【文章內容簡介】 種：一般采購付款的進口發(fā)票、增值稅發(fā)票、可以抵扣增值稅的運費發(fā)票、普通發(fā)票、借款單（預付時使用）、關稅完稅單、進口環(huán)節(jié)增值稅完稅單等。目前的票據(jù)管理工作主要是核對發(fā)票的真實性、合法性和準確性。 業(yè)務需求 由于發(fā)票號碼（尤其是增值稅發(fā)票、運費發(fā)票）、訂單合同號、入庫單號等票 據(jù)號碼信息，對支持財務查詢、追溯及報表統(tǒng)計等工作具有重要意義，應當適當予以記錄。 解決方案 對于發(fā)票管理的基本原則分以下幾個方面進行闡述： 發(fā)票確認的時間 由于財務管理與審核制度中對于債務的確認是基于發(fā)票層次上的，因此，真實發(fā)票的錄入時間即為債務的確認時間。 債務形成與單據(jù)審核要求 —— 形成債務的原因 入帳的單據(jù)審核 與實際采購無關的債務（無定單的采購） 應付發(fā)票或內部付款憑證 實際物資采購形成的債務 應付發(fā)票 /內部付款憑證、采購訂單 /內部采購訂單、送貨單 /內部送貨單、接收入庫單、檢驗合格單 費用性 采購形成的債務（有定單的采購） 應付發(fā)票 /內部付款憑證、采購訂單 /內部采購訂單 固定資產(chǎn)采購形成的債務 應付發(fā)票 /內部付款憑證、采購訂單 /內部采購訂單、資產(chǎn)驗收單 發(fā)票的編碼方式 Oracle 對于發(fā)票的編碼方式在兩個層次上進行，其一建立在發(fā)票批組層次；其次建立在發(fā)票層次； 在發(fā)票層次上建立發(fā)票編號 進口材料的發(fā)票編號： J+發(fā)票號碼。 15 Company Confidential For internal use only 國產(chǎn)材料的發(fā)票編號： Z+發(fā)票號碼（增值稅發(fā)票）、 Y+發(fā)票號碼（運費發(fā)票）、 P+發(fā)票號碼（普通發(fā)票）。 不同來源與不同類型的發(fā)票或帳單，在其業(yè)務發(fā)生時的票據(jù)號碼對于財務管 理而言都具有實際考核與跟蹤意義的。因此， Oracle 可以用手工編號的方式將實際票據(jù)號碼錄入系統(tǒng)，以便于跟蹤票據(jù)的實際發(fā)生情況。 在發(fā)票批組層次上建立發(fā)票批編號 ——姓名的英文縮寫（ 3 位） +年月日（ 6 位）。 對于不同的錄入者錄入系統(tǒng)的應付發(fā)票，可以定義一定的編碼規(guī)則，便于錄入者查詢自已錄入的發(fā)票。 為在一定周期內發(fā)生的同一供應商的發(fā)票建立批組編號方式有利于建立供應商結算清單與發(fā)票的聯(lián)系。 發(fā)票日期：以發(fā)票上的日期為準，發(fā)票收到日期以系統(tǒng)日期為準。 16 Company Confidential For internal use only 五金材料成本核算 業(yè)務現(xiàn)狀 一、 入庫時： 采購部把增值稅發(fā) 票、運費發(fā)票（隨增值稅發(fā)票一起到）及材料入庫單第二聯(lián)對應后 (如果需要檢驗，還要附檢驗報告單 )，交給部門主管簽字，同時將增值稅發(fā)票的內容和入庫單的材料實際單價錄入微機，然后把發(fā)票同入庫單一起交給財務入帳； 財務對發(fā)票和入庫單進行審核，不合格退回采購部，合格的 在收發(fā)存數(shù)量金額臺帳（ EXCEL 表）中錄入入庫數(shù)量，按材料分類匯總出計劃金額；錄入各類材料實際金額，計算各類材料差異，填制材料入庫憑證： 借：材料 —XX 材料 XX 差異 應交稅金 增值稅（進項） 貸：應 付帳款 —XX 現(xiàn)金（或銀行存款） 借：低值易耗品 XX 低值易耗品 XX 差異 應交稅金 增值稅（進項） 貸：應付帳款 XX 現(xiàn)金（或銀行存款） 二、 月末暫估： 月末根據(jù)打印出的暫估材料明細表做本月材料暫估入庫，下月初再用紅字沖回； 即 借：材料 ΧΧ 材料 差異 貸：應付帳款 暫估價 三、 月末分配： 計算差異率，根據(jù)材料帳 本計算累計至分配前各類材料差異和計劃價（包括暫估材料），求出差異率。 分配，根據(jù)倉庫送交的領料單的使用材料性質（生產(chǎn)／費用）及使用部門，錄入收發(fā)存數(shù)量金額臺帳 （ EXCEL 表），計算發(fā)出的各類材料計劃金額，生成材料收發(fā)存報表 （ EXCEL 表）；錄入差異率，計算材料實際分配金額，生成材料分配表；填制分配憑證。 對帳，分配前核對倉庫臺帳和財務收發(fā)存數(shù)量金額臺帳的各材料收入數(shù)量；分配后核對倉庫臺帳和財務收發(fā)存數(shù)量金額臺帳的各材料發(fā)出數(shù)量。 17 Company Confidential For internal use only 業(yè)務需求 存在問題： 1． 重復工作量很大，財務部需要人工審核采購單、入庫單、 驗收單、發(fā)票，才能進行處理。不僅量大，而且容易出錯。 2． 財務無法實時反映到貨情況，應計暫估只在月末體現(xiàn)，入帳不能做準確及時。 解決方案 在 Oracle 中，材料采購核算流程如下： 1． 采購部采購員在 PO 模塊輸入采購訂單，并經(jīng)過審批確認。 2． 采購到貨時，在 INV 模塊做接收處理，系統(tǒng)自動生成日記帳： 借：材料采購 @采購訂單價格 貸：應計負債 3． 檢驗合格入庫時，倉庫人員在 INV 模塊做接收處理，系統(tǒng)自動生成日記帳： 借：材料 @標準 價格 貸：材料采購 @采購訂單價格 材料采購差異 (PPV) 4． 發(fā)票到時，采購員報銷時需要注明采購訂單號，到財務部報帳。財務將發(fā)票輸入 AP 模塊，并與采購訂單匹配，系統(tǒng)自動與采購訂單、檢驗入庫單匹配，如果滿足財務要求，系統(tǒng)自動生成日記帳： 借：應計負債 @采購訂單價格 貸：應付帳款 @發(fā)票價格 材料采購差異 (PPV) 上述流程優(yōu)點： 1. 及時、準確入帳，無須月末暫估，月初發(fā)沖。 2. 自 動核對單據(jù)，簡化人工。 5． 在系統(tǒng)外計算差異率，根據(jù)材料帳本計算累計至分配前各類材料差異和計劃價（包括暫估材料），求出差異率。 公式如下：各類材料的差異率 =（本月初各材料 PPV 余額 +本月購進各材料 PPV 總額） /（本月初各類材料余額 +本月購進各類材料金額） （以上部分數(shù)據(jù)的提取需開發(fā)材料的收、發(fā)、存報表） 分配：根據(jù) INV 模塊各部門領料報表（區(qū)分使用材料性質（生產(chǎn)／費用）），根據(jù)系統(tǒng)外計算出的差異率計算差異的分攤， 并將分攤結果用 18 Company Confidential For internal use only 手工日記帳的形式輸入到總帳系統(tǒng)。 月末根據(jù)部門領料單進行分配： 現(xiàn)狀 解決方案 借：制造費用 各車間 維修費 制造費用 各車間 —勞保 管理費用 維修費 管理費用 —勞保 銷售費用 維修費 銷售費用 勞保 貸：材料XX 材料 XX差異 低值易耗品XX 低值易耗品XX差異 1. 在庫存模塊定義帳戶別名，指定對應帳戶。 2. 當領料時，倉庫人員選擇“帳戶別名”發(fā)料，系統(tǒng)自動生成日記帳： 借：在帳戶別名中指定的帳戶 貸：材料 @標準成本 3. 月末，根據(jù)ＩＮＶ模塊帳戶別名出庫報表（即“事務處理登記”報表），根據(jù)在系統(tǒng)外計算出的差異率進行分攤，并將分攤結果以收工日記帳的形式在總帳中輸入： 借：相應帳戶 貸：材料采購差異（ PPV） XX 4. 對于低值易耗品（原勞保庫物料），暫不在系統(tǒng)的倉庫內管理，其收、發(fā)、差異分攤的會計信息在總帳中以收工日記帳形式反映。 借：在建工程 各明細 貸：材料XX 材料 XX差異 低值易耗品XX 低值易 耗品XX差異 應交稅金 增值稅（進項轉出） ? 在建工程立項時，確認在建工程項目號，并有財務人員根據(jù)其項目號在 INV 系統(tǒng)中創(chuàng)建帳戶別名，此別名對應的科目統(tǒng)一為“資產(chǎn) 中轉“。 ? 當領料時，領料單上需注明“項目號”，倉庫人員選擇“帳戶別名”發(fā)料，系統(tǒng)自動生成日記帳： 借：資產(chǎn) 中轉 貸：材料 @標準成本 ? 月末，根據(jù)ＩＮＶ模塊帳戶別名出庫報表（即“事務處理登記”報表），根據(jù)在系統(tǒng)外計算出的差異率進行分攤，并將分攤結果以收工日記帳的形式在總帳中輸入： 借：資產(chǎn) 中轉 貸：材 料采購差異（ PPV） XX ? 對于低值易耗品的領有、差異分攤及進項稅的轉出，在ＧＬ中輸入憑證： 19 Company Confidential For internal use only 借：資產(chǎn) 中轉 貸： 應交稅金 增值稅（進項轉出） 低值易耗品 —XX 低值易耗品 XX 差異 ? 月末，在固定資產(chǎn)模塊手工輸入該在建工程項目的材料領有、差異分攤及進項稅轉出成本，ＦＡ將生成日記帳： 借：在建工程 貸： 資產(chǎn) 中轉 ? 項目完結后，在庫存模塊將其對應帳戶別名失效。 借：遞延資產(chǎn) 大修 遞延資產(chǎn) 模具 貸：材料 XX 材料 XX差異 低值易耗品XX 低值易耗品XX差異 遞延資產(chǎn)、模具的處理方法詳見《資產(chǎn)詳細方案》 佳井等公司領料（做出售處理）：先進待攤費用。 借：待攤費用 佳井（或佳元、莆田） 貸：材料XX 材料 —XX差異 低值易耗品—XX 低值易耗品—XX差異 ? 在庫存模塊采用帳戶別名“佳井領料”等，發(fā)料時產(chǎn)生會計分錄： 借： 待攤費用 佳井（或佳元、莆田） 貸：材料 /低值易耗品 （例如：帳戶別名“佳井領料”對應于科目“ 待攤費 用 佳井 ”） ? 月末，根據(jù)ＩＮＶ模塊帳戶別名出庫報表（即“事務處理登記”報表），根據(jù)在系統(tǒng)外計算出的差異率進行分攤，并將分攤結果以收工日記帳的形式在總帳中輸入： 借： 待攤費用 佳井（或佳元、莆田） 貸：材料采購差異 XX 佳井（或佳元、莆田）領用材料開1. 對于月末開具的發(fā)票，在應收模塊以手工發(fā)票形式錄入，自動生成會計分錄： 借：其他應收款 20 Company Confidential For internal use only 發(fā)票時：根據(jù)開具的銷售發(fā)票，帳務處理如下： 借：其他應收款XX 貸：其他業(yè)務收入 材料 應交稅金 —增值稅（銷項） 貸：其他 業(yè)務收入 材料 應交稅金 —增值稅（銷項） 注：佳井（或佳元、莆田）均同時在應收系統(tǒng)和應付設為客戶和供應商 結轉佳井（佳元、莆田）領用材料成本時：根據(jù)領料單，帳務處理如下： 借：其他業(yè)務支出 材料 貸：待攤費用 佳井（或佳元、莆田） 月末根據(jù)開票情況，在總帳中作結轉憑證，分錄如下： 借：其他業(yè)務支出 材料 貸：待攤費用 佳井（或佳元、莆田） 報銷零星修理費用及運雜費時： 1.修理費用發(fā)票 借：制造費用 各車間 —維修材料 管理費用 維修材料 應交 稅金 增值稅（進項） 貸：應付帳款—XX 銀行存款XX（或現(xiàn)金） 2.材料運雜費發(fā)票 借：在ＡＰ中輸入發(fā)票處理， （１）修理費用發(fā)票 借：制造費用 各車間 —維修材料 管理費用 維修材料 應交稅金 增值稅（進項） 貸：應付帳款 （２）材料運雜費發(fā)票在 AP中輸入運費 /裝卸費發(fā)票，在發(fā)票分配行使用各類“材料采購差異 (PPV)XX”科目： 借：材料采 購差異 (PPV)XX 應交稅金 增值稅（進項） 貸：應付帳款 2