辦公室職能特征(編輯修改稿)
2025-10-14 00:44 本頁面
【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 、請(qǐng)示內(nèi)容：必須是自己難以處理或無權(quán)處理的事，請(qǐng)求上司給予指示或授權(quán)辦理。請(qǐng)示形式：可以是口頭形式，也可以是書面形式。請(qǐng)示必須要注意：A、請(qǐng)示要對(duì)口。B、請(qǐng)示要單一。報(bào)告要簡(jiǎn)明：要求主旨明確，內(nèi)容簡(jiǎn)要，條理清楚，以節(jié)省上司的時(shí)間、負(fù)擔(dān)。冗長(zhǎng)和空洞是文員寫報(bào)告的大忌。報(bào)告具有以下的內(nèi)容和方式。報(bào)告內(nèi)容：一是定期報(bào)告工作情況和進(jìn)程，讓上司及時(shí)了解下情，隨時(shí)作出指導(dǎo)；二十工作中發(fā)生的重大問題，讓上司及時(shí)作出處理；三是合理化建議，供上司改進(jìn)工作是參考；四是應(yīng)上司的要求匯報(bào)情況。文員主動(dòng)匯報(bào)情況，要區(qū)分輕重緩急，適時(shí)、適地、適度地進(jìn)行，以免干擾上司的工作。報(bào)告方式：口頭和書面形式。重要情況、重大事項(xiàng)采用書面形式，必要時(shí)可以附上文員自己對(duì)情況的看法和意見，提出處理問題的建議和方案，供上司選擇、參考。變通方法和擋駕方法：一、變通方法，通常情況下，文員必須遵章辦事，但在特殊情況下，文員可采用變通方法，靈活從事。重大、緊急的事，可越級(jí)請(qǐng)示，甚至先處理再報(bào)告。來信來訪者有特殊困難，文員可以在政策允許的范圍內(nèi)給予特殊的照顧和臨時(shí)安置。對(duì)新情況、新問題，無章可循時(shí)，上司又沒有明確的指示，文員可參照有關(guān)政策，做出合乎情理的處理。二、擋駕方法，對(duì)于上司不必要接見的來訪者、邀請(qǐng)性活動(dòng)，不想接聽的電話，由文員出面阻擋或謝絕。擋駕的目的是保護(hù)上司，使之有時(shí)間、精力、有效地進(jìn)行工作，但要注意方式方法，以不損害人際關(guān)系和公務(wù)活動(dòng)為原則。文員沒有必要把真正原因告訴對(duì)方，只需要禮貌的、委婉地達(dá)到阻擋或拒絕的目的即可。A、電話擋駕。上司不愿接的電話，文員要告訴對(duì)方，暫時(shí)不能接或上司不在，將內(nèi)容記下，轉(zhuǎn)告上司。上司不能接的電話，要另約時(shí)間，或?qū)?nèi)容轉(zhuǎn)告。B、來訪擋駕。先問清來由，判斷有無必要引見上司，或先做請(qǐng)示。C、會(huì)議、活動(dòng)擋駕。對(duì)無必要的會(huì)議和活動(dòng)文員要替上司委婉的謝絕。內(nèi)賓接待的一般程序與內(nèi)容：A、接受任務(wù)B、了解來賓C、制定計(jì)劃D、預(yù)定食宿E、迎接來賓F、商議日程G、安排會(huì)談H、陪同參觀I、送別客人J、接待小結(jié)。A、文員從上司處接受接待任務(wù)。B、文員了解來賓的人數(shù)、身份、性別、來意、要求、日期、交通工具的班次與具體時(shí)間、內(nèi)容和日程的初步要求、何時(shí)返回、返程交通工具等等。C、文員按來客和上司的要求制定計(jì)劃，包括接待規(guī)格、內(nèi)容、日程、經(jīng)費(fèi)、人員、任務(wù)分配等等，經(jīng)上司批準(zhǔn)后逐項(xiàng)準(zhǔn)備辦理。D、文員按計(jì)劃在招待所或賓館預(yù)定膳食、客房或床位、準(zhǔn)備車輛等。E、文員在預(yù)定日期、時(shí)間隨車到機(jī)場(chǎng)、車站、碼頭去迎接客人。F、文員將客人接至招待所或賓館后，即與對(duì)方人員或相應(yīng)人員商定日程安排。G、文員將商定日程匯報(bào)上司，接著安排雙方會(huì)見或會(huì)談事宜，并應(yīng)準(zhǔn)備好會(huì)談需用的資料。H、如安排參觀訪問，文員應(yīng)陪同、介紹，并負(fù)責(zé)交通、餐飲、休息、安全等。I、客人訪問結(jié)束返回時(shí)，文員應(yīng)提前代辦車船機(jī)票并將客人送至車站、碼頭、機(jī)場(chǎng)。J、重要的接待一結(jié)束，文員及經(jīng)辦人員應(yīng)認(rèn)真進(jìn)行小結(jié)并向上司匯報(bào)。外賓：G、禮節(jié)性拜訪、H、宴請(qǐng)I、正式會(huì)談J、簽訂協(xié)議書K、陪同參觀游覽L、互贈(zèng)禮品M、歡送來賓N、接待小結(jié)。承辦來信注意事項(xiàng)：一、拆封信件前，要檢查信封、郵票是否完整；對(duì)隨信附寄的證件、票據(jù)、現(xiàn)金等要逐項(xiàng)點(diǎn)清，詳細(xì)登記，妥善保管，一般不要隨信下傳；轉(zhuǎn)發(fā)信件時(shí)要保持原信封、郵票的完整。二、登記信件時(shí)，要書寫工整，字跡清楚，摘錄
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