【正文】 業(yè)務(wù)文件材料。（二）本機(jī)關(guān)召開會議、舉辦活動等形成的一般性文件材料。（三）本機(jī)關(guān)人事管理工作形成的一般性文件材料。（四）本機(jī)關(guān)一般性事務(wù)管理文件材料。（五）本機(jī)關(guān)關(guān)于一般性問題的請示與上級機(jī)關(guān)的批復(fù)、批示，一般性工作報告、總結(jié)、統(tǒng)計報表等。如國家檔案局關(guān)于汛期檔案安全工作的通知。如8號令，如不需辦理的就不歸檔。如機(jī)關(guān)檔案移交進(jìn)館、檔案規(guī)范化管理體制的函和批復(fù)意見的復(fù)函。第九條機(jī)關(guān)形成的人事、基建、會計及其他專門文件材料的歸檔范圍和檔案保管期限，按國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。有的涉及到了檔案保管期限，如財政部和國家檔案局聯(lián)合制定的《會計檔案管理辦法》，既有會計文件材料的歸檔范圍，又有會計檔案的標(biāo)時保管期限。這里還要提醒一下，并不是所有門類的檔案國家都有歸檔范圍和保管期限的規(guī)定，我們具體操作中應(yīng)把握以下原則：國家有規(guī)定的，按現(xiàn)有規(guī)定執(zhí)行，如會計檔案、基建檔案。第十條機(jī)關(guān)對應(yīng)歸檔電子文件的元數(shù)據(jù)、背景信息等要進(jìn)行相應(yīng)歸檔。本條主要是對電子文件歸檔時的組成要件提出了特殊要求。因為我們現(xiàn)在的網(wǎng)絡(luò)和計算機(jī)技術(shù)發(fā)展相當(dāng)快，如果不對電子文件元數(shù)據(jù)、背景信息等文件材料進(jìn)行歸檔，一段時間后，這些電子文件極有可能成為死文件，無法打開。無紙化辦公處理方法：第十一條機(jī)關(guān)聯(lián)合召開會議、聯(lián)合行文所形成的文件材料原件由主辦機(jī)關(guān)歸檔，其他機(jī)關(guān)將相應(yīng)的復(fù)制件或其他形式的副本歸檔?！稒n案法實施辦法》第二十一條規(guī)定，檔案的復(fù)制件載有收藏單位法定代表人的簽名或印章標(biāo)記，才具有與檔案原件同等效力。這樣規(guī)定的目的主要是為了避免將來檔案重復(fù)進(jìn)館，同時也便于協(xié)辦機(jī)關(guān)工作查考利用。另外，以各級黨委辦公廳、政府辦公廳名義聯(lián)合發(fā)文或召開會議，確定主辦機(jī)關(guān)應(yīng)遵循職責(zé)分管的原則。有垂直領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系的中央、國家機(jī)關(guān)應(yīng)依據(jù)本規(guī)定，結(jié)合本系統(tǒng)工作實際，編制本系統(tǒng)的文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表，并經(jīng)國家檔案局審查同意后執(zhí)行?，F(xiàn)在是以“審批制”代替“備案制”。第十三條在編制本機(jī)關(guān)或本系統(tǒng)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表時，應(yīng)全面分析和鑒別本機(jī)關(guān)或本系統(tǒng)文件材料的現(xiàn)實作用和歷史作用，準(zhǔn)確界定文件材料的歸檔范圍和劃分檔案保管期限。第十四條本規(guī)定適用于各級黨政機(jī)關(guān)和人民團(tuán)體。第十五條本規(guī)定自頒布之日起施行，1987年頒發(fā)的《國家檔案局關(guān)于機(jī)關(guān)檔案保管期限的規(guī)定》和《機(jī)關(guān)文件材料歸檔和不歸檔的范圍》同時廢止。具體的執(zhí)行時間后面再講。要做到以下幾點：１、認(rèn)真理解國家檔案局頒布的《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限的規(guī)定》，吃透《規(guī)定》的要求，把握《規(guī)定》的實質(zhì)精神；２、了解掌握本單位及各內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)的職能、性質(zhì)、工作范圍、工作程序、形成文件的種類、數(shù)量、載體情況等；３、結(jié)合本單位實際情況，體現(xiàn)本單位的職能特點，圍繞與主要職能相關(guān)的內(nèi)容制定條款。我們在指導(dǎo)工作中，發(fā)現(xiàn)大量的普發(fā)文件很多單位都?xì)w檔了，這就會造成檔案館出現(xiàn)大量重份文件。如勞動人事工資管理政策性文件。一定是內(nèi)容加文種的形式來表述。擬寫條款時要盡量包含一個部門的所有工作內(nèi)容，有的工作今年沒有，但只要是職能范圍內(nèi)的，也一定要寫上。條款擬寫應(yīng)盡量準(zhǔn)確。“本機(jī)關(guān)的請示與上級機(jī)關(guān)的批復(fù)、批示”應(yīng)分條編寫，并且應(yīng)寫明關(guān)于什么問題的請示、批復(fù)。重大活動、重要事件檔案，要納入檔案管理。這里主要是指一些特殊事件、特殊人物、特殊成果。注重文件之間的必然聯(lián)系。還有如請示和批復(fù)都要同時歸檔。三、劃分保管期限時需要注意的幾個問題同一會議形成的文件材料應(yīng)區(qū)分不同的保管期限。以下計劃、總結(jié)、統(tǒng)計材料是否歸檔應(yīng)視機(jī)關(guān)主要職能而定。受到縣級以上表彰、獎勵的先進(jìn)單位、勞動模范、先進(jìn)工作者的文件材料，為永久；縣級以下表彰、內(nèi)部表彰為30年。通報批評10年，沒有結(jié)果的，不歸檔。四、注意區(qū)分“重要的”和“一般的”文件材料1．看作者：在反映同一問題的文件中，作者為本機(jī)關(guān)比外機(jī)關(guān)的重要。另外，以機(jī)關(guān)名義發(fā)文比以內(nèi)部機(jī)構(gòu)名義發(fā)文重要；主要職能部門形成的比一般事務(wù)部門形成的重要；直屬上下級機(jī)關(guān)形成的比不相隸屬機(jī)關(guān)形成的重要；作者為高層機(jī)關(guān)的比基層機(jī)關(guān)的重要。從根本上說，我們考慮機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限問題的出發(fā)點，是既要防止因“有檔不歸”而喪失必要的歷史記錄和歷史憑證，又要防止“有文必檔”、“有文皆永久”而造成館藏檔案不必要的“重復(fù)和魚龍混雜”。第五章 成都市的貫徹實施意見2007年3月29日，成都市檔案局根據(jù)國家檔案局8號令，結(jié)合我市實際，制定了《成都市檔案局關(guān)于貫徹國家檔案局〈機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定〉的實施意見》一、對文件材料歸檔范圍的要求國家檔案局的新《規(guī)定》明確要求所歸檔的范圍是“機(jī)關(guān)在其工作活動過程中形成的各種門類和載體的歷史記錄”因此，我們在擬訂本機(jī)關(guān)歸檔范圍時，必須將本機(jī)關(guān)各種門類和載體的檔案，全部納入進(jìn)去。2007年以前形成的文書檔案保管期限劃分按原規(guī)定執(zhí)行。其中，屬永久保存的檔案，接續(xù)原永久檔案編寫盒號，屬30年、10年保存的檔案，分別從“1”開始新編盒號四、市級機(jī)關(guān)應(yīng)根據(jù)《規(guī)定》精神，結(jié)合本單位職能，重新制定文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表，于今年10月底前報送市檔案局審查同意后執(zhí)行。五、編制要求和格式。因為新的保管期限表是按內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)來編，涉及到每一個部門，具體編制方法由辦公室牽頭，由各內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)提出本部門的歸檔范圍和保管期限，交辦公室匯總后再反饋到各內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)反復(fù)征求意見，討論修改，最后經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批后報市檔案局。機(jī)構(gòu)、歸檔范圍、保管期限。各級機(jī)關(guān)在報送文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表時，須提交電子文本和紙質(zhì)文本各一份，同時報送一套完整、準(zhǔn)確反映本單位主要職能、歷史沿革、內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)及其職能的文字材料。鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍見下表：鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)文件材料整理方法鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)文件材料處理部門根據(jù)往年文件材料的多少，設(shè)立當(dāng)年文件材料類目卷宗；將處理完畢的文件材料及時歸入有關(guān)類目卷宗。專題（業(yè)）性活動形成的文件材料、人民來信及案件材料等單獨設(shè)立類目卷宗。剔除無需保存的；區(qū)分上級來文與本級文件材料；適當(dāng)區(qū)分文件價值，分別組成案卷。按照卷內(nèi)文件材料的作者、內(nèi)容以及名稱等，編寫案卷標(biāo)題，裝訂案卷。第四篇：機(jī)關(guān)文件材料歸檔第一部分機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍一、機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍反映本機(jī)關(guān)主要職能活動和基本歷史面貌的，對本機(jī)關(guān)工作、國家建設(shè)和歷史研究具有利用價值的文件材料；機(jī)關(guān)工作活動中形成的在維護(hù)國家、集體和公民權(quán)益等方面具有憑證價值的文件材料；本機(jī)關(guān)需要貫徹執(zhí)行的上級機(jī)關(guān)、同級機(jī)關(guān)的文件材料；下級機(jī)關(guān)報送的重要文件材料；其他對本機(jī)關(guān)工作具有查考價值的文件材料。例如：?中共孝感市委孝感市人民政府關(guān)于加強(qiáng)生態(tài)文明建設(shè)的實施意見?（孝發(fā)[2010]15號）例外：?國家檔案局辦公室關(guān)于印發(fā)?國家檔案局辦公室關(guān)于國家統(tǒng)計局各級調(diào)查隊檔案管理問題的復(fù)函?的通知??國家檔案局辦公室關(guān)于印發(fā)?國家檔案局辦公室關(guān)于浙江省檔案局要求明確檢察系統(tǒng)檔案移交進(jìn)館問題的復(fù)函?的通知?任免、獎懲非本機(jī)關(guān)工作人員的文件材料。例如：?湖北省檔案局（館）黨組關(guān)于調(diào)整局（館）領(lǐng)導(dǎo)分工的通知?（鄂檔黨字[2009]29號）上級單位征求意見的未定稿文件。雙套制：機(jī)關(guān)紅頭文件一份歸檔，一份裝訂成發(fā)文匯編，作資料。一般性文件的歷次修改稿、各次校對稿。機(jī)關(guān)內(nèi)部互相抄送的文件材料。有關(guān)工作參考的文件材料；(三)同級機(jī)關(guān)的文件材料中，不需貫徹執(zhí)行的文件材料，不需辦理的抄送文件材料；例如：?市委辦公室市政府辦公室關(guān)于在市直單位開展“送溫暖、獻(xiàn)愛心”社會捐贈活動的通知??市委辦公室關(guān)于認(rèn)真做好2009黨內(nèi)文件清理清退工作的通知?、?市財政局關(guān)于編制2010年市直部門預(yù)算的通知? ?孝感市檔案局關(guān)于舉辦檔案人員崗位培訓(xùn)班的通知?(四)下級機(jī)關(guān)的文件材料中，供參閱的簡報、情況反映，抄報或越級抄報的文件材料?！皩ξ矣杏谩?、“與我有關(guān)” ：外單位文件材料歸檔范圍。其它不必歸檔。有檔不歸。（2）白頭文件材料沒歸檔。這幾年一般應(yīng)有：黨內(nèi)統(tǒng)計年報、黨員花名冊、干部職工年報、干部職工花名冊、機(jī)構(gòu)編制年報、工資年報、社會保險、住房公積金申報核定表、考核等次備案統(tǒng)計表、工資調(diào)整明細(xì)表以及各種業(yè)務(wù)統(tǒng)計報表等；? 干部職工行政、工資、黨團(tuán)組織關(guān)系介紹信及存根；? 圍繞干部職務(wù)任免的一系列材料，如考察材料、公示材料、黨組（黨委）會議記錄紀(jì)要、民主推薦情況、工資呈報表等；? 機(jī)關(guān)編寫的大事記、組織機(jī)構(gòu)沿革、志書、年鑒等編研材料，反映本單位人和事的報刊報道剪輯；? 機(jī)關(guān)工作中形成的檢查材料、調(diào)研報告、各種典型材料、事跡材料、交流材料、匯報材料等；? 機(jī)關(guān)與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議、協(xié)定、議定書等。?（4）基建文件材料、設(shè)備儀器文件材料、實物沒歸檔。?（1）請示沒有批復(fù)。例如：? ?湖北省檔案局關(guān)于報送2009年檔案館室基本情況調(diào)查表的通知? ?（3）聲像文件材料缺少要素。? 機(jī)關(guān)對應(yīng)歸檔的電子文件的元數(shù)據(jù)、背景信息等要進(jìn)行相應(yīng)歸檔。第二部分文書檔案保管期限? ? ? ?一、文書檔案保管期限種類永久、定期兩種。具體有10個方面：?（1）本機(jī)關(guān)制定的法規(guī)政策性文件材料；? 例如：市檔案局制定的?孝感市村級檔案目標(biāo)管理考評暫行辦法? ?（2）本機(jī)關(guān)召開重要會議、舉辦重大活動等形成的主要文件材料； ? 例如：市檔案局舉辦紀(jì)念?檔案法?頒布20周年活動的通知、方案、領(lǐng)導(dǎo)講話、圖片等?（3）本機(jī)關(guān)職能活動中形成的重要業(yè)務(wù)文件材料；? 例如：?關(guān)于開展“三農(nóng)”檔案示范單位創(chuàng)建工作的通知? ? ?孝感市檔案局關(guān)于開展2010檔案工作執(zhí)法檢查的通知? ?（4）本機(jī)關(guān)關(guān)于重要問題的請示與上級單位的批復(fù)、批示，重要的規(guī)? ? ? ? ? ? ? ?? ? ? ?? ? ? ?? ? ? 劃、計劃、報告、總結(jié)、綜合統(tǒng)計報表等； 例如：?關(guān)于開放館藏歷史檔案的請示??孝感市檔案局關(guān)于加強(qiáng)對基層單位檔案工作監(jiān)督指導(dǎo)的情況匯報? ?檔案事業(yè)統(tǒng)計年報?（5）本機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)演變、人事任免、重要獎懲等文件材料；（6）本機(jī)關(guān)房屋買賣、土地征用，重要的合同協(xié)議、資產(chǎn)登記等憑證性文件材料。（9）上級單位制發(fā)的屬于本單位主管業(yè)務(wù)的重要文件材料；例如：?國家檔案局關(guān)于印發(fā)?關(guān)于加強(qiáng)民生工作的意見?的通知? ?湖北省重大活動檔案管理試行辦法?（省政府令第322號）（10）同級單位、下級單位關(guān)于重要業(yè)務(wù)問題的來函、請示與本單位的復(fù)函、批復(fù)等文件材料。其中： 30年保管的有：（1）本單位召開會議、舉辦活動等形成的一般性文件材料；（2）本單位職能活動中形成的一般性業(yè)務(wù)文件材料；例如：?孝感市檔案局關(guān)于機(jī)關(guān)檔案工作目標(biāo)管理復(fù)查換證的通知?（孝檔[2010]13號）（3）本單位關(guān)于一般性問題的請示與上級單位批復(fù)、批示；同級機(jī)關(guān)、下級機(jī)關(guān)關(guān)于一般性業(yè)務(wù)問題的來函、請示與本單位的復(fù)函、批復(fù)； 例如：?關(guān)于按件整理的檔案裝盒后是否要編制盒號問題的請示??市國土資源局關(guān)于申請檔案工作目標(biāo)管理省一級復(fù)查換證的函? ?市檔案局關(guān)于市國土資源局檔案工作等級考評確認(rèn)的函? ?（5）本單位機(jī)關(guān)管理工作中形成的文件材料；? ? ? ? ?? ?? ? ?? ? ?? ? ? ? 例如：?關(guān)于申請撥付我局檔案搶救專項經(jīng)費(fèi)的請示? ?孝感市檔案局關(guān)于申請更換小車的報告??孝感市檔案局2008－2009創(chuàng)建市級文明單位工作總結(jié)? ?關(guān)于成立孝感市檔案局矛盾糾紛排查調(diào)查處領(lǐng)導(dǎo)小組及其辦公室的通知?（5）下級單位關(guān)于重大問題的專題報告。例如：?孝感檔案局、市發(fā)展和改革委員會關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)?湖北省重點建設(shè)項目檔案驗收辦法?的通知?（孝檔[2008]5號）10年保管的有：（1）本單位一般性事務(wù)管理文件材料；例如：?市檔案局2009年綜治、消防、安全保衛(wèi)工作目標(biāo)責(zé)任書? ?2009年黨風(fēng)廉政建設(shè)目標(biāo)書??孝感市檔案局2009年信訪工作目標(biāo)責(zé)任書?（2）上級單位制發(fā)的屬于本單位主管業(yè)務(wù)的一般性文件材料； 例如：?湖北省檔案局、省委統(tǒng)戰(zhàn)部關(guān)于認(rèn)真做好全省統(tǒng)戰(zhàn)系統(tǒng)檔案管理工作的通知??湖北省檔案局關(guān)于做好2009年湖北省重點建設(shè)項目檔案登記工作的通知?（3）上級單位和同級單位制發(fā)的非本單位主管業(yè)務(wù)但要貫徹執(zhí)行的文件材料； 例如：?機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定?（國家檔案局第8號令）?湖北省人事廳關(guān)于印發(fā)?湖北省機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作人員正常調(diào)整工資實施辦法?的