【文章內(nèi)容簡介】 應(yīng)的外圍服務(wù)。無論從會(huì)議展覽的歷史沿革,還是從會(huì)議展覽的具體活動(dòng)來看,旅游業(yè)所涉及的六大要素都與會(huì)展的舉辦形影相隨。而且,會(huì)展的成功舉辦除了參會(huì)者的規(guī)模或?qū)I(yè)性等因素之外,一定程度上還有賴于旅游業(yè)的參與程度。因此,為保證會(huì)展經(jīng)濟(jì)持續(xù)穩(wěn)定的發(fā)展和加強(qiáng)對(duì)會(huì)展旅游這一尚未深入開發(fā)的新興產(chǎn)品的認(rèn)識(shí),有必要參照國際通行提法和我國會(huì)展業(yè)發(fā)展的實(shí)際,對(duì)會(huì)展旅游的概念重做定義。世界旅游組織將旅游定義為:以消遣、公務(wù)、朝覲等目的到慣常環(huán)境之外的地方旅行,時(shí)間在12個(gè)月內(nèi)的游客的活動(dòng)①。依照定義中所提及的旅行動(dòng)機(jī),我們?cè)诼糜蔚膶用嫦?將公務(wù)旅游歸為不同于休閑度假旅游、探親訪友旅游、保健旅游、宗教旅游等另一獨(dú)立的旅游類型。由于公務(wù)旅游者出行目的不同,我們可將公務(wù)旅游定義為:包括商務(wù)旅游、會(huì)議旅游、展覽旅游、獎(jiǎng)勵(lì)旅游等各種出于工作需要的旅游②。但在本文中,著重就公務(wù)旅游中的展覽旅游與會(huì)議旅游進(jìn)行研究。在國際上,這兩者分屬于國際展覽聯(lián)盟(ＵＦＩ)與國際大會(huì)和會(huì)議協(xié)會(huì)(ＩＣＣＡ)兩個(gè)不同的組織。但在實(shí)際發(fā)展過程中,出現(xiàn)了兩種形式相互融合的趨勢(shì),“展中有會(huì),會(huì)中有展”。在我國會(huì)展經(jīng)濟(jì)的實(shí)際運(yùn)行過程中,也出現(xiàn)了對(duì)會(huì)議和展覽的發(fā)展籠統(tǒng)稱之為會(huì)展經(jīng)濟(jì),與旅游相關(guān)的則稱之為會(huì)展旅游的現(xiàn)象。對(duì)處于起步階段的我國會(huì)展經(jīng)濟(jì)和會(huì)展旅游來說,展覽旅游與會(huì)議旅游合而為一的情況,不利于我們對(duì)兩者運(yùn)作規(guī)律的認(rèn)識(shí)和進(jìn)行深入研究與總結(jié),也不利于在實(shí)際操作過程中對(duì)兩者的協(xié)調(diào)。因此,我們從狹義的角度,將會(huì)展旅游界定為:為會(huì)議和展覽活動(dòng)的舉辦提供展會(huì)場之外的、且與旅游業(yè)相關(guān)的服務(wù),并從中獲取一定收益的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)。從此定義可以得出,旅游業(yè)參與會(huì)展活動(dòng)的目的是開拓旅游市場空間并獲取一定的經(jīng)濟(jì)收益。而達(dá)到此目的手段是根據(jù)參會(huì)者的不同需求為其提供旅游企業(yè)所擅長的服務(wù)。由此,會(huì)展旅游的服務(wù)對(duì)象應(yīng)該落實(shí)到具體參加會(huì)議和展覽的人,并根據(jù)參加者參加活動(dòng)類型的不同,將其細(xì)化為會(huì)議旅游和展覽旅游。此種劃分有利于旅游企業(yè)依據(jù)不同的活動(dòng)類型提供不同的服務(wù)。 會(huì)議旅游會(huì)議旅游就是政府、公司、科研機(jī)構(gòu)和民間團(tuán)體等組織的人員因參加不同類型的會(huì)議而派生出來的一項(xiàng)特殊旅游活動(dòng)。召開會(huì)議的目的是解決問題、交流信息或達(dá)成共識(shí),那么,作為舉辦者和舉辦地為促進(jìn)與會(huì)目的的實(shí)現(xiàn),就要提供完備的會(huì)議設(shè)施和優(yōu)質(zhì)的服務(wù),并憑借其所在地的自然風(fēng)光和人文古跡,讓參會(huì)者在舒適的環(huán)境中開展會(huì)議活動(dòng),并輔助進(jìn)行旅游景點(diǎn)的游覽。因此,不管會(huì)議的規(guī)模大小和重要程度如何,組織者都將選址放在了首要位置,尤其是國際性會(huì)議,在地點(diǎn)選擇方面更傾向于環(huán)境幽雅、景色優(yōu)美、空氣清新的旅游景區(qū)或尚未開發(fā)的自然景區(qū),而并非都在人氣旺盛的大都市。優(yōu)秀旅游城市中的一部分因具有會(huì)議的先天地理優(yōu)勢(shì)和基礎(chǔ)條件而成為首選。無論是協(xié)會(huì)會(huì)議、公司會(huì)議、政府會(huì)議及其他內(nèi)容的會(huì)議,還是大小有別、內(nèi)外不同的會(huì)議,對(duì)多功能的會(huì)議中心,便捷的通訊、交通服務(wù),配套設(shè)施完好的視聽設(shè)備,文書、同聲傳譯等設(shè)備,以及干凈、衛(wèi)生和舒適的住宿、飲食和娛樂條件及比較專業(yè)化的服務(wù)均有較高要求。這就要求旅游企業(yè)必須依據(jù)會(huì)議旅游所表現(xiàn)出的特征提供專業(yè)化和細(xì)致化的優(yōu)質(zhì)服務(wù)。 展覽旅游展覽旅游是指為參與產(chǎn)品展示、信息交流和經(jīng)貿(mào)洽談等商務(wù)活動(dòng)的專業(yè)人和參觀者而進(jìn)行的一項(xiàng)專門的旅行和游覽活動(dòng)。相對(duì)于會(huì)議來說,展覽要求的是聚人氣、講規(guī)模、重品牌,舉辦地需經(jīng)濟(jì)實(shí)力強(qiáng)大、基礎(chǔ)設(shè)施良好、商業(yè)環(huán)境優(yōu)越、文化氛圍濃郁、信息輻射迅速、進(jìn)出交通便利。但在初期發(fā)展過程中,展覽的展館規(guī)模、配套設(shè)施、服務(wù)水平等方面還存在差強(qiáng)人意的地方,加之展覽行業(yè)的相對(duì)封閉性所導(dǎo)致的服務(wù)水準(zhǔn)在短期內(nèi)難有大的改觀,并缺少行業(yè)服務(wù)意識(shí),已經(jīng)掣肘了會(huì)展經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。而旅游企業(yè)在人員接待、事務(wù)協(xié)調(diào)、活動(dòng)安排、票務(wù)預(yù)訂等方面均比專業(yè)展覽公司具有獨(dú)到優(yōu)勢(shì),因市場需求和展覽活動(dòng)的激發(fā),展覽旅游便應(yīng)運(yùn)而生。所以,旅游企業(yè)在開發(fā)這一旅游產(chǎn)品的同時(shí),還必須按照展覽的分類(綜合性展覽和專業(yè)性展覽)和發(fā)展變化而調(diào)整其服務(wù)內(nèi)容。對(duì)專業(yè)性展覽,旅游企業(yè)應(yīng)該熟悉行業(yè)的發(fā)展情況和參展者展覽之外的需求,能安排與本地同行業(yè)的交流與參觀訪問活動(dòng),應(yīng)該由專業(yè)化的旅游企業(yè)來承擔(dān)。對(duì)綜合性展覽而言,規(guī)模龐大,人數(shù)眾多,持續(xù)時(shí)間長,使單一的旅游企業(yè)無力提供所有服務(wù),因此,需要建立戰(zhàn)略伙伴或由大型旅游集團(tuán)來承攬。對(duì)其變化趨勢(shì)進(jìn)行市場細(xì)分,依據(jù)企業(yè)的優(yōu)勢(shì)而有所選擇地決定進(jìn)退市場和開發(fā)產(chǎn)品。會(huì)展和旅游可以作為獨(dú)立的產(chǎn)業(yè)來發(fā)展,但會(huì)展的構(gòu)成要素及圓滿完成所需的服務(wù)正是旅游業(yè)在長期發(fā)展過程中所形成的優(yōu)勢(shì)。旅游業(yè)可以彌補(bǔ)會(huì)展業(yè)近年來粗放式擴(kuò)張所隱藏的服務(wù)水平低下的問題。而在會(huì)展旅游的發(fā)展過程中,旅游業(yè)將處于從屬地位,為會(huì)展的舉辦提供相應(yīng)服務(wù),協(xié)助會(huì)展的舉辦者和舉辦地樹立品牌,這是會(huì)展旅游長遠(yuǎn)發(fā)展最關(guān)鍵的因素,這也是會(huì)展旅游存在和發(fā)展的意義所在。會(huì)展往往是圍繞一定主題而由主辦者發(fā)起的,其核心是產(chǎn)品的展示和信息的交流,但一次成功的會(huì)展舉辦需要許多相關(guān)的配套設(shè)施和眾多環(huán)節(jié)的緊密銜接和配合。如果參加人員的吃、住、行、游、購、娛等相關(guān)事宜也完全需要由會(huì)展的主辦單位來提供與安排,那么,會(huì)展的舉辦單位在這方面要么力不從心,要么無能為力,聽?wèi){參會(huì)人員徘徊于異地而不知所措,極易造成一些不必要的混亂和對(duì)會(huì)展活動(dòng)的負(fù)面評(píng)價(jià)。一個(gè)大型或知名展會(huì)的舉行,對(duì)旅游業(yè)中的酒店、旅行社、景區(qū)、旅游交通、購物均會(huì)產(chǎn)生很大的促進(jìn)帶動(dòng)作用。而現(xiàn)有的會(huì)展機(jī)構(gòu)是為某一具體的展會(huì)活動(dòng)服務(wù)的,缺少對(duì)參會(huì)者提供相應(yīng)服務(wù),因此,旅游企業(yè)可以針對(duì)會(huì)展的主題、營銷計(jì)劃、服務(wù)接待計(jì)劃進(jìn)行可行性分析,選擇企業(yè)所能參與的部分。如果旅游企業(yè)與會(huì)展公司進(jìn)行專業(yè)化分工,會(huì)展公司負(fù)責(zé)展會(huì)的招募、宣傳、布展和會(huì)場內(nèi)的組織管理工作,旅游企業(yè)則向參加商或參觀者提供場外的“六要素”服務(wù),各司其職,各取所長,通過專業(yè)化的服務(wù)令參加商、參觀者和當(dāng)?shù)鼐用窬斜憷鴿M意,從而吸引更多的參與者和獲得更多的、持久的支持,從而樹立展會(huì)的品牌,使會(huì)展的帶動(dòng)作用得以充分發(fā)揮,最終形成以會(huì)展帶旅游、以旅游促會(huì)展的良性互動(dòng)的發(fā)展新形式。 旅游飯店經(jīng)濟(jì)的全球化和跨國商務(wù)活動(dòng)的增多,將使會(huì)議市場的潛在客源急劇增加。三星級(jí)以上的飯店由于自身的硬件設(shè)施和服務(wù)水準(zhǔn)決定了其接待對(duì)象以會(huì)議為主和為各類展覽會(huì)提供住宿服務(wù),這為星級(jí)飯店和度假區(qū)在客源開發(fā)方面提供了極大的潛在市場。由于會(huì)議的計(jì)劃性比較強(qiáng),并有具體的要求說明,簽有書面性的協(xié)議,使飯店可以提前進(jìn)行準(zhǔn)備和調(diào)整,而與散客相比,違約的幾率小,承擔(dān)的風(fēng)險(xiǎn)低。會(huì)議的舉辦者在壓低成本的驅(qū)動(dòng)下,要求在既定的會(huì)務(wù)預(yù)算下,飯店的會(huì)議設(shè)施、客房條件、配套服務(wù)等方面達(dá)到最好。因此,面對(duì)會(huì)議市場,飯店需要重新定位,依據(jù)目標(biāo)市場而對(duì)飯店的設(shè)施設(shè)備進(jìn)行重新改造和更新,因?yàn)榫频甑男羌?jí)、規(guī)模和配套設(shè)施將決定舉辦會(huì)議的層次、規(guī)格和大小,以及從中可獲取利潤的大小。在保有較高的會(huì)議設(shè)施、通信網(wǎng)絡(luò)、商務(wù)中心和輔助性服務(wù)等項(xiàng)目的同時(shí),飯店還要重視客史記錄的保留和存檔,并定期與各會(huì)議舉辦單位保持聯(lián)系,了解市場的新動(dòng)向和新需求,以及時(shí)抓住時(shí)機(jī)為其提供服務(wù)。 旅行社旅行社業(yè)由于其招徠、接待的行業(yè)特點(diǎn),很多比較大型的旅行社在長期的市場運(yùn)作中積累了豐富的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn),具備很強(qiáng)的接待組織能力和協(xié)調(diào)能力。旅行社的介入,不僅可以為展會(huì)人員安排接送,代訂客房、餐飲、票務(wù),組織參觀游覽、娛樂消遣活動(dòng),提供導(dǎo)游講解服務(wù),還可以根據(jù)實(shí)際需要,適時(shí)提供—些建議以供選擇。這樣,不僅為參加者省去了很多不必要的瑣事和麻煩,還可以使其享受到最優(yōu)惠的價(jià)格和滿意的服務(wù)。因此,旅行社既可以根據(jù)會(huì)展的市場定位和目標(biāo)群體提供相應(yīng)服務(wù),也可以針對(duì)某一知名的展會(huì)品牌而組織參會(huì)人員的來往,或?qū)⒄箷?huì)活動(dòng)納入到一個(gè)旅游線路中,并提供相應(yīng)的旅游服務(wù),或?yàn)閰⒄股淘谡褂[之余提供旅游和購物咨詢,介紹當(dāng)?shù)氐娘L(fēng)景名勝和民情風(fēng)俗,并按參展商的要求設(shè)計(jì)合理的短線旅游路線或爭取成為會(huì)展活動(dòng)指定的接待方,具體負(fù)責(zé)整個(gè)活動(dòng)外圍事項(xiàng)。小旅行社可以對(duì)旅游市場進(jìn)一步細(xì)分,集中自己的優(yōu)勢(shì)力量來滿足這一具有潛力的會(huì)展市場。大旅行社可以憑借其分布廣泛的營銷網(wǎng)絡(luò)和接待體系為參加會(huì)議和展覽者提供全程服務(wù)。商務(wù)旅行社由于其與企業(yè)的緊密關(guān)系,在這方面更能依據(jù)企業(yè)的實(shí)際需要度身定做,提供相應(yīng)服務(wù)。而對(duì)會(huì)展市場的挖掘與開拓,旅行社不僅可以獲利豐厚,而且還可避開惡性的價(jià)格競爭。 旅游景區(qū)會(huì)議的召開和展覽的舉辦,選擇的地點(diǎn)要么是風(fēng)景優(yōu)美的旅游區(qū),要么是極具現(xiàn)代化氣息的大都市。一般會(huì)議在日程安排上都考慮到了與會(huì)人員的旅游要求,已經(jīng)提前安排好了游覽線路。景區(qū)在市場促銷方面,應(yīng)該使自己的名字列入會(huì)展活動(dòng)的安排計(jì)劃表中,或是指派專人到展覽場地進(jìn)行現(xiàn)場咨詢和宣傳。一地成為會(huì)展的舉辦地,除了與會(huì)展活動(dòng)緊密聯(lián)系的硬件設(shè)施以外,其整體形象和旅游資源,也是會(huì)展的舉辦者和參與者著重考慮的內(nèi)容之一。會(huì)展為引人入勝的旅游資源、多姿多彩的民風(fēng)民俗和別具一格的參與性旅游休閑活動(dòng)提供了一次展示的機(jī)會(huì),也將為忙碌的參加者帶來片刻的休息和放松。 政府———協(xié)會(huì)會(huì)展,尤其是國際性的展覽和會(huì)議,在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)和轉(zhuǎn)軌時(shí)期,往往帶有強(qiáng)烈的行政色彩和形象色彩,其組織和運(yùn)作是在一些政府部門直接參與下進(jìn)行的,通過行政手段直接管理會(huì)展業(yè),并且不同的部門具有相同的審批權(quán),造成了目前展會(huì)政出多門、資源分散、主題雷同、規(guī)模小、質(zhì)量差的市場現(xiàn)象。因此,要進(jìn)一步促進(jìn)我國會(huì)展業(yè)持續(xù)健康快速發(fā)展,當(dāng)務(wù)之急是轉(zhuǎn)變政府行政職能,使政府由宏觀調(diào)控、政策制定和具體辦展轉(zhuǎn)向總體導(dǎo)向、市場監(jiān)督為主,各級(jí)政府部門不再辦展,不再干預(yù)和具體參與展會(huì)的經(jīng)營業(yè)務(wù),而是在會(huì)展業(yè)發(fā)展過程中扮演為會(huì)展發(fā)展提供政策、服務(wù)和信息支持,并監(jiān)督市場主體的運(yùn)作和游戲規(guī)則的執(zhí)行的角色。政府從會(huì)展業(yè)中退出來以后,將管理會(huì)展業(yè)的行政管理職能通過政府授權(quán)的方式向社會(huì)中介機(jī)構(gòu),如貿(mào)促會(huì)或旅游協(xié)會(huì)等中介機(jī)構(gòu)轉(zhuǎn)移,以減少政府的管理色彩,由會(huì)展行業(yè)協(xié)會(huì)、貿(mào)易促進(jìn)發(fā)展機(jī)構(gòu)或旅游協(xié)會(huì)以行業(yè)自律的方式負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)和規(guī)范會(huì)展市場,或是在條件成熟時(shí),成立在國家貿(mào)易促進(jìn)委員會(huì)和中國旅游協(xié)會(huì)下面設(shè)立有旅游協(xié)會(huì)和旅游企業(yè)參加的中國會(huì)展業(yè)協(xié)會(huì),由協(xié)會(huì)來制定行業(yè)規(guī)范、會(huì)展計(jì)劃和服務(wù)標(biāo)準(zhǔn),建立行業(yè)協(xié)調(diào)和自我約束機(jī)制。這樣,可以有效遏制因缺乏權(quán)威、統(tǒng)一、有效的會(huì)展管理部門和行業(yè)自律組織而出現(xiàn)各自為政、市場混亂、惡性競爭的局面。隨著政府職能的轉(zhuǎn)變,政府行政機(jī)關(guān)主要通過法制監(jiān)督來調(diào)控市場,而市場的自律和規(guī)則的制定則主要依靠行業(yè)協(xié)會(huì)組織來進(jìn)行。 協(xié)會(huì)———企業(yè)協(xié)會(huì)應(yīng)把政府轉(zhuǎn)移的權(quán)力視為為市場主體提供服務(wù)和進(jìn)行協(xié)調(diào)的一種工具與手段