【文章內(nèi)容簡介】 技術環(huán)境等（三）電子文件的有效性是指電子文件應具備的可理解性和可被利用性，包括信息的可讀性、存儲系統(tǒng)的可靠性、載體的完好性和兼容性等。有效性保障的目的是使文件經(jīng)過存儲、傳輸、壓縮、加密、媒體轉(zhuǎn)換、技術遷移、設備更新等處理后能夠以人可以識讀、可以理解的方式輸出，并加以利用。（可讀性）思考：造成電子文件不可識讀的原因？（四）促進工作效率的提高電子文件是在各種社會活動中產(chǎn)生的，其基本職能是支持各種職能活動的開展。因此電子文件管理應以提高工作效率為目標。（五）方便查詢和利用查詢和利用的過程是實現(xiàn)電子文件信息價值的過程。具體目標：，即拓寬利用范圍，對相關內(nèi)容深度整理和挖掘，在第一時間實時提供利用，保護信息安全n三、電子文件管理的基本原則n為了在復雜多樣的電子文件生成、運行環(huán)境中選擇和實施有效的管理，全面實現(xiàn)其管理目標，必須遵循一定的管理原則。（一）全程管理原則根據(jù)電子文件的特點和管理要求，建立一個完整的管理體系，對電子文件從產(chǎn)生到永久保存或銷毀的整個生命周期進行全程管理與監(jiān)控。n電子文件全程管理的深刻涵義：n （二）前端控制原則指針對電子文件的管理，從文件形成之時甚至形成之前（即電子文件管理系統(tǒng)設計階段）一直到歸檔整個過程給予全盤規(guī)劃，把可能預先設定的管理功能納入系統(tǒng)之中，并在文件形成和維護階段進行監(jiān)督。其內(nèi)涵包括兩個方面：前端控制原則是現(xiàn)代文件、檔案管理理念的重要內(nèi)容，其必要性主要體現(xiàn)在以下兩個方面：第一，前端控制是確保電子文件真實可靠、完整完全、長期可讀的有效策略。第二，前端控制是優(yōu)化管理功能，高管理效率的科學理念。（三）動態(tài)管理原則是指對電子文件全程加以監(jiān)控，以動態(tài)適應性管理措施實時應對電子文件生成、運轉(zhuǎn)、利用過程中發(fā)生的變化和對管理工作提出的新要求，以保證管理目標的實現(xiàn)。n 第三節(jié)n 電子文件的管理模式 n一、機構內(nèi)部電子文件管理模式 n由于職能領域、電子文件種類和內(nèi)容的差異，不同機構電子文件的具體管理模式不盡相同。n 應注意的問題：《電子文件歸檔與管理規(guī)范》規(guī)定：文件形成部門或信息管理部門應定期把經(jīng)過鑒定符合歸檔條件的電子文件向檔案部門移交，并按檔案管理要求的格式將其存儲到符合保管期限要求的脫機載體上。電子文件、檔案一體化管理的最佳實現(xiàn)方式是建立功能涵蓋電子文件生命周期全部管理活動的電子文件管理系統(tǒng)。n二、檔案館電子文件的管理模式 nn是指政府機構以及各種社會組織產(chǎn)生的電子文件不集中在各級檔案館保存，而采取分布式管理方法，將其保存在產(chǎn)生這些文件的機構內(nèi)，由檔案館對電子文件信息加以控制，并對其保管加以指導。n實踐這種方案的國家有澳大利亞、德國、俄羅斯等。n是指將具有永久價值的電子文件傳送到檔案館集中保存，即對電子文件實體和信息實行雙重控制。實踐這種方案的國家有美國、英國、瑞士、法國等一些國家。n實行集中保管是基于以下方面考慮：n ，容易造成電子文件的損毀。n ，電子文件理應由檔案館集中管理。n ，形成機關分別管理會影響到檔案管理長期政策的制定。三、國家電子文件管理體制n集中統(tǒng)一的檔案管理體制。就是全國檔案工作實行統(tǒng)一領導、分級管理的體制。其具體內(nèi)容主要包括三個方面：、各類檔案保管機構集中管理。n注意以下三方面的問題：（1）電子文件與電子檔案“由誰來管”的問題。（2）電子文件與電子檔案“怎樣集中”保管的問題。（3）文檔一體化的問題。，由各級檔案行政管理機構統(tǒng)一、分級、分專業(yè)管理。n所謂統(tǒng)一管理，是指國家檔案行政管理機關主管全國電子文件與電子檔案工作，對全國檔案電子文件與電子檔案工作實施全面規(guī)劃和統(tǒng)籌安排，制定統(tǒng)一的法規(guī)和業(yè)務標準，提出統(tǒng)一的方針政策，進行業(yè)務指導和監(jiān)督。所謂分級管理，指縣級以上各級人民政府的檔案行政管理部門主管本行政區(qū)域內(nèi)的電子文件與電子檔案工作，可按照國家有關電子文件與電子檔案工作的統(tǒng)一規(guī)定和要求，結(jié)合本地區(qū)的情況，制定本地區(qū)的電子文件與電子檔案工作規(guī)劃、制度和辦法，并對本地區(qū)內(nèi)機關、團體、企業(yè)、事業(yè)單位和其他組織的電子文件與電子檔案工作實行指導和監(jiān)督。所謂分專業(yè)管理，是指中央各專業(yè)主管機關在國家檔案行政管理機關的知道下，針對本專業(yè)系統(tǒng)的特點，制定本專業(yè)系統(tǒng)電子文件與電子檔案工作的規(guī)劃、制度和辦法，對本系統(tǒng)的電子文件與電子檔案工作進行指導和監(jiān)督，保證國家有關電子文件與電子檔案工作的方針政策在本專業(yè)系統(tǒng)的貫徹和執(zhí)行。n四、機構內(nèi)部電子文件的管理體制n（一）機構內(nèi)部電子文件管理的組織體制由于電子文件產(chǎn)生時間較短，目前社會上對“電子文件保管者”問題還沒有形成統(tǒng)一的明確的認識和規(guī)定。目前，在電子文件保管者問題上有三種情況：由文件形成部門保管；由計算機站、信息中心等專業(yè)技術機構保管；由檔案部門保管。n（二）機構內(nèi)部電子文檔管理的技術機制n 從技術形態(tài)上看，目前在基層單位存在著單機管理與網(wǎng)絡管理兩種基本形態(tài)。閱讀資料：，趙彥昌，湖北檔案，2007（7）——評特里庫克的后保管模式，湯黎華，山西檔案，2011（1）閱讀資料：劉宏偉：《“雙套制”與“雙軌制”對電子文件管理的影響》檔案管理2011（5）n 第四節(jié)電子文件管理現(xiàn)狀一、電子文件工作在我國發(fā)展的現(xiàn)狀n（一）大部分單位進入電子文件工作的第一、第二階段現(xiàn)階段實行雙套制的機關的做法：歸檔紙質(zhì)文件，電子文件由形成者自行處置。將電子文件和紙質(zhì)文件分別集中保管于信息技術部門和檔案部門，紙質(zhì)文件獲得“檔案”身份，電子文件則成為“資料”。將兩種文件雙雙歸檔，形成兩種介質(zhì)和兩種檔案。雙套制的成因大體有兩種情況：一是將生成的電子文件轉(zhuǎn)換成紙質(zhì)文件，用以“生效”、“憑證”，履行文件功能有僅僅是用于保存。二是為現(xiàn)有的一些紙質(zhì)檔案制作數(shù)字化副本，主要目的在于改進利用和完善保護。討論：電子文件雙套制與雙軌制的關系（二）少數(shù)行業(yè)進入第三階段n我國有些行業(yè)，如金融、對外貿(mào)易、稅務等，已經(jīng)部分地進入了電子文件工作發(fā)展的第三階段。由于國內(nèi)相關的部門與行業(yè)為了與其接軌，在電子文件工作上，發(fā)展步伐快于其他行業(yè)。二、檔案界等的努力與進展 n n n三、目前電子文件工作發(fā)展中存在的主要問題 n n nn n 第五節(jié)n 電子文件管理系統(tǒng) n一、電子文件管理系統(tǒng)的含義n宏觀層次的電子文件管理系統(tǒng)（Electronic Records Keeping System），是以保證電子文件的科學管理和高效利用為目的的技術設備、管理、法律、標準、人員等所有相關因素組成的信息系統(tǒng)。n 中觀層次的電子文件管理系統(tǒng)是指與電子文件管理相關的計算機軟、硬件系統(tǒng)；微觀層次的電子文件管理系統(tǒng)是電子文件管理系統(tǒng)的軟件系統(tǒng),它由一組軟件程序組成,共同對機構產(chǎn)生的電子文件進行管理。n二、開發(fā)電子文件管理系統(tǒng)的必要性n 。n ，并提供機構職能活動的證據(jù)。n “聚集地”，在為機構提供業(yè)務活動的證據(jù)過程中發(fā)揮著至關重要的作用。n三、電子文件管理系統(tǒng)的特點n n 、背景信息和結(jié)構等構成 n n n n四、電子文件管理系統(tǒng)的功能需求基本功能：n n 拓展功能： n五、電子文件管理系統(tǒng)的開發(fā)過程n n n 、評價階段 n 電子文件管理系統(tǒng)示例——中百網(wǎng)絡辦公自動化系統(tǒng) 閱讀資料：《電子文件管理通用需求——MoReq》檔案學通訊，2003（6）（Public Record Office:Functional Requirement for Electronic Records Management Systems）.作業(yè): 查閱國內(nèi)外電子文件網(wǎng)絡檢索系統(tǒng)的情況并給與分析。雙語教學詞匯n 檢索retrieval n 檢索工具finding aidn 著錄description思考與練習題名詞：電子文件著錄電子文件標引電子文件檢索？。？？第六章電子文件的保護? 第一節(jié) 電子文件保護概述 ?一、電子文件保護的內(nèi)容（一）電子文件內(nèi)容信息的保護 ?（二）電子文件物理載體的保護 ?二、電子文件護的特點? ? ，難度大 ? 、完整性、有效性? ? ? 第二節(jié) 電子文件內(nèi)容信息保護 ?一、影響電子文件信息安全的因素（一）內(nèi)在因素一是電子文件信息與特定載體的可分離性二是電子文件信息的易操作性 ?（二）外在因素：黑客攻擊、計算機病毒、設備故障和失效、計算機操作平臺漏洞案例：美國Ontrack數(shù)據(jù)恢復公司一項數(shù)據(jù)丟失原因調(diào)查 數(shù)據(jù)丟失的主要原因與后果 故障種類 故障原因 后果 電源故障 臨時斷電、電源電壓波動 分區(qū)表丟失；數(shù)據(jù)丟失；可能損壞硬件 硬件故障 硬盤劃傷，磁盤變形；硬盤電路部分的元器件損壞；盤體內(nèi)磁頭松動或脫落；磁介質(zhì)損毀；芯片和主板故障、存儲器故障等 找不到硬盤；讀寫錯誤與數(shù)據(jù)丟失 網(wǎng)絡故障 連接機器設備的線纜受到干擾或物理損傷；網(wǎng)絡服務器接口發(fā)生故障；網(wǎng)絡布線設計不正確 文件損壞；操作阻塞、數(shù)據(jù)丟失；網(wǎng)絡障礙與數(shù)據(jù)錯誤 軟件故障 感染病毒、誤格式化或誤分區(qū)、誤操作；磁盤邏輯鎖（是DOS啟動時的一個錯誤造成的）分區(qū)表被誤刪除或被破壞；磁盤誤格式化、文件被刪除；文件不明原因丟失；文件打不開、亂碼與讀取錯誤 系統(tǒng)故障 電路損壞、控制器損壞與系統(tǒng)崩潰 剛讀過的數(shù)據(jù)找不到；電腦停止工作；內(nèi)存中數(shù)據(jù)丟失 邏輯問題 軟件錯誤、數(shù)據(jù)文件錯誤、容量錯誤、軟件被更改及系統(tǒng)錯誤 文件錯誤、損壞、產(chǎn)生錯誤數(shù)據(jù)；產(chǎn)生錯誤信息；造成數(shù)據(jù)錯誤；數(shù)據(jù)被破壞 人為因素 意外事故、管理員出錯或蓄意破壞 數(shù)據(jù)丟失或被破壞 災禍 雷電、水和火災、風暴、工業(yè)事故、恐怖活動 存儲介質(zhì)、軟硬件徹底損毀二、電子文件內(nèi)容信息保護的技術措施 ?（一）密碼技術 ? 加密技術：簡單地說就是利用各種技術手段把數(shù)據(jù)變成亂碼傳送，到達目的地之后使用對應技術進行還原。? 在科學領域，保持信息安全的技術稱為密碼術；破解密文的技術稱為密碼分析。? 對稱加密技術和非對稱加密技術? ：也稱私鑰技術，使用單個密鑰對數(shù)據(jù)進行加密或解密，計算量小、加密效率高。? 加密傳輸過程：雙方協(xié)商共有密鑰、妥善保管—發(fā)方加密后傳送—接收方用共有密鑰解密，得到明文。? ：也叫公鑰技術，1976年美國學者提出的，允許在不安全的媒體上通信雙方交換信息。這種技術兩個密鑰即公開密鑰和私有密鑰，二者搭配使用才能完成加密和解密的全過程。（二）防火墻技術? 防火墻：是指設置在被保護網(wǎng)絡（內(nèi)聯(lián)子網(wǎng)和局域網(wǎng)）與公共網(wǎng)絡（如因特網(wǎng)）或其他網(wǎng)絡之間，并位于被保護網(wǎng)絡邊界的，對進出被保護網(wǎng)絡信息實施“通過/阻斷/丟棄”控制的硬件、軟件部件或系統(tǒng)。? 主要有：網(wǎng)絡級防火墻應用級防火墻監(jiān)測型防火墻 ?（三）數(shù)字簽名技術對于接收的電子文件要驗證信息的真實性、完整性，以確定文件的制作者和法律價值。? 數(shù)字簽名技術：數(shù)字簽名是一種用一組字符串來代替書寫簽名或印章，起到與書寫簽名或印章的同等法律效用的安全技術，實質(zhì)上是公鑰加密算法的一種。?（四）計算機病毒防治技術計算機病毒的特征：攻擊性傳染性隱蔽性 ? 計算機病毒的防治措施：? “預防為主,防治結(jié)合”的觀念。? ，貫徹防毒原則 ? ，確定查殺方案（五）入侵檢測技術 ? 入侵檢測是指“通過對行為、安全日志或?qū)徲嫈?shù)據(jù)或其它網(wǎng)絡上可以獲得的信息進行操作，檢測到對系統(tǒng)的闖入或闖入的企圖”。? 常見的漏洞：? 、缺陷和漏洞 ? ?（六）長期可存取技術 ?（七）信息備份技術? 備份，簡單說，就是保留一套后備系統(tǒng)。這套后備系統(tǒng)或者是與現(xiàn)有系統(tǒng)一模一樣，或者是能夠替代現(xiàn)有系統(tǒng)的功能。備份是一種數(shù)據(jù)安全策略。? ⑴備份≠拷貝。管理也是備份的重要組成部分，因此，備份＝拷貝＋管理。⑵硬件備份≠數(shù)據(jù)備份。硬件備份不能從根本上保證數(shù)據(jù)安全，只有數(shù)據(jù)備份才能為我們提供百分之百的數(shù)據(jù)保護，所以，備份＝數(shù)據(jù)備份。⑶備份≠數(shù)據(jù)文件的備份。最有效的備份是用一種容量大的設備對數(shù)個網(wǎng)絡系統(tǒng)進行備份，無論系統(tǒng)遭到什么程度的破壞，都可以很方便的將原來的系統(tǒng)恢復起來，所以，備份＝網(wǎng)絡系統(tǒng)備份。? 備份類型分為三類：硬件級在機備份、軟件級脫機備份和人工級手工備份.? ? 1）全備份（full backup）:用一盤磁帶對整個系統(tǒng)進行包括系統(tǒng)和數(shù)據(jù)的完全備份。? 優(yōu)點：很直觀，容易被人理解。? 缺點： ①每天都對系統(tǒng)進行完全備份，備份數(shù)據(jù)有大量的內(nèi)容重復 ?②需要備份的數(shù)據(jù)量大，備份所需時間較長 ? 2）增量備份(incremental backup)：? 每次備份的數(shù)據(jù)只是相當于上一次備份后增加的和修改過的數(shù)據(jù)。? 優(yōu)點：沒有重復的備份數(shù)據(jù)，節(jié)省磁盤空間，縮短了備份時間。? 缺點：當災難發(fā)生時，恢復數(shù)據(jù)比較麻煩 ? 3）差備份(differential backup): ? 每次備份的數(shù)據(jù)是相對于上一次全備份之后新增加的和修改過的數(shù)據(jù)。管理員先在星期一進行一次系統(tǒng)全備份，然后接下來的幾天里，再將當天所有與星期一不同的數(shù)據(jù)備份到磁帶上。? 差備份無需每天都做系統(tǒng)全備份，備份所需時間短，節(jié)省磁盤空間，災難恢復方便，即管理員只需系統(tǒng)全備份磁帶和發(fā)生災難前一天的備份磁帶。? 正常備份、增量備份和差異備份的區(qū)別? ，并且在備份后標記每個文件（換言之，清除存檔屬性）。也就是說，正常備份是復制所有要備份的文件，并且在備份后清除所有文檔的“存檔”屬性，這樣在下次備份時，軟件會認為這些文件都還沒有被備份。? ，僅備份自上次正?；蛟隽總浞菀詠韯?chuàng)建或更改的文件，并且將這些文件標記為已經(jīng)備份。舉例來說，當你第一次進行正常備份后，所有文檔的“存檔”屬性被清除，而在你新建或修改這些文件后，文件重新被加上“存檔”屬性，增量備份就是備份這些文件，并且在備份后將這些文件的“存檔”屬性清除，以保證下次不再備份這些文件。