5企業(yè)檔案信息化戰(zhàn)略思考(編輯修改稿)
2024-09-11 18:28 本頁面
【文章內(nèi)容簡介】 錄數(shù)字化、業(yè)務 自動化，向內(nèi)容管理、知識服務的方向發(fā)展。企業(yè)檔案信息化建設的最終目標是通過技術(shù)手段，整合、共享檔案信息，深度挖掘企業(yè)檔案的隱性知識和顯性知識，為企業(yè)輔助決策、法規(guī)遵從發(fā)揮作用。企業(yè)在進行檔案信息化統(tǒng)籌規(guī)劃時，應把構(gòu)建企業(yè)檔案知識服務中心作為其戰(zhàn)略目標，通過企業(yè)檔案知識的挖掘、推送，提供知識服務，構(gòu)建企業(yè)檔案的知識地圖。 （二）戰(zhàn)略實施。為實現(xiàn)企業(yè)檔案知識服務中心的戰(zhàn)略目標，企業(yè)應實施標準、制度和規(guī)范策略，文件生命周期全過程管理策略、企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設策略。 、制度、規(guī)范策略 企業(yè)標準、制度、規(guī)范是由企業(yè)制 第 5 頁 共 9 頁 定的，以特定形式發(fā)布的，企業(yè)所有成員共同遵守的準則和依據(jù)。企業(yè)檔案信息化戰(zhàn)略目標的實現(xiàn)離不開企業(yè)相關(guān)標準、制度和規(guī)范的制定、下發(fā)和執(zhí)行、考核。企業(yè)應建立文件產(chǎn)生、流轉(zhuǎn)、歸檔、保管等各階段的標準、制度、辦法，用于規(guī)范、指導各單位、各部門電子文件的產(chǎn)生格式、元數(shù)據(jù)信息、移交手續(xù)、保管要求以及安全規(guī)范等方面的具體業(yè)務過程。下表列舉了部分標準、制度、辦法， [5]僅供參考。 照其產(chǎn)生方式可分為計算機信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)（結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)、非 結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)）文件和傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化文件（如紙質(zhì)、縮微、膠卷等）。無論計算機信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)文件，還是數(shù)字化文件，其從最初產(chǎn)生到最終銷毀或永久保存是一個完整的生命周期。（ 1）結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)文件的全過程管理結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)是由二維表結(jié)構(gòu)來邏輯表達和實現(xiàn)的數(shù)據(jù)，如企業(yè)的財務系統(tǒng)、項目管理系統(tǒng)、人力資源系統(tǒng)等，為保障企業(yè)各業(yè)務系統(tǒng)歸檔數(shù)據(jù)的齊全完整，首先檔案部門要參與企業(yè)各業(yè)務系統(tǒng)的系統(tǒng)設計，提供歸檔要求、歸檔文件格式以及檔案系統(tǒng)接口規(guī)則等。并預留功能擴展的空間；其次通過元數(shù)據(jù)、加密技術(shù)、身份驗證、操作日志等技術(shù)手段，控制文 件流轉(zhuǎn)過程中電子文件的質(zhì)量，確保電子文件的真實可靠、齊全完整；最后，通過電子文件檔案化管理、數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)遷移等手段，制定企業(yè)自身的電子文件長期保存策略。（ 2）非結(jié)構(gòu) 第 6 頁 共 9 頁 化數(shù)據(jù)文件的全過程管理非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)包括所有格式的辦公文檔、文本、圖片、 xml， html、各類報表、圖像和音頻 /視頻信息等。一是應制定非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的格式標準以及歸檔標準；二是歸檔移交非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的同時，移交相關(guān)元數(shù)據(jù)信息、技術(shù)說明書以及相關(guān)軟件安裝包；三是檔案管理系統(tǒng)要通盤考慮
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