王艷明：電子文件管理系統(tǒng)開(kāi)發(fā)及通用功能要求(ppt46頁(yè))(編輯修改稿)
2025-03-19 12:47 本頁(yè)面
【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 電 子文件的 備 份功 能、 電 子文件自 動(dòng)編 目、 電 子文件自動(dòng)統(tǒng)計(jì) 、 電 子文 件 檢 索利用與上網(wǎng) 發(fā) 布功能、 電子文件元數(shù)據(jù)捕 獲 與 更新功能、 電 子文件安全技 術(shù)維護(hù) 方案等。檔案管理人 員 必 須認(rèn) 真研究本 單 位 電 子文件的形 成 規(guī) 律與特點(diǎn)、研究本 單 位 對(duì)電 子文件管理所要達(dá)到 的目 標(biāo) ，從而在系 統(tǒng) 需求分析中落 實(shí) 下來(lái)。《 電 子文件管理系 統(tǒng) 通用功能要求》將系 統(tǒng) 功能劃分 為 基本功能和可 選 功能，具體內(nèi)容如下 圖構(gòu)建工作流程依據(jù) 總 體目 標(biāo) 和基本功能的要求，接下來(lái)需求 分析的重心 應(yīng)該 體 現(xiàn)為電 子文件管理流程的設(shè)計(jì) ， 也就是將 總 體目 標(biāo) 和基本功能以工作流程模 塊 的方 式抽象出來(lái)。電 子文件的管理流程的 設(shè)計(jì) 最 終 要以系 統(tǒng) 的操作界面或操作菜 單 模 塊 的形式表 現(xiàn) 出來(lái)，并通 過(guò) 它 實(shí)現(xiàn) 操作和人機(jī)交互。由于每個(gè) 單 位的工作性 質(zhì) 、管理模式和文件流 轉(zhuǎn) 的程序不同，所以 電 子文件管 理流程也不盡相同。流程的 設(shè)計(jì) 既要考 慮 本單 位 電 子文件的流 轉(zhuǎn)規(guī) 律、工作需要、利用特點(diǎn)，也要符合 電 子文件管理的基本理 論 和基本原 則 。流程 設(shè)計(jì) 不是 簡(jiǎn)單 的 傳統(tǒng) 的文件管理 過(guò)程 加上檔案管理 過(guò) 程，要在全程管理原 則 、超 前控制理 論 的指 導(dǎo) 下，把 歸 檔前后的 電子文 件作 為 一個(gè)文件 連續(xù) 體來(lái) 設(shè)計(jì) 流程模塊 ，要 突出體 現(xiàn)邏輯歸 檔、提前 鑒 定、提前著 錄 、 同步分 類 、元數(shù)據(jù) 驗(yàn)證 的新理念， 讓 全部流 程構(gòu)成一個(gè)自然而無(wú) 縫 的管理系統(tǒng) 。電 子文件的流 轉(zhuǎn) 不是像 傳統(tǒng) 文件那 樣 表 現(xiàn)為簡(jiǎn)單線 性的。在 電 子文件管理系 統(tǒng) 上， 因 為 工作的特殊需要、文件格式與 類 型的差 異、來(lái)源 環(huán)節(jié) 的不同可以隨 時(shí) 在不同的流程 之 間 跳 轉(zhuǎn) 。因此， 電 子文件管理流程是網(wǎng)狀 的、非 線 性 鏈 接的，任何一個(gè) 環(huán)節(jié) 均可以 實(shí) 現(xiàn) 文件的交互，且均具有反 饋 與回溯能力。研制 電 子文件管理 標(biāo) 準(zhǔn)與 規(guī)范 如果 說(shuō) 系 統(tǒng) 需求分析中明確系 統(tǒng)總 體目 標(biāo) 和功能、 設(shè)計(jì) 工作流程是解決 “ 干什么 ” 的 話 ，那么制定電 子文件管理 標(biāo) 準(zhǔn)與 規(guī) 范就是要告 訴 系 統(tǒng) 研 發(fā) 人 員 “ 如何做才正確 ” 或者 “ 怎 樣 做才科學(xué) ” 。標(biāo) 準(zhǔn)與 規(guī) 范的制定可以依據(jù) 設(shè)計(jì) 好的工作流程， 遵照 電 子文件管理的理 論 與原 則 ，參照《 電 子文件 歸 檔與管理 規(guī) 范》等國(guó)家 標(biāo) 準(zhǔn)及其行 業(yè)規(guī) 范、參考 本 單 位或者同行 業(yè) 兄弟 單 位 編 制的 電 子文件管理 實(shí) 施 細(xì)則 逐個(gè)工作模 塊 予以完成，主要包括名 詞術(shù)語(yǔ) 、 工作要求、 業(yè)務(wù)標(biāo) 準(zhǔn)、管理制度等，具體包括以下 內(nèi)容：（各 類 ） 電 子文件模板 標(biāo) 準(zhǔn)與存檔格式； 電 子文件登 記 的著 錄 原 則 與方法； 電子文件流 轉(zhuǎn) 流程及其數(shù)據(jù)采集 規(guī) 范； 電子文件 預(yù) 立卷或 預(yù)歸 檔 規(guī) 范； 電 子文件歸 檔制度（ 歸 檔 單 元、形式、方法、 時(shí)間 、范 圍 、手 續(xù) ）的制定；歸 檔 電 子文件（ 電 子檔案）的分 類 分 類方 案；文件 級(jí) 、案卷 級(jí) 、數(shù)據(jù) 庫(kù)級(jí) 元數(shù)據(jù)集的研制、 元數(shù)據(jù)采集與保存 標(biāo) 準(zhǔn)；元數(shù)據(jù)的 語(yǔ) 法與 語(yǔ)義規(guī) 范；檔案信息數(shù)據(jù) 庫(kù) 的 選 型、更新及 備 份手段； 電 子文件雙套制 歸 檔及其管理 規(guī) 范； 電 子文檔 備 份的原 則 及其方式與方法；脫
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