【文章內(nèi)容簡介】 時，物業(yè) 公司將向集團公司或業(yè)委會提出書面報告，經(jīng)集團公司或業(yè)主委員會同意后，對 未支付管理費和公共事業(yè)費的業(yè)戶發(fā)出書面通知，明確在通知的7 日后，將采取 相應的措施，以避免共同業(yè)主及物業(yè)公司在經(jīng)濟上的損失。對惡意拖欠費用的業(yè) 戶，堅決采取相應的法律措施。 手續(xù)費的收取：針對逾期付款超過 個月以上的業(yè)戶。物業(yè)公司將收取必要的 手續(xù)費，作為因業(yè)戶違約引起管理者額外工作及相關費用的補償。 超過付款期限 個月以上的，每次收取手續(xù)費￥ 元。代收代繳電話費管理規(guī)定 每月 日之前，必須將上月的客戶電話費清單和集團公司已繳納的電話費發(fā)票 復印件送交到物業(yè)管理公司財務部會計的手里。作為物業(yè)管理公司確認應收款項 的依據(jù)。 每月 日財務部將電話費賬單分別發(fā)送給客戶和集團公司，如果遇到節(jié)假日，賬單的發(fā)送日期和第1 項操作程序相應提前。 財務部將要按照具體的付款信息確定電話費賬單發(fā)送的對象，客戶使用的發(fā)送給 客戶；空號和集團公司承諾付款的發(fā)送給集團公司。 電話費的付款期限與管理費和公共事業(yè)費用的付款期限相同，即客戶自收到賬單 之日起有2 周的付款時間。如果超過財務部確認的付款期限而且沒有合理書面的 逾期付款理由，財務部將要按照應收款項管理規(guī)定，進行相應的處理和措施，對 于60 天內(nèi)仍不交納電話費或所欠電話費超過電話押金者，物業(yè)管理公司將強行切斷電話，并責成欠費者墊付兩個月押金，從該電話押金中抵補未收回的電話費。 由于電話費用的收取行為屬于替集團公司收取的代收行為，每月月底物業(yè)管理公 司的財務部須與集團公司的財務部進行內(nèi)部往來款項的確認，具體的確認函需要 雙方財務負責人簽字確認，同時，也可以作為付款申請或者往來賬項抵扣的依據(jù)。 以上的付款申請或者往來款項的抵扣是指物業(yè)財務部實際收回的電話費金額，不 應包含應收而未收回款項。 電話費從集團公司賬戶劃款，如需要物業(yè)管理公司立即全額劃給集團公司，則電 話押金應放在物業(yè)管理公司；如只將收到多少電話費就劃給集團公司多少，則電 話押金存入集團公司賬戶。為了嚴格遵守稅務局關于發(fā)票的使用和管理規(guī)定，對管理公司的各項代收款項進行 有效的管理，現(xiàn)對管理公司的代收款項的條件做出明確規(guī)定： 收款人必須是與管理公司簽訂合同的分包商或者與管理公司簽訂正式的委托代 收款合同，否則，將不予代收。 必須有付款人同意付款的確認函。 代收款項到達管理公司的賬戶后，收款人才能向管理公司申請支取款項。收款人 所提供給管理公司的發(fā)票，必須是符合稅務部門頒布發(fā)票使用和管理規(guī)定的正式 發(fā)票，而且發(fā)票必須真實有效。管理公司將按發(fā)票上的財務章的名稱作為付款支 票的抬頭。 在收到代收款項后，管理公司將代扣代繳營業(yè)稅，稅率為5%。銀行收取的手續(xù)費 以及代收款項屬于外幣的匯兌損益由收款人自己承擔，管理中心不予承擔。財務公開監(jiān)督制度制定財務管理公開監(jiān)督制度，是為增加財務管理的透明度，真正體現(xiàn)財務管理公平、公開、公正的有效性。 物業(yè)管理公司每年的財務預算編報必須遵循“量出而入，以支定收，收支平衡” 的基本原則。 預算中費用支出特定項目的變動程度，如員工薪金、福利增減的變動幅度等，將結(jié)合中華人民共和國勞動保障部的規(guī)定及管理公司的實際情況指定，同時，還 要征得集團公司/業(yè)主委員會的同意，方能列入預算。 預算報表中每一項目應附有詳細的注釋及說明。 預算報表須經(jīng)集團公司/業(yè)主委員會審批后，方可執(zhí)行。 物業(yè)管理公司所有的收費標準均向業(yè)戶和集團公司公開，并且在有關物價管理部 門備案。同時，在執(zhí)行過程中，嚴格按公開的收費標準統(tǒng)一尺度收費如有收費項 目須向物價部門申請審批的，就要按相關規(guī)定辦理申請審批手續(xù)。 管理費收費標準須按物業(yè)管理委托合同中規(guī)定的標準收取或者按經(jīng)集團公司/業(yè) 主委員會審批通過。 物業(yè)管理公司對客戶有償服務收費標準，在執(zhí)行前，將要向所有的客戶公示。各 項服務收費標準具體包括材料費、人工費、稅金和適當?shù)钠髽I(yè)利潤。 的各項費用開支必須控制在預算內(nèi)；若個別支出出現(xiàn)超支情況，物業(yè)管 理公司需要做出書面的合理解釋。 日常運行設備的改善、維修保養(yǎng)及重大的樓宇設備需對外分包的，應通過招標方 式公平競爭，擇優(yōu)選擇承包商。 各項費用支出堅持?？顚Ｓ?，不可挪作他用，特別是維修基金的使用和管理。 關于維修基金的繳存和使用可按東莞市相關的維修基金的管理辦法執(zhí)行。 每月20 日給集團公司/業(yè)主委員會報送財務報表，包括資產(chǎn)負債表、損益表、應 收賬款分析、現(xiàn)金流量表等。 每年底向集團公司/全體業(yè)主公示管理中心的經(jīng)營成果及財務狀況。 每年的財務狀況須經(jīng)會計師事務所進行審計，審計結(jié)果報送集團公司/業(yè)主 委員會并接受所有業(yè)主的查詢。維修基金是指專項用于共用設施和共用設備大修理的資金。維修基金的來源有兩 種，所有同業(yè)主按照國家規(guī)定的比例繳納的資金；管理公司運行的盈余。物業(yè)管理公司在需要使用維修基金時，須經(jīng)集團公司/業(yè)主委員會/業(yè)主大會批準。應急及不可預測費用管理制度物業(yè)管理公司每月提取的應急及不可預測費用在當年支付所有不可預見事故的費用后，剩余部分作為以后樓盤項目應急事件的準備金。為規(guī)范應急及不可預測費用的使用和管 理，結(jié)合實際情況，特制定本管理制度。 事故基金的計提列入管理費預算，屬于管理預算的一部分，按月預提或者實 際發(fā)生時一次性使用。 應急及不可預測費用不單獨設立專戶儲存，但賬務處理時，單獨列示反映。 應急及不可預測費用應?？顚Ｓ?。 應急及不可預測費用主要用于企業(yè)正常經(jīng)營不能考慮到的應急費用或者 意外損 失，更側(cè)重于社會公共物品的支出，如預防SARS 購買的各種消毒用品用具；某些恐怖活動造成的損失等。 應急及不可預測費用的結(jié)存應在每月會計報表中反映，并在財務報告中 說明其 使用項目、使用情況等； 應急及不可預測費用的結(jié)余部分將作為以后小區(qū)應急事件的準備金。維修基金管理制度為規(guī)范房屋維修基金的運作、使用及管理，根據(jù)有關法規(guī)、條例及管理公約的規(guī)定，并 結(jié)合物業(yè)項目的實際情況，特制定本制度。 所有同業(yè)主按照國家規(guī)定的比例繳納的房屋維修基金； 物業(yè)管理公司對維修基金的使用；物業(yè)管理公司需要使用維修基金時，須經(jīng)集團 公司/（業(yè)主大會/業(yè)主委員）會批準和書面授權(quán)。維修基金僅用于支付共用設施及共用設備大型維修及更換的大型開支。維修基金的使用由物業(yè)公司提出計劃，經(jīng)集團公司/業(yè)主大會/業(yè)主委員會審 定后實施，且使用時不能超出審批限額，如若超出需要單獨向集團公司/業(yè)主大會 /業(yè)主委員會申請。 公司應根據(jù)運作情況，對基金進行合理的管理，實行?？顚Ｓ?，不準挪作他用。 物業(yè)管理公司應及時向集團公司/業(yè)主大會/業(yè)主委員會反映其增減變動情況，在 財務報告中予以說明；其結(jié)余情況應報送集團公司/業(yè)主大會/業(yè)主委員會，接受 業(yè)主監(jiān)督。庫存管理制度 采購前的準備工作：第一要填寫商品/物料采購申請單，經(jīng)部門經(jīng)理確認后報總 物業(yè)經(jīng)理批準。第二要根據(jù)采購的內(nèi)容確認比價的程序，不同的金額比較的標準 不同，具體的比較標準如下： RMB1,00 以下的可以直接購買。 RMB 1,00RMB 10,00 的需填寫報價單。 RMB 1,000RMB 10,000 的至少需要三家報價，已經(jīng)簽訂了供應服務合同的不需要每月都進行比較，只需在續(xù)簽新合同時進行比較。 RMB10,000RMB100,000 的采購至少需要四家報價。 RMB100,000 以上的采購至少需要五家的報價。 在索取供貨商的報價的同時供貨商還需要提供的資料包括資質(zhì)證明、營業(yè)執(zhí)照復 印件、稅務登記證復印件以及相應的業(yè)績報告。以上的比價不包括政府壟斷的項目，比價的目的不只是價格的比較還要比較相應 的售后服務，產(chǎn)品質(zhì)量情況等。另外，根據(jù)采購合同的性質(zhì)不同，簽訂合同的代 表人也有所不同，比如：需要動用維修基金的需要經(jīng)過業(yè)主委員會或者集團公司 的同意，合同金額比較大（合同金額30 萬以上的），必須由總公司的總經(jīng)理級的 負責人簽署；一般日常運行合同可以由項目總物業(yè)經(jīng)理簽署。 在對供貨商進行比價的同時，要填寫商品/物料采購對比表。對比表的填寫項目 與采購金額相關，同時在表上要體現(xiàn)出申請人、申請部門經(jīng)理、總物業(yè)經(jīng)理的意 見，填寫選擇此供貨商的原因。 結(jié)賬方式主要以月結(jié)的方式，即每月供貨商按照我司提供的材料訂購單，送貨然后每月底，由庫房管理員與財務部、供貨商核對，每月底核對正確后，由庫房管理員申請付 款。 除特殊情況外，所有維修材料應盡可能從公司指定供應商處購買。 材料采購需要履行的手續(xù) 工程部根據(jù)實際工作安排，填寫材料采購計劃，遞交總物業(yè)經(jīng)理審批。只有經(jīng)過 總物業(yè)經(jīng)理審批同意的材料采購計劃，才能實施采購，工程部不得擅自通知供貨 商采購材料。 總物業(yè)經(jīng)理可以根據(jù)具體實際情況決定是否進行采購，以及選擇材料供貨商。 供貨商將材料送達項目后，應第一時間通知工程部經(jīng)理，工程部經(jīng)理親自或責成 相關人員進行驗收入庫。 材料出入庫的管理 設置專人管理工程部材料庫房，直接受工程部經(jīng)理的領導。 每次材料入庫，庫管員必須按照材料類別填寫入庫單和登記庫房賬本，詳細填寫 入庫數(shù)量，金額，并在入庫單上注明供應商名稱，并且將入庫單及時送交財務部 進行賬務處理，以便于財務記帳。 材料出庫時應填寫出庫單，并必須在出庫單上填寫材料類別及具體用途、區(qū)分公 共區(qū)域支出及住戶支出。 材料的入庫和領用要有工程部主管以上人員簽字確認。建議庫房管理采用以舊換 新的原則，即更換一個新的配件或用電器，要有換下來舊的配件或用電器補庫。如果出現(xiàn)未補庫情況要查明原因，有必要的情況下，要寫書面報告。 每月底庫管員要對庫存材料進行清點，結(jié)出月底每類材料的余額和庫存數(shù)量。并且將結(jié)果送交總物業(yè)經(jīng)理和財務部，以便財務部進行記賬和核對。 庫房管理員要及時反饋庫房情況信息給工程部經(jīng)理或者總物業(yè)經(jīng)理。庫房情況信 息包括庫房材料的數(shù)量、質(zhì)量、價格，以及需要改進和完善的地方等。 財務部將要每季度對工程庫存材料進行抽查盤點，每年年底要進行一次全面盤 點。固定資產(chǎn)管理制度： 物業(yè)管理機械、設備、大型專用工具或單價在2，000 元以上并且耐用年限在二 年以上的非專用機械設備、工具等； 固定資產(chǎn)分為安全設備、辦公設備、辦公家具、工程設備、交通工具、通訊設備 等。： 固定資產(chǎn)實行分級管理，財產(chǎn)管理部門應建立明細分類賬和固定資產(chǎn)登記表。使 用部門應掌握本部門的物品情況，建立物品使用登記簿； 購入、自制和饋贈的固定資產(chǎn)，一律開具驗收單，連同購買發(fā)票一并由財務入固 定資產(chǎn)賬及固定資產(chǎn)登記表，標明編號； 固定資產(chǎn)領用時，應填寫領用單，并由使用部門負責人或使用人在領用單上簽名，表明該設備已由其保管使用； 固定資產(chǎn)的報廢、報損應由公司有關部門填寫報廢、清理單，經(jīng)財務管理部門審 核后，報總物業(yè)經(jīng)理批準后，方可核銷。： 固定資產(chǎn)管理人員應負責公司全部固定資產(chǎn)的管理，辦理固定資產(chǎn)的購置、驗收、領發(fā)、建表、報廢、報損的處理。財務部負責賬務核算工作，做到賬、表、物相符，每年末進行一次清點、核對，并及時調(diào)整賬目； 為保證固定資產(chǎn)賬和實物的準確性，固定資產(chǎn)的管理部門和使用部門要相互配 合，定期進行盤點,盤盈、盤虧要填表，通過財務部調(diào)整賬、表，使其相符； 對固定資產(chǎn)清查過程中發(fā)現(xiàn)的問題，要及時查明原因，并報總物業(yè)經(jīng)理審批，根 據(jù)不同情況作不同處理； 管理部門應建立固定資產(chǎn)、低值易耗品三級明細賬，由專人負責登記清點。 部門之間進行固定資產(chǎn)的調(diào)撥，應嚴格按規(guī)定辦理，調(diào)撥時應先由部門填寫一式 二份調(diào)撥申請單，并及時登記，然后經(jīng)雙方部門領導和總物業(yè)經(jīng)理簽字后才能生 效，使用部門不得自行處理。 固定資產(chǎn)的折舊方法按照外商投資企業(yè)固定資產(chǎn)管理規(guī)定進行賬務處理，即折舊 的殘值率為原值10%，電子類和普通設備的折舊年限為5 年，大型機械設備、耐 用設備折舊年限為10 年。財務印章使用制度，支票只有填寫收款人和金額后加蓋印 章，不得簽發(fā)空白支票。，報銷的發(fā)票應加蓋現(xiàn)金付訖或銀行支 付章。、賬冊、憑證上的制表、審核、記賬等，必須根據(jù)工作程序進行蓋章，保證 合法性和責任性。借款管理制度，不得為其他項目/物業(yè)墊付。而且每次借款按照現(xiàn)金管理制度執(zhí) 行，不得超出中國人民銀行規(guī)定的現(xiàn)金支付范圍。，經(jīng)樓盤項目總物業(yè)經(jīng)理簽字授權(quán)后方可到財務部領取 現(xiàn)金，借款人應及時拿發(fā)票結(jié)