【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 時(shí)，物業(yè) 公司將向集團(tuán)公司或業(yè)委會(huì)提出書(shū)面報(bào)告，經(jīng)集團(tuán)公司或業(yè)主委員會(huì)同意后，對(duì) 未支付管理費(fèi)和公共事業(yè)費(fèi)的業(yè)戶(hù)發(fā)出書(shū)面通知，明確在通知的7 日后，將采取 相應(yīng)的措施，以避免共同業(yè)主及物業(yè)公司在經(jīng)濟(jì)上的損失。對(duì)惡意拖欠費(fèi)用的業(yè) 戶(hù)，堅(jiān)決采取相應(yīng)的法律措施。 手續(xù)費(fèi)的收取：針對(duì)逾期付款超過(guò) 個(gè)月以上的業(yè)戶(hù)。物業(yè)公司將收取必要的 手續(xù)費(fèi)，作為因業(yè)戶(hù)違約引起管理者額外工作及相關(guān)費(fèi)用的補(bǔ)償。 超過(guò)付款期限 個(gè)月以上的，每次收取手續(xù)費(fèi)￥ 元。代收代繳電話費(fèi)管理規(guī)定 每月 日之前，必須將上月的客戶(hù)電話費(fèi)清單和集團(tuán)公司已繳納的電話費(fèi)發(fā)票 復(fù)印件送交到物業(yè)管理公司財(cái)務(wù)部會(huì)計(jì)的手里。作為物業(yè)管理公司確認(rèn)應(yīng)收款項(xiàng) 的依據(jù)。 每月 日財(cái)務(wù)部將電話費(fèi)賬單分別發(fā)送給客戶(hù)和集團(tuán)公司，如果遇到節(jié)假日，賬單的發(fā)送日期和第1 項(xiàng)操作程序相應(yīng)提前。 財(cái)務(wù)部將要按照具體的付款信息確定電話費(fèi)賬單發(fā)送的對(duì)象，客戶(hù)使用的發(fā)送給 客戶(hù)；空號(hào)和集團(tuán)公司承諾付款的發(fā)送給集團(tuán)公司。 電話費(fèi)的付款期限與管理費(fèi)和公共事業(yè)費(fèi)用的付款期限相同，即客戶(hù)自收到賬單 之日起有2 周的付款時(shí)間。如果超過(guò)財(cái)務(wù)部確認(rèn)的付款期限而且沒(méi)有合理書(shū)面的 逾期付款理由，財(cái)務(wù)部將要按照應(yīng)收款項(xiàng)管理規(guī)定，進(jìn)行相應(yīng)的處理和措施，對(duì) 于60 天內(nèi)仍不交納電話費(fèi)或所欠電話費(fèi)超過(guò)電話押金者，物業(yè)管理公司將強(qiáng)行切斷電話，并責(zé)成欠費(fèi)者墊付兩個(gè)月押金，從該電話押金中抵補(bǔ)未收回的電話費(fèi)。 由于電話費(fèi)用的收取行為屬于替集團(tuán)公司收取的代收行為，每月月底物業(yè)管理公 司的財(cái)務(wù)部須與集團(tuán)公司的財(cái)務(wù)部進(jìn)行內(nèi)部往來(lái)款項(xiàng)的確認(rèn)，具體的確認(rèn)函需要 雙方財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，同時(shí)，也可以作為付款申請(qǐng)或者往來(lái)賬項(xiàng)抵扣的依據(jù)。 以上的付款申請(qǐng)或者往來(lái)款項(xiàng)的抵扣是指物業(yè)財(cái)務(wù)部實(shí)際收回的電話費(fèi)金額，不 應(yīng)包含應(yīng)收而未收回款項(xiàng)。 電話費(fèi)從集團(tuán)公司賬戶(hù)劃款，如需要物業(yè)管理公司立即全額劃給集團(tuán)公司，則電 話押金應(yīng)放在物業(yè)管理公司；如只將收到多少電話費(fèi)就劃給集團(tuán)公司多少，則電 話押金存入集團(tuán)公司賬戶(hù)。為了嚴(yán)格遵守稅務(wù)局關(guān)于發(fā)票的使用和管理規(guī)定，對(duì)管理公司的各項(xiàng)代收款項(xiàng)進(jìn)行 有效的管理，現(xiàn)對(duì)管理公司的代收款項(xiàng)的條件做出明確規(guī)定： 收款人必須是與管理公司簽訂合同的分包商或者與管理公司簽訂正式的委托代 收款合同，否則，將不予代收。 必須有付款人同意付款的確認(rèn)函。 代收款項(xiàng)到達(dá)管理公司的賬戶(hù)后，收款人才能向管理公司申請(qǐng)支取款項(xiàng)。收款人 所提供給管理公司的發(fā)票，必須是符合稅務(wù)部門(mén)頒布發(fā)票使用和管理規(guī)定的正式 發(fā)票，而且發(fā)票必須真實(shí)有效。管理公司將按發(fā)票上的財(cái)務(wù)章的名稱(chēng)作為付款支 票的抬頭。 在收到代收款項(xiàng)后，管理公司將代扣代繳營(yíng)業(yè)稅，稅率為5%。銀行收取的手續(xù)費(fèi) 以及代收款項(xiàng)屬于外幣的匯兌損益由收款人自己承擔(dān)，管理中心不予承擔(dān)。財(cái)務(wù)公開(kāi)監(jiān)督制度制定財(cái)務(wù)管理公開(kāi)監(jiān)督制度，是為增加財(cái)務(wù)管理的透明度，真正體現(xiàn)財(cái)務(wù)管理公平、公開(kāi)、公正的有效性。 物業(yè)管理公司每年的財(cái)務(wù)預(yù)算編報(bào)必須遵循“量出而入，以支定收，收支平衡” 的基本原則。 預(yù)算中費(fèi)用支出特定項(xiàng)目的變動(dòng)程度，如員工薪金、福利增減的變動(dòng)幅度等，將結(jié)合中華人民共和國(guó)勞動(dòng)保障部的規(guī)定及管理公司的實(shí)際情況指定，同時(shí)，還 要征得集團(tuán)公司/業(yè)主委員會(huì)的同意，方能列入預(yù)算。 預(yù)算報(bào)表中每一項(xiàng)目應(yīng)附有詳細(xì)的注釋及說(shuō)明。 預(yù)算報(bào)表須經(jīng)集團(tuán)公司/業(yè)主委員會(huì)審批后，方可執(zhí)行。 物業(yè)管理公司所有的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)均向業(yè)戶(hù)和集團(tuán)公司公開(kāi)，并且在有關(guān)物價(jià)管理部 門(mén)備案。同時(shí)，在執(zhí)行過(guò)程中，嚴(yán)格按公開(kāi)的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一尺度收費(fèi)如有收費(fèi)項(xiàng) 目須向物價(jià)部門(mén)申請(qǐng)審批的，就要按相關(guān)規(guī)定辦理申請(qǐng)審批手續(xù)。 管理費(fèi)收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)須按物業(yè)管理委托合同中規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)收取或者按經(jīng)集團(tuán)公司/業(yè) 主委員會(huì)審批通過(guò)。 物業(yè)管理公司對(duì)客戶(hù)有償服務(wù)收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)，在執(zhí)行前，將要向所有的客戶(hù)公示。各 項(xiàng)服務(wù)收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)具體包括材料費(fèi)、人工費(fèi)、稅金和適當(dāng)?shù)钠髽I(yè)利潤(rùn)。 的各項(xiàng)費(fèi)用開(kāi)支必須控制在預(yù)算內(nèi)；若個(gè)別支出出現(xiàn)超支情況，物業(yè)管 理公司需要做出書(shū)面的合理解釋。 日常運(yùn)行設(shè)備的改善、維修保養(yǎng)及重大的樓宇設(shè)備需對(duì)外分包的，應(yīng)通過(guò)招標(biāo)方 式公平競(jìng)爭(zhēng)，擇優(yōu)選擇承包商。 各項(xiàng)費(fèi)用支出堅(jiān)持專(zhuān)款專(zhuān)用，不可挪作他用，特別是維修基金的使用和管理。 關(guān)于維修基金的繳存和使用可按東莞市相關(guān)的維修基金的管理辦法執(zhí)行。 每月20 日給集團(tuán)公司/業(yè)主委員會(huì)報(bào)送財(cái)務(wù)報(bào)表，包括資產(chǎn)負(fù)債表、損益表、應(yīng) 收賬款分析、現(xiàn)金流量表等。 每年底向集團(tuán)公司/全體業(yè)主公示管理中心的經(jīng)營(yíng)成果及財(cái)務(wù)狀況。 每年的財(cái)務(wù)狀況須經(jīng)會(huì)計(jì)師事務(wù)所進(jìn)行審計(jì)，審計(jì)結(jié)果報(bào)送集團(tuán)公司/業(yè)主 委員會(huì)并接受所有業(yè)主的查詢(xún)。維修基金是指專(zhuān)項(xiàng)用于共用設(shè)施和共用設(shè)備大修理的資金。維修基金的來(lái)源有兩 種，所有同業(yè)主按照國(guó)家規(guī)定的比例繳納的資金；管理公司運(yùn)行的盈余。物業(yè)管理公司在需要使用維修基金時(shí)，須經(jīng)集團(tuán)公司/業(yè)主委員會(huì)/業(yè)主大會(huì)批準(zhǔn)。應(yīng)急及不可預(yù)測(cè)費(fèi)用管理制度物業(yè)管理公司每月提取的應(yīng)急及不可預(yù)測(cè)費(fèi)用在當(dāng)年支付所有不可預(yù)見(jiàn)事故的費(fèi)用后，剩余部分作為以后樓盤(pán)項(xiàng)目應(yīng)急事件的準(zhǔn)備金。為規(guī)范應(yīng)急及不可預(yù)測(cè)費(fèi)用的使用和管 理，結(jié)合實(shí)際情況，特制定本管理制度。 事故基金的計(jì)提列入管理費(fèi)預(yù)算，屬于管理預(yù)算的一部分，按月預(yù)提或者實(shí) 際發(fā)生時(shí)一次性使用。 應(yīng)急及不可預(yù)測(cè)費(fèi)用不單獨(dú)設(shè)立專(zhuān)戶(hù)儲(chǔ)存，但賬務(wù)處理時(shí)，單獨(dú)列示反映。 應(yīng)急及不可預(yù)測(cè)費(fèi)用應(yīng)專(zhuān)款專(zhuān)用。 應(yīng)急及不可預(yù)測(cè)費(fèi)用主要用于企業(yè)正常經(jīng)營(yíng)不能考慮到的應(yīng)急費(fèi)用或者 意外損 失，更側(cè)重于社會(huì)公共物品的支出，如預(yù)防SARS 購(gòu)買(mǎi)的各種消毒用品用具；某些恐怖活動(dòng)造成的損失等。 應(yīng)急及不可預(yù)測(cè)費(fèi)用的結(jié)存應(yīng)在每月會(huì)計(jì)報(bào)表中反映，并在財(cái)務(wù)報(bào)告中 說(shuō)明其 使用項(xiàng)目、使用情況等； 應(yīng)急及不可預(yù)測(cè)費(fèi)用的結(jié)余部分將作為以后小區(qū)應(yīng)急事件的準(zhǔn)備金。維修基金管理制度為規(guī)范房屋維修基金的運(yùn)作、使用及管理，根據(jù)有關(guān)法規(guī)、條例及管理公約的規(guī)定，并 結(jié)合物業(yè)項(xiàng)目的實(shí)際情況，特制定本制度。 所有同業(yè)主按照國(guó)家規(guī)定的比例繳納的房屋維修基金； 物業(yè)管理公司對(duì)維修基金的使用；物業(yè)管理公司需要使用維修基金時(shí)，須經(jīng)集團(tuán) 公司/（業(yè)主大會(huì)/業(yè)主委員）會(huì)批準(zhǔn)和書(shū)面授權(quán)。維修基金僅用于支付共用設(shè)施及共用設(shè)備大型維修及更換的大型開(kāi)支。維修基金的使用由物業(yè)公司提出計(jì)劃，經(jīng)集團(tuán)公司/業(yè)主大會(huì)/業(yè)主委員會(huì)審 定后實(shí)施，且使用時(shí)不能超出審批限額，如若超出需要單獨(dú)向集團(tuán)公司/業(yè)主大會(huì) /業(yè)主委員會(huì)申請(qǐng)。 公司應(yīng)根據(jù)運(yùn)作情況，對(duì)基金進(jìn)行合理的管理，實(shí)行專(zhuān)款專(zhuān)用，不準(zhǔn)挪作他用。 物業(yè)管理公司應(yīng)及時(shí)向集團(tuán)公司/業(yè)主大會(huì)/業(yè)主委員會(huì)反映其增減變動(dòng)情況，在 財(cái)務(wù)報(bào)告中予以說(shuō)明；其結(jié)余情況應(yīng)報(bào)送集團(tuán)公司/業(yè)主大會(huì)/業(yè)主委員會(huì)，接受 業(yè)主監(jiān)督。庫(kù)存管理制度 采購(gòu)前的準(zhǔn)備工作：第一要填寫(xiě)商品/物料采購(gòu)申請(qǐng)單，經(jīng)部門(mén)經(jīng)理確認(rèn)后報(bào)總 物業(yè)經(jīng)理批準(zhǔn)。第二要根據(jù)采購(gòu)的內(nèi)容確認(rèn)比價(jià)的程序，不同的金額比較的標(biāo)準(zhǔn) 不同，具體的比較標(biāo)準(zhǔn)如下： RMB1,00 以下的可以直接購(gòu)買(mǎi)。 RMB 1,00RMB 10,00 的需填寫(xiě)報(bào)價(jià)單。 RMB 1,000RMB 10,000 的至少需要三家報(bào)價(jià)，已經(jīng)簽訂了供應(yīng)服務(wù)合同的不需要每月都進(jìn)行比較，只需在續(xù)簽新合同時(shí)進(jìn)行比較。 RMB10,000RMB100,000 的采購(gòu)至少需要四家報(bào)價(jià)。 RMB100,000 以上的采購(gòu)至少需要五家的報(bào)價(jià)。 在索取供貨商的報(bào)價(jià)的同時(shí)供貨商還需要提供的資料包括資質(zhì)證明、營(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù) 印件、稅務(wù)登記證復(fù)印件以及相應(yīng)的業(yè)績(jī)報(bào)告。以上的比價(jià)不包括政府壟斷的項(xiàng)目，比價(jià)的目的不只是價(jià)格的比較還要比較相應(yīng) 的售后服務(wù)，產(chǎn)品質(zhì)量情況等。另外，根據(jù)采購(gòu)合同的性質(zhì)不同，簽訂合同的代 表人也有所不同，比如：需要?jiǎng)佑镁S修基金的需要經(jīng)過(guò)業(yè)主委員會(huì)或者集團(tuán)公司 的同意，合同金額比較大（合同金額30 萬(wàn)以上的），必須由總公司的總經(jīng)理級(jí)的 負(fù)責(zé)人簽署；一般日常運(yùn)行合同可以由項(xiàng)目總物業(yè)經(jīng)理簽署。 在對(duì)供貨商進(jìn)行比價(jià)的同時(shí)，要填寫(xiě)商品/物料采購(gòu)對(duì)比表。對(duì)比表的填寫(xiě)項(xiàng)目 與采購(gòu)金額相關(guān)，同時(shí)在表上要體現(xiàn)出申請(qǐng)人、申請(qǐng)部門(mén)經(jīng)理、總物業(yè)經(jīng)理的意 見(jiàn)，填寫(xiě)選擇此供貨商的原因。 結(jié)賬方式主要以月結(jié)的方式，即每月供貨商按照我司提供的材料訂購(gòu)單，送貨然后每月底，由庫(kù)房管理員與財(cái)務(wù)部、供貨商核對(duì)，每月底核對(duì)正確后，由庫(kù)房管理員申請(qǐng)付 款。 除特殊情況外，所有維修材料應(yīng)盡可能從公司指定供應(yīng)商處購(gòu)買(mǎi)。 材料采購(gòu)需要履行的手續(xù) 工程部根據(jù)實(shí)際工作安排，填寫(xiě)材料采購(gòu)計(jì)劃，遞交總物業(yè)經(jīng)理審批。只有經(jīng)過(guò) 總物業(yè)經(jīng)理審批同意的材料采購(gòu)計(jì)劃，才能實(shí)施采購(gòu)，工程部不得擅自通知供貨 商采購(gòu)材料。 總物業(yè)經(jīng)理可以根據(jù)具體實(shí)際情況決定是否進(jìn)行采購(gòu)，以及選擇材料供貨商。 供貨商將材料送達(dá)項(xiàng)目后，應(yīng)第一時(shí)間通知工程部經(jīng)理，工程部經(jīng)理親自或責(zé)成 相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收入庫(kù)。 材料出入庫(kù)的管理 設(shè)置專(zhuān)人管理工程部材料庫(kù)房，直接受工程部經(jīng)理的領(lǐng)導(dǎo)。 每次材料入庫(kù)，庫(kù)管員必須按照材料類(lèi)別填寫(xiě)入庫(kù)單和登記庫(kù)房賬本，詳細(xì)填寫(xiě) 入庫(kù)數(shù)量，金額，并在入庫(kù)單上注明供應(yīng)商名稱(chēng)，并且將入庫(kù)單及時(shí)送交財(cái)務(wù)部 進(jìn)行賬務(wù)處理，以便于財(cái)務(wù)記帳。 材料出庫(kù)時(shí)應(yīng)填寫(xiě)出庫(kù)單，并必須在出庫(kù)單上填寫(xiě)材料類(lèi)別及具體用途、區(qū)分公 共區(qū)域支出及住戶(hù)支出。 材料的入庫(kù)和領(lǐng)用要有工程部主管以上人員簽字確認(rèn)。建議庫(kù)房管理采用以舊換 新的原則，即更換一個(gè)新的配件或用電器，要有換下來(lái)舊的配件或用電器補(bǔ)庫(kù)。如果出現(xiàn)未補(bǔ)庫(kù)情況要查明原因，有必要的情況下，要寫(xiě)書(shū)面報(bào)告。 每月底庫(kù)管員要對(duì)庫(kù)存材料進(jìn)行清點(diǎn)，結(jié)出月底每類(lèi)材料的余額和庫(kù)存數(shù)量。并且將結(jié)果送交總物業(yè)經(jīng)理和財(cái)務(wù)部，以便財(cái)務(wù)部進(jìn)行記賬和核對(duì)。 庫(kù)房管理員要及時(shí)反饋庫(kù)房情況信息給工程部經(jīng)理或者總物業(yè)經(jīng)理。庫(kù)房情況信 息包括庫(kù)房材料的數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)格，以及需要改進(jìn)和完善的地方等。 財(cái)務(wù)部將要每季度對(duì)工程庫(kù)存材料進(jìn)行抽查盤(pán)點(diǎn)，每年年底要進(jìn)行一次全面盤(pán) 點(diǎn)。固定資產(chǎn)管理制度： 物業(yè)管理機(jī)械、設(shè)備、大型專(zhuān)用工具或單價(jià)在2，000 元以上并且耐用年限在二 年以上的非專(zhuān)用機(jī)械設(shè)備、工具等； 固定資產(chǎn)分為安全設(shè)備、辦公設(shè)備、辦公家具、工程設(shè)備、交通工具、通訊設(shè)備 等。： 固定資產(chǎn)實(shí)行分級(jí)管理，財(cái)產(chǎn)管理部門(mén)應(yīng)建立明細(xì)分類(lèi)賬和固定資產(chǎn)登記表。使 用部門(mén)應(yīng)掌握本部門(mén)的物品情況，建立物品使用登記簿； 購(gòu)入、自制和饋贈(zèng)的固定資產(chǎn)，一律開(kāi)具驗(yàn)收單，連同購(gòu)買(mǎi)發(fā)票一并由財(cái)務(wù)入固 定資產(chǎn)賬及固定資產(chǎn)登記表，標(biāo)明編號(hào)； 固定資產(chǎn)領(lǐng)用時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)領(lǐng)用單，并由使用部門(mén)負(fù)責(zé)人或使用人在領(lǐng)用單上簽名，表明該設(shè)備已由其保管使用； 固定資產(chǎn)的報(bào)廢、報(bào)損應(yīng)由公司有關(guān)部門(mén)填寫(xiě)報(bào)廢、清理單，經(jīng)財(cái)務(wù)管理部門(mén)審 核后，報(bào)總物業(yè)經(jīng)理批準(zhǔn)后，方可核銷(xiāo)。： 固定資產(chǎn)管理人員應(yīng)負(fù)責(zé)公司全部固定資產(chǎn)的管理，辦理固定資產(chǎn)的購(gòu)置、驗(yàn)收、領(lǐng)發(fā)、建表、報(bào)廢、報(bào)損的處理。財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)賬務(wù)核算工作，做到賬、表、物相符，每年末進(jìn)行一次清點(diǎn)、核對(duì)，并及時(shí)調(diào)整賬目； 為保證固定資產(chǎn)賬和實(shí)物的準(zhǔn)確性，固定資產(chǎn)的管理部門(mén)和使用部門(mén)要相互配 合，定期進(jìn)行盤(pán)點(diǎn),盤(pán)盈、盤(pán)虧要填表，通過(guò)財(cái)務(wù)部調(diào)整賬、表，使其相符； 對(duì)固定資產(chǎn)清查過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，要及時(shí)查明原因，并報(bào)總物業(yè)經(jīng)理審批，根 據(jù)不同情況作不同處理； 管理部門(mén)應(yīng)建立固定資產(chǎn)、低值易耗品三級(jí)明細(xì)賬，由專(zhuān)人負(fù)責(zé)登記清點(diǎn)。 部門(mén)之間進(jìn)行固定資產(chǎn)的調(diào)撥，應(yīng)嚴(yán)格按規(guī)定辦理，調(diào)撥時(shí)應(yīng)先由部門(mén)填寫(xiě)一式 二份調(diào)撥申請(qǐng)單，并及時(shí)登記，然后經(jīng)雙方部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)和總物業(yè)經(jīng)理簽字后才能生 效，使用部門(mén)不得自行處理。 固定資產(chǎn)的折舊方法按照外商投資企業(yè)固定資產(chǎn)管理規(guī)定進(jìn)行賬務(wù)處理，即折舊 的殘值率為原值10%，電子類(lèi)和普通設(shè)備的折舊年限為5 年，大型機(jī)械設(shè)備、耐 用設(shè)備折舊年限為10 年。財(cái)務(wù)印章使用制度，支票只有填寫(xiě)收款人和金額后加蓋印 章，不得簽發(fā)空白支票。，報(bào)銷(xiāo)的發(fā)票應(yīng)加蓋現(xiàn)金付訖或銀行支 付章。、賬冊(cè)、憑證上的制表、審核、記賬等，必須根據(jù)工作程序進(jìn)行蓋章，保證 合法性和責(zé)任性。借款管理制度，不得為其他項(xiàng)目/物業(yè)墊付。而且每次借款按照現(xiàn)金管理制度執(zhí) 行，不得超出中國(guó)人民銀行規(guī)定的現(xiàn)金支付范圍。，經(jīng)樓盤(pán)項(xiàng)目總物業(yè)經(jīng)理簽字授權(quán)后方可到財(cái)務(wù)部領(lǐng)取 現(xiàn)金，借款人應(yīng)及時(shí)拿發(fā)票結(jié)