文件控制與管理tcl小家電質量體系培訓教材全套(32頁)01a文件控制程序-質量工具(編輯修改稿)
2025-07-30 11:18 本頁面
【文章內容簡介】 10頁 ? 質量手冊、程序文件加蓋紅色“受控文件”章作為標識；公類，司級公司公章作為受控標識，部門公文以件審批人“手簽”名作為受控的標技術類件（公司內部用）加蓋紅色“技術審查” 章作為文件的受控標識，成熟產品外發(fā)受控文件加蓋紅色“外發(fā)文件章”作為受控標 識，研發(fā)過程中技術文件加蓋紅色“試制”章，作為受控標識，作廢需留用的文件加蓋藍色“作廢留用”章； ? 外發(fā)文件：外發(fā)文件包括管理制度類、檢驗標準圖紙文件。外發(fā)加蓋“發(fā)文件章”，作為受控狀態(tài)的標識，研發(fā)過程中技術文件加蓋“試制”章作為受識；無章的外發(fā)文件視為無效文件；實物樣板的外發(fā)管理見《樣板管理制度》； ? 所有文件原件不得加蓋任何印章，由文件歸口管理部門保存； 2）非受控文件的狀態(tài)標識 公司內部運作中，所有的非受控文件（不包括質量記錄）無需加蓋任何印章； 文件的發(fā)放職責規(guī)定 1） 質量手冊 、程序文件由品質管理部負責發(fā)放； 2） 公文的發(fā)放按《公文管理辦法》執(zhí)行； 3） 技術文件的發(fā)放按《技術文件管理制度》執(zhí)行； 內部文件的收發(fā)管理 1） 文件收發(fā)的權責 各部門的文件收、發(fā)管理對外接口均為本部門的文件管理員，文件收、發(fā)前，文件管理員應確保所收、發(fā)的文件是有效的，否則不得接收、發(fā)出； 2） 文件的發(fā)放形式 本公司的文件發(fā)放形式有兩種，一為紙質文件，一為電子版本。重要文件（如：質量手冊、程序文件、管理制度類等）發(fā)放，電子版本隨同紙質文件一同發(fā)至各文件管理員（遠距離發(fā)文時，可以只發(fā)電子版本）；接收文件均由 部門文件管理員統(tǒng)一保管，部門內部建立傳閱制度，并將傳閱情況記錄于《文件呈批傳閱箋》；電子文件的轉發(fā)范圍可由各部門負責人自行確定； 3） 文件發(fā)放前，發(fā)文部門必須確認所發(fā)文件的有效性，發(fā)放范圍及數量，由文件的批準簽發(fā)人（或授權人）確定，部門文員建立《歸口部門管理文件清單》以監(jiān)控本部文件發(fā)放情況； 4） 文件發(fā)放人按照發(fā)放范圍進行發(fā)放，并將發(fā)放情況記錄于《文件發(fā)放登記表》，文件接收 編號： TCL/QP01－ 20xx 小 家 電 事 業(yè) 部 修訂 /版本： 00/A 第 6 頁 共 10頁 人簽名后方可領取相關文件；電子發(fā)文，收文方應向發(fā)文方發(fā)送收文回執(zhí)，以作為文件的收發(fā)記錄； 5） 空白表格作為規(guī)范填寫方式的文件，可隨文件一起發(fā)放，發(fā)放 時需加蓋“受控文件”章，但作為質量記錄使用時，則不需加蓋“受控文件”章； 6） 未經文件發(fā)出部門負責人允許，任何人不得復印蓋有紅色“公司公章”、“受控文件”和“技術審查章”章的文件和資料，并不得向其它未經許可的部門或人員提供任何資料； 7） 收文部門，應將所接收的文件進行妥善保管，防潮、防火，分類進行歸檔保存，并對接收的文件建立《收文登記表》作為歸檔文件的檢索目錄，以便文件能夠易于檢索、識別。需在本部門內進行傳閱的文件，文件管理員負責將文件傳遞到相關的人員，閱讀后，將傳閱情況記錄于《文件呈批傳閱箋》。傳閱后的文件由文件 管理員進行保存； 8） 當文件的使用人調離原崗位 /離職時，由發(fā)文部門對其所擁有的文件進行回收，并辦理簽收 /轉發(fā)手續(xù)； 文件的增發(fā)及借閱管理 1） 當出現以下情況時，可以申請增（補）發(fā)文件，增（補）發(fā)文件以“文件增發(fā)申請單”形式提出，經原發(fā)文批準人批準后，由文件的歸口管理部門實施； ? 文件發(fā)生破損，影響使用時，使用部門可以向文件的原發(fā)文部門申請補發(fā)； ? 文件發(fā)生丟失，使用部門可以向文件的原發(fā)文部門申請補發(fā)文件，如果找回該文件，應立即將所補發(fā)的文件交回文件歸口管理部門； ? 如確因工作需要，原文件發(fā)放范圍的文件不能滿足工 作需求，需長期使用相關的文件，使用部門可以向原發(fā)文部門申請增發(fā)文件； 2） 不屬于文件的發(fā)放者，確因工作需要，可向文件管理員借閱相關的文件。借閱文件應在《文件借閱登記表》中進行記錄； 文件的更改管理
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