會務組成員及工作安排(編輯修改稿)
2025-11-09 14:12 本頁面
【文章內(nèi)容簡介】 電話、藥品、備用電源等物品，對會場各種緊急情況進行應急處置。會議期間，會場應急組應全程在位，隨時關(guān)注會場情況，實時支持會場各組。并注意觀察主席臺，察覺領導如有需要幫助時，及時上前詢問。遇到參會人員有特殊的要求，應盡量給予解決，如不能及時解決，應立即向上一級報告，并盡快給予答復。第四篇：常規(guī)會務工作安排流程常規(guī)會務工作安排流程（1）任務分解。將會務工作分解為各專項任務，明確分工并保證質(zhì)量。（2）責任到人。每項任務均有專人負責。（3）周密計劃。每項任務均需制定周密的工作計劃。（4）逐項落實。計劃的每個環(huán)節(jié)、步驟均需嚴格落實。（1）成立會務組 ① 會務組組長：總體負責 ② 萎靡材料小組：負責組織、手機、整理、編印會議材料，會議記錄（及錄音錄像）、會議紀要與總結(jié)起草。③ 后勤保障小組：負責會議的后勤保障事宜。④ 任務分解后，形成《會務工作分派表》，相關(guān)責任人簽字。（2）明確會議概況全體會務人員應明確會議概況，了解以下基本內(nèi)容： ① 會議主題 ② 級別與規(guī)模 ③ 參會人員（與會人員的單位、職務）④ 會期余日程安排（會議日期、時間、議程、活動安排等）⑤ 根據(jù)會議概況，按集團本部有關(guān)標準預算會議經(jīng)費，簽報集團本部分管領導批準（3）選定會議場所 ① 責任人：后勤保障小組 ② 責任：聯(lián)系幾家賓館（先前做好有一些基本了解），實地考察、比較。應調(diào)查的項目包括：價格（客房、會場及其他服務項目的價位）；設施（客房、會議室、休閑設施、環(huán)境等）；交通（便利與否）；當期有無接待能力。③ 綜合比較后按優(yōu)質(zhì)低價原則選取一家，簽報集團本部分管領導批準。集團本部分管領導批準后，立即完成以下工作：與賓館確認個主要服務項目的收費標準與折扣；根據(jù)會議預算領取支票。（4）下發(fā)會議通知、登陸代表名單 ① 責任人：文秘材料小組 ② 責任。在落實以上各項工作后，起草會議通知、報集團本部分管領導批準后下發(fā)各參會單位。通知內(nèi)容應包括：會議主題、參會人員、會期安排、會議地點與聯(lián)系電話、會務組聯(lián)系人與聯(lián)系電話、報到日期、有關(guān)事項（如要求自帶有關(guān)資料、物品等）、會議回執(zhí)、會址交通導引等。③ 會議通知以傳真、電子郵件、元件郵寄等方式傳達給各參會人員。會議通知下發(fā)后，會務組聯(lián)系人負責按會議回執(zhí)登錄報名情況，形成《會議代表登記表》，制作會議名冊。登錄內(nèi)容應包括：單位、姓名、職務、性別、民族、到達航班與到達時間、是否要求接站等。登錄工作應盡早完成，并在此基礎上編制《接站安排表》。（5）準備會議材料、用品 ① 責任人：兩組分工協(xié)作 ② 材料內(nèi)容。會議材料由材料文秘小組負責整理、印制。除正式會議材料外，還應包括：會議代表名單（附房間號）、日程安排、各項活動地點及注意事項等。③ 會議用品。會議用品由后勤保障小組負責，應準備的會議用品包括：與會領導桌簽（可由賓館代為制作）；參會代表證（可由賓館代為制作）；會場條幅（可由賓館代為制作）；文件袋、筆記本、筆；錄音機、照相機、攝影機；打印機及紙張、投影儀（根據(jù)需要）；花卉、水果及方便食品（可由賓館準備，或自行購置、分發(fā)）；藥箱（備常用藥品）等。（6）餐飲安排 ① 責任人：根據(jù)情況具體落實 ② 責任：與賓館緊密協(xié)調(diào)、現(xiàn)場核查，盡早落實以下工作：就餐地點、就餐時間、席位安排。（7）會場安排 ① 責任人：根據(jù)情況具體安排 ② 責任：與賓館緊密協(xié)調(diào)、現(xiàn)場核查，盡早落實會議室、領導臨時休息室。③ 會場布局包括：作詞安排、花卉擺設、話筒音響、燈光、攝影、攝像負責人。（8）文體活動安排 ① 根據(jù)實際情況和需要細化內(nèi)容（9）房間安排 ① 責任人：后勤保障小組 ② 責任：在確定了參會代表名單之后，即在賓館訂房、安排房間。（1）接站（2）簽到①在正式報到前日，應完成以下工作：將分裝好的會議材料的文件袋運送至賓館；統(tǒng)一領取代表餐劵并分裝至文件袋；統(tǒng)一領取代表房間；在房門上粘貼印有代表姓名的紙張；花卉、水果等分發(fā)到各房間；準備好簽到簿、訂票登記單等待
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