4論現(xiàn)代秘書(shū)應(yīng)該具備怎樣的素質(zhì)(編輯修改稿)
2025-09-06 19:43 本頁(yè)面
【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 中心，使秘書(shū)與語(yǔ)言文字結(jié)下了不解之緣，秘書(shū)必須具備全面而熟練的語(yǔ)言文字運(yùn)用能力。主要包括以下方面： 閱讀能力。秘書(shū)人員要經(jīng)常處理大量的文字材料，因此必須善于閱讀。一是要回精讀，如對(duì)重要文件或經(jīng)典著作逐句逐字研究，從 字里行間領(lǐng)會(huì)其微言大義；二是要能夠快讀和泛讀，如善于大致瀏覽，領(lǐng)會(huì)精神實(shí)質(zhì)，提煉濃縮，摘要主旨。 視聽(tīng)能力。就是要聽(tīng)話并理解別人的話。秘書(shū)人員要善于耐心傾聽(tīng)和正確理解別人的發(fā)言，并用清晰簡(jiǎn)明精練的語(yǔ)言加以復(fù)述。 言談能力。語(yǔ)言能力是秘書(shū)的基本功之一。秘書(shū)人員語(yǔ)言能力的基本要求是：鮮明準(zhǔn)確，簡(jiǎn)練明晰，口吃清楚，語(yǔ)速適中，措辭得體，切合身份。 寫(xiě)作能力。文字表達(dá)能力是文秘人員非常重要的基本功。秘書(shū)從事各種應(yīng)用文的寫(xiě)作，要求熟練掌握各種應(yīng)用文體的寫(xiě)作要領(lǐng)和技巧，迅速準(zhǔn)確地撰寫(xiě)出觀點(diǎn)正 確、內(nèi)容充實(shí)、結(jié)構(gòu)嚴(yán)禁、表達(dá)流暢、格式規(guī)范、文筆精練的各類應(yīng)用文。 技能操作能力?？萍嫉陌l(fā)展和辦公自動(dòng)化的普及對(duì)秘書(shū)提出更高的要求。它要求秘書(shū)人員必須掌握運(yùn)用現(xiàn)代化先進(jìn)辦公設(shè)備的能力。主要包括熟悉計(jì)算機(jī)操作技術(shù)、復(fù)印技術(shù)、打字技術(shù)、 第 7 頁(yè) 共 13 頁(yè) 錄音技術(shù)、攝影攝像技術(shù)、微縮技術(shù)等現(xiàn)代辦公手段能夠熟練掌握現(xiàn)代辦公設(shè)備的使用方法。 ３、組織協(xié)調(diào)社交能力。 主要包括管理能力、協(xié)調(diào)能力、社交能力和辦事能力。 管理能力。秘書(shū)要為領(lǐng)導(dǎo)出主意、當(dāng)參謀、搞好工作服務(wù)，就要具有較強(qiáng)的管理能力。秘書(shū)要 充分利用自己接觸全面工作機(jī)會(huì)較多的有利條件，自覺(jué)鍛煉自己立足全局、綜合分析的能力。判斷秘書(shū)人員管理能力的強(qiáng)弱，在于看他是否能夠滿足領(lǐng)導(dǎo)工作的客觀需要，在對(duì)領(lǐng)導(dǎo)交辦的事情的處理上，是否能夠靈活、果斷、雷厲風(fēng)行、協(xié)調(diào)得力。 協(xié)調(diào)能力。搞好協(xié)調(diào)是秘書(shū)部門的一項(xiàng)經(jīng)常性工作。秘書(shū)人員的協(xié)調(diào)能力是指在領(lǐng)導(dǎo)的交辦下，積極主動(dòng)地溝通信息，調(diào)節(jié)關(guān)系，統(tǒng)一步調(diào)，促進(jìn)機(jī)關(guān)工作靈活運(yùn)行，提高工作效率。一是對(duì)上協(xié)調(diào)，樹(shù)立全局意識(shí)。要站得高，看得遠(yuǎn)，想得深。二是橫向協(xié)調(diào)，樹(shù)立商量意識(shí)。凡是由秘書(shū)部門主辦的事情，在醞釀、處理、 決策之前，都要注意及時(shí)與有關(guān)部門協(xié)商溝通。三是對(duì)下協(xié)調(diào)，要樹(shù)立服務(wù)意識(shí)。在協(xié)調(diào)中要謙虛謹(jǐn)慎，擺正位置，搞好服務(wù)，出好主意。 社交能力?，F(xiàn)代秘書(shū)人員經(jīng)常跟隨領(lǐng)導(dǎo)參加一些社會(huì)活動(dòng)或外出聯(lián)系工作。因而應(yīng)具有較強(qiáng)的社會(huì)活動(dòng)能力，善于待人接物，真正成為承上啟下、協(xié)調(diào)左右、聯(lián)系內(nèi)外的行家。提高這種素質(zhì)， 第 8 頁(yè) 共 13 頁(yè) 需要秘書(shū)人員不斷鍛煉自己的社交能力，掌握公關(guān)的技能，諳熟人際交往的知識(shí)。 辦事能力。秘書(shū)人員要埋頭苦干、忠誠(chéng)老實(shí)，但絕不是要機(jī)械被動(dòng)。秘書(shū)人員所從事的管理事務(wù)，都要有秘書(shū)人員獨(dú)立思考，獨(dú)立完成。秘書(shū)雖 不必是 “ 專才 ” ，但一定是能文能武、遇事不慌，繁簡(jiǎn)巨細(xì)都能應(yīng)付的 “ 通才 ” ，具有獨(dú)立辦事能力和組織管理能力。 （四）健康的心理素質(zhì) 秘書(shū)的心理素質(zhì)是決定秘書(shū)活動(dòng)和行為好壞的一個(gè)重要因素。秘書(shū)工作的職業(yè)特點(diǎn)決定了秘書(shū)人員必須具備多方面的心理素質(zhì)。秘書(shū)心理素質(zhì)的好壞，集中表現(xiàn)在秘書(shū)的角色意識(shí)上，角色意識(shí)對(duì)于秘書(shū)的工作具有指導(dǎo)意義。秘書(shū)的角色意識(shí)是指秘書(shū)個(gè)體在社會(huì)實(shí)踐中發(fā)展起來(lái)的，通過(guò)思維、語(yǔ)言為核心的心理活動(dòng)，對(duì)所從事的職業(yè)的認(rèn)識(shí)和評(píng)價(jià)。秘書(shū)必須具備如下五個(gè)角色意識(shí)：
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