【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 。主要指規(guī)范性文件。如國(guó)家檔案局8號(hào)令，這份文件屬部門(mén)行政規(guī)章，具有法律效力，國(guó)家檔案局應(yīng)將其作為永久檔案保管。(二)本機(jī)關(guān)召開(kāi)重要會(huì)議、舉辦重大活動(dòng)等形成的主要文件材料。民政工作會(huì)、衛(wèi)生工作會(huì)，包括請(qǐng)示、主管領(lǐng)導(dǎo)批示、通知、名單、日程、會(huì)議主報(bào)告等文件材料都要永久保管。(三)本機(jī)關(guān)職能活動(dòng)中形成的重要業(yè)務(wù)文件材料。(四)本機(jī)關(guān)關(guān)于重要問(wèn)題的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)、批示，重要的報(bào)告、總結(jié)、綜合統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。如市檔案局報(bào)市政府關(guān)于區(qū)市縣綜合檔案館館庫(kù)面積標(biāo)準(zhǔn)的請(qǐng)示與市政府的批復(fù)等文件材料應(yīng)為永久。各單位的綜合性的總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表。(五)本機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)演變、人事任免等文件材料。所有的人事任免文件。(六)本機(jī)關(guān)房屋買(mǎi)賣(mài)、土地征用，重要的合同協(xié)議、資產(chǎn)登記等憑證性文件材料。(七)上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的重要文件材料。如財(cái)政局收到的財(cái)政部制發(fā)的《金融企業(yè)財(cái)務(wù)規(guī)劃》應(yīng)為永久。(八)同級(jí)機(jī)關(guān)、下級(jí)機(jī)關(guān)關(guān)于重要業(yè)務(wù)問(wèn)題的來(lái)函、請(qǐng)示與本機(jī)關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料。劃分永久時(shí)，需要注意以下問(wèn)題：，本單位自己形成的文件材料的保管期限應(yīng)該高于上級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料。 具體來(lái)說(shuō)，各單位黨組、行政辦公會(huì)議記錄和紀(jì)要，黨員、職工名冊(cè)，統(tǒng)計(jì)報(bào)表，每年的工作會(huì)議，以上計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)材料、獲縣處級(jí)以上先進(jìn)獎(jiǎng)勵(lì)，受警告以上處分，人事任免、機(jī)構(gòu)設(shè)置、有領(lǐng)導(dǎo)批示的材料等則劃為永久。第八條定期保管的文書(shū)檔案主要包括：（一）本機(jī)關(guān)職能活動(dòng)中形成的一般性業(yè)務(wù)文件材料。如業(yè)務(wù)培訓(xùn)、經(jīng)費(fèi)開(kāi)支等。（二）本機(jī)關(guān)召開(kāi)會(huì)議、舉辦活動(dòng)等形成的一般性文件材料。如一般的業(yè)務(wù)研討會(huì)、專(zhuān)題座談會(huì)、七一聯(lián)歡活動(dòng)等。（三）本機(jī)關(guān)人事管理工作形成的一般性文件材料。如通知考試文件、人事工作的制度、考核獎(jiǎng)勵(lì)辦法等。（四）本機(jī)關(guān)一般性事務(wù)管理文件材料。如職工福利、安全保衛(wèi)工作的文件材料。（五）本機(jī)關(guān)關(guān)于一般性問(wèn)題的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)、批示，一般性工作報(bào)告、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。如關(guān)于增加車(chē)輛配置的請(qǐng)示與上級(jí)的批復(fù)、以下總結(jié)、單項(xiàng)統(tǒng)計(jì)材料、干部廉潔自律工作情況統(tǒng)計(jì)表（六）上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的一般性文件材料。如國(guó)家檔案局關(guān)于汛期檔案安全工作的通知。（七）上級(jí)機(jī)關(guān)和同級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的非本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)但要貫徹執(zhí)行的文件材料。如8號(hào)令，如不需辦理的就不歸檔。（八）同級(jí)機(jī)關(guān)、下級(jí)機(jī)關(guān)關(guān)于一般性業(yè)務(wù)問(wèn)題的來(lái)函、請(qǐng)示與本機(jī)關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料。如機(jī)關(guān)檔案移交進(jìn)館、檔案規(guī)范化管理體制的函和批復(fù)意見(jiàn)的復(fù)函。（九）下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的或以上計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)、重要專(zhuān)題報(bào)告等文件材料。第九條機(jī)關(guān)形成的人事、基建、會(huì)計(jì)及其他專(zhuān)門(mén)文件材料的歸檔范圍和檔案保管期限，按國(guó)家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。我國(guó)現(xiàn)有各種專(zhuān)門(mén)檔案管理辦法、規(guī)定近30種，有的辦法或規(guī)定涉及到了文件材料歸檔范圍，如中組部和國(guó)家檔案局聯(lián)合發(fā)布的《干部檔案工作條例》、勞動(dòng)部和國(guó)家檔案局聯(lián)合制定的《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》中包含了人事文件材料的歸檔內(nèi)容。有的涉及到了檔案保管期限，如財(cái)政部和國(guó)家檔案局聯(lián)合制定的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，既有會(huì)計(jì)文件材料的歸檔范圍，又有會(huì)計(jì)檔案的標(biāo)時(shí)保管期限。還有建設(shè)部和國(guó)家檔案局聯(lián)合制定的《基本建設(shè)項(xiàng)目檔案資料管理暫行規(guī)定》標(biāo)明了基建檔案的歸檔范圍和檔案保管期限，具有較強(qiáng)的針對(duì)性和實(shí)用性。這里還要提醒一下，并不是所有門(mén)類(lèi)的檔案國(guó)家都有歸檔范圍和保管期限的規(guī)定，我們具體操作中應(yīng)把握以下原則：國(guó)家有規(guī)定的，按現(xiàn)有規(guī)定執(zhí)行，如會(huì)計(jì)檔案、基建檔案。國(guó)家沒(méi)有規(guī)定的，參考已有的文書(shū)和專(zhuān)門(mén)檔案的規(guī)定。第十條機(jī)關(guān)對(duì)應(yīng)歸檔電子文件的元數(shù)據(jù)、背景信息等要進(jìn)行相應(yīng)歸檔。機(jī)關(guān)應(yīng)歸檔紙質(zhì)文件材料中，有文件發(fā)文稿紙、文件處理單的，應(yīng)與文件正本、定稿一并歸檔。本條主要是對(duì)電子文件歸檔時(shí)的組成要件提出了特殊要求。這里講的元數(shù)據(jù)，是指描述電子文件數(shù)據(jù)屬性的數(shù)據(jù)，包括文件的格式、硬件和軟件環(huán)境、文件處理軟件等信息。因?yàn)槲覀儸F(xiàn)在的網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)展相當(dāng)快，如果不對(duì)電子文件元數(shù)據(jù)、背景信息等文件材料進(jìn)行歸檔，一段時(shí)間后，這些電子文件極有可能成為死文件，無(wú)法打開(kāi)。同樣，照片檔案也是如此，在歸檔范圍中還須明確，要將該照片的文字說(shuō)明一并歸檔這條還規(guī)定了紙質(zhì)文件材料歸檔的組成要件，在機(jī)關(guān)文書(shū)處理過(guò)程中，包含有擬辦、批辦、審核、簽發(fā)等不同的內(nèi)容，體現(xiàn)了文件形成的過(guò)程，我們?cè)跉w檔時(shí)，就應(yīng)當(dāng)將文件處理單、發(fā)文稿紙與正本一并歸檔。無(wú)紙化辦公處理方法：第十一條機(jī)關(guān)聯(lián)合召開(kāi)會(huì)議、聯(lián)合行文所形成的文件材料原件由主辦機(jī)關(guān)歸檔，其他機(jī)關(guān)將相應(yīng)的復(fù)制件或其他形式的副本歸檔。大家知道，原件與副本、復(fù)制件在法律地位上是有區(qū)別的?！稒n案法實(shí)施辦法》第二十一條規(guī)定，檔案的復(fù)制件載有收藏單位法定代表人的簽名或印章標(biāo)記，才具有與檔案原件同等效力。這條規(guī)定明確了機(jī)關(guān)聯(lián)合召開(kāi)會(huì)議、聯(lián)合行文所形成的文件材料如何歸檔的問(wèn)題，大家需要注意的是主辦機(jī)關(guān)和協(xié)辦機(jī)關(guān)雖然歸檔內(nèi)容相同，但在檔案保管期限劃分上是不同的，主辦機(jī)關(guān)對(duì)檔案保管期限的劃分高于其他機(jī)關(guān)，如辦會(huì)、辦文中，協(xié)辦的都不劃為永久，未通過(guò)的會(huì)議文件也不劃為永久。這樣規(guī)定的目的主要是為了避免將來(lái)檔案重復(fù)進(jìn)館，同時(shí)也便于協(xié)辦機(jī)關(guān)工作查考利用。按照國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)，省級(jí)以上檔案館應(yīng)接收同級(jí)機(jī)關(guān)永久保管的檔案，通過(guò)對(duì)主辦機(jī)關(guān)、協(xié)辦機(jī)關(guān)歸檔的內(nèi)容相同的文件材料保管期限的調(diào)整，來(lái)有效控制內(nèi)容相同檔案的重復(fù)進(jìn)館問(wèn)題。另外，以各級(jí)黨委辦公廳、政府辦公廳名義聯(lián)合發(fā)文或召開(kāi)會(huì)議，確定主辦機(jī)關(guān)應(yīng)遵循職責(zé)分管的原則。第十二條各機(jī)關(guān)應(yīng)根據(jù)本規(guī)定，結(jié)合本機(jī)關(guān)職能和各部門(mén)工作實(shí)際，編制本機(jī)關(guān)的文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限表，經(jīng)同級(jí)檔案行政管理部門(mén)審查同意后執(zhí)行。有垂直領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系的中央、國(guó)家機(jī)關(guān)應(yīng)依據(jù)本規(guī)定，結(jié)合本系統(tǒng)工作實(shí)際，編制本系統(tǒng)的文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限表，并經(jīng)國(guó)家檔案局審查同意后執(zhí)行。這次各機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限表的編制工作與以往不同，以往各機(jī)關(guān)制定的文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表經(jīng)本機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后即可執(zhí)行，只報(bào)同級(jí)檔案局備案。現(xiàn)在是以“審批制”代替“備案制”。各機(jī)關(guān)編制的期限表，須經(jīng)同級(jí)檔案局審查同意后才能執(zhí)行。第十三條在編制本機(jī)關(guān)或本系統(tǒng)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限表時(shí)，應(yīng)全面分析和鑒別本機(jī)關(guān)或本系統(tǒng)文件材料的現(xiàn)實(shí)作用和歷史作用，準(zhǔn)確界定文件材料的歸檔范圍和劃分檔案保管期限。這條要求各機(jī)關(guān)在編制保管期限表時(shí)，要結(jié)合單位職能來(lái)制定，我們審批時(shí)，也要求各單位把你們的“三定方案”一并送交。第十四條本規(guī)定適用于各級(jí)黨政機(jī)關(guān)和人民團(tuán)體。軍隊(duì)系統(tǒng)、民主黨派、企業(yè)事業(yè)單位可參照?qǐng)?zhí)行。第十五條本規(guī)定自頒布之日起施行，1987年頒發(fā)的《國(guó)家檔案局關(guān)于機(jī)關(guān)檔案保管期限的規(guī)定》和《機(jī)關(guān)文件材料歸檔和不歸檔的范圍》同時(shí)廢止?！兑?guī)定》雖然從發(fā)布之日起施行，但對(duì)于一個(gè)機(jī)關(guān)來(lái)講，按照《規(guī)定》實(shí)施的相關(guān)程序，一個(gè)機(jī)關(guān)編制的保管期限表要經(jīng)同級(jí)檔案局審查同意后才能執(zhí)行，因此，當(dāng)新的保管期限表沒(méi)有獲得審定前，只能沿用以前的老規(guī)定。具體的執(zhí)行時(shí)間后面再講。第三章 如何擬訂機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍及保管期限一、做好前期準(zhǔn)備工作建立機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表，是一個(gè)機(jī)關(guān)科學(xué)合理、系統(tǒng)完整甄別文件價(jià)值、劃分保管期限的標(biāo)準(zhǔn)性文件，是每個(gè)單位檔案工作中必不可少的檔案業(yè)務(wù)文件，也是各單位必須要建立的一項(xiàng)重要制度。要做到以下幾點(diǎn)：１、認(rèn)真理解國(guó)家檔案局頒布的《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限的規(guī)定》，吃透《規(guī)定》的要求，把握《規(guī)定》的實(shí)質(zhì)精神；２、了解掌握本單位及各內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)的職能、性質(zhì)、工作范圍、工作程序、形成文件的種類(lèi)、數(shù)量、載體情況等；３、結(jié)合本單位實(shí)際情況，體現(xiàn)本單位的職能特點(diǎn)，圍繞與主要職能相關(guān)的內(nèi)容制定條款。二、擬訂文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表應(yīng)當(dāng)遵循的原則嚴(yán)格控制普發(fā)文件。我們?cè)谥笇?dǎo)工作中，發(fā)現(xiàn)大量的普發(fā)文件很多單位都?xì)w檔了，這就會(huì)造成檔案館出現(xiàn)大量重份文件。這里明確一點(diǎn)，對(duì)于普發(fā)性文件，除了上級(jí)主管業(yè)務(wù)部門(mén)印發(fā)的必須貫徹執(zhí)行的規(guī)范性指導(dǎo)性文件劃永久外，其余的最多劃10年，或者不歸檔。如勞動(dòng)人事工資管理政策性文件。堅(jiān)持 “宜細(xì)不宜粗”的原則，條款的擬制盡量不使用“重要的”、“一般的”等模糊詞。一定是內(nèi)容加文種的形式來(lái)表述。國(guó)家局8號(hào)令是針對(duì)全國(guó)各級(jí)部門(mén)的規(guī)范性文件，只能用重要的、一般的，具體到每個(gè)單位哪些重要、哪些一般應(yīng)該是清晰的。擬寫(xiě)條款時(shí)要盡量包含一個(gè)部門(mén)的所有工作內(nèi)容，有的工作今年沒(méi)有，但只要是職能范圍內(nèi)的，也一定要寫(xiě)上。因?yàn)楸碇贫ê螅遣荒茈S意修改的。條款擬寫(xiě)應(yīng)盡量準(zhǔn)確。如“上級(jí)方針、政策性文件”的條款，應(yīng)改為“上級(jí)關(guān)于某項(xiàng)工作方針、政策的文件材料”?！氨緳C(jī)關(guān)的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)、批示”應(yīng)分條編寫(xiě)，并且應(yīng)寫(xiě)明關(guān)于什么問(wèn)題的請(qǐng)示、批復(fù)。“國(guó)家資產(chǎn)管理文件材料”很籠統(tǒng)，應(yīng)寫(xiě)明“國(guó)家資產(chǎn)管理（登記、統(tǒng)計(jì)、核查清算、交接等）文件材料。重大活動(dòng)、重要事件檔案，要納入檔案管理。市委、市政府專(zhuān)門(mén)就重大活動(dòng)、重要事件檔案管理工作發(fā)了一個(gè)文件（成委發(fā)[2005]46號(hào)文件）從寬從長(zhǎng)保存特色檔案。這里主要是指一些特殊事件、特殊人物、特殊成果。比如非典、非物質(zhì)文化遺產(chǎn)、突出貢獻(xiàn)獎(jiǎng)等等。注重文件之間的必然聯(lián)系。劃分檔案保管期限時(shí)，要考慮文件之間的邏輯關(guān)系，如一次會(huì)議、一項(xiàng)活動(dòng)的檔案在歸檔時(shí)都要全面考慮。還有如請(qǐng)示和批復(fù)都要同時(shí)歸檔。沒(méi)有批復(fù)的請(qǐng)示劃10年，有批復(fù)的請(qǐng)示根據(jù)文件的重要程度確定保管期限。三、劃分保管期限時(shí)需要注意的幾個(gè)問(wèn)題同一會(huì)議形成的文件材料應(yīng)區(qū)分不同的保管期限。各機(jī)關(guān)對(duì)人大議案及答復(fù)、政協(xié)提案及辦理結(jié)果定為永久。以下計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)材料是否歸檔應(yīng)視機(jī)關(guān)主要職能而定。領(lǐng)導(dǎo)出國(guó)或出境訪問(wèn)考察、參加國(guó)際會(huì)議、接待來(lái)訪等外事活動(dòng)形成的文件材料，在歸檔時(shí)應(yīng)對(duì)不同價(jià)值的文件材料劃分不同保管期限。受到縣級(jí)以上表彰、獎(jiǎng)勵(lì)的先進(jìn)單位、勞動(dòng)模范、先進(jìn)工作者的文件材料，為永久；縣級(jí)以下表彰、內(nèi)部表彰為30年。處分材料及紀(jì)檢、監(jiān)察工作形成的材料按處分結(jié)果劃分保管期限：處理結(jié)果為警告的劃為30年，處理結(jié)果為警告以上的，劃為永久。通報(bào)批評(píng)10年，沒(méi)有結(jié)果的，不歸檔。機(jī)關(guān)財(cái)務(wù)預(yù)算和財(cái)務(wù)報(bào)告及同級(jí)財(cái)政部門(mén)的批復(fù)可以一并劃為永久。四、注意區(qū)分“重要的”和“一般的”文件材料1．看作者：在反映同一問(wèn)題的文件中，作者為本機(jī)關(guān)比外機(jī)關(guān)的重要。因?yàn)?，從保管?chē)?guó)家檔案資源的角度，各機(jī)關(guān)把自身的文件管理好，國(guó)家綜合檔案館保管的全社會(huì)的檔案就基本齊了。另外，以機(jī)關(guān)名義發(fā)文比以?xún)?nèi)部機(jī)構(gòu)名義發(fā)文重要；主要職能部門(mén)形成的比一般事務(wù)部門(mén)形成的重要；直屬上下級(jí)機(jī)關(guān)形成的比不相隸屬機(jī)關(guān)形成的重要；作者為高層機(jī)關(guān)的比基層機(jī)關(guān)的重要。2．看內(nèi)容：反映本機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)的比反映非主要職能活動(dòng)的重要；方針政策性的比一般事務(wù)性的重要；反映本機(jī)關(guān)全局性工作的比反映局部工作的重要；反映本機(jī)關(guān)中心工作的比反映日常工作的重要；反映本機(jī)關(guān)典型問(wèn)題的比反映一般問(wèn)題的重要；有針對(duì)性、依據(jù)性的比普發(fā)性、參考性的重要；有時(shí)效性的比沒(méi)有時(shí)效性的重要。從根本上說(shuō)，我們考慮機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限問(wèn)題的出發(fā)點(diǎn)，是既要防止因“有檔不歸”而喪失必要的歷史記錄和歷史憑證，又要防止“有文必檔”、“有文皆永久”而造成館藏檔案不必要的“重復(fù)和魚(yú)龍混雜”。由此出發(fā)，區(qū)分“重要”與“一般”就是要判斷歸檔文件內(nèi)容與本機(jī)關(guān)的關(guān)聯(lián)程度、檔案信息利用的回溯時(shí)效，把握好期限確定的“度”，相對(duì)準(zhǔn)確地劃定“重要”與“一般”的界線(xiàn)。第五章 成都市的貫徹實(shí)施意見(jiàn)2007年3月29日，成都市檔案局根據(jù)國(guó)家檔案局8號(hào)令，結(jié)合我市實(shí)際，制定了《成都市檔案局關(guān)于貫徹國(guó)家檔案局〈機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限規(guī)定〉的實(shí)施意見(jiàn)》一、對(duì)文件材料歸檔范圍的要求國(guó)家檔案局的新《規(guī)定》明確要求所歸檔的范圍是“機(jī)關(guān)在其工作活動(dòng)過(guò)程中形成的各種門(mén)類(lèi)和載體的歷史記錄”因此，我們?cè)跀M訂本機(jī)關(guān)歸檔范圍時(shí)，必須將本機(jī)關(guān)各種門(mén)類(lèi)和載體的檔案，全部納入進(jìn)去。二、各級(jí)機(jī)關(guān)2007年及以后形成的文書(shū)檔案保管期限劃分為永久和定期兩種，其中，永久保管期限檔案應(yīng)按期向同級(jí)綜合檔案館移交。2007年以前形成的文書(shū)檔案保管期限劃分按原規(guī)定執(zhí)行。三、各級(jí)機(jī)關(guān)2007年及以后形成的文書(shū)檔案，按永久、30年、10年分別進(jìn)行排列和編目。其中，屬永久保存的檔案，接續(xù)原永久檔案編寫(xiě)盒號(hào)，屬30年、10年保存的檔案，分別從“1”開(kāi)始新編盒號(hào)四、市級(jí)機(jī)關(guān)應(yīng)根據(jù)《規(guī)定》精神，結(jié)合本單位職能，重新制定文件材料歸