【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 文件。文件管理員在補(bǔ)發(fā)文件時(shí)應(yīng)給予新的分發(fā)號(hào)，并說明丟失文件的分發(fā)號(hào)作廢。必要時(shí)，將丟失 文件分發(fā)號(hào)通知各部門，防止誤用。 文件更改 使用部門有對(duì)文件提出更改建議權(quán)，并把這種建議傳遞給文件歸口管理部門。歸口管理部門負(fù)責(zé)人經(jīng)研究確定需更改時(shí)填寫“文件更改審批表”，說明更改原因。 文件更改審核、批準(zhǔn)應(yīng)由原審批部門進(jìn)行，當(dāng)規(guī)定由其它部門審批時(shí)，審批部門應(yīng)獲得有關(guān)部門文件審批的背景材料，必要時(shí)，應(yīng)標(biāo)明文件的更改性質(zhì)。 文件更改批準(zhǔn)后，由文件歸口管理部門實(shí)施更改，在更改頁碼上注明更改標(biāo)記，將更改內(nèi)容填在文件的“更改控制記錄”中，或通過“文件更改通知單”或換頁等其他形式發(fā) 往使用部門，使用部門按要求實(shí)施更改。 文件經(jīng)過多次更改或需進(jìn)行大幅度修改時(shí)應(yīng)進(jìn)行換頁、換版。換版時(shí)，原版次受控文件由主控部門收回，原版次非受控文件不需要收回而自動(dòng)作廢。 作廢的受控文件由文件管理員按“文件發(fā)放登記表”收回并記錄，作廢文件加蓋“作廢”印章，文件管理員填寫“文件銷毀申請(qǐng)單”，文件管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后統(tǒng)一銷毀。需作資料保留的作廢文件，申請(qǐng)人填寫“文件 留用申請(qǐng)單”，經(jīng)文件管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由文件管理員加蓋“保留資料”印章，方可留用。 7 “文件更改審批表” 和“文件發(fā)放登記表”由 部門文件 管理人員復(fù)印一份報(bào)生產(chǎn)品質(zhì)處備案。 文件管理 文件歸口管理部門不定期檢查所控文件的使用情況，生產(chǎn)品質(zhì)處定期（內(nèi)審時(shí)）評(píng)審各類在用文件的適宜性、有效性，保證使用者手中的文件為有效版本。 文件的使用部門對(duì)所用文件要妥善保管，防止丟失，嚴(yán)禁隨便復(fù)印、復(fù)制、傳閱等。另外，上墻的文件，需按文件管理要求實(shí)施控制，并注明文件編號(hào)、發(fā)布日期和實(shí)施日期，標(biāo)注受控狀態(tài)，保證上墻文件為有效版本。 辦公室 是綜合管理體系文件管理的協(xié)助部門，確保批準(zhǔn)發(fā)布的行政文件內(nèi)容不 與綜合管理體系文件內(nèi)容相矛盾。 外培帶回的或以其他方式得到的有關(guān)法律、法規(guī)、產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)、檢驗(yàn)/檢測(cè)標(biāo)準(zhǔn)及顧客 /相關(guān)方提供的有關(guān)技術(shù)文件及相關(guān)資料應(yīng)至 辦公室 登記（經(jīng) 總經(jīng)理 簽字后的文件資料費(fèi)用，財(cái)務(wù)處方可報(bào)銷），并把與綜合管理體系有關(guān)的文件資料轉(zhuǎn)到生產(chǎn)品質(zhì)處。由 辦公室 按能夠識(shí)別或經(jīng)批準(zhǔn)的發(fā)放范圍統(tǒng)一發(fā)放。各部門無權(quán)使用未在 辦公室 備案的外來文件。外來文件不再重新編號(hào)，仍沿用已有的代號(hào)。 以合訂本形式發(fā)行的外來文件在本公司按外來資料實(shí)施控制。 生產(chǎn)品質(zhì)處通過雜志、培訓(xùn)、咨詢和與地方技術(shù)監(jiān) 督部門標(biāo)準(zhǔn)情報(bào)站聯(lián)系等方式及時(shí)跟蹤所用標(biāo)準(zhǔn)的最新修訂情況， 確定外來文件的有效版本；生產(chǎn)品質(zhì)處按《法律、法規(guī)和其它要求的獲取及 合規(guī)性評(píng)價(jià) 控制 程序》確定外來文件版本的有效性。 與綜合管理體系有關(guān)的“紅頭文件”為非受控文件，其編號(hào)沿用原發(fā)文時(shí)已用的編號(hào)；與綜合管理體系有關(guān)的“會(huì)議紀(jì)要”也為非受控文件，其編號(hào)按 C 層次文件的編號(hào)規(guī)定執(zhí)行。 文件使用部門管理員應(yīng)以適當(dāng)?shù)姆绞降怯浺严掳l(fā)的受控文件，并記 8 錄文件的版本、修訂狀態(tài)、發(fā)放范圍等信息，確保與現(xiàn)場(chǎng)文件修訂狀態(tài)一致。生產(chǎn)品質(zhì)處通過內(nèi)審或不定期檢查等方 式驗(yàn)證。 相關(guān)記錄 名稱 保存地點(diǎn) 保存期限 文 件編、審、批表 歸口管理部門 與文件有效期一致 文件發(fā)放登記表 歸口管理部門 與文件有效期一致 文件更改、審、批表 歸口管理部門 與文件有效期一致 文件更改通知單 文件使用部門 與文件有效期一致 文件銷毀申請(qǐng)單 歸口管理部門 三年 文件留用申請(qǐng)單 歸口管理部門 與文件留用期一致 文件查閱申請(qǐng)單 歸口管理部門 三年 文件更改控制記錄 頁碼 條款號(hào) 更改內(nèi)容 更改狀態(tài) 實(shí)施日期 批準(zhǔn)人 9 ***水泥有限公司 綜合管理體系程序文件 ***QESPSC02 法律、法規(guī)和其它要求的獲取 及 合規(guī)性評(píng)價(jià)控制程序 版 本 號(hào)： 第 2021A 版 編 制： 生產(chǎn)品質(zhì)處 審 核： 批 準(zhǔn)： 受控狀態(tài)： 受 控 發(fā) 放 號(hào)： 2021— 06— 25 發(fā)布 2021— 07— 01 實(shí)施 ***水泥有限公司發(fā)布 10 法律、法規(guī)和其它要求的獲取 及合規(guī)性評(píng)價(jià)控制程序 1 目的 建立獲取法律法規(guī)和其他要求的渠道，及時(shí)獲取與識(shí)別出適用于公司活動(dòng)、產(chǎn)品及服務(wù)中適用的法律法規(guī)和其他要求 ,保持更新。并對(duì)環(huán)保和職業(yè)健康安全法規(guī)的符合性（合規(guī)性，下同）進(jìn)行評(píng)價(jià)。 2 范圍 本程序適用于國(guó)家、地方、行業(yè)頒布的有關(guān)法律法規(guī)、條例、辦法、標(biāo)準(zhǔn)及其它要求的獲取、傳達(dá)和環(huán)保和職業(yè)健康安全法規(guī)和合規(guī)性評(píng)價(jià)。 3 職責(zé) 生產(chǎn) 品質(zhì)處是適用的 法律、法規(guī)與其它要求獲取、識(shí)別、更新與合規(guī)性評(píng)價(jià)的歸口管理部門 ，負(fù)責(zé)適用的 法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)和 其它要求的獲取、確定、跟蹤、更新、整理歸檔，并每年評(píng)價(jià)本公司對(duì) 法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)和其他要求的遵守情況；負(fù)責(zé)將適用 的 法律、法規(guī)與其它要求傳達(dá)到相關(guān)部門。 其余各單位負(fù)責(zé)本部門職責(zé)范圍內(nèi)有關(guān) 法律、法規(guī)與其它要求的收集，并傳遞至相關(guān)部門（或人員）。 4 程序內(nèi)容 法律法規(guī)和其他要求的范圍 a. 質(zhì)量方面涉及：綜合類法規(guī)、水泥產(chǎn)品相關(guān)法規(guī)、產(chǎn)品檢驗(yàn)相關(guān)法規(guī)、其他要求等。 b. 環(huán)境方面涉及：綜合類法 規(guī)、污染物排放類法規(guī)、能源資源節(jié)約及消耗相關(guān)法規(guī)、化學(xué)危險(xiǎn)品相關(guān)法規(guī)、消防相關(guān)法規(guī)、其他要求等。 c. 職業(yè)健康安全方面涉及：綜合類法規(guī)、工會(huì)相關(guān)法規(guī)、特種設(shè)備相關(guān)法規(guī)、特殊工種相關(guān)法規(guī)、個(gè)人防護(hù)用品相關(guān)法規(guī)、化學(xué)危險(xiǎn)品相關(guān)法規(guī)、消防相關(guān)法規(guī)、女工及未成年工勞動(dòng)保護(hù)相關(guān)法規(guī)、作業(yè)場(chǎng)所環(huán)境控制相關(guān)法規(guī)、其他要求等。 11 獲取 a. 生產(chǎn)品質(zhì)處應(yīng)通過與政府主管部門聯(lián)系、各種新聞媒介、互聯(lián)網(wǎng)、相關(guān)書店、本公司其他部門等渠道及時(shí)獲取相關(guān)信息，獲取本公司適用的法律法規(guī)和其他要求，并及時(shí)登入《法律法規(guī)和其他要求登記 表》。 生產(chǎn)品質(zhì)處 從本市安監(jiān)局、環(huán)保局獲取省、市等地方性安全環(huán)保法規(guī)和規(guī)定。 品質(zhì)處。 、 業(yè)務(wù)處 等部門將收集到的與環(huán)境有關(guān)的相關(guān)方、合同方要求及時(shí)傳遞至生產(chǎn)品質(zhì)處。 宣傳貫徹 a. 生產(chǎn)品質(zhì)處根據(jù)法律法規(guī)和其他要求在各部門的適用性，應(yīng)及時(shí) 將 重點(diǎn)法規(guī)按受控方式發(fā)至各相關(guān)部門。 b. 各部門應(yīng)通過內(nèi)部會(huì)議，如調(diào)度會(huì)、班組會(huì)或內(nèi)部學(xué)習(xí)等形式及時(shí)向職工傳達(dá)，并作好相關(guān)記錄。 c. 如果本部門存在應(yīng)重點(diǎn)控制的外 部相關(guān)方，主管部門要及時(shí)將相關(guān)內(nèi)容向其通報(bào)。 d. 需轉(zhuǎn)化為內(nèi)部文件（指依據(jù)外來文件制定或修改相關(guān)的內(nèi)部文件）時(shí)，由主管部門進(jìn)行轉(zhuǎn)化。 更新 當(dāng)法規(guī)發(fā)生變化時(shí)，如修改、換版等，應(yīng)及時(shí)獲取并組織進(jìn)行宣傳和貫徹。執(zhí)行本文件 條款。 生產(chǎn)品質(zhì)處 應(yīng)確定相關(guān)法律法規(guī)與其它要求是如何適用于本公司質(zhì)量、環(huán)境和職業(yè)健康安全有關(guān)活動(dòng)的。如：環(huán)境因素為廢氣排放類時(shí)，它適用的法律有《中華人民共和國(guó)大氣污染防治法》；法規(guī)有《中華人民共和國(guó)大氣污染防治實(shí)施細(xì)則》；排放標(biāo)準(zhǔn)有《鍋爐大氣污染物排放標(biāo)準(zhǔn)》、《大氣污染物 綜合排放標(biāo)準(zhǔn)》、《工業(yè)爐窯大氣污染物排放標(biāo)準(zhǔn)》、《大氣環(huán)境質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)》、及有關(guān)的地方排放標(biāo)準(zhǔn)和有關(guān)的其他要求。 12 在建立、實(shí)施和保持綜合管理體系過程中， 生產(chǎn)品質(zhì)處 應(yīng)確保充分考慮相應(yīng)的法律、法規(guī)和其他要求。 合規(guī)性評(píng)價(jià)（環(huán)境和職業(yè)健康安全體系要求） 生產(chǎn)品質(zhì)處應(yīng)于每年進(jìn)行 管理評(píng)審前，組織有關(guān)部門對(duì)法律法規(guī)及其他要求的符合性進(jìn)行評(píng)價(jià)，作好評(píng)價(jià)記錄，并將有關(guān)信息提交管理評(píng)審。 當(dāng)有新的法律法規(guī)和其他要求或相關(guān)的法律法規(guī)和其他要求發(fā)生更改時(shí) 生產(chǎn)品質(zhì)處 應(yīng)在一個(gè)月內(nèi)組織進(jìn)行合規(guī)性評(píng)價(jià) ，并填寫《合規(guī)性評(píng)價(jià)記錄》。 當(dāng)評(píng)價(jià)結(jié)論為不符合要求時(shí)， 生產(chǎn)品質(zhì)處 應(yīng)及時(shí)組織采取相應(yīng)的糾正措施或預(yù)防措施，具體按《糾正措施和預(yù)防措施控制程序》執(zhí)行。 5 相關(guān)文件 《文件控制程序》 《信息交流與 協(xié)商控制 程序》 《 糾正 措施和預(yù)防措施控制 程序》 6 記錄 名稱 保存地點(diǎn) 保存期 適用法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)及要求的有效版本清單 生產(chǎn)品質(zhì)處 三年 環(huán)境檢測(cè)報(bào)告 生產(chǎn)品質(zhì)處 三年 環(huán)境測(cè)量記錄 生產(chǎn)品質(zhì)處 三年 文件更改控制記錄 頁碼 條款號(hào) 更改內(nèi)容 更改狀態(tài) 實(shí)施日期 批準(zhǔn)人 13 ***水泥有限公司 綜合管理體系程序文件 ***QESPSC03 記錄控制程序 版 本 號(hào)： 第 2021A 版 編 制： 生產(chǎn)品質(zhì)處 審 核： 批 準(zhǔn)： 受控狀態(tài)： 受 控 發(fā) 放 號(hào)： 2021— 06— 25 發(fā)布 2021— 07— 01 實(shí)施 ***水泥有限公司發(fā)布 14 記錄控制程序 1 目的 通過對(duì)記錄的有效控制，為組織滿足要求的程度和管理體系的有效性提供客觀證據(jù)，并為有可追溯性要求的場(chǎng)合及采取預(yù)防和糾正措施時(shí)提供證據(jù)。 2 范圍 本程序適用于 公司 為達(dá)到滿足顧客要求和管理體系持續(xù)有效等所形成的有關(guān)記錄的管理活動(dòng)。 3 職責(zé) 生產(chǎn)品質(zhì)處是記錄的監(jiān)督管理部門，負(fù)責(zé)記錄的監(jiān)督管理和驗(yàn)證工作。各部門負(fù)責(zé)管理體系運(yùn)行中與本部門有關(guān)的記錄的形成、控制和管理。各部門記錄的管理職責(zé)如下： 生產(chǎn)品質(zhì)處負(fù)責(zé)管理評(píng)審、內(nèi)部審核、自我評(píng)價(jià)、糾正 /預(yù)防措施、文件 控制、產(chǎn)品檢驗(yàn)與驗(yàn)證、不合格品管理及儀器校驗(yàn)、安全、環(huán)保等有關(guān)記錄的標(biāo)識(shí)、貯存、保護(hù)、檢索、保存和處置。 辦公室 負(fù)責(zé)與外來勞務(wù)、員工培訓(xùn)、績(jī)效考評(píng)、信息溝通、等過程中產(chǎn)生的有關(guān)記錄及需長(zhǎng)期保存的檔案的標(biāo)識(shí)、貯存、保護(hù)、檢索、保存和處置。 供應(yīng)處負(fù)責(zé)與物資采購(gòu)等過程中產(chǎn)生的有關(guān)記錄及需長(zhǎng)期保存的檔案的標(biāo)識(shí)、貯存、保護(hù)、檢索、保存和處置。 各 分廠 負(fù)責(zé)設(shè)備運(yùn)行中的巡檢、操作運(yùn)行、生產(chǎn)運(yùn)行分析、報(bào)表、生產(chǎn)成本控制等記錄的標(biāo)識(shí)、貯存、保護(hù)、檢索、保存和處置。 財(cái)務(wù)處負(fù)責(zé)與財(cái)務(wù)管理、預(yù)算管理有關(guān) 的記錄的標(biāo)識(shí)、貯存、保護(hù)、 15 檢索、保存和處置。 設(shè)備保全處負(fù)責(zé) 與招議標(biāo)、設(shè)備檢修、維護(hù)保養(yǎng)、設(shè)備改造、設(shè)備事故分析、 監(jiān)視和測(cè)量設(shè)備的檢定校準(zhǔn)記錄及與能源、電氣等有關(guān)的質(zhì)量記錄的標(biāo)識(shí)、貯存、保護(hù)、檢索、保存和處置。 與市場(chǎng)信息、合同評(píng)審、服務(wù)、顧客意見及顧客滿意度信息等有關(guān)的記錄由營(yíng)銷中心負(fù)責(zé)標(biāo)識(shí)、貯存、保護(hù)、檢索、保存和處置。 4 程序 依據(jù)“ 3 職責(zé)”中要求，各部門主管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)指定一名專職或兼職的人員負(fù)責(zé)本部門記錄的控制管理工作。 標(biāo)識(shí) 各部門使用的記錄、表格及報(bào)告形式要合理、規(guī)范，新 制定或更改時(shí)由使用部門提出書面樣式經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)審批后，報(bào)生產(chǎn)品質(zhì)處備案。 所有空白記錄在發(fā)放時(shí)，管理人員需進(jìn)行編號(hào)并填寫《記錄發(fā)放 /收集表》。編號(hào)寫在記錄本封面的左上角，記錄本封面中部寫明記錄名稱，右下角注明該記錄的啟用日期，收回時(shí)填上終止日期。 記錄編號(hào)按以下規(guī)則進(jìn)行： QESR/□□□ — □□□ 記錄序號(hào) 歸口管理部門代號(hào) 注 :“歸口管理部門代號(hào) ” 見《文件控制程序》 收集 所有記錄應(yīng)由部門記錄管理人員定期收集 ,統(tǒng)一保管。 用記錄本做記錄的大部分崗位 ,采取用完后以舊換新的方式上交 16 部門記錄管理人員。 每日以單張記錄的崗位 ,由部門管理員于次日九時(shí)到崗位收集 ,分月份裝訂成冊(cè) ,封面標(biāo)識(shí)按 條款執(zhí)行。 其余記錄 ,部門管理人員可按月或按季收集、匯總。 管理員認(rèn)真檢查收集的記錄 ,不規(guī)范之處及時(shí)整改 ,確保記錄的清晰、規(guī)范、完整。需合訂造冊(cè)的 ,合訂本首頁 (或封面 )標(biāo)識(shí)按 條款執(zhí)行。 貯存和保護(hù) 記錄應(yīng) 貯存在木柜、鐵柜等保管設(shè)施中，保管設(shè)施要安全，以防丟失。貯存環(huán)境應(yīng)清潔、干燥，防止因蟲、火、潮濕等情況引起的損壞、變質(zhì)。 在用記錄由記錄人負(fù)責(zé)保管，收集歸檔的記錄由管理人員負(fù)責(zé)保管。管理員要不定期地檢查在用和歸檔的記錄的保存情況，防止受損。 記錄作為體系有效運(yùn)行的證據(jù)，其他部門或不相干人員不得隨便查閱。如確需查閱時(shí)，應(yīng)征得被查閱部門領(lǐng)導(dǎo)的同意并填寫“記錄查閱登記表”。查閱只能在指定地點(diǎn)查閱，外部人員查閱的內(nèi)容必須是與合同要求有關(guān)的內(nèi)容。記錄閱完歸還時(shí)，管理人員必須詳細(xì)清點(diǎn)，核對(duì)無誤后收回 歸檔；若發(fā)現(xiàn)涂改、缺損等現(xiàn)象時(shí)，及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并追究責(zé)任，嚴(yán)肅處理。 保存期 記錄一般保存三年，具體由各記錄管理部門根據(jù)記錄的關(guān)鍵性、重要性、一般性等程度規(guī)定出每種記錄的保存期。若合同規(guī)定，應(yīng)執(zhí)行合同規(guī)定的期限。檔案法規(guī)定保存期的記錄，按檔案管理的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。 檢索和處置 17 需長(zhǎng)期保存或按檔案管理規(guī)定應(yīng)歸檔保管的記錄，由 辦公室 在記錄歸檔清單中列出，于每年年底由 辦公室 組織統(tǒng)一立卷，給定記錄檢索號(hào)。各部門管理員于次年二月十日前將整理好的卷宗上交 辦公室 ，并辦理交接手續(xù)，填寫“交接記錄”。 不需歸檔保管的記錄按原記錄編號(hào)保存于部門管理員處。 超過保存期限的記錄，由部門管理人員填寫“記錄銷毀清單”，經(jīng)本部門領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)，生產(chǎn)品質(zhì)處審核，管理者代表批準(zhǔn)后統(tǒng)一銷毀。 需作資料保留的過期記錄，申請(qǐng)人填寫“記錄留用申請(qǐng)單”經(jīng)記錄管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由生產(chǎn)品質(zhì)處加蓋“保留資料”印章后方可留用。 “記錄銷毀清單”和“記錄留用申請(qǐng)單”由部門管理員復(fù)印一份后交生產(chǎn)品質(zhì)處備案。 驗(yàn)證 各部門負(fù)責(zé)人對(duì)本單位記錄的使用情況實(shí)施日常檢查，對(duì)不符合要求的及時(shí)改進(jìn)。生產(chǎn)品質(zhì)處通過 內(nèi)審及不定期檢查等方式進(jìn)一步監(jiān)督、檢查各部門記錄的管理情況，必要時(shí)提出改進(jìn)要求。 來自供方、相關(guān)方、合同方的記錄構(gòu)成本公司記錄的一部分，由 辦公室 及相關(guān)部門按本程序要求管理。 5 質(zhì)量記錄 名稱 保存部門 保存期限 記錄發(fā)放 /收集表 發(fā)放部門 一年 記錄查閱登記表 記錄保存部門 三年 記錄交接記錄 使用部門、檔案室 長(zhǎng)期 記錄銷毀 /留用清單 使用部門 三年 記錄歸檔清單 檔案室 三年 6 相關(guān)文件 18 《文件控制程序》 7 文件更改控制記錄 頁碼 條款號(hào) 更改內(nèi)容 更改狀態(tài) 實(shí)施日期 批準(zhǔn)人 19 ***水泥有限公司 綜合管理體系程序文件 ***QESPSC04 方針、目標(biāo)、指標(biāo) 及管理方案 控制程序 版 本 號(hào)： 第 2021A 版 編 制： 生產(chǎn)品質(zhì)處 審 核： 批 準(zhǔn)： 受控狀態(tài)： 受 控 發(fā) 放 號(hào)： 2021— 06— 25 發(fā)布 2021— 07— 01 實(shí)施 ***水泥有限公司發(fā)布 20 方針、目標(biāo)、指標(biāo) 及 管理方案 控制程序 1 目的 合理制定并有效管理 ***水泥有限公司及各部門的 管理方針 、目標(biāo)、指標(biāo)及管理方案，確保方針、目標(biāo)、指標(biāo)及管理方案的實(shí)現(xiàn)。 2 范圍 適用于 ***水泥有限公司以及各部門 管理方針 、目標(biāo)、指標(biāo)及 管理方案的制定、檢查、評(píng)審和修訂。 3 相關(guān)文件