【文章內(nèi)容簡介】 .......................7 個人辦公功能.....................................................................................................7 綜合行政功能..................................................................................................78 網(wǎng)上交流功能.....................................................................................................8 知識管理模塊........................................................................................................8 流程管理模塊........................................................................................................9 審批流轉(zhuǎn).............................................................................................................9 表單定義.............................................................................................................9 流程控制........................................................................................................910 代理授權(quán)與催辦...............................................................................................10 字段級的權(quán)限控制...........................................................................................10 統(tǒng)計分析...........................................................................................................10 公文處理模塊.................................................................................................1011 企業(yè)報價中心模塊..............................................................................................11 第 3 章 OA助手...................................................................................11 OA助手功能....................................................................................................1112第1章 概述 什么是企業(yè)OA 辦公自動化(OA: OFFICE AUTOMATION)就是采用Internet/Intranet技術(shù)，基于工作流的概念，使企業(yè)內(nèi)部人員方便快捷地共享信息，高效地協(xié)同工作；改變過去復雜、低效的手工辦公方式，實現(xiàn)迅速、全方位的信息采集、信息處理，為企業(yè)的管理和決策提供科學的依據(jù)。一個企業(yè)實現(xiàn)辦公自動化的程度也是衡量其實現(xiàn)現(xiàn)代化管理的標準。企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)(企業(yè)OA)是企業(yè)應用軟件體系的重要組成部分。企業(yè)OA系統(tǒng)，顧名思義，就是主要面向企業(yè)級的辦公應用軟件系統(tǒng)。它不是象MS Office一樣的桌面(個人)辦公系統(tǒng)，而是主要著眼于企業(yè)的工作人員間的協(xié)同工作。對于一個企業(yè)而言，不僅包括具體的生產(chǎn)、銷售、采購過程，也不僅包括財務、人力資源等專項管理，而且同時有著大量的日常辦公工作，有著大量不同職位、不同部門間的協(xié)同工作。企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)就是通過應用軟件為企業(yè)的日常辦公、協(xié)作提供支撐的平臺。 企業(yè)OA的典型功能企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)(企業(yè)OA)通常包括以下主要部分：工作流、協(xié)同工作、知識管理、公文處理、行政辦公等?！?工作流一般包括可以對流程進行配置的工具和能夠自動運行的工作流引擎，通過工作流功能以電子化的方式實現(xiàn)企業(yè)的業(yè)務流程的網(wǎng)上運轉(zhuǎn)?！?協(xié)同工作：以工作流引擎為基礎(chǔ)，為企業(yè)各部門員工提供了強有力的溝通手段。企業(yè)各部門可以在電子化的方式協(xié)同完成完整的業(yè)務流程，各環(huán)節(jié)可以有機結(jié)合，無縫銜接。對于各職位之間的協(xié)同工作情況可以進行有效控制?！?知識管理：對企業(yè)內(nèi)部的文檔進行有序管理，提供強有力的檢索功能和權(quán)限控制。● 公文處理：公文處理是辦公自動化中非常重要的組成部分。傳統(tǒng)的OA系統(tǒng)往往以O(shè)A為核心，在現(xiàn)代以工作流為核心的企業(yè)OA中，公文也仍然占據(jù)重要地位。公文處理一般包括收、發(fā)文的管理、文件修改、審批，流程查看等，其中比較先進的功能包括基于Word的文件處理和痕跡保留、進展短信通知等?！?行政辦公：一般在企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)中均包括了企業(yè)日常行政辦公的常用流程，如信息發(fā)布、會議管理、工作計劃、會議室預定、出差申請、辦公用品管理、財務報銷、文件流程等，以幫助企業(yè)提高日常辦公的效率。企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)(企業(yè)OA)經(jīng)歷了數(shù)代發(fā)展，目前形成了以工作流技術(shù)為核心、以B/S應用模式為主流、多種支撐平臺并存的技術(shù)方向。對于一個企業(yè)而言，成功實施企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)(企業(yè)OA)可以說是推動企業(yè)信息化發(fā)展的一條捷徑 如何成功實施企業(yè)OA 可能是由于開發(fā)的門檻比較低吧，也或者是與企業(yè)的主要業(yè)務（比如：產(chǎn)品開發(fā)、財務、進銷存及生產(chǎn)管理等）沒有直接的關(guān)系，目前在企業(yè)的信息化工作中，大家對辦公自動化系統(tǒng)似乎不屑一顧。但現(xiàn)在從我對辦公自動化系統(tǒng)發(fā)展趨勢的認識以及對企業(yè)實際需求的了解和感受來看，我并不認為辦公自動化系統(tǒng)是可有可無的，我甚至認為對大多數(shù)企業(yè)來說反而應該優(yōu)先考慮應用辦公自動化系統(tǒng)。理由如下：１．企業(yè)普遍存在著部門內(nèi)和部門間的信息溝通和共享方面的問題；（需要一個信息交流和溝通平臺）２．在企業(yè)的運作過程中，存在大量的文檔需要在不同的人員和部門間簽核流轉(zhuǎn)，特別是那些管理水平比較高、嚴格按照質(zhì)量認證體系執(zhí)行的企業(yè)更是如此；（需要一個靈活的工作流處理機制和協(xié)同辦公系統(tǒng)）。３．知識管理對企業(yè)來說，其作用已經(jīng)越來越重要了。如何將企業(yè)員工頭腦中的知識和經(jīng)驗盡快和盡可能地保留在公司的知識庫中，提供多種形式的共享和轉(zhuǎn)移，轉(zhuǎn)化為企業(yè)的智力資源，這對于企業(yè)來說將是至關(guān)重要的；（需要建立企業(yè)的知識管理體系和系統(tǒng)）４．企業(yè)領(lǐng)導做出決策需要及時獲得來自各種渠道的信息和數(shù)據(jù)，包括企業(yè)外部的以及企業(yè)內(nèi)部的各種信息。如何將這些信息資源做到有效利用并能很快發(fā)布給相關(guān)人員（當然包括各級領(lǐng)導）作為開展業(yè)務和做出決策的參考，也是企業(yè)非常重要和急需的需求；（需要有效的信息資源利用機制和整合信息的系統(tǒng)）以上是從企業(yè)的應用需求來看，急切需要具備上述功能的辦公自動化系統(tǒng)。另一方面，從我國企業(yè)信息化的曲折歷程、投資效益以及目前的現(xiàn)狀來看，也應該優(yōu)先考慮應該辦公自動化系統(tǒng)：１．有效利用硬件網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和相應的資金投入。由于辦公自動化系統(tǒng)可以涉及企業(yè)的每個部門的每個人員，所以對于那些已投入了很大的資金全面建立起了企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)的企業(yè)來說，辦公自動化系統(tǒng)的應用能充分發(fā)揮硬件網(wǎng)絡(luò)資源的效率；２．與應用類似ERP和PDM等軟件系統(tǒng)相比，應用辦公自動化系統(tǒng)不僅投入小，而且實施應用難度小，容易取得成功。對于我們的大多數(shù)企業(yè)來說，避開投入大、實施成功率很低的ERP等系統(tǒng)，先應用辦公自動化系統(tǒng)將是一個明智的選擇。特別是我國的很多企業(yè)對信息化的認識和基礎(chǔ)很有限，辦公自動化系統(tǒng)的普遍應用將很好的提高企業(yè)領(lǐng)導及員工對企業(yè)信息化的認識，提升企業(yè)信息化應用的基礎(chǔ)。同時能增強大家對信息化應用的信心，以利于逐步應用更艱難的ERP等系統(tǒng)?？傊?，綜合來看，我覺得具有中國特色的企業(yè)信息化應用之路至少應該包括優(yōu)先考慮應用辦公自動化系統(tǒng)。 工作流管理應具備的主要功能幾乎目前所有的辦公自動化系統(tǒng)，都把流程化管理作為必不可少的重要部分，并且普遍采用了工作流技術(shù)來實現(xiàn)。工作流管理一般應該具備以下功能：◆ 從使用角度：＊ 表單的電子填報；＊ 表單和事件在不同節(jié)點之間的自動流轉(zhuǎn)；＊ 根據(jù)不同業(yè)務要求，使用不同的流程；＊ 流程的動態(tài)化，比如典型的根據(jù)報銷金額的不同，相應轉(zhuǎn)入不同人員審批；＊ 靈活的簽批功能，包括轉(zhuǎn)發(fā)、抄送、批注等等；◆ 從設(shè)計角度：＊ 靈活的表單設(shè)計功能，一般應該可以自由地放置標簽、文本字段、選擇框、圖片等等，好一些的產(chǎn)品還可以增加明細內(nèi)容（比如，一個銷售訂單，包括訂貨方、日期等主表單中的內(nèi)容，也要包括訂貨的明細項目，即明細行）。＊ 靈活的流程設(shè)計功能：可以根據(jù)職務、崗位、角色等，靈活設(shè)計各種流轉(zhuǎn)方式◆ 從管理角度：＊ 對于流程的監(jiān)控、定時提醒等功能；＊ 人員的審批權(quán)限控制；＊ 代辦（授權(quán)）功能：這是一個容易忽略、但非常重要的功能，如果一個人出差，可以將他的審批權(quán)限授權(quán)給其他人。以上主要是從對知識、文檔的基本管理角度。然而，知識管理有更深刻的含義，就是不僅要電子化地管理企業(yè)的知識，而且要通過知識管理系統(tǒng)，推動企業(yè)知識的積累。因此，知識管理還應該具備另外的一些重要功能：＊ 閱讀統(tǒng)計：統(tǒng)計不同文檔被閱讀的次數(shù)，統(tǒng)計最受歡迎的文檔等等；＊ 知識貢獻統(tǒng)計：統(tǒng)計各部門、員工貢獻的文檔的篇數(shù)等；＊ 知識地圖：將不同內(nèi)容的文檔根據(jù)不同主題組織起來，提供快速掌握相關(guān)領(lǐng)域內(nèi)容的指南；＊ 與其他功能的關(guān)聯(lián)：與企業(yè)的客戶信息、項目信息、業(yè)務流程等建立緊密的關(guān)系，可以方便地查找相關(guān)的內(nèi)容。協(xié)同辦公OA系統(tǒng)是功能強大、細致入微的協(xié)同辦公自動化平臺，它通過有效整合的基礎(chǔ)辦公、知識管理、流程管理、公文處理、報表中心等核心辦公需求，為企業(yè)迅速搭建起一 6個協(xié)同、高效、集成的現(xiàn)代化的辦公自動化環(huán)境，使企業(yè)用最少的投入迅速提高企業(yè)的運作效率，改進對信息的掌握和利用，全面提升企業(yè)在信息化新時代的核心競爭力。第2章OA軟件的模塊功能介紹在辦公OA系統(tǒng)里，最基本的功能就是基礎(chǔ)辦公模塊，基礎(chǔ)辦公模塊主要包含三方面的內(nèi)容。其一：個人辦公功能，其二：綜合行政功能，其三：網(wǎng)上交流功能。 個人辦公功能：短消息文件傳送個人文件柜電子郵件手機短信工作日程工作日記工作計劃個人考勤通訊錄時間 amp。 任務 我的工作日程他人工作日程工作任務工作日記工作計劃 綜合行政功能：考勤管理：工作時間設(shè)定補簽登記請假登記外出登記出差登記考勤查看請假查詢外出查詢出差查詢會議管理車輛管理辦公用品圖書管理固定資產(chǎn)：