水利基本建設(shè)項(xiàng)目檔案(編輯修改稿)
2025-03-19 19:53 本頁面
【文章內(nèi)容簡介】 一個(gè)卷內(nèi)有兩個(gè)以上專業(yè)（或項(xiàng)目）的設(shè)計(jì)文件， 則可以先分專業(yè)（項(xiàng)目），然后按原有編號 排列。 第四講 項(xiàng)目檔案的整理與歸檔 各種原始記錄的排列。原始記錄一般可以按 形成的先后順序 排列。如果一個(gè)卷內(nèi)有各種記錄，或者一種記錄反映不同的工序或部位，則應(yīng)先分清記錄的種類或記錄所反映不同工序或部位，然后再按形成的先后次序排列。 29 （四）不同類型文件材料的排列方法。 第四講 項(xiàng)目檔案的整理與歸檔 各種文字報(bào)告的排列。要求 正本在前，定稿在后 ； 批復(fù)在前，請示在后 ； 正文在前，附件在后 。如果卷內(nèi)有多份文件而且反映反映同一問題的，一般應(yīng)本單位的文件在前，與之有緊密聯(lián)系的外單位來文在后；同一類型的文件按時(shí)間先后順序排列； 綜合性的在前，素材性的在后 等。如果卷內(nèi)文件反映問題不同，一般還要先把問題分清楚，然后再按其次序排列。 第四講 項(xiàng)目檔案的整理與歸檔 文字材料和圖樣材料混合組成的案卷， 其卷內(nèi)文件排列是先文字材料，后圖樣材料 。 竣工圖按 專業(yè) 、 圖號 排列。 卷內(nèi)文件一般文字在前，圖樣在后；譯文在前，原文在后；正文在前，附件在后；印件在前，定（草）稿在后。 八、案卷編目。 第四講 項(xiàng)目檔案的整理與歸檔 案卷編目的內(nèi)容包括：編寫案卷 頁號 、 卷內(nèi)目錄 、 備考表 、 案卷封面 、 案卷卷脊 的編制。 編頁號。 1 使用鉛筆編頁 。一般 單面書寫的 文字材料在 右上角編寫頁號， 雙面書寫的 文字材料， 正面 在 右上角 編號， 背面 在 左上角 編號頁號。案卷封面、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表均不編寫頁號。各卷之間不連續(xù)編頁號。 第四講 項(xiàng)目檔案的整理與歸檔 33 卷內(nèi)目錄的填寫。 2 卷內(nèi)目錄 排列在卷內(nèi)文件之前 。卷內(nèi)目錄由 序號 、 文件編號 、 責(zé)任者 、 文件材料題名 、 日期 、 頁號 和 備注等組成。 第四講 項(xiàng)目檔案的整理與歸檔 34 序號。應(yīng)用阿拉伯?dāng)?shù)字從 1起依次標(biāo)注卷內(nèi)文件的順序，一個(gè)文件一個(gè)號。 文件編號。填寫文件文號或圖樣的圖號。 責(zé)任者。填寫文件形成部門或主要責(zé)任者。 文件材料題名。填寫文件標(biāo)題全稱，文件標(biāo)題過于簡單或標(biāo)題不規(guī)范的，可以自擬文件題名，自擬文件題名應(yīng)加“ []” 日期。填寫文件形成的年、月、日，用 8位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，不能確定時(shí)間的用 “ 0” 表示，如文件形成時(shí)間是2023年 6月，則表示為 20230600。 頁號。填寫每份文件首頁上標(biāo)注的頁號，最后一份文件填寫起止頁號。 舉例 1：不裝訂文件卷內(nèi)目錄的填寫 36 37 38 舉例 2：以下幾個(gè)文件裝訂后應(yīng)如何填寫卷內(nèi)目錄 卷內(nèi)備考表的編制 3 卷內(nèi)備考表要標(biāo)明案卷內(nèi)文件材料的件數(shù)、頁數(shù)、文件重復(fù)使用的前后編制關(guān)系以及在組卷和案卷使用過程中需要說明的問題。 卷內(nèi)備考表排列在案卷內(nèi)文件材料的尾頁之后。 第四講 項(xiàng)目檔案的整理與歸檔 43 第四講 項(xiàng)目檔案的整理與歸檔 卷內(nèi)備考表要標(biāo)明卷內(nèi)文件的件數(shù)、頁數(shù)，不同載體文件的數(shù)量。例如：本卷共 8件， 71頁。其中文字材料65頁，照片 5張，附圖 1張； 說明組卷情況，如立卷人，檢查人，立卷時(shí)間等； 卷內(nèi)備考表排列在卷內(nèi)文件之后； 互見號，應(yīng)填寫反映同一內(nèi)容形式不同且另行保管的檔案號，并應(yīng)注明其載體形式。 為保證卷內(nèi)文件完整、系統(tǒng)與安全，便于利用，便于管理，便于確切統(tǒng)計(jì)卷內(nèi)文件材料的數(shù)量， 頁號的編寫均以有書寫內(nèi)容的頁面編寫頁號 。 44 注意：立卷人和檢查人簽字應(yīng)該手寫或蓋章，不得打印。 45 第四講 項(xiàng)目檔案的整理與歸檔 案卷封面的編制。 4 檔號：由 檔案分類號 和 案卷順序號 聯(lián)合組成，中間用 “— ”隔開，如分類號 ，案卷號為 1，檔案號則為 。 案卷題名：是立卷人給案卷擬定的標(biāo)題，標(biāo)題應(yīng)簡明、準(zhǔn)確地揭示卷內(nèi)文件材料的內(nèi)容。其結(jié)構(gòu)一般由三個(gè)部分構(gòu)成：一是工程項(xiàng)目名稱 ，工程項(xiàng)目名稱由三部分構(gòu)成一是單項(xiàng)工程名稱（ XX年度工程或單位工程名稱）太長時(shí)可根據(jù)情況略寫。 二是工程階段或部位名稱特征 ，如工程設(shè)計(jì)階段的材料（階段特征），某專業(yè)的文件材料（專業(yè)特征）等等。 三是文件材料的名稱特征 ，如批復(fù)、圖紙、計(jì)算書等。 第四講 項(xiàng)目檔案的整理與歸檔 立卷單位：填寫編制該案卷的 單位全稱 或 規(guī)范性簡稱 。如 “江蘇省新沂河整治工程建設(shè)管理局 ”。 起止日期：填寫案卷內(nèi)文件材料形成的起止日期。 密級：依據(jù)保密規(guī)定，填寫卷內(nèi)文件材料的最高密級，一般暫不填寫。 保管期限：分為 永久、
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