日常應(yīng)對禮儀(編輯修改稿)
2025-03-11 13:03 本頁面
【文章內(nèi)容簡介】 用左手拿話筒為宜，這樣做是為了便于記錄。接聽電話時需要記錄的時候非常多，右手空著可以馬上把電話內(nèi)容記下來，即使需要查閱資料，空著的右手也可以馬上取出來。做好了的電話記錄要整理好、保存好，不要隨手丟棄。 “ 5W1H”技巧 所謂“ 5W1H”是指： when何時； who何人； where何地； what何事； why為什么； how如何進(jìn)行。 接電話時，要備妥備忘錄，按“ 5W1H”要求來記錄對方講話的內(nèi)容，可避免遺漏或記一大堆廢話，而影響迅速準(zhǔn)確地得到十分周到的資料。 小看板 上班時間打來的電話幾乎都與工作有關(guān) ,每個電話都十分重要 ,不可敷衍 ,即使對方要找的人不在 ,接電話時也要盡可能問清事由 ,避免誤事。首先應(yīng)了解對方來電的目的，如自己無法處理，也應(yīng)認(rèn)真記錄下來。委婉地探求對方來電的目的，既可不誤事也可贏得對方的好感。 接到來往很久的客戶電話，對方只說出自己的單位名稱，并未經(jīng)過確認(rèn)，就自行判斷對方要指名找誰，而將電話轉(zhuǎn)過去，或者還沒有把對方的話聽完，就隨便回答，會造成不必要的誤解。如果能把對方的話聽完，就不會發(fā)生這樣的錯誤，這種失誤不僅對對方失禮，也會造成時間的浪費，對方還會對這種說話的態(tài)度感到生氣。 對常有電話聯(lián)系的部門或客戶，應(yīng)正確記住對方部門和個人的姓名，有利于增加感情、擴(kuò)大信任。 掛電話為避免錯誤，應(yīng)該重復(fù)一次電話中的重要事項，再次明確目的之后，向?qū)Ψ秸f一聲“謝謝”、“再見”之類的禮貌語言。為了能給對方留下好的印象，千萬不要忽略最后的禮貌。另外要等對方掛下電話后，再放下話筒，放話筒時，一定要輕輕放下，這既是對對方的一種禮貌，也是為了愛護(hù)電話和不致影響其他人員工作。 二、打電話的禮儀 打電話之前，應(yīng)確定第一受話人，第二受話人；然后確定電話交談的內(nèi)容，如果內(nèi)容較多，應(yīng)事先打個腹稿，力求表達(dá)清楚、簡練。給不熟悉的對象打電話時，要給對方以沉著、思路清晰的感覺。接通電話并確認(rèn)電話號碼無誤時，應(yīng)立即簡要報明自己的身份、姓名及要通話的人名，當(dāng)對方答應(yīng)你“稍候”時，應(yīng)握著話筒靜候；假如對方告訴你“要找的人不在”時，切不可魯莽地將話筒“喀啦”一下掛斷，應(yīng)道聲“謝謝”。 向?qū)Ψ桨l(fā)出邀請或通知對方的，應(yīng)把話說得簡單明確又符合禮儀規(guī)范。由于話筒傳聲與面談有所差異，因此，將話筒貼得太近或離得太遠(yuǎn)都不是好習(xí)慣，一般地說，音量以聽清對方聲音為標(biāo)準(zhǔn)，語速相對平時說話慢些，必要時可升調(diào)向?qū)Ψ酵度ビ押玫摹拔⑿Α?，讓對方感到親切，但切不可裝腔作勢拿腔拿調(diào)。 打公務(wù)電話時要保持良好的心情，雖然對方看不見，但是從歡快的語調(diào)中也會被感染，留下極佳的印象，由于面部表情會影響聲音的變化，所以即使在電話中，也要抱著“對方看著我”的心態(tài)去對待。 打電話過程中絕對不能吸煙、喝茶、吃零食，即使是懶散的姿勢對方也能“聽”得出來。如果打電話的時候，彎著腰躺在椅子上，對方聽聲音就知道是懶散的，無精打采的；若坐姿端正，所發(fā)出的聲音也會親切悅耳，充滿活力。因此打電話時，即使看不見對方，也要當(dāng)作對方就在眼前，盡可能注意自己的姿勢。 一般來說，
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