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正文內(nèi)容

秘書文書與檔案管理推薦(編輯修改稿)

2024-11-16 01:21 本頁面
 

【文章內(nèi)容簡介】 映調(diào)查研究所獲得的信息與結(jié)論的一種實用性文體。18.司法文書是指案件當事人或參與人,為要求司法機關(guān)按照法律程序、運用有關(guān)的法律條文有效的保護自身合法權(quán)益而制定的文書。19.人事文書是指各級機關(guān)在干部人事管理工作中形成的,反映個人自然情況、社會經(jīng)歷和思想品德、業(yè)務工作情況等各種材料的總稱。20.會計文書是本機關(guān)單位在經(jīng)濟活動和財務收支過程中,進行會計核算所形成的各種材料的總稱。21.主題又稱主題思想,通常是指文章中所反映的中心思想,即文章所表達的全部內(nèi)容中那個貫穿全篇最基本、最主要的思想。22.結(jié)構(gòu)在這里指的是一篇文書的內(nèi)部構(gòu)造,及文書內(nèi)容的組織和安排。23.文書語言文書語言即實用性文體語言,它是用于社會活動、具有實用文特點、反映社會實踐活動的規(guī)范化的語言體系。24.簽發(fā)是機關(guān)單位主管領(lǐng)導對已經(jīng)審核的文稿進行最后的審定后,在發(fā)文稿紙上簽署批準發(fā)文,并簽注自己姓名和日期的環(huán)節(jié)。25.用印是指在需要用印的文件上蓋上發(fā)文機關(guān)的印章的程序。用印是文件生效的標志,因此需要用印的文件只有加蓋了發(fā)文機關(guān)印章之后才能生效。26.擬辦是對需要辦理和答復的收文提出的初步辦理意見,以供領(lǐng)導批辦時。27.承辦就是遵照領(lǐng)導人對文件的批辦意見,根據(jù)來文內(nèi)容和要求,由有關(guān)職能部門或個人承接辦理來文并予以貫徹落實的工作程序。28.查辦是指按照文件辦理時限,秘書部門對承辦工作進行檢查與催眠,防止文件處理的漏辦和延誤。29.檔案保管期限表就是用表冊的形式列舉檔案來源、內(nèi)容和形式 并指明保管期限的指導性、標準性文件,它是檔案館、檔案室鑒定檔案的價值、確定檔案保管期限的依據(jù)。30.檔案分類方案就是標列各個類目名稱,標示全宗內(nèi)檔案分類體系的綱要。具體而言,就是在分類之前,須先確定分類的級次,以及每一級采用什麼樣的分類方法或每一級的主要內(nèi)容,然后把各個類目的名稱一一列舉出來,形成一個大綱。31.全宗是指一個具有社會獨立性的組織或個人在其社會實踐中所形成的全部檔案。32.檔案鑒定工作指導思想是:——是對檔案的內(nèi)容和形式特征進行分析、選擇、和記錄的過程。賦予其分類標識的過程,稱為分類標引。賦予其主題標識的過程,稱為主題標引。表格式著錄格式直觀,易于掌握,用計算機著錄一般都用表格式?!且责^(室)藏為主要對象,滿足社會利用檔案的需要為主要目的,在研究檔案內(nèi)容的基礎(chǔ)上,編輯史料,編寫檔案參考資料,并參加編史修志一集撰寫專門著述的一項工作。3檔案鑒定工作——是指檔案部門或檔案人員按照一定的原則、方法、標準,判定檔案的價值,確定檔案的保管期限,剔除失去保存價值的檔案并予以銷毀的一項檔案業(yè)務工作。3檔案標引——是指對文件或案卷進行主題分析,把自然語文轉(zhuǎn)換成規(guī)范話檢索語文的過程。給予文件或案卷以主題標識 的過程稱為主題標引。3檔案存貯縮微化——就是用照像設(shè)備或其他攝影方法,把以紙張為載體的檔案材料按照一定的比例縮小,攝錄在膠卷或者平片上,也就是將檔案膠卷化,平片化。3特殊載體檔案——主要是指聲像檔案和機讀檔案。聲像檔案包括影片、照片、錄像等檔案;機讀檔案指用于存儲計算機數(shù)據(jù)的磁盤、磁帶、光盤等。3檔案工作標準化——是指檔案工作領(lǐng)域內(nèi),由檔案行政事業(yè)管理機關(guān),或者會同標準化主管機關(guān)以及各有關(guān)部門共同協(xié)商,共同參與制訂檔案工作的管理、原則、方法、質(zhì)量、規(guī)格、概念、設(shè)施等,同意的衡量準則、技術(shù)規(guī)范,并且予以貫徹執(zhí)行和修訂的全部活動過程。三、簡答題1.文件有何作用?——文件的作用,概括地說就是管理政務的工具和手段。具體包括以下幾方面:上傳下達作用;公務聯(lián)系作用;憑證記載作用。文書工作有何重要性?——文書工作是機關(guān)行政管理工作不可缺少的重要工作;文書工作是機關(guān)工作的紐帶;文書工作是保守黨和國家機密的重要環(huán)節(jié);文書工作是檔案工作的基礎(chǔ)。編研工作的內(nèi)容——1熟悉與研究檔案內(nèi)容,編寫檔案參考資料。2匯編現(xiàn)行機關(guān)的檔案問及和編撰檔案史料。3以館藏為基礎(chǔ),參加歷史研究和編史修志,撰寫有關(guān)的文章和著作。4.文書工作組織形式選擇的依據(jù)是什么?——本機關(guān)的工作性質(zhì)、任務和職能范圍;本機關(guān)內(nèi)部機構(gòu)設(shè)置的層次與數(shù)量;本機關(guān)收發(fā)文件的數(shù)量;本機關(guān)各組織機構(gòu)駐地的情況;人員的配備情況等。,即文書部門對辦理完畢的公文材料,將其中的有查考、有保存價值的,按照他們的形成過程中的聯(lián)系和規(guī)律組成案卷,這就是文書立卷。試析報告和請示的關(guān)系?!嗤c:行文方向一致。報送要求相同。寫作特點相同。不同點:行文目的不同。報告的目的只是為了讓上級機關(guān)了解、掌握情況,溝通上下聯(lián)系;請示則是為解決某一問題而請求上級機關(guān)指示或?qū)徍伺鷾?。性質(zhì)要求不同。報告屬陳述性文件,一般不需要上級回復;而請示屬請求性文件,需要上級機關(guān)給以及時批復。行文時限不同。請示必須在事前行文;報告則在事前、事后、事情進行中行文均可。內(nèi)容含量不同。請示必須堅持“一文一事”,即“一事一請示”的原則;而報告既可一文一事,也可一文數(shù)事。文書工作的作用體現(xiàn)在:1助手作用2紐帶作用3“門戶”作用4查考作用 ,公文分1通用文件2專業(yè)文件3機關(guān)常用文件簡述發(fā)文處理程序?!煞譃槲募闹谱麟A段和制發(fā)階段,具體包括擬稿、核稿、簽發(fā)、繕印、校對、用印、登記、封發(fā)、傳遞、詢辦、歸卷等環(huán)節(jié)。案卷的含義是什么?——是文件立卷的結(jié)果。它是有關(guān)某一問題或某項工作活動的系統(tǒng)的、有密切聯(lián)系的文件組合體,是文書檔案的基本保管單位。文件立卷歸檔——是指文書部門將辦理完畢的,具有查考和保存價值的文件材料,按照它們在形成過程中的聯(lián)系和規(guī)律,組成案卷的行為過程。1“立卷六特征”有哪些?——:作者特征、內(nèi)容特征、文種特征、時間特征、地點特征和通訊者特征,簡稱為“六個特征”。12.立卷類目的含義——又叫歸卷類目、案卷類目,是在文件還沒有形成以前,根據(jù)機關(guān)工作活動和文件形成的規(guī)律,對一年內(nèi)可能產(chǎn)生的文件,按照立卷的要求和方法事先編制成的一個立卷計劃。1什麼是文書現(xiàn)實執(zhí)行性?什麼是檔案原始記錄性?文書現(xiàn)實執(zhí)行性主要有兩方面含義:一是說文書有執(zhí)行性,在有關(guān)職責權(quán)限范圍內(nèi),文件一旦制發(fā),舊必須貫徹執(zhí)行;二是說在一定的時間內(nèi)有執(zhí)行性,也就是現(xiàn)實執(zhí)行性。檔案的原始記錄性是指檔案是歷史的記錄,歷史怎樣發(fā)展,人們怎樣活動,檔案就怎樣記錄。檔案無論從形式和內(nèi)容特征上都表現(xiàn)出原始性,也只有這種原始記錄性才能真正反映歷史原貌,從而使檔案成為最真實、最可靠,也更加寶貴的材料。原始記錄性是檔案最本質(zhì)的屬性,是區(qū)別于其他文書、信息、圖書情報等材料的根本特征。14.文書工作與檔案管理的任務和工作內(nèi)容是什麼?文書工作的基本任務是:根據(jù)工作的需要和客觀實際,高質(zhì)量的形成機關(guān)的公文,科學的組織和準確的處理機關(guān)的公文,有秩序而安全地進行公文運轉(zhuǎn),完整妥善地保管公文,正確地發(fā)揮公文的作用,有效地推進機關(guān)工作,為領(lǐng)導工作服務,為社會主義現(xiàn)代化建設(shè)服務。文書工作主要內(nèi)容包括:(1)公文的草擬、審核、簽發(fā)、復核、登記和分送;(2)公文的繕印、用印、登記、分發(fā)等;(3)公文的簽收、登記、審核、擬辦;(4)批辦、承辦、催辦、注辦等;(會議、匯報的記錄與整理;(6)公文的平時歸卷、提供借閱與保管;(7)公文的系統(tǒng)整理與歸檔;(8)為領(lǐng)導人準備有關(guān)材料;(9)文書的機要保密;(10)完成領(lǐng)導人交辦的其他文書工作事項。檔案的基本任務是:(1)堅持集中統(tǒng)一管理檔案的原則,建立國家檔案工作制度;(2)科學地管理檔案,大力開發(fā)信息資源;9逐步實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化,使檔案工作更好地為黨的總?cè)蝿?、總目標服務,為建設(shè)社會主義物質(zhì)文明和精神文明服務。檔案管理的基本內(nèi)容包括:檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計和提供利用等六項工作。15.文書工作和檔案管理的基本原則和要求是什麼?文書工作的基本原則是:堅持實事求是、反映客觀實際;精簡公文,反對官僚主義、形式主義和文牘主義;注重實用,高效率地做好文書工作。文書工作的具體要求是:準確、及時、安全、保密。檔案工作的基本原則就是:集中統(tǒng)一地管理國家全部檔案維護檔案的完整與安全,便于黨和國家各項工作的利用。檔案管理的具體要求是完整、安全、有效。16.簡述公文格式標準化的意義(1)公文格式標準化是公文的性質(zhì)所決定的。(2)公文格式標準化是公文處理所需要的。(3)公文格式的標準化是順應社會發(fā)展而產(chǎn)生的??傊?,行政機關(guān)的公文之所以要有規(guī)范化的格式,主要是為了保證公文的完整性、準確性和有效性,提高辦事效率,給公文處理工作提供便利。17.什麼是主題詞?主題詞的特點是什麼?主題詞是揭示文件主要內(nèi)容的規(guī)范化名詞和名詞性詞組。主題詞的特點第一,單一性。即一個詞或詞組只表達一個詞義,一個詞義只能用一個詞或詞組表述。第二,規(guī)范性。主題詞揭示文件主要內(nèi)容不是隨意性的,而是按照一定的規(guī)范要求,由自然語言轉(zhuǎn)化而來。18.成文日期是怎樣確定的?成文日期確定有以下幾種情況:第一,在一般情況下,公文的成文日期以領(lǐng)導人簽發(fā)日期為準;第二,經(jīng)會議討論通過的公文,以通過日期為準;第三,兩個以上機關(guān)的聯(lián)合發(fā)文,以最后簽發(fā)機關(guān)的領(lǐng)導人簽發(fā)的日期為準;第四,電報以發(fā)出日期為準;第五,法規(guī)性文件以批準日期為準,法規(guī)性文件的發(fā)布日期與施行日期不一致時,應在正文中同時注明施行日期。19.文書正文寫作要求有哪些?正文的內(nèi)容要符合黨的路線、方針、政策和有關(guān)規(guī)定,符合國家的法律、法規(guī)。提出新的政策要注意保持連續(xù)性,提法要以公布的文件相銜接。第二正文反映的情況、問題、數(shù)據(jù)等必須真實可靠,提出的措施和辦法必須切合工作實際,切實可行。第三,內(nèi)容涉及的有關(guān)部門要經(jīng)過協(xié)調(diào)、會商,取得一致意見。第四,在文件表達上要概念準確,觀點鮮明,條理清楚,層次分明,篇幅簡短,實事求是,合乎語法規(guī)范,正確使用標點符號。第五,用數(shù)字表示多層結(jié)構(gòu)數(shù)字,第一層用“一”,第二層用“(二)”,第三層用“1”第四層用“(1)”。20.簡述文書種類劃分的意義。(一)適應組織管轄范圍和職能,保證機關(guān)工作有序。(二)適應機關(guān)不同行文關(guān)系,在選擇文種時準確判定本機關(guān)與文件接受方的行文關(guān)系,保證文件及時迅速處理。(三)適應行文具體要求保證文書正確處理和公文的有效,使文件得到恰當處理,保證文書處理的科學、高效。(四)適應文書不同種類要求,以準確把握不同文種寫作規(guī)律,實現(xiàn)文書寫作規(guī)范化。21.簡述公告與通告的區(qū)別。(一)發(fā)布機關(guān)級別不同。(二)發(fā)布事項范圍不同。(三)發(fā)布事項的方式不同。(四)所公布事項的特點不同。22.簡述請示與報告的區(qū)別。——(一)行文的目的不同。(二)行文時間不同。(三)內(nèi)容含量不同。(四)上級辦理不同。23.主題的作用、依據(jù)、要求是什麼?第一,從主題與內(nèi)容的關(guān)系看,主題具有統(tǒng)攝作用。第二,從主題與形式諸要素關(guān)系看,主題起著支配作用??傊黝}在文書形成中具有統(tǒng)攝和支配的作用。正因為如此,在文書形成中必須首先確立主題,做到“意”在筆先。文書確定的依據(jù)是四個方面:第一,行文目的要求。第二,黨和國家的路線、方針政策和上級指示精神。第三,處理事務和社會交往的客觀要求。第四,事務的共同特征和發(fā)展規(guī)律。文書主題要求包括兩方面:(1)是主題提煉過程中要達到的要求第一,要反應事物的本質(zhì)。第二,要恰如其分。第三,主題力求新穎。(2)是表達過程中的要求。第一,主題要集中。第二,主題要清晰明確。第三,主題要前后一致。第四,主題要露而不藏。24.文書結(jié)構(gòu)的任務、方法作用。文書結(jié)構(gòu)的任務有四項:第一,總文理。第二,統(tǒng)首位。第三,相銜接。第四,巧定奪。結(jié)構(gòu)的方法有三種:基本邏輯方法是綜合——分析——綜合。第二,分層分段中的分類與歸類。第二,歸納層短主旨的方法。結(jié)構(gòu)的作用有三方面:第一,使文書表達“言之有序”。第二,使撰寫者“心中有全形。第三,使文書層次分明,富有邏輯性,方便讀者閱讀。25.文書語言表達的要求是什麼?第一,表達的明確性。第二,表達的簡接性潔性。第三,語言的平易性。第四,表達的文明性。第五,表達的程式性。26.簡述文書形成的基本步驟?!幸韵虏襟E:(一)思想準備。(二)擬訂提綱。(三)草擬初稿。(四)征求意見。(五)反復修改。(六)謄抄文稿。(七)確定標印。27.文書修改的主要范圍?!ǎ荷罨黝},審查內(nèi)容,調(diào)整結(jié)構(gòu),修正語句和標點符號。28.文書處理過程中有那些特點?——有以下特點:(一)確定性。文書
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