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正文內(nèi)容

秘書文書與檔案管理推薦(編輯修改稿)

2024-11-16 01:21 本頁面
 

【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 映調(diào)查研究所獲得的信息與結(jié)論的一種實(shí)用性文體。18.司法文書是指案件當(dāng)事人或參與人,為要求司法機(jī)關(guān)按照法律程序、運(yùn)用有關(guān)的法律條文有效的保護(hù)自身合法權(quán)益而制定的文書。19.人事文書是指各級(jí)機(jī)關(guān)在干部人事管理工作中形成的,反映個(gè)人自然情況、社會(huì)經(jīng)歷和思想品德、業(yè)務(wù)工作情況等各種材料的總稱。20.會(huì)計(jì)文書是本機(jī)關(guān)單位在經(jīng)濟(jì)活動(dòng)和財(cái)務(wù)收支過程中,進(jìn)行會(huì)計(jì)核算所形成的各種材料的總稱。21.主題又稱主題思想,通常是指文章中所反映的中心思想,即文章所表達(dá)的全部?jī)?nèi)容中那個(gè)貫穿全篇最基本、最主要的思想。22.結(jié)構(gòu)在這里指的是一篇文書的內(nèi)部構(gòu)造,及文書內(nèi)容的組織和安排。23.文書語言文書語言即實(shí)用性文體語言,它是用于社會(huì)活動(dòng)、具有實(shí)用文特點(diǎn)、反映社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的規(guī)范化的語言體系。24.簽發(fā)是機(jī)關(guān)單位主管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)已經(jīng)審核的文稿進(jìn)行最后的審定后,在發(fā)文稿紙上簽署批準(zhǔn)發(fā)文,并簽注自己姓名和日期的環(huán)節(jié)。25.用印是指在需要用印的文件上蓋上發(fā)文機(jī)關(guān)的印章的程序。用印是文件生效的標(biāo)志,因此需要用印的文件只有加蓋了發(fā)文機(jī)關(guān)印章之后才能生效。26.?dāng)M辦是對(duì)需要辦理和答復(fù)的收文提出的初步辦理意見,以供領(lǐng)導(dǎo)批辦時(shí)。27.承辦就是遵照領(lǐng)導(dǎo)人對(duì)文件的批辦意見,根據(jù)來文內(nèi)容和要求,由有關(guān)職能部門或個(gè)人承接辦理來文并予以貫徹落實(shí)的工作程序。28.查辦是指按照文件辦理時(shí)限,秘書部門對(duì)承辦工作進(jìn)行檢查與催眠,防止文件處理的漏辦和延誤。29.檔案保管期限表就是用表冊(cè)的形式列舉檔案來源、內(nèi)容和形式 并指明保管期限的指導(dǎo)性、標(biāo)準(zhǔn)性文件,它是檔案館、檔案室鑒定檔案的價(jià)值、確定檔案保管期限的依據(jù)。30.檔案分類方案就是標(biāo)列各個(gè)類目名稱,標(biāo)示全宗內(nèi)檔案分類體系的綱要。具體而言,就是在分類之前,須先確定分類的級(jí)次,以及每一級(jí)采用什麼樣的分類方法或每一級(jí)的主要內(nèi)容,然后把各個(gè)類目的名稱一一列舉出來,形成一個(gè)大綱。31.全宗是指一個(gè)具有社會(huì)獨(dú)立性的組織或個(gè)人在其社會(huì)實(shí)踐中所形成的全部檔案。32.檔案鑒定工作指導(dǎo)思想是:——是對(duì)檔案的內(nèi)容和形式特征進(jìn)行分析、選擇、和記錄的過程。賦予其分類標(biāo)識(shí)的過程,稱為分類標(biāo)引。賦予其主題標(biāo)識(shí)的過程,稱為主題標(biāo)引。表格式著錄格式直觀,易于掌握,用計(jì)算機(jī)著錄一般都用表格式?!且责^(室)藏為主要對(duì)象,滿足社會(huì)利用檔案的需要為主要目的,在研究檔案內(nèi)容的基礎(chǔ)上,編輯史料,編寫檔案參考資料,并參加編史修志一集撰寫專門著述的一項(xiàng)工作。3檔案鑒定工作——是指檔案部門或檔案人員按照一定的原則、方法、標(biāo)準(zhǔn),判定檔案的價(jià)值,確定檔案的保管期限,剔除失去保存價(jià)值的檔案并予以銷毀的一項(xiàng)檔案業(yè)務(wù)工作。3檔案標(biāo)引——是指對(duì)文件或案卷進(jìn)行主題分析,把自然語文轉(zhuǎn)換成規(guī)范話檢索語文的過程。給予文件或案卷以主題標(biāo)識(shí) 的過程稱為主題標(biāo)引。3檔案存貯縮微化——就是用照像設(shè)備或其他攝影方法,把以紙張為載體的檔案材料按照一定的比例縮小,攝錄在膠卷或者平片上,也就是將檔案膠卷化,平片化。3特殊載體檔案——主要是指聲像檔案和機(jī)讀檔案。聲像檔案包括影片、照片、錄像等檔案;機(jī)讀檔案指用于存儲(chǔ)計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)的磁盤、磁帶、光盤等。3檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化——是指檔案工作領(lǐng)域內(nèi),由檔案行政事業(yè)管理機(jī)關(guān),或者會(huì)同標(biāo)準(zhǔn)化主管機(jī)關(guān)以及各有關(guān)部門共同協(xié)商,共同參與制訂檔案工作的管理、原則、方法、質(zhì)量、規(guī)格、概念、設(shè)施等,同意的衡量準(zhǔn)則、技術(shù)規(guī)范,并且予以貫徹執(zhí)行和修訂的全部活動(dòng)過程。三、簡(jiǎn)答題1.文件有何作用?——文件的作用,概括地說就是管理政務(wù)的工具和手段。具體包括以下幾方面:上傳下達(dá)作用;公務(wù)聯(lián)系作用;憑證記載作用。文書工作有何重要性?——文書工作是機(jī)關(guān)行政管理工作不可缺少的重要工作;文書工作是機(jī)關(guān)工作的紐帶;文書工作是保守黨和國家機(jī)密的重要環(huán)節(jié);文書工作是檔案工作的基礎(chǔ)。編研工作的內(nèi)容——1熟悉與研究檔案內(nèi)容,編寫檔案參考資料。2匯編現(xiàn)行機(jī)關(guān)的檔案問及和編撰檔案史料。3以館藏為基礎(chǔ),參加歷史研究和編史修志,撰寫有關(guān)的文章和著作。4.文書工作組織形式選擇的依據(jù)是什么?——本機(jī)關(guān)的工作性質(zhì)、任務(wù)和職能范圍;本機(jī)關(guān)內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置的層次與數(shù)量;本機(jī)關(guān)收發(fā)文件的數(shù)量;本機(jī)關(guān)各組織機(jī)構(gòu)駐地的情況;人員的配備情況等。,即文書部門對(duì)辦理完畢的公文材料,將其中的有查考、有保存價(jià)值的,按照他們的形成過程中的聯(lián)系和規(guī)律組成案卷,這就是文書立卷。試析報(bào)告和請(qǐng)示的關(guān)系?!嗤c(diǎn):行文方向一致。報(bào)送要求相同。寫作特點(diǎn)相同。不同點(diǎn):行文目的不同。報(bào)告的目的只是為了讓上級(jí)機(jī)關(guān)了解、掌握情況,溝通上下聯(lián)系;請(qǐng)示則是為解決某一問題而請(qǐng)求上級(jí)機(jī)關(guān)指示或?qū)徍伺鷾?zhǔn)。性質(zhì)要求不同。報(bào)告屬陳述性文件,一般不需要上級(jí)回復(fù);而請(qǐng)示屬請(qǐng)求性文件,需要上級(jí)機(jī)關(guān)給以及時(shí)批復(fù)。行文時(shí)限不同。請(qǐng)示必須在事前行文;報(bào)告則在事前、事后、事情進(jìn)行中行文均可。內(nèi)容含量不同。請(qǐng)示必須堅(jiān)持“一文一事”,即“一事一請(qǐng)示”的原則;而報(bào)告既可一文一事,也可一文數(shù)事。文書工作的作用體現(xiàn)在:1助手作用2紐帶作用3“門戶”作用4查考作用 ,公文分1通用文件2專業(yè)文件3機(jī)關(guān)常用文件簡(jiǎn)述發(fā)文處理程序?!煞譃槲募闹谱麟A段和制發(fā)階段,具體包括擬稿、核稿、簽發(fā)、繕印、校對(duì)、用印、登記、封發(fā)、傳遞、詢辦、歸卷等環(huán)節(jié)。案卷的含義是什么?——是文件立卷的結(jié)果。它是有關(guān)某一問題或某項(xiàng)工作活動(dòng)的系統(tǒng)的、有密切聯(lián)系的文件組合體,是文書檔案的基本保管單位。文件立卷歸檔——是指文書部門將辦理完畢的,具有查考和保存價(jià)值的文件材料,按照它們?cè)谛纬蛇^程中的聯(lián)系和規(guī)律,組成案卷的行為過程。1“立卷六特征”有哪些?——:作者特征、內(nèi)容特征、文種特征、時(shí)間特征、地點(diǎn)特征和通訊者特征,簡(jiǎn)稱為“六個(gè)特征”。12.立卷類目的含義——又叫歸卷類目、案卷類目,是在文件還沒有形成以前,根據(jù)機(jī)關(guān)工作活動(dòng)和文件形成的規(guī)律,對(duì)一年內(nèi)可能產(chǎn)生的文件,按照立卷的要求和方法事先編制成的一個(gè)立卷計(jì)劃。1什麼是文書現(xiàn)實(shí)執(zhí)行性?什麼是檔案原始記錄性?文書現(xiàn)實(shí)執(zhí)行性主要有兩方面含義:一是說文書有執(zhí)行性,在有關(guān)職責(zé)權(quán)限范圍內(nèi),文件一旦制發(fā),舊必須貫徹執(zhí)行;二是說在一定的時(shí)間內(nèi)有執(zhí)行性,也就是現(xiàn)實(shí)執(zhí)行性。檔案的原始記錄性是指檔案是歷史的記錄,歷史怎樣發(fā)展,人們?cè)鯓踊顒?dòng),檔案就怎樣記錄。檔案無論從形式和內(nèi)容特征上都表現(xiàn)出原始性,也只有這種原始記錄性才能真正反映歷史原貌,從而使檔案成為最真實(shí)、最可靠,也更加寶貴的材料。原始記錄性是檔案最本質(zhì)的屬性,是區(qū)別于其他文書、信息、圖書情報(bào)等材料的根本特征。14.文書工作與檔案管理的任務(wù)和工作內(nèi)容是什麼?文書工作的基本任務(wù)是:根據(jù)工作的需要和客觀實(shí)際,高質(zhì)量的形成機(jī)關(guān)的公文,科學(xué)的組織和準(zhǔn)確的處理機(jī)關(guān)的公文,有秩序而安全地進(jìn)行公文運(yùn)轉(zhuǎn),完整妥善地保管公文,正確地發(fā)揮公文的作用,有效地推進(jìn)機(jī)關(guān)工作,為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù),為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。文書工作主要內(nèi)容包括:(1)公文的草擬、審核、簽發(fā)、復(fù)核、登記和分送;(2)公文的繕印、用印、登記、分發(fā)等;(3)公文的簽收、登記、審核、擬辦;(4)批辦、承辦、催辦、注辦等;(會(huì)議、匯報(bào)的記錄與整理;(6)公文的平時(shí)歸卷、提供借閱與保管;(7)公文的系統(tǒng)整理與歸檔;(8)為領(lǐng)導(dǎo)人準(zhǔn)備有關(guān)材料;(9)文書的機(jī)要保密;(10)完成領(lǐng)導(dǎo)人交辦的其他文書工作事項(xiàng)。檔案的基本任務(wù)是:(1)堅(jiān)持集中統(tǒng)一管理檔案的原則,建立國家檔案工作制度;(2)科學(xué)地管理檔案,大力開發(fā)信息資源;9逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化,使檔案工作更好地為黨的總?cè)蝿?wù)、總目標(biāo)服務(wù),為建設(shè)社會(huì)主義物質(zhì)文明和精神文明服務(wù)。檔案管理的基本內(nèi)容包括:檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)和提供利用等六項(xiàng)工作。15.文書工作和檔案管理的基本原則和要求是什麼?文書工作的基本原則是:堅(jiān)持實(shí)事求是、反映客觀實(shí)際;精簡(jiǎn)公文,反對(duì)官僚主義、形式主義和文牘主義;注重實(shí)用,高效率地做好文書工作。文書工作的具體要求是:準(zhǔn)確、及時(shí)、安全、保密。檔案工作的基本原則就是:集中統(tǒng)一地管理國家全部檔案維護(hù)檔案的完整與安全,便于黨和國家各項(xiàng)工作的利用。檔案管理的具體要求是完整、安全、有效。16.簡(jiǎn)述公文格式標(biāo)準(zhǔn)化的意義(1)公文格式標(biāo)準(zhǔn)化是公文的性質(zhì)所決定的。(2)公文格式標(biāo)準(zhǔn)化是公文處理所需要的。(3)公文格式的標(biāo)準(zhǔn)化是順應(yīng)社會(huì)發(fā)展而產(chǎn)生的??傊姓C(jī)關(guān)的公文之所以要有規(guī)范化的格式,主要是為了保證公文的完整性、準(zhǔn)確性和有效性,提高辦事效率,給公文處理工作提供便利。17.什麼是主題詞?主題詞的特點(diǎn)是什麼?主題詞是揭示文件主要內(nèi)容的規(guī)范化名詞和名詞性詞組。主題詞的特點(diǎn)第一,單一性。即一個(gè)詞或詞組只表達(dá)一個(gè)詞義,一個(gè)詞義只能用一個(gè)詞或詞組表述。第二,規(guī)范性。主題詞揭示文件主要內(nèi)容不是隨意性的,而是按照一定的規(guī)范要求,由自然語言轉(zhuǎn)化而來。18.成文日期是怎樣確定的?成文日期確定有以下幾種情況:第一,在一般情況下,公文的成文日期以領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)日期為準(zhǔn);第二,經(jīng)會(huì)議討論通過的公文,以通過日期為準(zhǔn);第三,兩個(gè)以上機(jī)關(guān)的聯(lián)合發(fā)文,以最后簽發(fā)機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn);第四,電報(bào)以發(fā)出日期為準(zhǔn);第五,法規(guī)性文件以批準(zhǔn)日期為準(zhǔn),法規(guī)性文件的發(fā)布日期與施行日期不一致時(shí),應(yīng)在正文中同時(shí)注明施行日期。19.文書正文寫作要求有哪些?正文的內(nèi)容要符合黨的路線、方針、政策和有關(guān)規(guī)定,符合國家的法律、法規(guī)。提出新的政策要注意保持連續(xù)性,提法要以公布的文件相銜接。第二正文反映的情況、問題、數(shù)據(jù)等必須真實(shí)可靠,提出的措施和辦法必須切合工作實(shí)際,切實(shí)可行。第三,內(nèi)容涉及的有關(guān)部門要經(jīng)過協(xié)調(diào)、會(huì)商,取得一致意見。第四,在文件表達(dá)上要概念準(zhǔn)確,觀點(diǎn)鮮明,條理清楚,層次分明,篇幅簡(jiǎn)短,實(shí)事求是,合乎語法規(guī)范,正確使用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。第五,用數(shù)字表示多層結(jié)構(gòu)數(shù)字,第一層用“一”,第二層用“(二)”,第三層用“1”第四層用“(1)”。20.簡(jiǎn)述文書種類劃分的意義。(一)適應(yīng)組織管轄范圍和職能,保證機(jī)關(guān)工作有序。(二)適應(yīng)機(jī)關(guān)不同行文關(guān)系,在選擇文種時(shí)準(zhǔn)確判定本機(jī)關(guān)與文件接受方的行文關(guān)系,保證文件及時(shí)迅速處理。(三)適應(yīng)行文具體要求保證文書正確處理和公文的有效,使文件得到恰當(dāng)處理,保證文書處理的科學(xué)、高效。(四)適應(yīng)文書不同種類要求,以準(zhǔn)確把握不同文種寫作規(guī)律,實(shí)現(xiàn)文書寫作規(guī)范化。21.簡(jiǎn)述公告與通告的區(qū)別。(一)發(fā)布機(jī)關(guān)級(jí)別不同。(二)發(fā)布事項(xiàng)范圍不同。(三)發(fā)布事項(xiàng)的方式不同。(四)所公布事項(xiàng)的特點(diǎn)不同。22.簡(jiǎn)述請(qǐng)示與報(bào)告的區(qū)別?!ㄒ唬┬形牡哪康牟煌#ǘ┬形臅r(shí)間不同。(三)內(nèi)容含量不同。(四)上級(jí)辦理不同。23.主題的作用、依據(jù)、要求是什麼?第一,從主題與內(nèi)容的關(guān)系看,主題具有統(tǒng)攝作用。第二,從主題與形式諸要素關(guān)系看,主題起著支配作用??傊黝}在文書形成中具有統(tǒng)攝和支配的作用。正因?yàn)槿绱?,在文書形成中必須首先確立主題,做到“意”在筆先。文書確定的依據(jù)是四個(gè)方面:第一,行文目的要求。第二,黨和國家的路線、方針政策和上級(jí)指示精神。第三,處理事務(wù)和社會(huì)交往的客觀要求。第四,事務(wù)的共同特征和發(fā)展規(guī)律。文書主題要求包括兩方面:(1)是主題提煉過程中要達(dá)到的要求第一,要反應(yīng)事物的本質(zhì)。第二,要恰如其分。第三,主題力求新穎。(2)是表達(dá)過程中的要求。第一,主題要集中。第二,主題要清晰明確。第三,主題要前后一致。第四,主題要露而不藏。24.文書結(jié)構(gòu)的任務(wù)、方法作用。文書結(jié)構(gòu)的任務(wù)有四項(xiàng):第一,總文理。第二,統(tǒng)首位。第三,相銜接。第四,巧定奪。結(jié)構(gòu)的方法有三種:基本邏輯方法是綜合——分析——綜合。第二,分層分段中的分類與歸類。第二,歸納層短主旨的方法。結(jié)構(gòu)的作用有三方面:第一,使文書表達(dá)“言之有序”。第二,使撰寫者“心中有全形。第三,使文書層次分明,富有邏輯性,方便讀者閱讀。25.文書語言表達(dá)的要求是什麼?第一,表達(dá)的明確性。第二,表達(dá)的簡(jiǎn)接性潔性。第三,語言的平易性。第四,表達(dá)的文明性。第五,表達(dá)的程式性。26.簡(jiǎn)述文書形成的基本步驟?!幸韵虏襟E:(一)思想準(zhǔn)備。(二)擬訂提綱。(三)草擬初稿。(四)征求意見。(五)反復(fù)修改。(六)謄抄文稿。(七)確定標(biāo)印。27.文書修改的主要范圍?!ǎ荷罨黝},審查內(nèi)容,調(diào)整結(jié)構(gòu),修正語句和標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。28.文書處理過程中有那些特點(diǎn)?——有以下特點(diǎn):(一)確定性。文書
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