7信息化下高校檔案管理創(chuàng)新(編輯修改稿)
2024-09-26 14:19 本頁面
【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 來看，檔案的信息化管理還處在初步發(fā)展階段，在數(shù)據(jù)的搜集、使用以及管理等方面還存在一定隨意性，容易遺失信息資源。同時(shí)，從高校檔案館發(fā)展的未來趨勢(shì)來看，只有在提供充足信息資源的情況下，才能滿足廣大師生對(duì)信息的訴求，激發(fā)檔案的生命力與影響力。一是創(chuàng)建信息資源的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。一般來講，異構(gòu)數(shù)據(jù)庫(kù)容易導(dǎo)致“信息孤島”的出現(xiàn)，會(huì)降低資源整合水平。為此，需要?jiǎng)?chuàng)建規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化體系，創(chuàng)建信息檔案信息庫(kù)，這是開展檔案資源整合的基礎(chǔ)與前提；需要?jiǎng)?chuàng)建元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、電子檔案存儲(chǔ)格式規(guī)范、電子文檔管理標(biāo)準(zhǔn)、音視頻檔案管理規(guī)范，更好地厘清現(xiàn)有檔案的基本情況。二是加快傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的信息化進(jìn)程，從實(shí)際出發(fā)，創(chuàng)建信息化檔案庫(kù)。實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)載體檔案目錄編排的信息化，創(chuàng)建檔案的目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，借助信息管理系統(tǒng)來共享目錄內(nèi)的信息資源。同時(shí)，借助多媒體技術(shù)，將經(jīng)過整理與鑒定的音頻、視頻檔案，轉(zhuǎn)換成信息，并按照聲音、動(dòng)畫、文字等創(chuàng)建檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。也要加快文檔的一體化管理進(jìn)程，確保信息文件在背景、內(nèi)容等方面的準(zhǔn)確、完整。[4]三是強(qiáng)化電子類文件的收檔與管理工作，并實(shí)現(xiàn)信息資源來源的多元化，包含電子文件、網(wǎng)頁、博客、微博等，建立形式多樣的信息資源，如在線檔案、專題檔案、信息檔案目錄以及檔案教室等，確保提升信息檔案收集與管理水平。四是實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。檔案館要充分把握高校信息化建設(shè)機(jī)遇，依靠網(wǎng)絡(luò)發(fā)展的獨(dú)特優(yōu)勢(shì)，建立信息化檔案管理的計(jì)劃與規(guī)劃，依托通信、網(wǎng)絡(luò)、多媒體技術(shù)等為基本手段，形成高校檔案信息主頁，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上檔案的歸檔與檢索，方便師生在線瀏覽，全面提升檔案信息資源共享水平。[5] （三）建立檔案安全技術(shù)支撐體系。首先，建立web下的檔案管理服務(wù)體系。在當(dāng)前高校綜合集成檔案信息管理系統(tǒng)中，主要通過計(jì)算機(jī)來完成檔案信息的保存、檢索、轉(zhuǎn)化以及共享等。所以，高校檔案信息管理體系需要為師生提供網(wǎng)狀服務(wù)系統(tǒng)，方便師生根據(jù)自身需要來檢索與瀏覽檔案信息。借助強(qiáng)大的計(jì)算機(jī)技術(shù)，個(gè)人很容易在web上獲得建議
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