行裁員，必然會使剩下的員工人心惶惶，工作效率降低，這樣反而會給企業(yè)帶來負(fù)面影響。下面這些建議可以使企業(yè)在經(jīng)濟不景氣的時候受到較小的影響。 1．采取一周 4 天工作日 在生意不景氣的時候，工作 4 天總比失業(yè)好得多。你必須坐下來重新安排值班表，以保證公司在實施 4 天工作日的前提下仍然能夠提供客戶所需要的服務(wù)。 2．放假 讓員工放假享受他們本來就有的假期 3．員工離職后不要立即找人接替 不論生意好壞與否，員工都有可能跳槽。當(dāng)有人離職時，可以讓現(xiàn)在的員 工 接替離職員工的工作，或?qū)⒐ぷ鞣謹(jǐn)偨o其他員工。 4．減薪 在經(jīng)濟不景氣時，還可以考慮采取減薪來降低人力成本。雖然每個人都不希望這樣，但最新企業(yè)細(xì)節(jié)化管理實務(wù)全書 15 這總比大家一起失業(yè)要好，這也是許多公司慣用的方法。 5．結(jié)構(gòu)重組 在前文已經(jīng)提到，你可以仔細(xì)審視一下公司，看看哪些部門或業(yè)務(wù)可以關(guān)閉，或者調(diào)整營業(yè)時間，或者改變經(jīng)營方式。 6．對員工進(jìn)行再培訓(xùn) 尋找合適時機改變公司結(jié)構(gòu)，對部門員工進(jìn)行再培訓(xùn)，在公司內(nèi)部進(jìn)行輪崗。 第三節(jié) 充分利用外部資源 你的公司是否雇傭 了一些非業(yè)務(wù)員，例如會計師、律師等？雇傭全職員工做這些事情 的成本可能比外包出去還要多。 一、 利用外部 資源來節(jié)省人力成本 在很多情況下，利用外部資源來滿足公司的需要比雇傭 全職員工要省錢的多。其實很多公司已經(jīng)利用了外部資源，只是自己沒有注意到。我相信，任何成功的企業(yè)必然基于好的管理者和銷售人員，財務(wù)方面的工作完全可以外包給專業(yè)人士來做。與其辛辛苦苦平衡帳目，不如將這些時間用于考慮企業(yè)的營銷策略和發(fā)展方向。 利用外部資源還有利于減少一些物品的采購，從而節(jié)省開支。例如，詹尼利將公司的衛(wèi)生交于清潔公司負(fù)責(zé)，這不僅節(jié)省了他的時間，而且他不需要購買吸塵器、掃把、洗滌劑和 垃圾袋等，也不需要留出額外的空間來放置這些東西。 很多公司都可以通過利用外部資源來節(jié)省資金。 有一家直銷公司每星期都要給客戶寄送 1000 件產(chǎn)品。隨著生意越做越大，他們決定將產(chǎn)品的包裝和送貨的活交于一家快遞公司來做。這樣公司每件產(chǎn)品可以節(jié)省 50 分錢的包裝費和送貨費，一年就能節(jié)省大概 26000美元。不僅如此，以前用來儲藏和包裝貨物的空間夜空出來用于擴大銷售和市場部門。 在很多時候，外包可以讓企業(yè)在只有一個空殼的情況下開展業(yè)務(wù)，從而更有效地利用資金、空間和時間。 二、 聘請顧問 雖然聘 請外部顧問會增加成本，但這么做絕對有價值。好的顧問可以幫助你客觀審視企業(yè)情況。在聘請外部顧問時，請確保所聘請的顧問能提供你所不具備且也無法從別處獲得的經(jīng)驗和專業(yè)知識。 企業(yè)在聘請外部顧問時，不妨仔細(xì)參考以下建議： 聘請的顧問最好曾經(jīng)為其它同類企業(yè)服務(wù)過； 請確保只聘請擁有你需要的技能顧問； 努力讓所聘請的外部顧問融入你的工，能國和其他員工并肩作戰(zhàn)； 最新企業(yè)細(xì)節(jié)化管理實務(wù)全書 16 不要忘記落實顧問給予的建議 —— 花錢聘請顧問不是為了把那些報告放在書架上，而是要合理地利用他們； 不斷評估建議的實施效果。 三、學(xué)生助理 聯(lián)系當(dāng)?shù)?的高校尋求學(xué)生協(xié)助，可以節(jié)省不少的咨詢服務(wù)費。很多學(xué)生每學(xué)期都必須完成一定的社會實踐工作，或是完成一個與其所學(xué)專業(yè)相關(guān)的課題項目。學(xué)生藉此可以獲得實踐機會，而企業(yè)則可以花很少的錢甚至不花錢 就能得到熱心的兼職助理。 美工設(shè)計專業(yè)的學(xué)生可以為公司設(shè)計標(biāo)示語、信抬頭的印刷文字、公司名片和宣傳手冊； 計算機專業(yè)的學(xué)生可以為公司設(shè)計網(wǎng)頁或者進(jìn)行網(wǎng)站維護； 廣告著業(yè)的學(xué)生可以協(xié)助組織廣告宣傳活動； 財務(wù)專業(yè)的學(xué)生可以為你的小公司做帳目清單。 第四節(jié) 注意安全措施 忽視工作安全，不僅會給企業(yè)帶來 損失，也會給員工造成痛苦。 不要認(rèn)為只有在工廠和建筑工地才會發(fā)生安全事故。記住，要防患于未然。為了防止事故發(fā)生，企業(yè)每位員工都要采取相應(yīng)的安全措施 一、避免意外事故的發(fā)生 尋找 公司的安全隱患，并積極采取措施避免可能發(fā)生的意外事故。各部門員工都應(yīng)該列出可能發(fā)生的危險的不安全因素，然后公司統(tǒng)一對大家進(jìn)行培訓(xùn)，避免事故的發(fā)生。 以下是辦公室里可能發(fā)生的危險： 隱藏的危機 —— 電話線或電線沒有卷起或被蓋??；地毯或地磚沒有與地板貼合；通道上對了很多雜物。 電源插座負(fù)荷太重 —— 有太多的插頭插在同一個插座上。 電線磨 損 —— 磨損了的電線應(yīng)該被換掉。 搬運物品 —— 搬運物品時的姿勢及技巧都要正確。 儲存 —— 正確地標(biāo)示并儲存物品，尤其是重要的物品。 布安全的行為 —— 例如站在一個不穩(wěn)的椅子上換電燈泡等。 不衛(wèi)生的行為 —— 杯子與勺子沒有洗就放在那里、沒有定期處理辦公室的廢棄物等。 二、 制定安全綱要 如果企業(yè)未能采取適當(dāng)?shù)拇胧┍Ｗo員工的安全， 那么可能就會為此付出昂貴的代價。任何企業(yè)都應(yīng)該重視安全問題，并且制定具體的安全須知以及培訓(xùn)計劃，要讓員工普遍認(rèn)識到工作安全的重要性，并鼓勵大家共同營造安全的工作環(huán)境。以下是一些可以馬上實 施的策略： 定期召開工作安全會議，提醒員工注意安全問題； 最新企業(yè)細(xì)節(jié)化管理實務(wù)全書 17 任命一位安全管理員，負(fù)責(zé)落實安全行為規(guī)范的執(zhí)行、對新員工進(jìn)行安全培訓(xùn)等； 在工作場所張貼安全標(biāo)語，并給員工發(fā)放有關(guān)安全事宜的小冊子或電子郵件； 獎勵重視安全的員工。 企業(yè)應(yīng)該是每位員工十分清楚地了解所有潛在的危險，加強員工的安全意識，應(yīng)該讓每位員工對自己的所作所為負(fù)責(zé)，主動注意安全事宜。但是，不要讓員工因為安全綱要而喪失主動性。 三、 一些安全技巧 下面 這些因素有助于維護工作場所的安全。 1．舒適的辦公設(shè)施 有很多并不貴的辦公椅、電腦桌和鍵盤都 能達(dá)到健康、安全的標(biāo)準(zhǔn)， 這些辦公設(shè)施可以緩解員工的身體疲勞。同時，你還應(yīng)該鼓勵員工在工作休息時做做操，伸展一下四肢。 2．安全儲藏 確保所有物品都儲藏得當(dāng)，以避