會議禮儀培訓(編輯修改稿)
2025-03-09 15:04 本頁面
【文章內容簡介】 集者的意愿是會議召開的一個決定性因素，于是，那些有利于召集者意愿的人當然也是與會者的理想人選。 ? 以上三個標準是確定與會者名單的一般標準，當然，有時在一些特別場合下還有其他的標準，但是這三個標準是基礎標準，應當在確定名單時首先被執(zhí)行。 ? ? 6．輔助器材的搭配 ? 公司的會議室由于需要長期使用，所以應配有常用的輔助器材，它們主要是一些電子設備： ? 首先是照明設備，無論采光效果如何，電燈的照明度都不應低于辦公室的照明度；其次是擴音設備，一般有三四個即可，均勻分布在會議室內，擴音器的功率要和會議室的大小相適應，擴音設備不但可以提高發(fā)言者傳遞信息的效率，也同樣可以幫助主席或發(fā)言者在場面混亂的時候控制局勢；再者是投影設備，一般包括電腦、投影器、投影幕以及相關的傳導線等，投影器多為可移動型，可在投影幕前 2～ 4米處安裝；還包括視聽設備，雖然現(xiàn)在投影設備一般都可以替代視聽設備，但如果條件允許，還是應當有一套視聽設備，包括電視機、ＤＶＤ影碟機、功放機、音箱等。 ? 決定開會日期應注意的事項 ? ? 已經確定要召開會議之后，接下來要做的就是確定召開會議的準確時間。確定會議時間要考察好一些事項，如表 1－ 1所示，怎樣才能讓所有需要參加會議的人都準時出現(xiàn)在會場，才能讓會議順利進行。 ? ? 決定開會日期時應注意的事項 ? → 開會時間有無碰上外賓來訪，或公司出貨期、假日等特殊時期 應考慮出席者的工作狀況，可有代理人 輔助器材的來源 由誰負責聯(lián)絡 主席、會議記錄人員等相關人員的編派 會議進行時間預計要多久。 ? 下面以上幾個要點進行說明： ? 1．確定惟一的聯(lián)絡人 ? 要確定惟一的聯(lián)絡人員，而且要自始至終由這個人來聯(lián)系，千萬不要今天這個人負責聯(lián)系，明天又換另外一個，這樣會讓接到通知的人搞不清到底是哪一個部門通知開會。 ? 2．確定主席 ? 要從會議召集者、參與會議的最高領導、與議題關系最為緊密的人、現(xiàn)場控制能力較強的人和各方面代表均能接受的人中選定合適的會議主席。 ? 3．確定會議記錄者 ? 好的會議記錄者，除了具備傾聽、互動、發(fā)表意見的能力，而且還要具有良好的組織、綜合、比較能力。在會議過程中，會議記錄者有義務適時幫助與會者有系統(tǒng)地陳述意見及遵照議程進行討論。 ? 開會場所的選擇 ? 一個好的會議場所要有利于營造會議的氣氛，為會議進程的順利進行提供種種方便，不合適的會議場所容易導致與會者的分心，不利于會議任務的順利完成。 ? 在開會前做好有關會議場所的一切準備工作，才能讓會議的成功有所保證。這些準備包括確定一個在會議期間可以自由使用的場所，不能出現(xiàn)會議進行了一半，忽然被通知不能繼續(xù)使用的情況；一個好的會議場所一定要具備較好的隔音設施，否則就會如同身處鬧市區(qū)，根本無法集中精神來開會；舒適寬敞、采光通風良好的會場，有利于讓與會者放松心情、集中注意力，有利于激發(fā)與會者的創(chuàng)意。 ? 開會場所的選擇 ? 開會場所的選擇 1．在會議時間內可自由使用的場所 2．隔音效果良好 3．會場須舒適寬敞 4．采光通風良好 5．沒有其他干擾源6．最好有窗簾，在放投影資料時才能看清楚 7．安靜不嘈雜，空調良好 8．插座電源及白板、麥克風等要齊全。 ? 總而言之，開會場所一定要選在安靜合適的場所，必須要具備足夠的自由空間，必須要配備好必需的輔助器材，這樣才能為會議的成功保駕護航。
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