會(huì)務(wù)組成員及工作安排(編輯修改稿)
2024-11-09 14:12 本頁面
【文章內(nèi)容簡介】 電話、藥品、備用電源等物品，對(duì)會(huì)場各種緊急情況進(jìn)行應(yīng)急處置。會(huì)議期間，會(huì)場應(yīng)急組應(yīng)全程在位，隨時(shí)關(guān)注會(huì)場情況，實(shí)時(shí)支持會(huì)場各組。并注意觀察主席臺(tái)，察覺領(lǐng)導(dǎo)如有需要幫助時(shí)，及時(shí)上前詢問。遇到參會(huì)人員有特殊的要求，應(yīng)盡量給予解決，如不能及時(shí)解決，應(yīng)立即向上一級(jí)報(bào)告，并盡快給予答復(fù)。第四篇：常規(guī)會(huì)務(wù)工作安排流程常規(guī)會(huì)務(wù)工作安排流程（1）任務(wù)分解。將會(huì)務(wù)工作分解為各專項(xiàng)任務(wù)，明確分工并保證質(zhì)量。（2）責(zé)任到人。每項(xiàng)任務(wù)均有專人負(fù)責(zé)。（3）周密計(jì)劃。每項(xiàng)任務(wù)均需制定周密的工作計(jì)劃。（4）逐項(xiàng)落實(shí)。計(jì)劃的每個(gè)環(huán)節(jié)、步驟均需嚴(yán)格落實(shí)。（1）成立會(huì)務(wù)組 ① 會(huì)務(wù)組組長：總體負(fù)責(zé) ② 萎靡材料小組：負(fù)責(zé)組織、手機(jī)、整理、編印會(huì)議材料，會(huì)議記錄（及錄音錄像）、會(huì)議紀(jì)要與總結(jié)起草。③ 后勤保障小組：負(fù)責(zé)會(huì)議的后勤保障事宜。④ 任務(wù)分解后，形成《會(huì)務(wù)工作分派表》，相關(guān)責(zé)任人簽字。（2）明確會(huì)議概況全體會(huì)務(wù)人員應(yīng)明確會(huì)議概況，了解以下基本內(nèi)容： ① 會(huì)議主題 ② 級(jí)別與規(guī)模 ③ 參會(huì)人員（與會(huì)人員的單位、職務(wù)）④ 會(huì)期余日程安排（會(huì)議日期、時(shí)間、議程、活動(dòng)安排等）⑤ 根據(jù)會(huì)議概況，按集團(tuán)本部有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)預(yù)算會(huì)議經(jīng)費(fèi)，簽報(bào)集團(tuán)本部分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)（3）選定會(huì)議場所 ① 責(zé)任人：后勤保障小組 ② 責(zé)任：聯(lián)系幾家賓館（先前做好有一些基本了解），實(shí)地考察、比較。應(yīng)調(diào)查的項(xiàng)目包括：價(jià)格（客房、會(huì)場及其他服務(wù)項(xiàng)目的價(jià)位）；設(shè)施（客房、會(huì)議室、休閑設(shè)施、環(huán)境等）；交通（便利與否）；當(dāng)期有無接待能力。③ 綜合比較后按優(yōu)質(zhì)低價(jià)原則選取一家，簽報(bào)集團(tuán)本部分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。集團(tuán)本部分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，立即完成以下工作：與賓館確認(rèn)個(gè)主要服務(wù)項(xiàng)目的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)與折扣；根據(jù)會(huì)議預(yù)算領(lǐng)取支票。（4）下發(fā)會(huì)議通知、登陸代表名單 ① 責(zé)任人：文秘材料小組 ② 責(zé)任。在落實(shí)以上各項(xiàng)工作后，起草會(huì)議通知、報(bào)集團(tuán)本部分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后下發(fā)各參會(huì)單位。通知內(nèi)容應(yīng)包括：會(huì)議主題、參會(huì)人員、會(huì)期安排、會(huì)議地點(diǎn)與聯(lián)系電話、會(huì)務(wù)組聯(lián)系人與聯(lián)系電話、報(bào)到日期、有關(guān)事項(xiàng)（如要求自帶有關(guān)資料、物品等）、會(huì)議回執(zhí)、會(huì)址交通導(dǎo)引等。③ 會(huì)議通知以傳真、電子郵件、元件郵寄等方式傳達(dá)給各參會(huì)人員。會(huì)議通知下發(fā)后，會(huì)務(wù)組聯(lián)系人負(fù)責(zé)按會(huì)議回執(zhí)登錄報(bào)名情況，形成《會(huì)議代表登記表》，制作會(huì)議名冊。登錄內(nèi)容應(yīng)包括：單位、姓名、職務(wù)、性別、民族、到達(dá)航班與到達(dá)時(shí)間、是否要求接站等。登錄工作應(yīng)盡早完成，并在此基礎(chǔ)上編制《接站安排表》。（5）準(zhǔn)備會(huì)議材料、用品 ① 責(zé)任人：兩組分工協(xié)作 ② 材料內(nèi)容。會(huì)議材料由材料文秘小組負(fù)責(zé)整理、印制。除正式會(huì)議材料外，還應(yīng)包括：會(huì)議代表名單（附房間號(hào)）、日程安排、各項(xiàng)活動(dòng)地點(diǎn)及注意事項(xiàng)等。③ 會(huì)議用品。會(huì)議用品由后勤保障小組負(fù)責(zé)，應(yīng)準(zhǔn)備的會(huì)議用品包括：與會(huì)領(lǐng)導(dǎo)桌簽（可由賓館代為制作）；參會(huì)代表證（可由賓館代為制作）；會(huì)場條幅（可由賓館代為制作）；文件袋、筆記本、筆；錄音機(jī)、照相機(jī)、攝影機(jī)；打印機(jī)及紙張、投影儀（根據(jù)需要）；花卉、水果及方便食品（可由賓館準(zhǔn)備，或自行購置、分發(fā)）；藥箱（備常用藥品）等。（6）餐飲安排 ① 責(zé)任人：根據(jù)情況具體落實(shí) ② 責(zé)任：與賓館緊密協(xié)調(diào)、現(xiàn)場核查，盡早落實(shí)以下工作：就餐地點(diǎn)、就餐時(shí)間、席位安排。（7）會(huì)場安排 ① 責(zé)任人：根據(jù)情況具體安排 ② 責(zé)任：與賓館緊密協(xié)調(diào)、現(xiàn)場核查，盡早落實(shí)會(huì)議室、領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)休息室。③ 會(huì)場布局包括：作詞安排、花卉擺設(shè)、話筒音響、燈光、攝影、攝像負(fù)責(zé)人。（8）文體活動(dòng)安排 ① 根據(jù)實(shí)際情況和需要細(xì)化內(nèi)容（9）房間安排 ① 責(zé)任人：后勤保障小組 ② 責(zé)任：在確定了參會(huì)代表名單之后，即在賓館訂房、安排房間。（1）接站（2）簽到①在正式報(bào)到前日，應(yīng)完成以下工作：將分裝好的會(huì)議材料的文件袋運(yùn)送至賓館；統(tǒng)一領(lǐng)取代表餐劵并分裝至文件袋；統(tǒng)一領(lǐng)取代表房間；在房門上粘貼印有代表姓名的紙張；花卉、水果等分發(fā)到各房間；準(zhǔn)備好簽到簿、訂票登記單等待
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