會務(wù)組成員及工作安排-文庫吧資料
2024-11-09 14:12本頁面
【正文】 會務(wù)安排流程會務(wù)一般分為三個(gè)階段，會前準(zhǔn)備、會間服務(wù)、會后處理(一)會前準(zhǔn)備階段。（1）接站（2）簽到①在正式報(bào)到前日，應(yīng)完成以下工作：將分裝好的會議材料的文件袋運(yùn)送至賓館；統(tǒng)一領(lǐng)取代表餐劵并分裝至文件袋；統(tǒng)一領(lǐng)取代表房間；在房門上粘貼印有代表姓名的紙張；花卉、水果等分發(fā)到各房間；準(zhǔn)備好簽到簿、訂票登記單等待用。③ 會場布局包括：作詞安排、花卉擺設(shè)、話筒音響、燈光、攝影、攝像負(fù)責(zé)人。（6）餐飲安排 ① 責(zé)任人：根據(jù)情況具體落實(shí) ② 責(zé)任：與賓館緊密協(xié)調(diào)、現(xiàn)場核查，盡早落實(shí)以下工作：就餐地點(diǎn)、就餐時(shí)間、席位安排。③ 會議用品。會議材料由材料文秘小組負(fù)責(zé)整理、印制。登錄工作應(yīng)盡早完成，并在此基礎(chǔ)上編制《接站安排表》。會議通知下發(fā)后，會務(wù)組聯(lián)系人負(fù)責(zé)按會議回執(zhí)登錄報(bào)名情況，形成《會議代表登記表》，制作會議名冊。通知內(nèi)容應(yīng)包括：會議主題、參會人員、會期安排、會議地點(diǎn)與聯(lián)系電話、會務(wù)組聯(lián)系人與聯(lián)系電話、報(bào)到日期、有關(guān)事項(xiàng)（如要求自帶有關(guān)資料、物品等）、會議回執(zhí)、會址交通導(dǎo)引等。（4）下發(fā)會議通知、登陸代表名單 ① 責(zé)任人：文秘材料小組 ② 責(zé)任。③ 綜合比較后按優(yōu)質(zhì)低價(jià)原則選取一家，簽報(bào)集團(tuán)本部分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（2）明確會議概況全體會務(wù)人員應(yīng)明確會議概況，了解以下基本內(nèi)容： ① 會議主題 ② 級別與規(guī)模 ③ 參會人員（與會人員的單位、職務(wù)）④ 會期余日程安排（會議日期、時(shí)間、議程、活動安排等）⑤ 根據(jù)會議概況，按集團(tuán)本部有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)預(yù)算會議經(jīng)費(fèi)，簽報(bào)集團(tuán)本部分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)（3）選定會議場所 ① 責(zé)任人：后勤保障小組 ② 責(zé)任：聯(lián)系幾家賓館（先前做好有一些基本了解），實(shí)地考察、比較。③ 后勤保障小組：負(fù)責(zé)會議的后勤保障事宜。計(jì)劃的每個(gè)環(huán)節(jié)、步驟均需嚴(yán)格落實(shí)。每項(xiàng)任務(wù)均需制定周密的工作計(jì)劃。每項(xiàng)任務(wù)均有專人負(fù)責(zé)。將會務(wù)工作分解為各專項(xiàng)任務(wù)，明確分工并保證質(zhì)量。遇到參會人員有特殊的要求，應(yīng)盡量給予解決，如不能及時(shí)解決，應(yīng)立即向上一級報(bào)告，并盡快給予答復(fù)。會議期間，會場應(yīng)急組應(yīng)全程在位，隨時(shí)關(guān)注會場情況，實(shí)時(shí)支持會場各組。會議結(jié)束時(shí)，會場引導(dǎo)組應(yīng)及時(shí)打開通道門，站立兩側(cè)，禮貌相送，微笑點(diǎn)頭，并說“慢走、再見”。在與會人員距會議室門2米處主動拉門讓其進(jìn)入，同時(shí)使用“早上好、下午好”等文明用語。十、會場引導(dǎo)組：會場引導(dǎo)組提前一個(gè)小時(shí)到達(dá)會場。九、會議簽到組：會議簽到組應(yīng)提前設(shè)計(jì)好會議簽到表，簽到表中應(yīng)包括與會人員姓名、單位、職務(wù)、聯(lián)系方式等信息。八、影像攝錄組：影像攝錄組應(yīng)提前做好攝像機(jī)、照相機(jī)等影像設(shè)備的準(zhǔn)備工作，并提前到達(dá)會場預(yù)設(shè)機(jī)位，確定最佳影像攝錄點(diǎn)，并將情況向會場布局組進(jìn)行通報(bào)。并根據(jù)會議議程，及時(shí)關(guān)注下一位發(fā)言人的話筒開關(guān)及位置，如遇到話筒突然失常，應(yīng)迅速更換備用話筒。準(zhǔn)備并調(diào)試好備用話筒。七、電子設(shè)備組：電子設(shè)備組應(yīng)提前做好必要的設(shè)備調(diào)試工作，保證會議期間的電子設(shè)備能正常使用。會后，會場服務(wù)組要及時(shí)做好會場清潔工作。會議開始后要根據(jù)與會人員杯中水的水量，靈活掌握，隨時(shí)倒水。根據(jù)座次表擺放好桌牌、花草、水果、筆、筆記本、會議議程及其他會議所需要的文件。六、會場服務(wù)組：會場服務(wù)組具體負(fù)責(zé)會場服務(wù)工作，人員著裝要統(tǒng)一整潔、站姿規(guī)范端莊、不濃妝艷抹、不佩戴首飾；語言上語調(diào)溫和、音量適中、普通話規(guī)范、文明禮貌；態(tài)度上彬彬有禮、微笑服務(wù)。五、會場布局組：會場布局組應(yīng)根據(jù)會議的出席人數(shù)、與會人員情況、會議規(guī)格、會議室的位置和規(guī)模，確定會場整體布局，包括橫幅、會標(biāo)等宣傳用品的布局，主席臺的布局、電子設(shè)備控制臺的布局、整體會議室的桌椅分布，確定后制作與會人員座次表，按照座次表擺放好會場布局，座椅的數(shù)量應(yīng)按出席人數(shù)擺放，并多預(yù)留兩到四位。如會議期間有住宿、午休或餐飲要求，應(yīng)提前確定休息和餐飲的時(shí)間、場所，按照接待預(yù)算的金額確定標(biāo)準(zhǔn)，并根據(jù)會議策劃組提前了解的與會人
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