【文章內(nèi)容簡介】 跟蹤各部門業(yè)務(wù)的進(jìn)展，并且與各部門保持良好的合作關(guān)系。反過來說，行政部門在通過增強(qiáng)企業(yè)管理職能而深入了各部門工作之后，也就能把行政工作做得更好。比如說，由于深入了各部門的業(yè)務(wù)，對于各部門人員的工作表現(xiàn)和工作能力就會了解得更多、更深入，這對搞好人員考核和任用顯然有很大助益；再如，行政管理人員在深入業(yè)務(wù)中可以從企業(yè)管理的角度為各部門出謀劃策、做好上下溝通和跨部門協(xié)調(diào)等等，就能解決各部門自身難以解決的一些問題，甚至起到公司高層領(lǐng)導(dǎo)都難以起到的作用；等等。這一切，顯然都有利于搞好行政部門自身與各部門的協(xié)調(diào)，改善雙方的關(guān)系，改善行政部門的形象。一)總則第一條為加強(qiáng)公司行政事務(wù)管理，理順公司內(nèi)部關(guān)系，使各項管理標(biāo)準(zhǔn)化、制度化，提高辦事效率，特制定本規(guī)定。第二條本規(guī)定所指行政事務(wù)包括檔案管理、印鑒管理、公文打印管理、辦公及勞保用品管理、庫房管理、報刊及郵發(fā)管理等。(二)檔案管理第三條 歸檔范圍：公司的規(guī)劃、計劃、統(tǒng)計資料、科學(xué)技術(shù)、財務(wù)審計、勞動工資、經(jīng)營情況、人事檔案、會議記錄、決議、決定、委任書、協(xié)議、合同、項目方案、通告、通知等具有參考價值的文件材料。第四條檔案管理要指定專人負(fù)責(zé)，明確責(zé)任，保證原始資料及單據(jù)齊全完整，密級檔案必須保證安全。第五條 檔案的借閱與索取：、副總經(jīng)理、總經(jīng)理辦公室主任借閱非密級檔案可通過檔案管理人員辦理借閱手續(xù)，直接提檔； ，要經(jīng)主管副總經(jīng)理批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)；，保持整潔，嚴(yán)禁涂改，注意安全和保密，嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失，如確屬工作需要摘錄和復(fù)制，凡屬密級檔案，必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可摘錄和復(fù)制，一般內(nèi)部檔原因總經(jīng)理辦公室主任批準(zhǔn)方可摘錄和復(fù)制。第六條 檔案的銷毀：；，凡屬密級檔案須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可銷毀，一般內(nèi)部檔案，須經(jīng)公司辦公室主任批準(zhǔn)后方可銷毀。檔案人員要認(rèn)真填寫、編制銷毀清單，由專人監(jiān)督銷毀。(三)印鑒管理第七條公司印鑒由總經(jīng)理辦公室主任負(fù)責(zé)保管。第八條公司印鑒的使用一律由主管副總經(jīng)理簽字許可后管理印鑒人方可蓋章，如違反此項規(guī)定造成的后果由直接責(zé)任人員負(fù)責(zé)。第九條公司所有需要蓋印鑒的介紹信、說明及對外開出的任何公文，應(yīng)統(tǒng)一編號登記，以備查詢，存檔。第十條公司一般不允許開具空白介紹信，證明如因工作需要或其它特殊情況確需開具時，必須經(jīng)主管副總經(jīng)理簽字批條方可開出，持空白介紹信外出工作回來必須向公司匯報其介紹信的用途，未使用的必須交回。第十一條蓋章后出現(xiàn)的意外情況由批準(zhǔn)人負(fù)責(zé)。第十四條公司各部、室所有打印公文、文件，必須一式三份，交總經(jīng)理辦公室留底存檔。(五)辦公及勞保用品的管理 第十五條 辦公用品的購發(fā)：，各部、室負(fù)責(zé)人將該部門所需要的辦公用品制定計劃提交總經(jīng)理辦公室；；經(jīng)主管副總經(jīng)理審批后負(fù)責(zé)將辦公用品購回，根據(jù)實際工作需要有計劃的分發(fā)給各個部、室。由部室主任簽字領(lǐng)回；，若還需用其它用品的須經(jīng)總經(jīng)理辦公室主任批準(zhǔn)方可領(lǐng)用；，辦公室根據(jù)部室負(fù)責(zé)人提供的名單和用品清單，負(fù)責(zé)為其配齊，以保證新聘人員的正常工作；、品種對路、量足質(zhì)優(yōu)、庫存合理、開支適當(dāng)、用品保管好； ，辦好入庫、出庫手續(xù)。出庫一定要由領(lǐng)取人員簽字；、清潔、注意安全、防火、防盜、嚴(yán)格按照規(guī)章制度辦事，不允許非工作人員進(jìn)入庫房。第二十三條庫房內(nèi)嚴(yán)禁吸煙，禁止無關(guān)工作人員入內(nèi)，庫內(nèi)必須配備消防設(shè)施，做到防火、防盜、防潮。(八)附則第二十七條公司辦公室負(fù)責(zé)為各部室郵發(fā)信件、郵件。(一)私人信件，一律實行自費，貼足郵票，交辦公室或自己送往郵局。(二)所有公發(fā)信件、郵件一律不封口，由收發(fā)員登記，統(tǒng)一封口，負(fù)責(zé)寄發(fā)；(三)控制各類掛號信凡因公需掛號者，須經(jīng)各部室主任批準(zhǔn)，總經(jīng)理辦公室登記后方可郵發(fā)。第二十八條本規(guī)定如有未盡事宜或隨著公司的發(fā)展有些條款不適應(yīng)工作需要的，各部門可提出修改意見交總經(jīng)理辦公室研究并提請總經(jīng)理批復(fù)。第二十九條本規(guī)定解釋權(quán)歸總經(jīng)理辦公室。第三十條 本規(guī)定從發(fā)布之日起生效。2外商投資企業(yè)文件材料的歸檔范圍對于舉辦一個具有相當(dāng)規(guī)模會議的組織者來說，如何讓眾多的會議參與者在每一個環(huán)節(jié)諸如簽到、開會、餐飲、娛樂、學(xué)習(xí)、交流等項目中得到他們想得到的東西，同時又能關(guān)注到與會者一些意想不到的情況，比如突發(fā)的疾病、家庭危機(jī)或其他個人麻煩等。此外，還要解決隨時都有可能發(fā)生的諸如發(fā)言人沒有及時到場、惡劣的天氣或音響設(shè)備失誤等突發(fā)事件呢？作為一個專業(yè)的會議管理公司，我們提出以下一些建議供您參考。一、確立明確的目標(biāo)對任何一個商業(yè)公司而言，要想讓會議開得有價值，必須要有一個明確的目的。通過會議獲取所需，提供給與會者相應(yīng)的價值，并且能回報投資。二、完善信息的采集與分析信息的收集極為重要，這其中包括了解客戶的需求（細(xì)節(jié)請看流程中附錄客戶需求分析單）、了解會議的出席者、了解媒體、了解預(yù)算、分析自己的不足等。三、追求不斷的創(chuàng)新每一次會議都是對創(chuàng)新能力的挑戰(zhàn)，無論在內(nèi)容或形式上，不斷的創(chuàng)新能使每一次會議都充滿激情與樂趣。四、制定周密的計劃無論是甘特圖還是進(jìn)度表，一個周密的計劃必須包括會議里所有的細(xì)節(jié)，另外，保證定期的追蹤可以避免一個周密的計劃成為項目經(jīng)理墻壁上的裝飾。五、實施嚴(yán)格的現(xiàn)場管理在進(jìn)行現(xiàn)場管理時，一定要嚴(yán)格地對照計劃表上的事項進(jìn)行操作，任何疏漏都會導(dǎo)致會議的失敗。此外，現(xiàn)場負(fù)責(zé)人需要有隨機(jī)應(yīng)變的能力（參見14條）六、結(jié)束與細(xì)致的總結(jié)成功的會議需要有創(chuàng)造性的規(guī)劃；積極的談判和交流的技巧；規(guī)范的操作和財務(wù)管理；優(yōu)秀的包裝和系統(tǒng)的反饋。在會議結(jié)束后總結(jié)一下你提供了多少價值？什么是你公司的投資收益？與會者明年還會參加你的會議嗎？將這些答案匯總起來，應(yīng)用于下一次的會議計劃。八、了解會議涉及的行業(yè)為了提供成功的會議管理，組織者必須了解會議所涉及的行業(yè)，專業(yè)術(shù)語和行業(yè)整體趨勢等方面的內(nèi)容。九、不要為了省小錢而在大事情上糊涂保證合作的供應(yīng)商提供高品質(zhì)的服務(wù)，千萬不要為了省點小錢而犧牲了會議的品質(zhì)，到最后損失最大的還是你自己。十、記住、顧客永遠(yuǎn)是第一你的聽眾是你的顧客，他們會付帳給你，因此他們必須要感受和接受到價值，他們必須要體會到此次會議的重要性。如果你覺得有什么事比顧客更重要，請記住：顧客永遠(yuǎn)是第一重要的！十一、合理控制預(yù)算要學(xué)會分析并合理地使用預(yù)算。額外花費的錢應(yīng)該首先使與會者收益。十二、最大限度地使用技術(shù)技術(shù)能給你很多幫助，自始至終地盡可能多使用技術(shù)，使得顧客和工作人員都能很輕松地運用技術(shù)，但是，必須記住不可用技術(shù)代替人與人之間的交流。（技術(shù)的運用參看“多媒體會議包裝”）十三、清晰而明確的溝通清晰而明確的交流是整個項目成功的關(guān)鍵。想象你是一個與會者，不了解內(nèi)部的計劃、程序或是后備工作，如何在最短的時間內(nèi)了解這一切呢？十四、成熟的危機(jī)管理針對不可預(yù)見的問題與可能的場景危機(jī)，必須準(zhǔn)備好解決方案，將最壞的結(jié)果羅列出來，然后逐一提出解決方案。十五、提供足夠的價值為了滿足與會者的需求，一個會議項目應(yīng)該能提供給聽眾有用的價值，無論是教育還是培訓(xùn)抑或是新產(chǎn)品發(fā)布會或經(jīng)銷商會議內(nèi)容是關(guān)鍵，充實的內(nèi)容將使價值在會議中得以體現(xiàn)。數(shù)學(xué)家華羅庚說過：“成功的人無一不是利用時間的能手！”實際上，只要扎扎實實地用好每一分鐘，幾乎不可能不能成才、有所作為、享受美好的生活及健康長壽。有些人一生都沒有利用好時間，有些人只是利用好了青春，有些人只是利用了一生中的幾年，一流人才在盡量利用好每一天，而高手們在盡量利用好每一分鐘乃至每一秒鐘?？v觀高級人才的行為，很少有浪費時間的行為，他們的成功實質(zhì)上時間利用上的成功。充分利用時間，實質(zhì)上就是以較少的時間做較多的事情。辦每件事都要考慮節(jié)約時間的問題。有些事情不能節(jié)約時間，為了保險還要投入較多的時間。例如，試驗新的水稻品種，要經(jīng)過一定時間的試驗成功之后，才能全面推廣。如果急于推廣，有時會造成很大的損失。充分利用時間是一個永恒的問題，人類利用時間的能力在不斷進(jìn)步。如何充分利用時間呢？一、以較小的時間單位辦事。這樣有利于充分安排和利用每一點點時間，一時節(jié)約的時間和精力或許不多，但長期積累，可節(jié)約大量的時間。許多科學(xué)家、企業(yè)家、政治家辦事常以小時、分鐘為單位，而一般人常以天為時間單位。美國人辦事常以小時、分鐘為單位來計算，而我們辦事常以一天、一周為單位來計算?？梢?，我們的時間觀念遠(yuǎn)遠(yuǎn)比不上美國人，因而急需改進(jìn)。猶太人把時間視作金錢，常以1分鐘得到多少錢的概念來工作。猶太老板請員工做事，工薪是以小時計算的。猶太人會見客人，十分注意恪守時間，絕不拖延。客人來訪，必須要預(yù)約時間，否則要吃閉門羹。猶太人對于突然來客是十分討厭的，如果是做生意，可能會導(dǎo)致失敗。二、多限時。人的心理很微妙，一旦知道時間很充足，注意力就會下降，效率也會跟著降低；一旦知道必須在什么時間里完成某事，就會自覺努力，使得效率大大提高。人的潛力是很大的，多限制時間通常不會影響心身健康，卻可大大提高辦事效率，何樂而不為呢？大科學(xué)家愛因斯坦成才途徑是艱難的。對他而言，根本就談不上什么科學(xué)研究條件。大學(xué)畢業(yè)后，盡管他想當(dāng)一名物理學(xué)家，由于是猶太人，他才當(dāng)上一個郵政局的小職員。但艱難的生活并沒有動搖他攀登科學(xué)高峰的決心。他將一天8小時的工作有4小時內(nèi)干完。其余的時間用來進(jìn)行學(xué)習(xí)和研究。對多數(shù)事情而言，既可在較長的時間里做完，也可在較短的時間里做完，彈性相當(dāng)大。多限制時間有助于減少辦事時間，從而達(dá)到充分利用時間的目的。一件事情8小時可以做完，如果只給4小時，也可以想辦法完成。例如，開會最好限制時間，并提前告訴參加會議者需要多長時間，這樣既讓他們好安排時間，又利于減少開會時間。又如，約見朋友時，先說明自己想要多少時間交談，有了這個限制，大家就會認(rèn)真交談及直奔主題，避免了無謂的聊天，使得交談的效率大大提高。再如，有事與他人協(xié)商時，不妨請對方在指定的時間內(nèi)答復(fù)，以免浪費時間。比如說：“這件事你考慮一下，下午打個電話答復(fù)我，好嗎？”一般不要說：“你想好了，打個電話給我?！狈駝t，對方很可能會拖延較長時間，而你卻一直地等，既浪費時間，又讓人厭煩，不可取。三、平常要充分利用時間，關(guān)鍵時刻要搶時間。如果搶時間的能力差，就很容易在關(guān)鍵時刻失敗，因此，每個人都要掌握好搶時間的技術(shù)。四、采用先進(jìn)的工具和技術(shù)節(jié)約時間。這樣一時節(jié)約的時間或許不多，但長期積累則很多。假如一生都盡量采用較先進(jìn)的工具和技術(shù)，往往可以取得成功。盡管使用先進(jìn)的工具和技術(shù)可能要花不小的代價，但與長期積累所節(jié)約的時間相比，往往是值得的。電腦是人類的好助手，花一些時間精通電腦很有好處。隨身攜帶一個筆記本電腦，乘飛機(jī)、坐汽車、坐火車都可以學(xué)習(xí)、工作和娛樂。五、把自己的時間安排得滿滿的，從而促使自己努力。這是充分利用時間的最好辦法。假如給自己安排的事情不多，那么，無論如何認(rèn)真，時間還是沒有被充分利用。把自己一生要做的事情都安排得滿滿的，比如一生準(zhǔn)備干多少事業(yè)，把自己的時間安排得滿滿的，從而促使自己勤奮。這一時對充分利用時間或許不很有利，但一生積累，的確非常有益。六、優(yōu)先辦理重要的事情。所做的事情越有意義，時間的利用率就越高，反之，時間的利用率就越低。如果把大部分時間用在鎖碎的事情上，那是非常不應(yīng)該的。七、投入最多的時間發(fā)揮自己的特長。發(fā)揮特長有助于個人發(fā)展，因此，應(yīng)投入較多的時間發(fā)揮特長。投入于特長的時間越多，對個人的發(fā)展越有利，一生的時間利用率也就越高。八、通過合作節(jié)約時間。對于一件事，可分割成幾個較小的部分，自己只做其中一部分，其它部分讓別人去做。這樣可為自己節(jié)約很多時間。比如，將部分工作（特別是煩瑣事務(wù)）分給下屬去做；請咨詢公司收集有關(guān)信息。與人協(xié)作時，最好找效率不低于自己的人作伙伴；對比自己更重要的人，要配合他的時間。有些事情自己無法親自去做，可請他人協(xié)助。個人的力量是有限的，要充分利用時間，就要盡量利用別人的力量，讓別人的時間為自己的時間。例如，工人的工作時間都由企業(yè)家管理，一個優(yōu)秀的企業(yè)家，無不把這筆時間當(dāng)做自己的時間而好好利用。九、一心多用。邊吃飯，邊聽新聞、音樂；邊看電視，邊交談；邊看書，邊交談；邊吃飯，邊交談；邊打乒乓球，邊交談。在刷牙、洗臉、刮胡子、穿著打扮時，可讓自己放松、放松。高級人才都有一心多用的愿望，長期如此，也就在不知不覺之中形成了習(xí)慣，這對于充分利用時間非常有益。大多數(shù)日本人無法接受無所作為的消遣方式，并把無所事事的消遣看作是痛苦的事情，因此，他們即使是在旅游、度假，也會安排一些有意義的事情，以達(dá)到邊玩、邊學(xué)習(xí)或邊工作的目的。這樣一時利用的時間資源或許不多，但一代人所爭取的時間資源將很多，代代相傳，對于民族發(fā)展將萬分有利。十、給自己找更多的事情做。沒事做或沒有較多的事情做，是很多人沒有充分利用時間的主要原因。不斷進(jìn)取，樹立較大的目標(biāo)，是使自己有更多的事情做的最好辦法。個人的潛力是很大的，而大部分人只用到潛力的很小部分。假如讓自己一天做一件事情，可以度過每一天；如果讓自己一天做兩件事情，也可以度過每一天。如果你讓自己一天做10件事，你也可以想辦法完成它。十一、利用間斷時間。比如看電視時，人們通常只留意其精彩的內(nèi)容，因此，通過多換臺可以得到更多精彩的內(nèi)容。邊看電視邊做其它事情，電視內(nèi)容精彩時，就看一看，反之，就做事。在公文包里放一本好書，有空就拿出來看一看，工作中間沒事時可拿出來看；在飯店里等吃飯時看一看……十二、利用零碎時間。利用好零碎時間并不難，但最容易為人們所突視。超級人才與一般人才的區(qū)別主要在于他們善于利用零碎時間，盡管一時的區(qū)別并不大，但長期積累，差距就產(chǎn)生了。例如坐地鐵、坐火車時，讀份報紙或構(gòu)思一個文件，或者好好地自我放松一下（比如閉目養(yǎng)神）。在等待的時間里，可考慮發(fā)展計劃、讀幾頁書、看看報紙、處理一些瑣事、運動或放松一下。比如，帶上一個小問題在吃飯排隊時思考；交給上司遞方案往往要坐著等待他答復(fù)，可思考與此方案有關(guān)而尚未完成的問題。一個不善于利用零碎時間的人，不可能成為世界級人才。善于利用瑣碎時間，一時得利或許不大，但長期積累，是非常有益