【文章內(nèi)容簡介】 觀，更要有面面俱到、事無巨細的心細度。從一定程度上來說，秘書一定不是專才,而是通才，秘書作為領(lǐng)導工作上最親近的人，不僅要起到上傳下達的傳達作用，更多的是要懂得揣測領(lǐng)導的心意，幫助領(lǐng)導解決工作上的問題，因此，能文善武、能說會寫、八面玲瓏、總攬全局、細致周到是一個優(yōu)秀的秘書所具備的基本素養(yǎng)。通過本學期《秘書學》課程的學習，我更加體會到了秘書這門看似簡單的職業(yè)的不簡單。今天，就本學期學到的管理秘書的基本內(nèi)容淺談一下對如何成為一名優(yōu)秀的管理秘書的見解。關(guān)鍵詞：秘書；職責；素養(yǎng)；工作特點；工作要求 I一、秘書秘書的起源在我國，“秘書”一詞最早出現(xiàn)于漢代：指帶有神秘色彩的圖書。因圖書不予公開，故稱為“秘書”。辛亥革命后，秘書的含義發(fā)生了質(zhì)的變化。秘書一詞已完全擺脫了“圖書”的含義，從原先指物轉(zhuǎn)變?yōu)樘刂笍氖旅貢ぷ鞯娜嘶蚵毼?。其二，對秘書人員所有的舊式稱謂全部退出了歷史舞臺，對各級政府部門中從事秘書工作的人員或相關(guān)職位均以“秘書”相稱。秘書的概念對于秘書這一概念的定義，不同的國家在不同時期有不同的定義，到目前為止學界還沒有給出一個統(tǒng)一的概念。不過秘書作為一個職業(yè)，我們可以根據(jù)它的工作性質(zhì)來給出一個大致的范圍，秘書是領(lǐng)導者、主事者身邊的綜合輔助工作人員和公務(wù)服務(wù)人員。他們以輔助決策，綜合協(xié)調(diào)溝通信息，辦文、辦會、辦事為主要職能，是領(lǐng)導者、主事者的參謀和助手。二、秘書的職責秘書的職責也就是秘書的工作，去網(wǎng)上搜了一下，單單秘書的工作這一項就不止3000字。其實總體而言，秘書的工作就是圍繞領(lǐng)導而展開的一系列的活動，包括領(lǐng)導的工作和衣、食、住、行。在一天當中，秘書的工作時間是先于領(lǐng)導，而下班時間是晚于領(lǐng)導的。而在上班時間內(nèi)，秘書的工作就是領(lǐng)導言行的擴大化和展開。領(lǐng)導說一句話，秘書就需要鞍前馬后地去分配、周旋直至完成。在上班的時間，秘書要做好領(lǐng)導辦公室工作的同時要負責各種文書工作，包括文件的回復(fù)及處理以及文件的上傳下達工作。此外還要陪同領(lǐng)導參加各種會議，并做好會議的記錄和會務(wù)工作，此外如果領(lǐng)導在參會中需要發(fā)表講話，那么，秘書的工作又來了。不同的會議和場合，稿子的內(nèi)容和形式不同，這就需要秘書的靈活性和文筆足夠好，寫稿子作為秘書的最基本的看家本領(lǐng)，不是一天兩天可以練就的。此外，在中國這個人情社會里，領(lǐng)導應(yīng)酬是常有的事情，因此，在工作之余，秘書又有了一個特殊的工作—陪領(lǐng)導應(yīng)酬。凡是領(lǐng)導應(yīng)酬的人，大多是有求于領(lǐng)導，把領(lǐng)導灌的半醉那么要求也自然而然地出來了，那么，無論是什么要求，總是少不了秘書的，因此，對于許多秘書而言，半夜挑燈夜戰(zhàn)寫稿子是家常便飯?？偠灾貢墓ぷ骶褪窍腩I(lǐng)導所想，想領(lǐng)導所不想和在領(lǐng)導想之前想。這需要高度的前瞻性、綜合性和復(fù)雜性的工作，因此很多秘書抱怨說秘書工作的苦和累。苦和累是一定的，但是實踐出真知，筆者認為作為一個秘書是最能鍛煉人的，有所磨練必定有所收獲，因此要想成為一名優(yōu)秀的秘書，這些苦和累都是需要承受的。三、秘書的素養(yǎng)要想成為一名優(yōu)秀的秘書，這是一個系統(tǒng)的工程，不僅需要外在的東西，更需要全面提高內(nèi)在素養(yǎng)。秘書的素養(yǎng)是決定一個秘書能夠走多遠的關(guān)鍵因素，這不僅是秘書職業(yè)的要求，更是秘書這門特殊的職業(yè)專業(yè)性的表現(xiàn)，因此，能否全面提高自身專業(yè)素養(yǎng)是一個人能否成為一個優(yōu)秀秘書的表現(xiàn)。首先，保密性。秘書作為領(lǐng)導工作上最親近的人，必須保守自己工作的秘密。在平常和領(lǐng)導的接觸過程中，必然會獲取很多信息，而在這樣的情況下，最好的做法就是“不該聽的不聽，不該問的不問”，作為一個秘書，有的時候充耳不聞比什么都知道要好得多，而且這樣對自己來說，也是比較安全的做法。其次，綜合性。秘書工作就是負責領(lǐng)導工作的方方面面的，因此，在平常的工作中一定要具有綜合性。這里所說的綜合性也就是全能的意思，在上文中也已經(jīng)提到，秘書這個工作不一定要是專才，但是一定要是通才，只有這樣才能靈活變通，解決工作中的問題或者突發(fā)事件。再次，善于溝通。上傳下達時秘書的本質(zhì)工作，也是一項特別重要的職能，因此，秘書要掌握一定的溝通技巧，這樣，不僅能讓傳達對象更好地理解傳達內(nèi)容，而且還能充分發(fā)揮語言溝通的魅力，加深各個部門或者行業(yè)之間的了解，從而形成一個良性互動的局面。此外，除了語言溝通，好的秘書還要掌握書面溝通能力，這點也很重要。最后，較強的心理承受能力。處理工作中的突發(fā)事件也是秘書的一項基本工作之一，在有些重要部門，秘書每天都會碰到突發(fā)事件。在這種情況下，秘書是否具有較強的心理承受能力，是否能夠理性、沉著應(yīng)對就顯得特別重要。一個能夠力挽狂瀾、獨當一面的秘書往往會得到領(lǐng)導的青睞。同樣，一個秘書如果沒有良好的心理素質(zhì)，是難以勝任這項工作的。要想成為一個成功的文秘人員，必須學會調(diào)整自己的心理平衡保持良好的心態(tài)，堅定信心和意志，完善個人的樂觀、豁達的性格。秘書部門的參謀工作，盡管千頭萬緒，歸結(jié)到一點是“謀略”二字，謀略指的是計謀與方略，實際就是解決問題、處理矛盾的方法。秘書“善謀”一旦博得領(lǐng)導者的賞識,就能在輔助決策的過程中發(fā)出璀璨的火花。要深刻領(lǐng)悟領(lǐng)導意圖，要善于通過間接或者直接方式,把領(lǐng)導的所思所想、所籌所劃弄清楚,做到既能按領(lǐng)導意圖正確“發(fā)揮”,又不自作聰明,越殂代皰。在此基礎(chǔ)上,以敏銳的觀察力抓住工作中的關(guān)鍵環(huán)節(jié),經(jīng)過深思熟慮,形成有價值的參謀意見。四、秘書的工作特點按照筆者所認為的，秘書的工作特點可用如下四字詞語總結(jié)：能文善武、能說會寫、八面玲瓏、總攬全局、細致周到。秘書的工作總結(jié)起來也就是辦文和辦事，其中文包括日常文書工作和寫文章，而辦事是指圍繞領(lǐng)導工作而展開的一系列日?；顒?。秘書的工作是一項系統(tǒng)工程，秘書人員需要有總攬全局、協(xié)調(diào)各方、沉著應(yīng)對突發(fā)事件的恢弘氣度，更需要面面俱到、細心周到、事無巨細的體察入微。繁瑣、復(fù)雜是秘書日常工作的又一特點，而秘書如何從這繁瑣、復(fù)雜的工作中脫開身，這是一門技術(shù)。聰明的秘書面對復(fù)雜、繁瑣的工作從不抱怨，他們常常會跳出自己工作的狹隘的圈子，從另外一個角度看待自己的工作并力圖解決問題，并從自己的工作中不斷學習新的東西，從中受益并隨著時間的積累形成對于這份工作的熱愛。所謂“熟能生巧“，經(jīng)年累月的工作和經(jīng)驗積累，在不斷鍛煉自己成為一名優(yōu)秀的秘書的同時，自己也會突然發(fā)現(xiàn)自己的工作沒有原本想的那么繁瑣和辛苦了。五、工作要求對于秘書的工作要求，從前文中所講職責、素質(zhì)、工作特點等方面都可以總結(jié)出來。此外，秘書這個特殊的職業(yè)，和其他按時間點下班的職業(yè)不同，筆者認為它是全天候的，只要領(lǐng)導需要，秘書就需要隨時待命，不分晝夜。因此，筆者認為作為一個優(yōu)秀的秘書要遵循以下工作要求：總攬全局，協(xié)調(diào)各方。這個是前面反復(fù)提到的，也是筆者認為最重要的一的要求。從一定程度上來說，秘書是領(lǐng)導的替身，領(lǐng)導不想處理的問題都由秘書來處理，因此，作為一名秘書，要像秘書一樣工作，要像領(lǐng)導一樣思考，時刻樹立全局觀念。要有奉獻精神。作為一個秘書，領(lǐng)導并不會因為夜里讓你幫他寫稿子而感謝你或者因此而給你加薪。因此，對于這樣的工作，作為一個優(yōu)秀的秘書需要有一顆奉獻的心。即使領(lǐng)導讓你加班了，也許你會感覺到累或者不愉快，可是既然選擇了作為一名秘書，就要認真完成領(lǐng)導交代的任務(wù)。同時，要抱著一顆學習的、謙遜的心去做自己的工作，你會發(fā)現(xiàn)不管你做這個工作多久，總會有需要不斷學習的東西。作為一名秘書，不要過分計較得失，你會學到很多寶貴的東西。保守秘密。這點在前面也有提到過，保守秘密是一個秘書應(yīng)該有的素養(yǎng)，也是對于一個秘書做好本職工作的基本要求。結(jié)語秘書是一個富于挑戰(zhàn)的職業(yè)，必須在情感的基礎(chǔ)上，上升為意志，才能激勵秘書在到達目標的山路上攀爬。作為秘書，要想在人群中脫穎而出，出類拔萃，就必須放棄以往保守被動的心理，而以積極的進取心來迎接一切。在建設(shè)有中國特色社會主義宏圖大業(yè)中，各行各業(yè)、各級黨政機關(guān)需要有大批精明能干的秘書，才能適應(yīng)現(xiàn)代社會高效率的管理。因此，秘書人員在不斷擴充理論、應(yīng)用知識、提高各種辦事能力的同時，還應(yīng)自覺加強秘書的職業(yè)道德素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)和心理素質(zhì)，實現(xiàn)內(nèi)因與外因相結(jié)合。時代對秘書人