中小企業(yè)辦公室工作總結(jié)(編輯修改稿)
2024-11-09 13:23 本頁面
【文章內(nèi)容簡介】 文書在各項工作中的指導(dǎo)作用。文書管理范圍包括：一般性文書（通知、公告、提案意見、會議紀(jì)要、總結(jié)匯編）、行政人事部發(fā)文文書（學(xué)習(xí)資料、各類簡報）、宣傳資料、各類應(yīng)存檔的圖表、其他有關(guān)公司的重大事項文書資料。除通知外，一般性文書沒有固定的格式，但必須標(biāo)有頁眉頁腳，文本內(nèi)容可根據(jù)文書具體內(nèi)容進行調(diào)整。根據(jù)文書性質(zhì)進行編號整理，定期對文書進行歸檔整理，保持紙質(zhì)文檔與電子文檔的同步更新。根據(jù)公司實際需要及上級安排，起草編寫內(nèi)部公開文書，張貼公示學(xué)習(xí)。按照文書管理范圍，綜合辦公室的發(fā)文根據(jù)需要填寫《發(fā)文簿》，所有文書原稿均由綜合辦公室分類存檔備查。按時間、內(nèi)容等降序排列，整理歸檔，堅持平時歸檔與年終歸檔相結(jié)合，對照編號列出整理清單。根據(jù)文書的時效性和保存的價值性，對文書進行整理銷毀；須上級審批同意，方可銷毀。辦公室負(fù)責(zé)人為第一責(zé)任人，若發(fā)現(xiàn)文書丟失，辦公室人員必須查明原因，如實向主管部門報告，若未查明原因，則由辦公室負(fù)責(zé)承擔(dān)。違反以上規(guī)定者按照相關(guān)規(guī)定予以懲處。起草文書→填寫《發(fā)文簿》(需要時)→張貼→存檔→更新目錄(紙質(zhì)檔與電子檔)→借閱→清退→審批→銷毀 為了維護檔案的真實性和可查閱性，使檔案管理更科學(xué)、更專業(yè)，及時分類、整理、編輯、傳遞文書資料，提高檔案管理質(zhì)量與效率。檔案管理范圍：公司各類證照及各類文件、文書資料、其他應(yīng)存檔的信息資料。根據(jù)文書整理和文件整理編號，對對應(yīng)資料進行相應(yīng)的歸檔、整理、備注，并存入專門的檔案文件柜保管。 制度規(guī)范應(yīng)歸檔的文件、材料由辦公室人員負(fù)責(zé)收集，份數(shù)齊全，包括附件、批復(fù)、定稿等。所有歸檔文書材料經(jīng)過初步整理，根據(jù)時間先后順序再按同一項目文書材料集中整理，并貼上標(biāo)簽。堅持平時歸檔與年終歸檔、定期歸檔與不定期歸檔結(jié)合，對照編目，列出清單。各部門需借閱相關(guān)檔案，須由行政人事部主管簽字，審核通過后方可借閱，不得抄錄、復(fù)制或借出。檔案管理人員必須遵守保密規(guī)定，履行保密手續(xù)，特別是員工個人信息、公司圖片等主要資料的保管，確保檔案安全與完整。檔案接收、移交，必須根據(jù)檔案管理制度嚴(yán)格做好記錄。根據(jù)文件、文書目錄整理需要歸檔的檔案→排序整理，編制編目→存檔→借閱→清退 為了加強辦公用品管理，規(guī)范辦公用品管理各項程序，節(jié)約辦公經(jīng)費，提高利用效率。辦公用品管理人員負(fù)責(zé)辦公用品的處理和管理工作，權(quán)責(zé)一致嚴(yán)格要求，無私自挪用現(xiàn)象。辦公用品保管實行“日清月結(jié)，出入庫等量、年終查存統(tǒng)計”原則。辦公用品的采購，應(yīng)進行多方比較，保證性價比和質(zhì)量，擇優(yōu)選用，合理開支。 制度規(guī)范公司辦公用品的采購、保管、發(fā)放和辦公設(shè)備的入庫登記由行政辦公室全權(quán)負(fù)責(zé)。辦公用品購置應(yīng)遵循以下程序：各部門將所需辦公用品報至辦公室，辦公室根據(jù)各部門的需求計劃和月末辦公用品清算單中的物品實際庫存和用量，做出采購計劃，經(jīng)部門主管批準(zhǔn)后方可采購。對急用品的采購，可根據(jù)具體實際進行靈活處理，但必須經(jīng)部門主管批準(zhǔn)。根據(jù)物品所屬類別，對辦公用品進行及時出入庫登記，注明名稱、數(shù)量、規(guī)格、單價、出入庫時間等，做到賬物相符。各部門申領(lǐng)的辦公用品需及時發(fā)放，并做好填表記錄；因特殊情況急需領(lǐng)用未填表登記，事后須及時補填。任何人未經(jīng)允許不得進入辦公用品管理室，不得私自挪用辦公用品。辦公用品管理人員負(fù)責(zé)收發(fā)入、離職人員的辦公用品。辦公室建立公司固定資產(chǎn)總賬，每年進行一次匯總普查。管理員定期對辦公用品進行盤查，核實庫存，保證出入庫等量。 管理要點為了提高會議質(zhì)量，促進有效溝通，提高行動能力，進而規(guī)范會議管理。建立例會制度，定時匯報工作完成情況。根據(jù)公司實際及具體的情況，確定會議召開的必要性。清楚會議召開目的，合理安排時間，做到少而精，講究高效原則。按照制度規(guī)定，嚴(yán)格會議管理，參會人員準(zhǔn)時參加會議，并遵守會議紀(jì)律。會議組織者審時度勢，明確會議要點，做好一切準(zhǔn)備工作。 制度規(guī)范例會制度的建立是每月工作計劃如期完成的基礎(chǔ)和保障。每月月底（具體時間為每月最后一個周五的下午3點）召開例會，匯報上個月的工作完成情況，并根據(jù)具體情況對下個月的工作計劃做出調(diào)整。其他主體性會議，根據(jù)選定的議題收集會上所需資料，擬定會議時間、地點等做好會議通知工作。會議主持人負(fù)責(zé)會議的召開并負(fù)責(zé)現(xiàn)場秩序的維護，行政專員負(fù)責(zé)做好相應(yīng)的會議記錄。綜合辦公室根據(jù)參會人員的發(fā)言狀況及相關(guān)事項，及時整理好會議記要或者會議決議，打印并張貼。按照時間排列，將所有會議記錄文字資料和電子資料同步整理并歸檔。會議記錄為公司的機要檔案，保管人員不得擅自外泄。如需查閱應(yīng)嚴(yán)格按照文書管理制度規(guī)定執(zhí)行。 管理流程設(shè)計會前：確定議題、會上所需資料準(zhǔn)備、通知→會中：積極參與，做好會議記錄→會后：整理會議記錄→張貼→歸檔整理 為了營造一個良好的工作環(huán)境，樹立公司形象，保證清潔衛(wèi)生管理工作順利進行。按照規(guī)定，清潔人員完成所有規(guī)定項目，并達到相應(yīng)潔凈標(biāo)準(zhǔn)。辦公室管理人員為第一責(zé)任人，管理所有清潔項目并不定時對衛(wèi)生進行保持與維護。清潔區(qū)域包括：辦公區(qū)域、衛(wèi)生間、陽臺及其他納入在內(nèi)的區(qū)域。值日生依據(jù)《清潔衛(wèi)生值日表》在規(guī)定時間內(nèi)做好所有清潔項目。 管理要點為了保證公司的正常運營，為整個公司營造一個良好的工作環(huán)境制定本條制度。該制度旨在通過公司的業(yè)務(wù)發(fā)展需要和當(dāng)?shù)卣ㄒ?guī)的規(guī)定來制定公司的工作時間制度。辦公室管理人員為第一責(zé)任人，定期根據(jù)實際情況對工作時間進
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