【文章內(nèi)容簡介】 的會議通知以上準備工作都做好了，就該發(fā)送正式的會議通知了。會議通知不能太草率，不要發(fā)一個郵件，寫上兩句話就算完事。會議通知應該正式、規(guī)范。會議通知的內(nèi)容應該包括會議名稱、會議發(fā)起人、會議日期和開始時間、會議時長、會議主題、會議參與人員名單。會議議題和各個議題的時間估算等。詳細信息參考附帶“會議通知模板”。 會中控制 提前通知開會如果會前準備都做好了，接下來等著開會就行了。但在正式開會前，不要忘了提前通知大家。因為 有很多人還是很健忘的，提前十分鐘到十五分鐘左右，主動去跟參會人員說一聲要準點開會，讓他們有時間整理好手邊的工作。如果公司有準時開會的習慣，這一步也許可以省略掉，但提醒一句總不會錯。如果公司從沒有這樣的文化，哪這一步就無論如何也不應該省略掉。順便提一句，如果大家習慣用Outlook任務提醒功能來發(fā)會議通知，這一步就真的可以省略了。 做好開會準備在正式開會前，會議發(fā)起人通常有一些工作要做的，比如把投影設備調(diào)試好，把PPT準備好等。在會前，一定要確保做好了正式開會的所有準備。 準時開始會議在以上工作都做到位后，就可以準時開會了。時間一到，準時開會吧！這時就不再去管誰沒到了，哪是他們自己的事情，哪怕只有自己一個人，該怎么開還是要怎么開的，作為項目經(jīng)理，要有這樣的勇氣。如果有人遲到，不管他前面有什么沒有聽到的，決不重復。切記，這點一定要堅持，不能就全功盡悴了。這么做的目的就是要強調(diào)準時開會的重要性。人的惰性大多都是好人貫出來的，我們可不要好心辦壞事。這時候，不能心太軟，該出手時就出手吧！ 控制每一個議題的時間前面已經(jīng)提到過，會議的議題和每個議題的時間應該是明確的，這樣做的目的就是要嚴格控制會議的時長，按每個會議議題而不是按整個會議來控制，這樣更有效，更不容易超時。按時開會很重要，按時結(jié)束會議也同樣重要，要等同對待。 明確每個議題的結(jié)論 在討論每個會議議題時，都應該得到明確的議題結(jié)論。如果大家的意見無法達成一致怎么辦呢？這里要特別說明一下，作為會議發(fā)起人，應該事先有準備好的默認議題結(jié)論。否則，這樣的議題就不應該拿到會議上來討論，而應該先和相關人員私下交流，得到可以接受的結(jié)論后，再召開會議討論。如果會上能討論出更好的結(jié)論當然更好，討論不出更好的結(jié)論時，也不會無果而終。 讓參會人員有機會發(fā)言對于討論性的議題，會議發(fā)起人要盡量讓大家都有發(fā)言的機會。如果遇到比較沉默寡言的參會人員，會議發(fā)起人可以采用點名的方式來聽取他的意見。發(fā)言人多了，時間控制就變得重要起來了，這個就要靠會議發(fā)起人自己來靈活把握了。 避免語言表述理解誤差在會上，可能有這樣的情況：有些人技術(shù)水平不錯，但言語表達能力方面可能有一定的欠缺。如果遇到這樣的人在會上發(fā)言，其它人就不一定能聽懂他的意思了。這時候該怎么辦呢？這還得靠會議發(fā)起人自己努力聽懂他的意思了。如果此人講話實在難懂的話，還是用前面的方法，會前私下交流，了解清楚后再開會。會議發(fā)起人聽明確后，再用簡短的語句作總結(jié)。例如：你說的是??的意思，對嗎？得到發(fā)言人的確認后，就說明沒錯了。這樣做的好處就是能讓大家都聽明白，避免理解上存在歧義。其實，對于其它人的發(fā)言，會議發(fā)起人也能做這樣的簡單總結(jié)就最好了。 提醒或中止過長的發(fā)言在會議中，可能會遇到很能神侃的人，一講起來就沒完沒了。對于這種人，在他發(fā)言前會議發(fā)起人最好提醒他，發(fā)言時要盡量簡明扼要，不要超時。如果時間快到還沒有結(jié)論，就要發(fā)出警告了，還剩多久時間你的發(fā)言時間就到了！這也是避免會議超時要特別注意的地方。 糾正離題的討論在會議討論中，常常會出現(xiàn)離題的討論，這種現(xiàn)象應該很普遍的。該如何處理呢？當然還是要靠會議發(fā)起人了。會議發(fā)起人要集中精力，緊扣議題，不能被偏離議題的話題所誤導。出現(xiàn)離題的討論要及時中止。如：這個話題不在我們今天會議的討論之列，如果需要，我們可以會后再組織專題討論。如果會議發(fā)起人也人云亦云地加入到偏離的話題討論中，這樣的會議要開多久就難以預料了。 不要忘記會議總結(jié)會議議題討論完后，可能大家就要急著散會了，其實還是一件重要的事情給忘了，哪就是沒有做會議總結(jié)。會議總結(jié)的時間也是在會議準備時就要預留好的。會議總結(jié)可以根據(jù)會議遺留時間而定，時間少就簡明扼要一些；時間長的話，多說幾句也無妨。在激烈的討論結(jié)束后，用簡明的會議總結(jié)來讓大家冷靜一下頭腦，還是很有用的，也可以讓大家加深對會議結(jié)論的印象。同時，也是鍛煉總結(jié)能力的良好方法。 準時結(jié)束會議好了，到現(xiàn)在為止，會已開完了，準時結(jié)束會議，就算大功告成了。 會后跟蹤會議結(jié)束后，真的就算全部完事了嗎？其實還沒有，會后的跟蹤也是不能忘的。 及時發(fā)送會議紀要會議開完后，最重要的就是會議紀要了，這是整個會議的產(chǎn)出。會議紀要應該在開完會后，盡快整理，這樣不容易遺漏和產(chǎn)生偏差。會議紀要最好能在會議當天發(fā)送給相關的人員。如果當天無法完成，最遲發(fā)送時間盡量不要超過24小時，不能，其效果又要打折扣了。 會議紀要資料備案會后形成的會議紀要，除了要發(fā)給相關人員外，最好能備案保存。以備將來需要時可以盡快查看，這也是知識積累的一部分。 積極跟蹤會議反饋會議結(jié)論已通過，大家是否有一致的行動呢？這一點，會上是看不到的，只能靠會后去跟蹤和了解了，這就是會后跟蹤反饋的作用了，它可以檢驗會上的結(jié)論是否得到有效的執(zhí)行和落實。 積極跟蹤會議任務很多會議結(jié)束后，還會產(chǎn)生一些會議分布的任務，這也是需求進行跟蹤的，和跟蹤會議的反饋一樣。需要會后去落實，只有按要求落實到位了，才是真真的有效果。前面已多次提到會議通知和會議紀要。最后，提供一份個人用的會議通知和會議紀要的模板給大家參考，如果大家有更好的模板也可以共享出來。如何組織高效會議，應該把它當成一種習慣來培養(yǎng)。高效的項目會議無論對企業(yè)、對團隊，對自己都是大有裨益的。我們雖然知道應該把組織高效的會議當成一種習