【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 觀，更要有面面俱到、事無(wú)巨細(xì)的心細(xì)度。從一定程度上來(lái)說(shuō)，秘書一定不是專才,而是通才，秘書作為領(lǐng)導(dǎo)工作上最親近的人，不僅要起到上傳下達(dá)的傳達(dá)作用，更多的是要懂得揣測(cè)領(lǐng)導(dǎo)的心意，幫助領(lǐng)導(dǎo)解決工作上的問(wèn)題，因此，能文善武、能說(shuō)會(huì)寫、八面玲瓏、總攬全局、細(xì)致周到是一個(gè)優(yōu)秀的秘書所具備的基本素養(yǎng)。通過(guò)本學(xué)期《秘書學(xué)》課程的學(xué)習(xí)，我更加體會(huì)到了秘書這門看似簡(jiǎn)單的職業(yè)的不簡(jiǎn)單。今天，就本學(xué)期學(xué)到的管理秘書的基本內(nèi)容淺談一下對(duì)如何成為一名優(yōu)秀的管理秘書的見(jiàn)解。關(guān)鍵詞：秘書；職責(zé)；素養(yǎng)；工作特點(diǎn)；工作要求 I一、秘書秘書的起源在我國(guó)，“秘書”一詞最早出現(xiàn)于漢代：指帶有神秘色彩的圖書。因圖書不予公開(kāi)，故稱為“秘書”。辛亥革命后，秘書的含義發(fā)生了質(zhì)的變化。秘書一詞已完全擺脫了“圖書”的含義，從原先指物轉(zhuǎn)變?yōu)樘刂笍氖旅貢ぷ鞯娜嘶蚵毼?。其二，?duì)秘書人員所有的舊式稱謂全部退出了歷史舞臺(tái)，對(duì)各級(jí)政府部門中從事秘書工作的人員或相關(guān)職位均以“秘書”相稱。秘書的概念對(duì)于秘書這一概念的定義，不同的國(guó)家在不同時(shí)期有不同的定義，到目前為止學(xué)界還沒(méi)有給出一個(gè)統(tǒng)一的概念。不過(guò)秘書作為一個(gè)職業(yè)，我們可以根據(jù)它的工作性質(zhì)來(lái)給出一個(gè)大致的范圍，秘書是領(lǐng)導(dǎo)者、主事者身邊的綜合輔助工作人員和公務(wù)服務(wù)人員。他們以輔助決策，綜合協(xié)調(diào)溝通信息，辦文、辦會(huì)、辦事為主要職能，是領(lǐng)導(dǎo)者、主事者的參謀和助手。二、秘書的職責(zé)秘書的職責(zé)也就是秘書的工作，去網(wǎng)上搜了一下，單單秘書的工作這一項(xiàng)就不止3000字。其實(shí)總體而言，秘書的工作就是圍繞領(lǐng)導(dǎo)而展開(kāi)的一系列的活動(dòng)，包括領(lǐng)導(dǎo)的工作和衣、食、住、行。在一天當(dāng)中，秘書的工作時(shí)間是先于領(lǐng)導(dǎo)，而下班時(shí)間是晚于領(lǐng)導(dǎo)的。而在上班時(shí)間內(nèi)，秘書的工作就是領(lǐng)導(dǎo)言行的擴(kuò)大化和展開(kāi)。領(lǐng)導(dǎo)說(shuō)一句話，秘書就需要鞍前馬后地去分配、周旋直至完成。在上班的時(shí)間，秘書要做好領(lǐng)導(dǎo)辦公室工作的同時(shí)要負(fù)責(zé)各種文書工作，包括文件的回復(fù)及處理以及文件的上傳下達(dá)工作。此外還要陪同領(lǐng)導(dǎo)參加各種會(huì)議，并做好會(huì)議的記錄和會(huì)務(wù)工作，此外如果領(lǐng)導(dǎo)在參會(huì)中需要發(fā)表講話，那么，秘書的工作又來(lái)了。不同的會(huì)議和場(chǎng)合，稿子的內(nèi)容和形式不同，這就需要秘書的靈活性和文筆足夠好，寫稿子作為秘書的最基本的看家本領(lǐng)，不是一天兩天可以練就的。此外，在中國(guó)這個(gè)人情社會(huì)里，領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)酬是常有的事情，因此，在工作之余，秘書又有了一個(gè)特殊的工作—陪領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)酬。凡是領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)酬的人，大多是有求于領(lǐng)導(dǎo)，把領(lǐng)導(dǎo)灌的半醉那么要求也自然而然地出來(lái)了，那么，無(wú)論是什么要求，總是少不了秘書的，因此，對(duì)于許多秘書而言，半夜挑燈夜戰(zhàn)寫稿子是家常便飯。總而言之，秘書的工作就是想領(lǐng)導(dǎo)所想，想領(lǐng)導(dǎo)所不想和在領(lǐng)導(dǎo)想之前想。這需要高度的前瞻性、綜合性和復(fù)雜性的工作，因此很多秘書抱怨說(shuō)秘書工作的苦和累?？嗪屠凼且欢ǖ?，但是實(shí)踐出真知，筆者認(rèn)為作為一個(gè)秘書是最能鍛煉人的，有所磨練必定有所收獲，因此要想成為一名優(yōu)秀的秘書，這些苦和累都是需要承受的。三、秘書的素養(yǎng)要想成為一名優(yōu)秀的秘書，這是一個(gè)系統(tǒng)的工程，不僅需要外在的東西，更需要全面提高內(nèi)在素養(yǎng)。秘書的素養(yǎng)是決定一個(gè)秘書能夠走多遠(yuǎn)的關(guān)鍵因素，這不僅是秘書職業(yè)的要求，更是秘書這門特殊的職業(yè)專業(yè)性的表現(xiàn)，因此，能否全面提高自身專業(yè)素養(yǎng)是一個(gè)人能否成為一個(gè)優(yōu)秀秘書的表現(xiàn)。首先，保密性。秘書作為領(lǐng)導(dǎo)工作上最親近的人，必須保守自己工作的秘密。在平常和領(lǐng)導(dǎo)的接觸過(guò)程中，必然會(huì)獲取很多信息，而在這樣的情況下，最好的做法就是“不該聽(tīng)的不聽(tīng)，不該問(wèn)的不問(wèn)”，作為一個(gè)秘書，有的時(shí)候充耳不聞比什么都知道要好得多，而且這樣對(duì)自己來(lái)說(shuō)，也是比較安全的做法。其次，綜合性。秘書工作就是負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)工作的方方面面的，因此，在平常的工作中一定要具有綜合性。這里所說(shuō)的綜合性也就是全能的意思，在上文中也已經(jīng)提到，秘書這個(gè)工作不一定要是專才，但是一定要是通才，只有這樣才能靈活變通，解決工作中的問(wèn)題或者突發(fā)事件。再次，善于溝通。上傳下達(dá)時(shí)秘書的本質(zhì)工作，也是一項(xiàng)特別重要的職能，因此，秘書要掌握一定的溝通技巧，這樣，不僅能讓傳達(dá)對(duì)象更好地理解傳達(dá)內(nèi)容，而且還能充分發(fā)揮語(yǔ)言溝通的魅力，加深各個(gè)部門或者行業(yè)之間的了解，從而形成一個(gè)良性互動(dòng)的局面。此外，除了語(yǔ)言溝通，好的秘書還要掌握書面溝通能力，這點(diǎn)也很重要。最后，較強(qiáng)的心理承受能力。處理工作中的突發(fā)事件也是秘書的一項(xiàng)基本工作之一，在有些重要部門，秘書每天都會(huì)碰到突發(fā)事件。在這種情況下，秘書是否具有較強(qiáng)的心理承受能力，是否能夠理性、沉著應(yīng)對(duì)就顯得特別重要。一個(gè)能夠力挽狂瀾、獨(dú)當(dāng)一面的秘書往往會(huì)得到領(lǐng)導(dǎo)的青睞。同樣，一個(gè)秘書如果沒(méi)有良好的心理素質(zhì)，是難以勝任這項(xiàng)工作的。要想成為一個(gè)成功的文秘人員，必須學(xué)會(huì)調(diào)整自己的心理平衡保持良好的心態(tài)，堅(jiān)定信心和意志，完善個(gè)人的樂(lè)觀、豁達(dá)的性格。秘書部門的參謀工作，盡管千頭萬(wàn)緒，歸結(jié)到一點(diǎn)是“謀略”二字，謀略指的是計(jì)謀與方略，實(shí)際就是解決問(wèn)題、處理矛盾的方法。秘書“善謀”一旦博得領(lǐng)導(dǎo)者的賞識(shí),就能在輔助決策的過(guò)程中發(fā)出璀璨的火花。要深刻領(lǐng)悟領(lǐng)導(dǎo)意圖，要善于通過(guò)間接或者直接方式,把領(lǐng)導(dǎo)的所思所想、所籌所劃弄清楚,做到既能按領(lǐng)導(dǎo)意圖正確“發(fā)揮”,又不自作聰明,越殂代皰。在此基礎(chǔ)上,以敏銳的觀察力抓住工作中的關(guān)鍵環(huán)節(jié),經(jīng)過(guò)深思熟慮,形成有價(jià)值的參謀意見(jiàn)。四、秘書的工作特點(diǎn)按照筆者所認(rèn)為的，秘書的工作特點(diǎn)可用如下四字詞語(yǔ)總結(jié)：能文善武、能說(shuō)會(huì)寫、八面玲瓏、總攬全局、細(xì)致周到。秘書的工作總結(jié)起來(lái)也就是辦文和辦事，其中文包括日常文書工作和寫文章，而辦事是指圍繞領(lǐng)導(dǎo)工作而展開(kāi)的一系列日?；顒?dòng)。秘書的工作是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，秘書人員需要有總攬全局、協(xié)調(diào)各方、沉著應(yīng)對(duì)突發(fā)事件的恢弘氣度，更需要面面俱到、細(xì)心周到、事無(wú)巨細(xì)的體察入微。繁瑣、復(fù)雜是秘書日常工作的又一特點(diǎn)，而秘書如何從這繁瑣、復(fù)雜的工作中脫開(kāi)身，這是一門技術(shù)。聰明的秘書面對(duì)復(fù)雜、繁瑣的工作從不抱怨，他們常常會(huì)跳出自己工作的狹隘的圈子，從另外一個(gè)角度看待自己的工作并力圖解決問(wèn)題，并從自己的工作中不斷學(xué)習(xí)新的東西，從中受益并隨著時(shí)間的積累形成對(duì)于這份工作的熱愛(ài)。所謂“熟能生巧“，經(jīng)年累月的工作和經(jīng)驗(yàn)積累，在不斷鍛煉自己成為一名優(yōu)秀的秘書的同時(shí)，自己也會(huì)突然發(fā)現(xiàn)自己的工作沒(méi)有原本想的那么繁瑣和辛苦了。五、工作要求對(duì)于秘書的工作要求，從前文中所講職責(zé)、素質(zhì)、工作特點(diǎn)等方面都可以總結(jié)出來(lái)。此外，秘書這個(gè)特殊的職業(yè)，和其他按時(shí)間點(diǎn)下班的職業(yè)不同，筆者認(rèn)為它是全天候的，只要領(lǐng)導(dǎo)需要，秘書就需要隨時(shí)待命，不分晝夜。因此，筆者認(rèn)為作為一個(gè)優(yōu)秀的秘書要遵循以下工作要求：總攬全局，協(xié)調(diào)各方。這個(gè)是前面反復(fù)提到的，也是筆者認(rèn)為最重要的一的要求。從一定程度上來(lái)說(shuō)，秘書是領(lǐng)導(dǎo)的替身，領(lǐng)導(dǎo)不想處理的問(wèn)題都由秘書來(lái)處理，因此，作為一名秘書，要像秘書一樣工作，要像領(lǐng)導(dǎo)一樣思考，時(shí)刻樹(shù)立全局觀念。要有奉獻(xiàn)精神。作為一個(gè)秘書，領(lǐng)導(dǎo)并不會(huì)因?yàn)橐估镒屇銕退麑懜遄佣兄x你或者因此而給你加薪。因此，對(duì)于這樣的工作，作為一個(gè)優(yōu)秀的秘書需要有一顆奉獻(xiàn)的心。即使領(lǐng)導(dǎo)讓你加班了，也許你會(huì)感覺(jué)到累或者不愉快，可是既然選擇了作為一名秘書，就要認(rèn)真完成領(lǐng)導(dǎo)交代的任務(wù)。同時(shí)，要抱著一顆學(xué)習(xí)的、謙遜的心去做自己的工作，你會(huì)發(fā)現(xiàn)不管你做這個(gè)工作多久，總會(huì)有需要不斷學(xué)習(xí)的東西。作為一名秘書，不要過(guò)分計(jì)較得失，你會(huì)學(xué)到很多寶貴的東西。保守秘密。這點(diǎn)在前面也有提到過(guò)，保守秘密是一個(gè)秘書應(yīng)該有的素養(yǎng)，也是對(duì)于一個(gè)秘書做好本職工作的基本要求。結(jié)語(yǔ)秘書是一個(gè)富于挑戰(zhàn)的職業(yè)，必須在情感的基礎(chǔ)上，上升為意志，才能激勵(lì)秘書在到達(dá)目標(biāo)的山路上攀爬。作為秘書，要想在人群中脫穎而出，出類拔萃，就必須放棄以往保守被動(dòng)的心理，而以積極的進(jìn)取心來(lái)迎接一切。在建設(shè)有中國(guó)特色社會(huì)主義宏圖大業(yè)中，各行各業(yè)、各級(jí)黨政機(jī)關(guān)需要有大批精明能干的秘書，才能適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)高效率的管理。因此，秘書人員在不斷擴(kuò)充理論、應(yīng)用知識(shí)、提高各種辦事能力的同時(shí)，還應(yīng)自覺(jué)加強(qiáng)秘書的職業(yè)道德素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)和心理素質(zhì)，實(shí)現(xiàn)內(nèi)因與外因相結(jié)合。時(shí)代對(duì)秘書人